Spese anticipate art. 15: cosa sono, come funzionano e come registrarle

• In alcuni casi professionisti, imprese o lavoratori autonomi devono effettuare spese anticipate per conto dei loro clienti, come un avvocato che paga tasse di registrazione o bolli legali necessari per portare avanti una causa.
• Secondo l’articolo 15 del D.P.R. 633/72, le anticipazioni non sono soggette a IVA in quanto considerate un mero “prestito” al cliente e non parte del compenso.
• Le spese anticipate devono essere strettamente documentate e registrate separatamente per assicurare trasparenza e conformità fiscale, evitando confusioni con il compenso per i servizi resi.

Ci sono occasioni in cui un professionista, un’impresa o un lavoratore autonomo sono tenuti ad effettuare alcune spese anticipate per conto dei propri clienti. Un esempio comune si verifica nel contesto legale, dove un avvocato può dover anticipare certe spese per conto del proprio cliente.

Supponiamo che egli debba presentare una causa in tribunale per un cliente e, per fare ciò, pagare delle tasse di registrazione o bolli legali. Queste spese sono necessarie per procedere con il caso e l’avvocato le paga direttamente.

Questo delicato, seppur fondamentale aspetto della gestione fiscale è regolamentato dall’articolo 15 del D.P.R. 633/72, che ne norma criteri di applicabilità e procedure per registrare correttamente queste somme. Vediamo nel dettaglio cosa dice.

Cosa si intende con spese anticipate art. 15

Abbiamo quindi visto come le spese anticipate rappresentino pagamenti effettuati da un professionista o un’azienda per conto del proprio cliente, necessari per l’erogazione di un servizio o per la realizzazione di un progetto. Tuttavia, per essere qualificabili come spese anticipate, esse devono avere il cosiddetto criterio di non imponibilità.

Secondo il sistema fiscale italiano, non è giusto che su questa spesa venga applicata l’IVA anche se essa viene inserita in fattura, poiché si tratta semplicemente di un “prestito” che il professionista fa al cliente, ma la spesa non fa parte del compenso.

Le spese anticipate al cliente si qualificano non imponibili quando soddisfano specifiche condizioni dall’articolo 15 del D.P.R. 633/72¹.

Il concetto di non imponibilità si fonda nello specifico sul principio che il rimborso di tali spese non costituisce una parte del reddito del professionista o dell’azienda, ma è piuttosto un passaggio di denaro che serve esclusivamente a coprire dei costi sostenuti per il cliente.

Per essere considerate non imponibili, queste spese dovranno rispettare almeno un criterio tra i seguenti:

• non devono essere correlate alla gestione di un’impresa, arte o professione;
• non devono essere legate a uno scambio di beni o alla prestazione di servizi;
• non devono essere relative ad operazioni effettuate in Italia.

In sostanza, le spese anticipate devono essere strettamente legate ai rimborsi per pagamenti effettuati dal professionista per conto del cliente e non devono essere in alcun modo integrate o confuse con il compenso per i servizi resi.

Quali sono le spese anticipate per conto del cliente

Abbiamo visto la teoria, ora entriamo nel vivo e vediamo nel concreto cosa si intende con spese anticipate. Ecco alcuni esempi comuni:

• spese di viaggio e trasferta, tra cui biglietti per treni, aerei, noleggio auto e spese per alloggio che il professionista può sostenere per recarsi in luoghi necessari per l’espletamento dell’incarico;
• spese postali e di spedizione, ovvero quei costi legati all’invio di documentazione, pacchi, o corrispondenza relativi all’incarico;
• tasse e diritti di segreteria, ovvero imposte governative o spese per servizi amministrativi, come il pagamento di diritti di segreteria, bolli e tasse di registrazione necessarie per la gestione di pratiche legali o amministrative per conto del cliente;
• spese per l’acquisto di beni o servizi specifici, ovvero acquisti necessari per completare esclusivamente il lavoro affidato, come materiali di consumo, componenti hardware, o software licenziato specificamente per un progetto del cliente;
• costi per servizi di terzi, ovvero pagamenti per servizi che sono necessari per completare l’incarico.

Ulteriori spese non imponibili stabilite dall’articolo 15 includono:

• interessi e oneri finanziari causati da ritardi o da altre responsabilità del cliente;
• il valore dei beni che vengono venduti a prezzi scontati o distribuiti come premi;
• le spese per la rivalsa IVA;
• gli importi legati agli imballaggi e ai recipienti.

Come si registrano le spese anticipate

Quando un professionista o un’azienda anticipa delle spese per conto del proprio cliente, queste non devono quindi essere considerate come parte del reddito imponibile e la loro registrazione deve pertanto essere accuratamente distinta dal resto delle voci di bilancio.

Per iniziare, ogni volta che una spesa viene anticipata, è fondamentale raccogliere e conservare una prova documentale, come una ricevuta o una fattura, che attesti l’acquisto o il pagamento effettuato, documentazione che servirà a supportare la legittimità della spesa durante eventuali controlli fiscali e faciliterà la trasparenza nei confronti del cliente.

Successivamente, nel sistema contabile, le spese anticipate devono essere registrate in un conto separato che non influenzi il fatturato dell’azienda. Ciò è importante perché, pur essendo costi sostenuti, non rappresentano un’entrata né un’uscita effettiva per l’azienda, ma piuttosto un passaggio temporaneo di fondi che verrà comunque compensato dal rimborso del cliente.

Al momento del rimborso, il cliente riceverà fattura per il totale delle spese anticipate più il compenso per il servizio o il lavoro svolto, ma l’IVA e altre imposte saranno calcolate solamente sul compenso. È quindi importante che nella fattura le voci siano ben distinte e che vicino alle spese in questione venga messa dicitura “spese anticipate ex. Art. 15 DPR 633/72“.

Spese anticipate art. 15 e Certificazione Unica

Nel caso di spese anticipate, come funziona la Certificazione Unica? Questi costi, come abbiamo detto, non sono soggetti a tassazione, tuttavia vanno riportati all’interno della CU.

I soggetti che emettono la CU devono quindi procedere compilando questo documento:

• inserendo il codice 22: per le “somme che non costituiscono reddito”;
• inserendo il codice 24: per i “compensi, non assoggettati a ritenuta d’acconto, corrisposti ai soggetti in regime forfetario”.

Per i lavoratori autonomi con il regime fiscale forfettario non vanno indicati nel Quadro LM i costi che sono stati anticipati e poi rimborsati dai clienti, in quanto non imponibili.

Spese anticipate art. 15 – Domande frequenti

1. Articolo 15 D.P.R. 633/72, Documentazione economica e finanziaria, def.finanze.it ↩︎