QuickBooks, recensione software: come funziona, prezzi, opinioni

• Il software QuickBooks è un sistema in cloud attraverso cui è possibile emettere fatture e gestire l’attività imprenditoriale da qualunque dispositivo.
• Puoi disporre di diversi piani di abbonamento, con una serie di funzionalità e servizi opzionali, e la possibilità di accedere per i primi 30 giorni a tutte le funzionalità gratuitamente.
• Per utilizzare i vantaggi di questa piattaforma ti basta effettuare la registrazione online.

Intuitività, innovazione e la garanzia di poter disporre di tutti gli strumenti idonei per la contabilità della tua impresa in un unico programma, sono gli aspetti che hanno portato sempre più aziende a scegliere il software QuickBooks.

Basta considerare che oggi sono 4,5 milioni gli utenti, tra liberi professionisti e piccole e medie imprese, che ogni giorno si affidano a questo strumento. Si tratta di un successo collegato a un sistema semplice e soprattutto alla possibilità di operare direttamente online grazie a una piattaforma cloud.

Infatti, QuickBooks non è un semplice software di fatturazione elettronica, ma attraverso di esso potrai personalizzare le tue fatture, monitorare le spese, gestire i tuoi conti aziendali, eseguire report, oltre a disporre di diverse funzioni gestionali. Scopri nella nostra recensione quali sono tutte le sue caratteristiche e i vantaggi per la tua Partita IVA.

Cos’è QuickBooks software Italia

Siamo nel 1983 quando la società Intuit Inc, quotata al NASDAQ e specializzata nei software di natura finanziaria, realizza la prima versione del software QuickBooks. Oggi, l’idea è quella di offrire alle piccole e medie imprese un programma di contabilità online funzionante in cloud.

In questo modo potrai gestire le fatture, archiviarle e inviarle utilizzando qualunque dispositivo, dato che ogni documento fiscale non viene salvato sul computer, ma sul web.

Questo è un sistema innovativo e sicuro che ha ottenuto subito un riscontro da parte degli imprenditori e da considerare se stai aprendo una nuova Partita IVA. È disponibile in diverse lingue compreso l’italiano, oltre ad essere continuamente aggiornato con la normativa fiscale e contributiva del nostro Paese.

A chi si rivolge QuickBooks?

Il progetto QuickBooks è adatto a:

• piccole e medie imprese;
• ragionieri e contabili.

Puoi scegliere di utilizzarlo sia se sei alle prime esperienze in ambito imprenditoriale, sia se disponi di una piccola e media impresa e hai necessità di avere un sistema che semplifichi la tua gestione finanziaria. Inoltre, grazie alla condivisione in cloud, questo strumento è molto utile anche se hai un’attività come libero professionista come ragioniere o contabile.

Infatti, puoi disporre di un sistema che ti permette di gestire più clienti in contemporanea grazie alla possibilità di condividere le informazioni direttamente attraverso l’apposita app. Hai così la possibilità di acquisire in tempo reale le ricevute, organizzare la contabilità e semplificare il pagamento delle tasse.

Inoltre, il software ti permette di fornire al tuo cliente una visione completa dell’andamento della sua attività, oltre ad evitare eventuali errori di compilazione delle fatture.

Piani tariffari QuickBooks

L’azienda mette a disposizione diversi piani tra cui scegliere, con diversi costi mensili, che sono particolarmente indicati per specifici professionisti o imprese. Di seguito una tabella con tutte le informazioni da conoscere.

Piani	Costi mensili	Periodo di prova	A chi si rivolge
Simple Start	8€	Gratis per 30 giorni	Partite IVA in avviamento
Essentials	11,75€	Gratis per 30 giorni	Attività già avviate
Plus	16€	Gratis per 30 giorni	Imprese in crescita

Puoi utilizzare sin da subito il software QuickBooks, grazie alla presenza di una versione gratuita. Qui hai a disposizione tutte le funzionalità della piattaforma a pagamento, molto utile per valutare tutti i vantaggi e le opportunità di impiegare questo programma finanziario. Una volta conclusi i 30 giorni potrai sceglie tra tre piani di abbonamento.

I piani sono adattabili per le diverse tipologie di imprese. Ad esempio, se hai aperto una nuova Partita IVA come psicologo, allora potrai scegliere l’abbonamento Simple Start, perfetto per le attività in fase di avviamento.

Invece, se disponi di un e-commerce  con diversi clienti, puoi optare per la versione Essentials finalizzato a offrirti strumenti perfetti per le attività già strutturate. Infine, puoi disporre del piano Plus, il quale ingloba tutte le caratteristiche e le funzioni di quelli precedenti, e che è perfetto se vuoi disporre di tutte le funzionalità per ampliare le tue attività di impresa.

I piani economici si differenziano in base ai servizi e al numero di account che puoi attivare. Tutti e tre prevedono delle opzioni di base, come l’accesso online su qualunque dispositivo, la possibilità di inviare un numero di fatture illimitate e il collegamento diretto alla banche. Vediamo quali sono tutte le opzioni previste.

Come funziona QuickBooks

Il software QuickBooks prevede un sistema modulare con la possibilità di integrare le diverse funzionalità in caso di necessità. Ad esempio, potrai scegliere, inizialmente, il piano di base e poi successivamente decidere di aggiungere altri servizi che si adattano allo sviluppo della tua attività d’impresa attivando la versione Essentials o Plus. Ecco quali sono tutte le caratteristiche di questa piattaforma:

1. software online;
2. sistema di fatturazione;
3. gestione dell’impresa;
4. registrazione delle spese;
5. supporto e assistenza.

QuickBooks: software e versione di prova

Tra gli aspetti che hanno portato gli utenti ad esprimere recensioni positive sul software QuickBooks vi è la tipologia di piattaforma. Disporrai di una versione di prova che ti permette di accedere subito a tutti i vantaggi di questo sistema, identica alla piattaforma a pagamento. L’interfaccia è semplificata con una dashboard su cui puoi visualizzare in modo intuitivo tutte le varie funzionalità.

Ognuna di esse prevede un sotto-menù, con altre opzioni. Ciò rende il programma sia semplice e adatto a tutti, sia completo per la gestione di ogni tipologia di attività, di piccola e media impresa. Ecco le caratteristiche principali del programma:

• contabilità in cloud;
• feed bancari;
• app per tutti i dispositivi.

Contabilità su cloud

Tutta la contabilità viene gestita sul sistema cloud. Quindi non dovrai installare sul tuo computer un software, ma potrai accedere da qualunque dispositivo:

• pc;
• tablet;
• smartphone.

Questo sistema permette di rendere più veloce la registrazione dei pagamenti e le fatture, emettendole direttamente online e in maniera digitale. Puoi inoltre ottenere aggiornamenti in tempo reale sulle aliquote d’imposta e sulle nuove normative.

In più, puoi disporre di un back-up in automatico di tutti i dati e effettuare l’archiviazione in cloud, senza preoccuparti di utilizzare memorie esterne oppure di perdere dati salvati su un computer. Questo può portarti a un quesito: QuickBooks può essere considerato un software sicuro?

La risposta è affermativa. Infatti, la piattaforma utilizza un sistema di sicurezza che si basa su una crittografia di ultima generazione. Inoltre, il programma viene continuamente aggiornato con nuove funzionalità che hanno il fine di proteggere i tuoi dati e le informazioni personali e bancarie. Infine, puoi considerare che il software ha una storia decennale, con un numero elevato di recensioni positive.

Feed bancari

Un aspetto innovativo è quello dei feed bancari. Questa funzionalità di open banking permette di collegare il tuo conto corrente per Partita IVA al software QuickBooks. È una funzionalità disponibile anche per le versioni italiane, grazie alla quale potrai monitorare tutti i tuoi movimenti bancari in un’unico programma.

In questo modo avrai una completa visone delle entrate e delle uscite giornaliere, potrai inserire subito i giustificativi delle fatture, verificare se quelle emesse sono state pagate o sono ancora in attesa di copertura finanziaria. Il sistema ti permette di evitare errori di trascrizione e grazie all’aggiornamento in tempo reale dei dati, puoi avere subito una visone completa dell’andamento delle attività d’impresa.

App contabilità

Se svolgi un’attività come freelance o professioni come quella di personal trainer, in cui sei spesso fuori sede, diventa indispensabile avere uno strumento di contabilità flessibile. Per questo QuickBooks integra alla piattaforma digitale anche un’app che potrai installare su tutti i dispositivi iOS e Android. Avrai accesso a tutte le funzionalità della piattaforma online, attraverso cui potrai:

• monitorare le spese effettuate;
• ottenere resoconti in tempo reale;
• controllare le operazioni bancarie;
• attivare le diverse funzionalità avanzate di gestione;
• compilare una fattura online.

Come creare e inviare fatture con QuickBooks

Con il software QuickBooks potrai:

• emettere una fattura ovunque ti trovi;
• archiviare le fatture in cloud;
• monitorare i pagamenti;
• condividere le fatture con il tuo commercialista di fiducia online.

La creazione di una fattura è un procedimento semplice, e potrai generarle in numero illimitato. Ti basterà selezionare l’apposita voce all’interno del programma. A questo punto, la prima volta, dovrai accedere alle impostazioni e potrai personalizzare il tuo documento fiscale, inserendo le informazioni obbligatorie per la sua validità, come Partita IVA e sede legale, la tipologia di grafica e il logo dell’impresa, dove presente. La compilazione della fattura è guidata.

In questo modo hai la possibilità di evitare eventuali errori nell’inserire tutte le informazioni necessarie, sia se hai aderito a un sistema fiscale agevolato come quello forfettario o al regime dei minimi, sia se rientri tra le imprese a regime ordinario.

Una volta emessa la fattura, puoi inviarla da qualunque dispositivo e archiviarla immediatamente in cloud. Inoltre, hai l’opportunità di creare degli account per i tuoi responsabili e uno apposito per il commercialista di fiducia, in modo da condividere in tempo reale la contabilità. Infine, il collegamento open banking ti permette subito di registrare il pagamento del documento, evitando eventuali solleciti al cliente che ha già pagato.

Fatturazione elettronica in QuickBooks

La fatturazione elettronica è obbligatoria dal 1° luglio 2022 per tutte le Partite IVA, comprese quelle che aderiscono a un regime agevolato, salvo alcune deroghe per il regime forfettario. Ciò porta a una domanda importante se ti avvicini a questo software: QuickBooks è abilitato all’emissione delle fatture digitali?

La risposta è affermativa. Infatti, una volta effettuata la registrazione al servizio riceverai il codice SDI, composto da numeri e lettere che abilita la ricezione delle fatture attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Inoltre, quando ti viene emessa una fattura da un fornitore, questa ti viene consegnata attraverso lo stesso sistema, in tempo reale, rimanendo registrata nell’apposito cassetto fiscale. Leggi anche la guida su come conservare le fatture elettroniche.

Fattura automatica

Automatizzare il processo di fatturazione ti permette di risparmiare tempo, evitare errori e dedicarti ad altre attività più proficue per generare profitti. Il software QuickBooks è molto utile se disponi di clienti fissi, dato che potrai pianificare la generazione e l’invio dei documenti fiscali a fine mese.

Infatti, il programma genererà in automatico un promemoria al cliente per il pagamento, oltre a tenere conto delle fatture ricorrenti.

Inoltre, in automatico verranno applicati eventuali sconti, costi di spedizione e imposte aggiuntive. puoi avere così la certezza di compilare il tuo documento fiscale senza errori, evitando la creazione di una nota di credito o di debito.

Contabilità online QuickBooks: gestione dell’impresa

Ciò che differenzia il software QuickBooks da altre tipologie di sistemi di fatturazione è la presenza di una serie di funzionalità che ti permettono di organizzare al meglio la tua impresa.

Infatti, puoi disporre di strumenti attraverso cui valutare l’avviamento di un nuovo progetto, gestire le relazioni contabili con i clienti e conoscere le rimanenze presenti nel tuo magazzino. Andiamo ad analizzare i singoli aspetti.

Redditività del progetto

Hai creato un progetto e vuoi valutare in tempo reale quali sono i risultati? Con QuickBooks software puoi farlo subito utilizzando la pratica dashboard, che ti permette di evidenziare la sintesi dei guadagni ottenuti fino ad ora, con un rapporto reddito/spese aggiornato in tempo reale.

Inoltre, puoi inserire una serie di indicazioni come il costo della manodopera, aggiungendo anche i relativi contributi IVS previsti per legge, in modo da sapere con precisione quali sono i tuoi guadagni netti. Controllando il budget puoi facilmente valutare quale progetto continuare a sviluppare e quali sono invece quelli che ti offrono un rendimento più basso.

Relazioni contabili

Attraverso il software potrai inoltre adempiere a tutta una serie di operazioni contabili, come:

• visualizzare l’andamento delle vendite;
• creare report personalizzabili;
• disporre di un calendario con tutte le scadenze.

Hai così la possibilità di ottenere una visone a 360° della tua attività d’impresa, ad esempio selezionando un cliente e scegliendo di esaminare le fatture emesse, i prodotti acquistati e la posizione contabile, oltre agli eventuali progetti attivi.

Inoltre, in ogni momento puoi evidenziare i report sul flusso di cassa, i guadagni e le spese previste. Infine, puoi avere la certezza di non dimenticarti di un pagamento da ricevere o da effettuare grazie a un calendario di scadenze accessibile da tutti i dispositivi.

Gestione delle rimanenze

Se disponi di un’attività commerciale come un negozio di abbigliamento, di vendita all’ingrosso o di prodotti alla spina, gestire l’inventario è indispensabile al fine di incrementare le tue entrate. Ciò vale anche se utilizzi sistemi di vendita in cui devi disporre di poca merce in magazzino, grazie all’acquisto diretto su altri siti.

QuickBooks semplifica e rende intuitivo questo aspetto. Infatti, con questo software è possibile:

• visualizzare in tempo reale le merci in magazzino sia in entrata, sia in uscita;
• organizzare i tuoi prodotti per immagini, categorie e prezzi;
• disporre di una valutazione economica dei prodotti presenti in magazzino;
• tenere traccia degli ordini effettuati da ciascun fornitore e lo stato delle spedizioni e delle consegne;
• disporre di un sistema di alert in caso in cui le scorte scendano al di sotto di un certo livello.

Tracciabilità GST e IVA

Un’altra opzione indispensabile per gestire in modo corretto la tua attività d’impresa, senza avere sorprese dal punto di vista fiscale, è quella del sistema di tracciabilità GST. Questo acronimo identifica l’Imposta sui beni e servizi che si applica sulle importazioni ed esportazioni da paesi come Australia, India, Canada e Regno Unito.

Utilizzando QuickBooks potrai monitorare subito lo stato delle vendite e calcolare il valore del GST. Inoltre, per le transazioni commerciali in Italia, hai a disposizione la tracciabilità IVA.

Viene infatti calcolato l’imponibile previsto per le singole fatture, in base alla sede del fornitore e dell’acquirente, in modo da applicare la relativa tassazione. Ad esempio, possono essere calcolate in maniera automatica le aliquote IVA in Europa.

Registro delle spese

Valutare il valore complessivo delle spese di un’azienda diventa indispensabile per conoscere l’effettiva redditività della tua attività commerciale o di un tuo progetto. Con QuickBooks potrai:

• avere una panoramica completa dei costi;
• effettuare la scansione in tempo reale delle ricevute;
• inviare la documentazione al commercialista;
• organizzare il budget mensile e annuale.

Infatti, avrai la possibilità di sapere sempre come spendi i tuoi soldi, grazie al servizio open banking e ai feed bancari. Spesso, quando si effettuano trasferte o si emettono fatture fuori dalla sede legale, può capitare di dimenticarsi di registrare la ricevuta, oppure di perderla.

QuickBooks presenta un sistema di registrazione dei giustificati con la possibilità di aggiungere un’immagine direttamente dal tuo cellulare. Infine, puoi in ogni momento condividere le informazioni contabili con il commercialista e avere un report completo di tutte le entrate e le uscite. In questo modo potrai preventivare senza sprechi i pagamenti mensili e stabilire con precisione il budget necessario alla tua impresa.

Supporto e assistenza QuickBooks

Con QuickBooks puoi avere quindi sia uno strumento per organizzare la tua impresa, sia per crescere nel tuo lavoro. Infatti, puoi disporre di un sistema di supporto disponibile in ogni momento attraverso cui risolvere eventuali problematiche riguardanti il funzionamento del software e le sue funzionalità, e aumentare le tue conoscenze fiscali e gestionali. Avrai accesso a diversi livelli di assistenza e informazione:

• pagina FAQ;
• community;
• consulenza aziendale;
• articoli specifici;
• webinar;
• video tutorial.

In ogni momento, ti basta accedere al tuo account e selezionare la pagina FAQ suddivisa in base alle diverse tematiche per ottenere un risposta diretta a un quesito. Se questa non è sufficiente potrai rivolgerti alla community di QuickBooks.

Una volta effettuata una domanda, in poco tempo, otterrai la soluzione adeguata. Inoltre, hai a disposizione dei consigli utili per gestire la tua impresa attraverso articoli redatti da esperti del settore e quelli su tematiche generali riguardanti la gestione e la fiscalità aziendale. Infine, puoi utilizzare anche i webinar gratuiti caricati ogni mese, oppure disporre di video-lezioni per approfondire una particolare tematica.

Come registrarsi a QuickBooks

Ora che consoci tutti le caratteristiche del servizio di QuickBooks, andiamo a vedere come creare l’account. Il procedimento prevede diversi step, che puoi eseguire in pochi minuti. Dovrai prima accedere alla home page e selezionare la lingua e il paese in cui utilizzerai la piattaforma.

A questo punto, in alto a sinistra, dovrai cliccare sul pulsante Accedi. Nella schermata successiva dovrai scegliere come registrati. Tra le diverse opzioni potrai utilizzare il tuo account Google, oppure decidere di procedere manualmente.

A questo punto ti verrà richiesto di:

• scegliere il piano di abbonamento adatto alle tue esigenze aziendali;
• selezionare il Paese in cui utilizzerai il programma;
• inserire e-mail, nome e cognome, una password e numero di cellulare;
• dovrai confermare i dati di accesso cliccando sul link di riferimento inviato sulla posta elettronica;
• ti verrà richiesto di completare le informazioni, inserendo i tuoi dati e quelli dell’attività d’impresa;
• dovrai confermare di nuovo i dati attraverso un codice OTP inviato sul cellulare;
• sarà necessario accettare i termini del contratto.

L’ultimo passaggio prevede l’inserimento delle informazioni di pagamento, necessarie dopo i primi 30 giorni di utilizzo gratuito, in base al piano che hai scelto. Sono ammesse tutte le tipologie di carte di credito, di debito o prepagate, intestate a te o alla tua società.

Come disdire il servizio QuickBooks

Uno dei vantaggi di utilizzare la piattaforma QuickBooks è la possibilità di disdire l’account in ogni momento e senza penali. Per procedere ti basterà seguire i seguenti step:

• accedi al tuo conto;
• clicca l’icona delle impostazioni;
• seleziona la voce “Pagamenti e sottoscrizioni“;
• clicca sulla voce “Cancella abbonamento o cancella servizio gratuito“;
• conferma la volontà di chiudere il tuo account.

A questo punto riceverai un’e-mail in cui ti verrà comunicata la chiusura del tuo account QuickBooks.

Le opinioni su QuickBooks

Sul web si possono trovare facilmente opinioni positive che riguardano da vicino questo software, molto adatto sia per le piccole imprese che per i freelance. Ecco una serie di pro e contro individuati su questo strumento:

Conviene utilizzare il software QuickBooks? Per rispondere siamo andati ad analizzare le recensioni degli utenti presenti online, considerando i pro e i contro indicati. La piattaforma si prospetta molto semplice da utilizzare e perfetta per chi vuole avere uno strumento attraverso cui emettere fatture elettroniche e al contempo gestire al meglio l’attività aziendale. Tra le principali funzionalità che hanno riscontrato giudizi positivi vi è il sistema dei feed bancari, che permette di evidenziare subito i pagamenti di una fattura.

Inoltre, è utile anche l’emissione automatica delle fatture, con la presenza di report sull’andamento di un progetto e sul rendimento mensile e annuale. Vi sono però anche degli aspetti da considerare. In primo luogo, gli abbonamenti prevedono un costo mensile o annuale da sostenere a cui dovrai sommare quello di un commercialista.

A questo devi aggiungere che i servizi disponibili sono davvero tanti e per chi ha un’esperienza limitata in ambito gestionale, la dashboard può all’inizio risultare un po’ complicata. Infine, per avere tutte le potenzialità della piattaforma dovrai comunque sottoscrivere la versione Essentials o Plus, dato che quella base non prevede una serie di funzioni.

QuickBooks – FAQ