Rimborso spese dipendenti per trasferte: come funziona, tassazione e software gestionali

• Il rimborso spese ai dipendenti prevede un contributo economico che può essere erogato in busta paga dal datore di lavoro per coprire i costi sostenuti dal lavoratore.
• Sono presenti tre diverse metodologie di gestione contabile del rimborso spese: analitico, forfettario e misto, che vengono scelte a discrezione dell’azienda.
• Oggi è possibile utilizzare un apposito software gestionale per organizzare le note spese e la contabilità generale dell’azienda.

Nella gestione di un’attività di impresa rientra anche la contabilità che riguarda i lavoratori dipendenti, in particolare i rimborsi spesa a cui questi hanno diritto di accedere in merito a costi anticipati o trasferte.

Va considerato che il rimborso spese ai dipendenti comporta un onere che andrà a incidere sul bilancio mensile e annuale della tua azienda, tuttavia è necessario erogarlo in determinate circostanze, specialmente se i dipendenti svolgono attività al di fuori della sede principale, sostenendo dei costi.

In questa guida hai a disposizione tutte le informazioni necessarie per apprendere quali sono le forme di rimborso spesa previste. Inoltre, andremo ad esaminare come funziona la tassazione e quali sistemi digitali possono affiancare l’impresa in questo tipo di gestione.

Come funziona il rimborso spese per le trasferte

Il rimborso spese legato ad un lavoro svolto fuori dalla sede aziendale può spettare sia ad un dipendente nel settore privato che nel pubblico impiego, ma anche ad un amministratore con ruoli di dirigenza o ad un collaboratore esterno. Questo accade solitamente nel caso di trasferte svolte dai lavoratori, per cui l’azienda deve occuparsi di tenere sotto controllo i costi e rimborsarli in un momento successivo.

Si considera come trasferta ogni situazione in cui un lavoratore viene chiamato a svolgere la sua attività professionale al di fuori delle sede naturale. Individuare quando ciò avviene in teoria è abbastanza semplice. Infatti, al momento della sottoscrizione del contratto di lavoro, viene indicata anche questa possibilità.

Nell’eventualità in cui ciò non sia stato specificato, ad esempio per quelle attività che richiedono di recarsi in diverse sedi, come nel caso del ruolo di amministratore, allora devi prendere come riferimento il domicilio fiscale dell’azienda.

Gestire un rimborso spese per trasferte per l’azienda e i lavoratori non è sempre semplice: bisogna infatti da un lato conservare e avere a disposizione tutti gli scontrini e le ricevute di pagamento, dall’altro lato registrarle nella contabilità e procedere poi nel modo corretto ai rimborsi.

Negli ultimi anni, in cui diverse procedure contabili sono state digitalizzate dalle imprese, sono stati introdotti anche software gestionali appositi a questo scopo, come vedremo tra poco.

Rimborso spese per dipendenti: la contabilità

Le spese che vengono rimborsate sono quelle effettuate dal lavoratore durante la trasferta e che non riguardano il salario oppure soldi che materialmente il dipendente ha anticipato per conto dell’impresa. Quindi, il sistema del rimborso spese prevede una compensazione economica al dipendente. Ecco quali sono le spese che più di tutte rientrano tra quelle rimborsabili:

• carburante;
• alloggio;
• vitto;
• pedaggi autostradali;
• noleggio di veicoli;
• spese di telefonia;
• altre tipologie di spese legate all’utilizzo di un veicolo;
• acquisti effettuati in trasferta inerenti all’attività di lavoro.

Le situazioni di lavoro fuori sede sono diverse, per questo non è stato previsto per legge un tetto massimo di spesa per la trasferta. Inoltre, l’ammontare di quanto ricevuto varia in base alla tipologia di spostamento.

Ovviamente questo deve essere calcolato con attenzione da un imprenditore, al fine di rientrare nel budget aziendale. La gestione contabile delle note spesa è un passaggio delicato e molto importante per l’azienda: non è raro incappare nel rischio di perdere qualche ricevuta e non avere traccia dei pagamenti effettuati.

A questo scopo, l’azienda può prendere alcuni accorgimenti: utilizzare un apposito software gestionale, velocizzare le pratiche con l’invio da parte dei lavoratori della foto degli scontrini in tempo reale, utilizzare carte prepagate con limiti precisi che possono essere usate dai dipendenti e così via.

Quali sono le tipologie di rimborso spese

Il rimborso spese è un’aggiunta allo stipendio. A fine mese, come dipendente, avrai un surplus economico in busta paga. Questa somma deve essere considerata ai fini fiscali, ovvero per il calcolo dell’aliquota fiscale IRPEF? Per rispondere a questo quesito dobbiamo distinguere tra:

• rimborso per trasferte nel territorio comunale: sono quelle che avvengono entro i confini del Comune in cui ha sede l’attività d’impresa;
• trasferte fuori dalla zona comunale: in questo caso si fa riferimento alle indennità che vengono percepite per gli spostamenti al di fuori del Comune, nel territorio italiano o all’estero.

Ai fini fiscali, le prime andranno a fare cumulo sul reddito imponibile che dovrai dichiarare per le tasse. Invece, le trasferte fuori dal territorio comunale sono soggette a esenzione fiscale entro specifici limiti, in base alle tipologie di rimborso spese applicato. Infatti, come impresa, puoi scegliere tra tre diverse soluzioni:

• rimborso spese analitico;
• forfettario;
• sistema misto.

È importante precisare che puoi adottare qualunque tipologia di rimborso spese in base alle trasferte che il dipendente dovrà affrontare. Inoltre, la somma spettante sarà maggiore per quelle attività svolte al di fuori del territorio comunale o di quello italiano.

In ogni caso se una trasferta prevede più giorni fuori sede, non puoi cambiare le tipologie di rimborso in corso d’opera, ma sarà necessario stabilire un unico metodo iniziale.

1. Rimborso spese analitico

Nel rimborso spese analitico, il pagamento dei costi sostenuti dal lavoratore avviene in base alla somma effettivamente spesa e dimostrabile in base ai documenti fiscali. Ciò implica che il dipendente dovrà riportare i giustificativi e compilare la cosiddetta nota spese.

Oggi questo procedimento è stato semplificato. Infatti, grazie a conti aziendali online come Wallester Business, Mooncard, Soldo oppure Emburse, potrai ricevere i giustificativi in tempo reale nel momento in cui viene eseguita una transazione in trasferta. In questo modo potrai subito contabilizzare le spese e calcolare il rimborso da applicare.

Una volta concluso il viaggio di lavoro, dovrai richiedere al dipendente la nota spese. Infatti, in base al CM n° 188/E/1998, è necessario che le informazioni dell’attività di lavoro fuori sede siano riportate all’interno della documentazione aziendale. Ecco quali sono i documenti che devono essere allegati come giustificativi:

• fatture elettroniche intestate al lavoratore o all’azienda;
• ricevute per vitto e alloggio;
• biglietti per viaggi e trasporti;
• scontrini;
• ricevute per il carburante;
• pedaggi autostradali;
• altre tipologie di ricevute collegate a spese inerenti al lavoro.

Il vantaggio di utilizzare il sistema di spese analitico riguarda l’aspetto della non imponibilità degli importi. Infatti, i rimborsi che fanno riferimento al vitto, al viaggio e all’alloggio per le trasferte fuori dal territorio comunale e a quelle transnazionali non concorrono alla creazione del reddito imponibile.

Quindi, non dovrai preoccuparti di un’eventuale tetto di spesa. Ciò vale solo se l’importo presente nella nota spese è dimostrabile.

Invece, per le trasferte nel territorio comunale, la situazione è differente. In questo caso tutte le spese documentate andranno comunque a concorrere al reddito imponibile del dipendente a fine anno. Si avrà come eccezione solo i costi collegati al trasporto che potranno essere esentasse al 100%.

2. Rimborso spese forfettario

Il rimborso forfettario, come puoi intuire dal termine, prevede il pagamento da parte del datore di lavoro di una somma a forfait pattuita prima della trasferta. Quindi l’ammontare sarà generico e il calcolo viene fatto quasi sempre dal punto di vista giornaliero.

È tra i sistemi più utilizzati dalle aziende, dato che ti permette di preventivare nel bilancio mensile i costi necessari per le attività fuori sede e non è necessario per i lavoratori conservare ogni singolo scontrino. La conservazione è valida invece per ciò che riguarda le spese deducibili.

Nel sistema forfettario la somma è stabilita ex ante, quindi non verrà richiesta la compilazione della nota spesa. Nell’eventualità in cui il dipendente superi la spesa forfettaria, per la differenza rispetto a quella pattuita, non riceverà però alcun rimborso.

3. Rimborso spese misto

Esiste anche un terzo metodo, il sistema misto, per cui alcune spese vengono effettivamente ripagate al lavoratore attraverso una cifra stabilita forfettariamente, mentre per altre il rimborso avviene tramite la rendicontazione delle note spese.

Questa soluzione non è molto vantaggiosa e la sua gestione per le aziende può essere piuttosto complessa, soprattutto perché in contabilità bisogna distinguere le due tipologie di costi.

Puoi applicare questo sistema se comunque vuoi mantenere una soglia di costi e al contempo permettere al dipendente di affrontare delle spese aggiuntive in trasferta. In questo caso per alcune di esse sarà necessario dimostrare l’avvenuto pagamento con una prova documentale, mentre per quelle a forfait ciò non è richiesto.

Rimborso spese ai dipendenti: la tassazione

Tipologia	Agevolazioni per il dipendente	Agevolazioni per l’azienda
Trasferta fuori dal comune in Italia	Fino a 46,48€ al giorno	Illimitata
Trasferta fuori dall’Italia	Fino a 77,46€ al giorno	Al 100%
Rimborso per spostamenti nel comune	Non deducibili	Al 100%
Spese di trasporto avvenute nel territorio comunale	Detraibile al 100%	Sempre deducibili

Vediamo ora quale tassazione si applica ai lavoratori e quale alle aziende quando avviene un rimborso spesa. Dal punto di vista fiscale, l’importo esentasse è pari alla somma di:

• 46,48€ al giorno, per le trasferte fuori dal territorio comunale e sul territorio italiano;
• 77,46€ per le trasferte all’estero.

Ciò significa che queste somme non andranno a cumularsi sul reddito. Invece, i rimborsi eccedenti saranno calcolati sull’imponibile a fine anno e quindi tassati. Chiariamo questo concetto. Come datore di lavoro sarai libero di stabilire con il tuo dipendente qualunque somma per la trasferta.

Tuttavia, se rientra nei limiti giornalieri che abbiamo indicato, allora l’intero importo è deducibile sempre per l’azienda e esentasse per il lavoratore. Invece, la somma eccedente, sarà sempre deducibile per l’azienda, ma non per il dipendente, che dovrà versare la relativa aliquota in base allo scaglione di reddito IRPEF.

Ad esempio, se viene pattuito un rimborso spese di 100€ al giorno per una trasferta fuori dall’Italia, l’importo verrà così diviso:

• 77,46€: esentasse e deducibili al 100% per il dipendente e per l’azienda;
• 22,46€ (100-77,46): importo eccedente soggetto a tassazione per il lavoratore;
• spese di viaggio: deducibili ed esentasse al 100%.

Un discorso diverso riguarda le trasferte che avvengono sul territorio comunale. In questo caso gli importi pattuiti vanno a concorrere integralmente sul reddito imponibile del dipendente. L’eccezione è presente solo per le spese di trasporto che dovranno essere dimostrate con relative fatture e che saranno esenti al 100%.

Rimborso spese per dipendenti in smart working

Come comportarsi per il rimborso spese del dipendente che lavora in smart working? È un quesito frequente soprattutto negli ultimi anni, dato che come sempre più aziende hanno adottato il sistema di lavoro da casa.

Per rispondere a questa domanda puoi prendere come riferimento le direttive dell’Agenzia delle Entrate n° 314/2021, e 371/2021. Dal punto di vista dei dipendenti:

• i costi sostenuti dal dipendente nell’esclusivo interesse del datore di lavoro, individuati sulla base di elementi oggettivi, documentalmente accertabili, non concorrono alla determinazione del reddito di lavoro dipendente;
• gli importi ricevuti con il sistema di rimborso spese analitico, documentati, sono completamente esenti.

Per le aziende gli importi che vengono pagati come rimborso spese per lo smart working saranno sempre deducibili al 100%.

Rimborso spese ai dipendenti in busta paga

Nella pratica, il rimborso spese viene accreditato ai dipendenti direttamente in busta paga. Si tratta di una procedura piuttosto comune per le aziende, per cui il reparto contabilità si occupa di monitorare e verificare tutte le uscite economiche dei dipendenti.

Ma l’azienda può scegliere, in alcuni casi, di effettuare il rimborso spese in contanti anziché utilizzare la busta paga? Attualmente non vi è alcuna legge che stabilisce che i rimborsi non possano essere dati in contanti ai dipendenti, ma bisogna ricordare che procedere in questo modo può essere rischioso.

In primis perché l’azienda non può superare il tetto massimo ai contanti previsto per quest’anno in Italia, di 5.000 euro. Un altro rischio è inoltre il mancato tracciamento di questi pagamenti, per cui né l’azienda né i professionisti hanno poi la possibilità di accedere a informazioni correttamente registrate su di essi.

Rimborso spese chilometrico

Il rimborso chilometrico si applica per le trasferte che avvengono con l’utilizzo di un veicolo. In questo caso il dipendente può valutare di impiegare la propria auto per gli spostamenti e richiedere un contributo spese da parte dell’azienda. Dal punto di vista fiscale devi distinguere tra:

• tassazione dei rimborsi per il dipendente;
• eventuali deduzioni per il datore di lavoro.

Per le trasferte del dipendente all’interno del territorio comunale, anche i rimborsi chilometrici vengono considerati alla stregua degli altri contributi spese e pertanto andranno a generare reddito imponibile. Invece, per le trasferte al di fuori del comune in Italia e all’estero, il rimborso chilometrico determinato prendendo a riferimento le tabelle ACI sarà esente al 100%.

Dal punto di vista dell’azienda devi prendere come riferimento l’articolo 95 del DPR 917/86. In base ad esso può ottenere la deducibilità dei costi se il dipendente utilizza una vettura pari a 17 cavalli fiscali e non superiore ai 20 per i motori diesel, oppure se decide di noleggiare un’auto che abbia la medesima cilindrata.

Infine, per il calcolo chilometrico, verranno prese come riferimento le tabelle ACI che vengono aggiornate due volte all’anno.

Software per la gestione delle spese dei dipendenti

Software	Gestione digitale note spesa	Piattaforma di contabilità	Costo
Wallester	Tramite carte prepagate	Sì	Pacchetto FREE gratuito
Mooncard	Sì	Sì	Piani personalizzabili
Soldo	Tramite carte prepagate	Sì	Da 21 a 33 euro al mese
Emburse	Sì	Sì	Da 6 a 7 euro al mese per utente
Tot	Tramite carte prepagate	No, conto dedicato	Da 7 a 32 euro al mese
Finom	Tramite carte prepagate	No, conto dedicato	Da 0 a 34 euro al mese
Blank	Tramite carte prepagate	No, conto dedicato	Da 9 a 39 euro al mese
Wamo	Tramite carte prepagate	No, conto dedicato	Da 191,90 a 959.90 euro all’anno

Oggi è possibile velocizzare tutte le procedure di gestione delle note spese e dei costi sostenuti dai dipendenti, a cui seguono i rimborsi, attraverso strumenti digitali innovativi. Si tratta di software dedicati alla contabilità dell’impresa che permettono generalmente di semplificare i passaggi che riguardano la registrazione e il controllo delle spese e delle loro archiviazione.

Alcuni di questi sistemi infatti consentono ai lavoratori di comunicare in tempo reale con l’azienda fornendo direttamente la fotografia dello scontrino con tutti i dati sul pagamento: causale, orario, luogo e così via. In questo modo l’azienda può ricevere in modo corretto le informazioni da poi elaborare attraverso diversi metodi.

In diversi software è anche presente un’apposita piattaforma per la gestione generale della contabilità dell’azienda, che permette di tenere sotto controllo tutti i movimenti in entrata e in uscita che riguardano i dipendenti. A questo è anche possibile spesso affiancare carte prepagate apposite da assegnare a ciascun lavoratore, in modo da limitare gli importi spesi in trasferta.

Gestire in digitale questi passaggi permette di velocizzare le procedure e allo stesso tempo di risparmiare passaggi e verifiche ulteriori, consentendo uno snellimento generale del lavoro a carico del reparto dedicato in azienda.

Rimborso spese dipendenti – Domande frequenti