Riconciliazione bancaria: cos’è, come si fa e a cosa serve

• L’attività di verifica delle registrazioni contabili dell’estratto conto bancario è detta riconciliazione bancaria.
• La riconciliazione bancaria permette alle aziende di avere sotto controllo le risorse finanziarie e di gestire in modo ottimizzato contabilità e prima nota.
• La riconciliazione è un’operazione che può essere fatta a mano, con fogli Excel o affidandosi a software dedicati. 

Avere un’azienda o una piccola attività significa anche far quadrare i conti, e una delle operazioni necessarie per farlo è la riconciliazione bancaria. Questa operazione, infatti, consente di verificare la corrispondenza tra conti bancari e contabilità, e di appurare che tutti i movimenti bancari sono presenti anche nella prima nota.

Avere a disposizione tutti i dati contabili in ordine e corretti permette di avere costantemente il pieno controllo dei conti aziendali. Per questo la riconciliazione bancaria è fondamentale per avere sempre sotto controllo le risorse finanziarie e gestire al meglio la contabilità.

Si tratta, quindi, di uno strumento di controllo finanziario utilissimo sia per le piccole che per le grandi aziende. Ma come si fa e quali vantaggi offre? Scoprilo leggendo la nostra guida.

Cos’è la riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria è un’attività di gestione aziendale che consiste nel verificare la corretta corrispondenza tra le registrazioni contabili e i movimenti descritti nell’estratto conto bancario. Di conseguenza, questa procedura permette di individuare eventuali errori o anomalie tra i registri contabili e gli estratti conto bancari.

Per fare la riconciliazione bancaria, quindi, occorre verificare che tutti i movimenti presenti sull’estratto conto bancario dell’azienda siano gli stessi di quelli annotati nella contabilità aziendale.

Questo è necessario perché spesso nella contabilità dell’impresa vengono registrate le operazioni con modalità e tempi differenti rispetto a quelli dell’istituto bancario, e ciò fa sì che in alcuni casi i pagamenti di fatture, commissioni, spese, modelli F24, addebiti possano essere registrati in date e valute differenti rispetto alla contabilità.

Quindi, la riconciliazione bancaria è uno strumento utile per controllare l’allineamento tra le diverse annotazioni e per correggere le eventuali differenze.

Da ciò si deduce che la riconciliazione bancaria deve essere fatta a cadenza regolare dalle aziende, mensilmente, trimestralmente o semestralmente.

Questo processo può essere affidato all’organo amministrativo interno dell’azienda o, in alternativa, a professionisti esterni che si occupano della gestione della contabilità generale.

A cosa serve la riconciliazione bancaria

L’attività di riconciliazione ha un unico importante obiettivo: avere la contabilità aziendale allineata con le operazioni registrate sull’estratto conto del conto corrente della banca.

Infatti, con questa attività è possibile effettuare una quadratura dei movimenti registrati negli estratti conto bancari e quelli registrati in contabilità e nella Prima nota.

La Prima nota è un registro contabile che raccoglie, in ordine cronologico, tutte le operazioni economiche e i movimenti finanziari che effettua quotidianamente un’attività commerciale. Non è uno strumento obbligatorio, ma offre il vantaggio di tenere sotto controllo i flussi economici dell’azienda.

Riconciliazione bancaria: i metodi

La revisione consiste nell’analisi incrociata di tre documenti, che sono:

• la riconciliazione relativa al periodo da controllare;
• la copia dell’attività contabile corrispondente;
• l’estratto conto bancario del periodo da riconciliare.

La riconciliazione bancaria può essere effettuata scegliendo uno dei seguenti metodi:

• manualmente: recuperata la documentazione necessaria, basta spuntare tutte le varie voci presenti sia sull’estratto conto che in Prima nota;
• con un foglio di calcolo Excel: scaricato l’estratto conto nel formato xls o csv dall’home banking, basterà creare un file Excel in cui inserire i dati e i movimenti di contabilità per effettuare il confronto;
• con un software di gestione contabile: i software gestionali sono strumenti digitali che importano in modo automatico i file degli estratti conto e confrontano i dati in essi contenuti con i movimenti contabili.

Riconciliazione bancaria: i documenti necessari

La procedura della riconciliazione è molto semplice, perché basta mettere a confronto i dati dell’estratto conto con la scheda contabile. Quindi prima di tutto occorre disporre dell’estratto conto con tutti i movimenti bancari relativi al periodo di riferimento.

Per le aziende che hanno più conti correnti bancari è importante assicurarsi che si sta effettuando la riconciliazione con il conto corrente bancario corretto.

Altro documento necessario per effettuare la riconciliazione bancaria è la Prima nota aggiornata relativa al periodo di riferimento.

A partire dalla seconda riconciliazione bancaria è fondamentale disporre anche della riconciliazione del periodo precedente, in modo tale da verificare il saldo finale e individuare differenze da correggere.

Come si fa la riconciliazione bancaria

Una volta che si dispone di tutto l’occorrente, si può procedere con il confronto dei movimenti presenti nell’estratto conto con quelli registrati in contabilità.

Occorre, però, tenere a mente che gli accrediti e i debiti dell’azienda vengono segnalati in modi diversi nell’estratto conto rispetto alla contabilità aziendale.

Infatti, nell’estratto conto gli accrediti sono evidenziati come “Avere” e il segno +, mentre i debiti sono evidenziati come “Dare” e il segno -. Invece, nella contabilità dell’azienda, gli accrediti sono inseriti come “Dare” e il segno +, mentre i debiti sono inseriti come “Avere” e il segno -.

Tenendo questo a mente, per effettuare la riconciliazione bancaria si procede con le seguenti fasi:

• controllo del saldo: nella prima fase si effettua un controllo di entrambi i saldi e se coincidono si può andare allo step successivo, mentre se divergono bisogna prendere nota della differenza e ricordare se il saldo bancario è maggiore o minore del saldo contabile;
• controllo dei singoli movimenti: quando i saldi coincidono occorre solamente verificare la completezza analitica delle singole operazioni registrate nei due documenti. Se i saldi sono differenti, invece, occorre individuare gli importi che generano la differenza ed evidenziarli per analizzare la completezza degli importi che causano la differenza tra i saldi;
• analisi delle spese di competenza: in genere la causa delle differenze rilevate nel controllo dei movimenti, che sono contabilizzate, sono le spese di competenza perché vengono addebitate in periodi successivi a quello rendicontato;
• analisi dei movimenti non contabilizzati: quando la differenza tra i saldi è dovuta a operazioni non contabilizzate, per effettuare la riconciliazione è necessario correggere i documenti della contabilità.

Riconciliazione bancaria con software dedicato

La riconciliazione bancaria può essere effettuata con l’aiuto di un software dedicato, che può rendere le operazioni più semplici e veloci. Infatti, basterà caricare nel software il file dell’estratto conto dei movimenti bancari e il file della prima nota aziendale.

Il software, quindi, in modo automatico effettuerà la riconciliazione delle spese con i pagamenti corrispondenti, segnalando le eventuali divergenze tra i dati.

Questi software permettono anche di non riconciliare la differenza segnalata o di procedere con la correzione della contabilità.

Questo tipo di riconciliazione bancaria automatica permette di:

• risparmiare tempo e risorse, e aumentare l’efficienza e la produttività aziendale;
• individuare differenze da regolarizzare in modo agevole e semplice;
• eliminare l’errore umano che può verificarsi nella riconciliazione bancaria manuale,
• gestire un grande numero di movimenti e operazioni senza il rischio di commettere errori.

Riconciliazione bancaria automatica con Tot

C’è un altro modo per riconciliare le fatture in automatico senza passare da un software. Il conto business Tot, infatti, offre già uno strumento integrato per collegare cassetto delle fatture e conto aziendale, tenere traccia dello stato delle fatture e nel caso pagarle anche con un clic.

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Quando fare la riconciliazione bancaria

L’attività di riconciliazione è fondamentale per garantire la correttezza dei dati contabili.

Per questo sarebbe opportuno effettuarla con la stessa cadenza con la quale si redigono le scritture contabili. Quindi, la cadenza della riconciliazione dovrebbe essere mensile, trimestrale o semestrale.

La cadenza dipende molto anche dal numero di operazioni che si effettuano e, quindi, si registrano mensilmente. Infatti, per le piccole società può essere sufficiente effettuare tale operazione anche solo una volta l’anno.

Il controllo costante delle operazioni consente alle aziende di ottimizzare i processi e di risolvere velocemente le eventuali criticità amministrative, oltre al fatto che riduce la possibilità di errore.

Riconciliazione bancaria: i vantaggi

La riconciliazione bancaria non è un’attività obbligatoria da un punto di vista fiscale, ma rimane comunque fortemente consigliata per le aziende. Infatti, questa permette di avere una buona gestione finanziaria dell’impresa.

I vantaggi che offre la riconciliazione bancaria possono essere riassunti nei seguenti punti:

• permette di avere un controllo migliore sulle risorse economiche dell’azienda;
• individua gli eventuali errori nei registri contabili, fatture non pagate o ritardi di accredito o addebito;
• permette di gestire con maggiore efficacia sia la registrazione contabile che la Prima nota;
• offre all’azienda la possibilità di disporre di dati aggiornati sui movimenti bancari aziendali in caso di un controllo o ispezione delle autorità competenti;
• permette di avere a disposizione informazioni di qualità che permettono di migliorare il processo decisionale.

Riconciliazione bancaria – Domande frequenti