Software per la gestione delle note spese: come scegliere la migliore applicazione

• I software per la gestione delle note spese semplificano i processi aziendali, velocizzano l’erogazione dei rimborsi e riducono i documenti cartacei.
• Le applicazioni di gestione delle note spese consentono di tenere sempre sotto controllo il budget aziendale e di ridurre le spese superflue.
• I migliori software per la digitalizzazione delle note spese includono carte prepagate aziendali e altri strumenti di semplificazione nella compilazione e trasmissione dei documenti.

Scegliere un’applicazione o un software per la gestione delle note spese è un fattore fondamentale per qualsiasi azienda che intende risparmiare tempo sulla compilazione delle note, tenere in ordine i documenti e digitalizzare gli archivi evitando di accumulare troppe “scartoffie”.

Le app per il monitoraggio delle spese sostenute da dipendenti o professionisti, in realtà, risultano utili anche per facilitare operazioni come la rendicontazione e la presentazione della nota spese. Questi strumenti, inoltre, possono aiutare il lavoratore e le aziende a identificare le spese superflue, a eliminare o sostituire alcune voci di spesa e a ottimizzare i costi aziendali.

Cerchiamo di capire quali sono i migliori software per la gestione delle note spese, quali caratteristiche presentano e come scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze comparando le diverse applicazioni ad oggi disponibili sul mercato.

Migliori software per la gestione delle note spese

	Compilazione automatica note spese	Approvazione rimborso diretta	Travel policy o limiti di spesa personalizzati	Carte aziendali dipendenti	Controllo integrato spese aziendali	Panoramica completa flussi di cassa
Qonto	✔️	✔️	✔️	✔️	✔️	✔️
Soldo	✔️	✔️	✔️	✔️	✔️	✔️
Agicap	✔️	✔️	✔️	✔️	✔️	✔️
Dipendenti in Cloud	✔️	✔️	✔️	❌	❌	❌
Emburse	✔️	✔️	✔️	✔️	✔️	❌
Zucchetti	✔️	✔️	✔️	❌	✔️	❌
Factorial	✔️	✔️	✔️	✔️	✔️	✔️
Mooncard	✔️	✔️	✔️	✔️	✔️	✔️

Ad oggi moltissime aziende italiane offrono dei software per la gestione delle note spese, ognuno dei quali presenta delle caratteristiche peculiari che possono facilmente adattarsi alle esigenze dei lavoratori e portare dei benefici in termini di tempo e procedure.

Per scegliere la migliore soluzione è necessario conoscere le migliori applicazioni presenti sul mercato: facciamo una breve panoramica.

Come funziona un software per la gestione delle note spese

Prima di scoprire quali sono i migliori software per la gestione delle note spese nel 2024, è bene comprendere la differenza tra gestione dematerializzata e gestione digitalizzata delle note spese. Questo processo, infatti, va ben oltre l’impiego di fogli di calcolo, in sostituzione del foglio Excel, e permette di ottimizzare i tempi e le procedure per la presentazione, l’archiviazione e l’invio del rimborso.

Sfruttando le note dematerializzate, ovvero le note spese in Excel, le aziende eliminano i documenti cartacei e li archiviano in formati digitali. La gestione delle note, però, rimane manuale.

Con le note digitalizzate, quindi utilizzando applicazioni apposite per la gestione delle spese aziendali, si eliminano completamente le “scartoffie” e si rivoluziona il processo: l’inserimento dei dati diviene automatico (riducendo al minimo il rischio di errori) così come l’elaborazione dei rimborsi.

 La gestione delle note spese dei dipendenti diventa più facile e soprattutto integrata, permettendo all’azienda di mantenere un buon equilibrio finanziario.

1. Qonto

Qonto è uno dei migliori software di gestione delle note spese aziendali in quanto unisce in un’unica applicazione diverse funzionalità. Qonto, infatti, fornisce un conto business online che consente di semplificare la gestione dei pagamenti, della contabilità e delle spese aziendali.

Per caricare le spese i dipendenti possono semplicemente scattare delle foto alle ricevute, sfruttando la tecnologia OCR, mentre il sistema certifica la ricevuta con valore probatorio. Successivamente l’azienda o il responsabile approva (o rifiuta) le spese sostenute e infine eroga il rimborso.

Qonto permette anche di integrare il conto con gli altri software utilizzati dalla tua attività per migliorare il flusso di lavoro. Da questo sistema è inoltre possibile gestire la fatturazione elettronica e il pagamento degli F24.

I prezzi variano in base alla categoria di impresa (di piccole, medie o grandi dimensioni) in cui si rientra e il pacchetto di servizi scelto. Parte da 9 euro al mese per i professionisti per il piano Basic fino a 249 euro al mese per grandi imprese con il piano Enterprise.

2. Soldo

Soldo automatizza la gestione delle spese aziendali permettendo un risparmio di tempo e di denaro e facilitando la compilazione, l’archiviazione e la trasmissione dei documenti.

Grazie alle sue carte prepagate aziendali, l’applicazione permette di tenere sotto controllo il budget e le spese sostenute dai lavoratori, anche in tempo reale.

L’amministrazione aziendale avrà a disposizione una dashboard completa dalla quale monitorale le uscite. Inoltre, il caricamento delle spese per i lavoratori può avvenire anche tramite foto a scontrini e ricevute.

Soldo prevede tre piani di abbonamento con diverse funzionalità incluse, partendo da 21 euro al mese fino ad arrivare ai pacchetti personalizzabili con costi variabili.

3. Emburse

Captio è il software di gestione spese aziendali di Emburse che permette ai lavoratori di compilare la nota spese scattando semplicemente delle foto agli scontrini che documentano le spese effettuate.

Non solo: il software consente anche di richiedere carte aziendali prepagate che semplificano ulteriormente il controllo delle spese sostenute, permettendo di fissare un budget massimo ed eventuali categorie di spese ammesse e non ammesse. In questo modo il processo di rimborso ai dipendenti è decisamente più semplice.

Un altro servizio interessante è quello offerto da Emburse Spend, un’applicazione dedicata principalmente alla gestione e rendicontazione delle spese di viaggio sostenute dai dipendenti. Sfruttando il servizio, i lavoratori possono prenotare voli, hotel e auto a noleggio direttamente tramite l’applicazione, creando automaticamente la nota spese tramite carte di credito aziendali o intelligenza artificiale.

Emburse prevede pacchetti con prezzo da 6 a 7 euro al mese con funzionalità diverse incluse, per utente. Risulta possibile anche richiedere un pacchetto di opzioni su misura a prezzo variabile.

4. Agicap

Agicap offre una soluzione all-in-one per la digitalizzazione delle note spese, combinando la gestione efficiente con un controllo preciso della liquidità e del budget aziendale, anche attraverso l’emissione di carte prepagate (fisiche o virtuali).

Il punto di forza di questa soluzione è la connettività multi-banca, che permette ai lavoratori di sincronizzare in automatico le transazioni, categorizzare le spese e aggiornare i report in tempo reale, anche in ottica previsionale. Sfruttando la tecnologia OCR, invece, i lavoratori possono compilare le note spese scattando una semplice foto.

L’archiviazione dei documenti, infine, avviene in un server cloud, sicuro ma accessibile dai responsabili dell’azienda. Con Agicap è possibile calcolare un preventivo direttamente online per ricevere l’offerta migliore per il proprio caso specifico.

5. Dipendenti in Cloud

Dipendenti in Cloud è invece un software gestionale HR (dedicato alle risorse umane) basato su cloud e progettato per semplificare la gestione del personale di piccole e medie imprese.

In questo caso ai lavoratori viene data la possibilità di archiviare i documenti in maniera digitale, ma la compilazione delle note spese resta manuale.

Per quanto riguarda l’inserimento delle spese di trasferta, grazie al calcolo automatico, basta inserire il punto di partenza e quello di arrivo per calcolare automaticamente il rimborso chilometrico. Si può aggiornare lo stato della nota spesa (per esempio approvata, rifiutata, in attesa) in qualsiasi momento, sia da mobile sia da desktop.

Il servizio ha un costo di due euro al mese iva esclusa per ogni dipendente che utilizza il sistema proposto. Sul sito ufficiale è possibile stimare qual è il prezzo finale grazie ad un apposito calcolatore.

6. ZTravel Zucchetti

ZTravel è un software di gestione delle spese di trasferta ideale per le piccole e medie imprese, che consente, oltre alla compilazione e all’archiviazione delle note spese, di realizzare delle travel policy aziendali personalizzate e monitorare i costi da remoto.

Anche in questo caso, grazie alla tecnologia OCR, è possibile inserire le spese scattando semplicemente una foto alle ricevute. Per la conservazione delle note spese, invece, ZTravel si avvale di un cloud esterno, cioè Conservazione Zucchetti, da acquistare a parte.

Per ciò che riguarda i prezzi, ci sono due possibilità: la versione Personal gratuita per 12 mesi e successivamente acquistabile a 120 euro con fatturazione annuale, oppure il pacchetto Professional che costa 6,50 euro al mese ad utente, sempre pagati annualmente.

7. Factorial

Factorial è un altro software gestionale HR completo, facile e intuitivo che permette di tenere sotto controllo le spese aziendali e soprattutto digitalizzare e automatizzare numerose attività manuali. Utilizzando un’unica piattaforma, si possono dimenticare le ricevute, gli scontrini e i fogli Excel concentrandosi su un nuovo metodo di compilazione e archiviazione dei documenti.

Oltre al caricamento delle spese sostenute tramite smartphone, il software consente di approvare facilmente le spese sostenute dai lavoratori, calcolare il costo aziendale per dipendente ed elaborare dei report finanziari in modo facile e veloce.

Per migliorare la gestione delle spese sono disponibili anche le Factorial Cards, ovvero delle carte prepagate fisiche o virtuali, del circuito Visa (associate a un conto aziendale), da mettere a disposizione dei dipendenti per eliminare il processo di rendicontazione.

Con Factorial è possibile richiedere un preventivo su misura, a partire da 5 euro al mese per ogni dipendente, collegandosi direttamente al sito ufficiale.

8. Mooncard

Mooncard è un’applicazione utile per la gestione delle spese aziendali che, grazie all’utilizzo di carte prepagate aziendali, consente di tenere sotto controllo tutte le spese sostenute dai lavoratori tramite un’unica piattaforma.

Non solo: raccogliendo le informazioni sui pagamenti, il sistema calcola in automatico l’Iva recuperabile in base alle spese effettuate. E la compilazione delle note spese diventa ancora più facile grazie all’utilizzo delle prepagate: ideale sia per le piccole e medie imprese sia per le realtà aziendali più grandi con un numero elevato di dipendenti.

Oggi è possibile richiedere un preventivo personalizzato online, tenendo presente che Mooncard propone anche la possibilità dell’accumulo miglia.

I vantaggi delle app di gestione delle note spese

Perché conviene dotarsi di un’applicazione o un software per la gestione delle note spese? I vantaggi di questa scelta riguardano tanto i lavoratori quanto le aziende, perché portano benefici a entrambe le parti.

Primo fra tutti, l’ottimizzazione dei tempi e la semplificazione delle procedure di compilazione e archiviazione, che sono i punti di forza della digitalizzazione delle note spesa. Ma grazie a questi software si possono tenere sotto controllo le spese sostenute dai lavoratori e verificare come, quando e quanto viene utilizzato il budget a disposizione, limitando eventuali spese superflue e puntando su altre voci di spesa.

Infine, anche la rendicontazione e la presentazione delle note spese diviene più semplice utilizzando un software apposito e non si rischia di perdere informazioni importanti.

Software per la gestione delle note spese – Domande frequenti