Sollecito di pagamento: cos’è, quando inviarlo, come scriverlo ed esempi

• Il sollecito di pagamento è un documento formale che attesta il mancato adempimento di un titolo di debito da parte di un soggetto, una volta scaduti i termini per il pagamento.
• La sua compilazione richiede il rispetto di una specifica forma, oltre ad essere indispensabile per bloccare i termini di prescrizione.
• Prima di procedere con un’azione giudiziaria per il pagamento di quanto dovuto, si prevede di norma la compilazione di tre lettere di sollecito.

Per affrontare il mancato pagamento di una prestazione o di una fattura, prima di procedere con un’azione legale, con tempistiche lunghe e costi  giudiziari elevati, può essere utile inviare al debitore un sollecito di pagamento.

Potrai farlo via e-mail o in maniera cartacea, evidenziando la situazione di insolvenza in cui si trova un soggetto, dato che non hai ricevuto il pagamento alla scadenza dei termini previsti.

Questo è un documento utile a mantenere i rapporti con i propri clienti, evitando controversie legali, ma che al contempo ha una valenza pratica, dato che permette di bloccare i tempi di prescrizione.

Tuttavia, la sua compilazione prevede una serie di regole precise, indispensabili per renderlo valido ai fini di legge. Di seguito scoprirai cos’è il sollecito di pagamento, come viene redatto ed alcuni esempi per creare una lettera di sollecito efficace.

Cos’è il sollecito di pagamento

Si definisce sollecito di pagamento un documento formale attraverso cui il creditore richiede un pagamento dovuto al soggetto debitore in base alla presenza di un titolo certo. Ciò significa che, se come professionista con partita IVA o impresa hai emesso una fattura, non pagata, puoi inviare questo documento per ottenere quanto dovuto.

Il sollecito di pagamento prevede la presenza di due elementi:

1. titolo certo: può essere una fattura, un contratto, un’utenza;
2. mancato pagamento: un insoluto da parte del debitore, ovvero la condizione del soggetto di non riuscire a far fronte al suo obbligo contrattuale in tutto o in parte.

Quindi la richiesta di pagamento può avvenire solo nel momento in cui la controparte viene meno ai suoi obblighi. Si dovrà verificare la condizione di insolvenza del debitore, una volta scaduti i termini previsti dall’accordo contrattuale. Solo in questo caso potrai scegliere di utilizzare una lettera di sollecito.

Quando inviare un sollecito di pagamento

Il fine primario della lettera di sollecito è quello di ottenere la somma dovuta per una prestazione professionale o per la vendita di un bene o servizio, entro tempi brevi e senza procedere in via giudiziaria. Tuttavia, ha anche una valenza più ampia, dato che è uno strumento che permette di bloccare i termini di prescrizione entro i quali viene meno il tuo diritto a richiedere il pagamento di quanto dovuto.

Infatti, in base alla legge, la prescrizione è di 10 anni nel caso di contratti con aziende, prestiti e mutui bancari, di 5 anni per i pagamenti di bollette e stipendi e di 3 anni per gli accordi con professionisti, come medici, avvocati, commercialisti. Vediamo quali sono i casi più comuni in cui diventa essenziale effettuare un sollecito di pagamento:

• mancato pagamento di una fattura;
• sollecito di pagamento dell’affitto;
• versamento mancante per quote condominiali;
• sollecito per mancato pagamento stipendio;
• sollecito per TFR.

Per rispondere al quesito di quando inviare il sollecito, ciò deve avvenire in una tempistica successiva a quella della scadenza dei termini contrattuali. Questi ultimi variano in base alla tipologia di rapporto esistente tra debitore e creditore. Prendiamo l’esempio di un sollecito per fattura non pagata.

Sollecito di pagamento e fatture insolute

Devi prendere come riferimento il D.lgs. 231/2002, con cui si è voluta rafforzare la tutela di imprenditori o di un liberi professionisti sui pagamenti in fattura, sia nelle attività B2B (business to business), sia quelle tra imprese private e Pubblica Amministrazione. In particolare, si è posto come termine massimo di adempimento:

• 30 giorni per una fattura B2B.
• 60 giorni per una fattura emessa nei confronti della Pubblica Amministrazione.

Tuttavia, questi termini possono essere derogati nel caso in cui siano previsti degli accordi diversi tra le parti. Ad esempio, puoi stabilire il pagamento immediato oppure a distanza di 60 e 90 giorni rispetto all’emissione del documento.

Se rientri tra quelle Partite IVA a regime forfettario che possono ancora emettere ricevuta cartacea, dovrai specificarlo all’interno del documento. Viceversa, con il software di fatturazione elettronica dovrai inserire il codice di riferimento:

• TD1: fattura immediata;
• TD24: fattura differita.

Come fare un sollecito di pagamento per fattura non pagata

In linea di massima, l’aspetto formale è uguale per tutte le forme contrattuali. Puoi trovare online diversi pdf già completi, oppure realizzare una versione di sollecito di pagamento in word. In particolare, soffermiamoci su uno degli aspetti che riguardano un libero professionista o a un’attività imprenditoriale, come il mancato adempimento di una fattura.

Il sollecito di pagamento scritto, in questo caso, per essere efficace deve prevedere una serie di requisiti formali. Al suo interno dovrai indicare:

• dati del debitore: nome dell’azienda o della persona fisica, partita IVA e sede legale;
• oggetto del sollecito: numero fattura;
• importo: il valore dell’insoluto;
• richiesta del saldo: invito ad effettuare il versamento di quanto dovuto;
• termini di pagamento: data entro cui adempiere al pagamento.

Un chiarimento è utile, per quanto riguarda la tempistica dei pagamenti. Infatti, la legge non prevede l’obbligo di concedere dei giorni in più al debitore, entro cui effettuare il pagamento. Tuttavia, potrebbe essere utile, ai fini dell’adempimento, dare l’opportunità al soggetto insolvente di organizzarsi al fine di effettuare il versamento o un acconto. Di norma si possono concedere un massimo di 5 giorni lavorativi.

Sollecito di pagamento bonario

Spesso il mancato pagamento della fattura può essere dovuto ad un errore. Prendi il caso in cui il cliente ha dimenticato di mettere in agenda il versamento di quanto dovuto, oppure vi è un’incongruenza nell’IBAN che hai inserito per ottenere il pagamento e ciò determina dei ritardi

In altri casi, il cliente si trova in una condizione di difficoltà economica, temporanea, e sta attendendo a sua volta l’incasso di una fattura. Infine, può capitare di aver commesso un errore in fattura oppure contabile, ad esempio non avendo registrato l’incasso. Quindi, prima di procedere con un’azione legale può essere utile una richiesta bonaria, e seguire questi step:

• richiedere il pagamento al cliente;
• scrivere le lettere di sollecito;
• messa in mora del debitore;
• procedere in via giudiziale.

Il primo consiglio è quello di non procedere subito con un’azione ufficiale, ma contattare il cliente inviando un’e-mail, oppure telefonando direttamente e richiedendo il pagamento della fattura. Questa soluzione è vantaggiosa soprattutto se si vogliono tenere i rapporti professionali nel tempo, ad esempio per un’azienda con cui effettui diverse prestazioni mensili.

Inoltre, ti permetterà di scoprire il motivo di un eventuale ritardo e di correggere un errore, oppure in caso di mancata liquidità, concedere dei giorni in più al debitore al fine di  adempiere a quanto dovuto. Nel momento in cui questa comunicazione informale non sortisce effetti, allora puoi procedere a creare una lettera di sollecito pagamento.

Come scrivere un sollecito di pagamento efficace

Non esiste l’obbligo di legge di inviare una lettera di sollecito di pagamento. Quindi in teoria puoi effettuare la diffida ad adempire al debitore sin da subito. Tuttavia, ciò comporta l’inizio di un procedimento giudiziario, con costi e soprattutto una tempistica abbastanza lunga per ottenere il pagamento di quanto dovuto.

La prassi prevede di inviare un massimo di 3 solleciti di pagamento prima di procedere in via legale. Ovviamente, dovrai farlo utilizzando un sistema che possa certificare la data di ricezione, come una raccomandata market, oppure l’impiego della PEC.

La prima lettera di sollecito ha una funzione di informare il debitore del mancato pagamento, rendendo la sua situazione di insolvenza ufficiale. Per questo è importante inserire tutte le voci indicate prima. Inoltre, alla fine della comunicazione, è utile anche mettere una postilla in cui si chiarisce che, in caso di avvenuto adempimento, la lettera si considera nulla.

Se la morosità continua, potrai mandare un secondo sollecito, in cui inserire la data e le tempistiche concesse nel primo sollecito, oltre alle informazioni riguardanti l’importo da pagare, l’oggetto della prestazione e modalità di adempimento.

Infine, se anche la seconda lettera di sollecito non sortisce effetti, puoi inviare un’ultima comunicazione in cui si diffida il cliente ad effettuare il versamento di quanto dovuto in maniera perentoria, salvo agire per via legali.

Con quest’ultima lettera potrai mettere in mora il debitore, applicando eventuali interessi maturati su una somma di denaro che devi ricevere o per eventuali danni collegati al mancato adempimento.

Sollecito di pagamento e messa in mora

Se le lettere di sollecito non hanno sortito gli effetti sperati, l’unica altra possibilità è quella di richiedere un’assistenza legale da parte di un avvocato e procedere in via giudiziale.

Con il possesso del titolo di credito certo, puoi richiedere al giudice un decreto ingiuntivo, con il quale si ordina al debitore di effettuare il pagamento di quanto dovuto, a cui si aggiungono gli interessi di mora, se maturati, e le spese giudiziarie. Il decreto ingiuntivo viene consegnato dall’Ufficiale Giudiziario al soggetto insolvente, il quale avrà un massimo di 40 giorni per:

• adempiere a quanto dovuto con la chiusura della procedura;
• fare opposizione al decreto ingiuntivo se vi è un giustificato motivo come un errore formale o sostanziale;
• non fare nulla.

Nel caso in cui venga fatta opposizione, sarà il giudice a stabilire eventuali legittimità per il pagamento, con una sentenza. Invece, nel caso in cui il debitore non si oppone, oppure il giudice prevede che non vi siano ragionevoli motivi per rinviare a giudizio, il creditore avrà in mano un titolo attraverso cui potrà procedere con azioni esecutive forzate a recuperare quanto dovuto, come il pignoramento del conto corrente, oppure su beni immobili, mobili o l’azione verso terzi.

Sollecito di pagamento – Domande frequenti