Come mappare e digitalizzare i processi aziendali (e perché è importante farlo)

• Mappare e digitalizzare i processi aziendali consente di innovare le vecchie procedure, secondo uno specifico obiettivo aziendale.
• La mappatura dei processi aziendali può avvenire tramite diagramma di flusso.
• La digitalizzazione dei processi è importante per numerosi vantaggi, tra cui lo snellimento delle procedure, l’abbattimento dei costi e una maggiore fluidità nella condivisione delle informazioni.

All’interno di qualsiasi impresa, di piccola, media o grande dimensione, la gestione dei processi è un elemento di vitale importanza per la crescita dell’azienda. Un processo è costituito da una serie di attività interconnesse tra loro per svolgere al meglio la gestione operativa e funzionale dell’impresa.

Al giorno d’oggi, in un mondo governato dalla tecnologia, la digitalizzazione aziendale rappresenta una sfida che le imprese sono chiamate ad affrontare, se vogliono rimanere competitive in un mercato in costante evoluzione. In Italia inoltre sono stati introdotti diversi sostegni economici e agevolazioni per le aziende che innovano l’organizzazione da punto di vista digitale, e anche la PA digitale segue questo processo.

La digitalizzazione aziendale è un processo di trasformazione che coinvolge tutte le aree e i livelli di un’impresa, richiede un’attenta pianificazione a livello strategico e consiste nell’implementazione di strumenti e tecnologie digitali in grado di rendere più efficienti i flussi di lavoro.

Cos’è un processo aziendale?

Può essere definito come il complesso delle attività, collegate tra loro, che vengono eseguite all’interno dell’impresa, il cui fine è quello di modificare una risorsa in un prodotto o servizio destinato ad altri membri dell’organizzazione o al cliente finale.

Il processo si crea quando un individuo fornisce una risorsa, definita input, la quale dovrà subire il cambiamento. La trasformazione genera il secondo elemento, cioè l’output, che viene realizzato in base ad uno specifico obiettivo aziendale. Alla fine arriva il cliente, ovvero il destinatario dell’attività svolta.

Nell’esecuzione del processo sono coinvolti diversi reparti, che devono lavorare in sinergia o in modo indipendente, senza perdere di vista il raggiungimento dell’obiettivo. Risulta indispensabile, per tale fine, uno scambio di informazioni tra i singoli reparti.

La storia del processo aziendale è correlata alla nascita dell’idea stessa di organizzazione aziendale. Per definire le varie tipologie di attività si utilizzano diverse classificazioni:

• Il sistema di Porter;
• La piramide di Anthony.

Il sistema di Porter

Porter scrisse un saggio in cui nell’organizzazione dell’azienda individuò 9 processi, suddividendoli in 5 primari e 4 secondari.

I processi primari riguardano l’insieme di attività che si rivolgono ai clienti esterni all’impresa e fanno riferimento a una serie di funzioni aziendali, della logistica interna ed esterna alle attività di marketing, dalla vendita alle operazioni di produzione, fino ai servizi post-vendita. I processi secondari hanno come destinatari soggetti interni all’impresa e saranno allora necessari a realizzare i processi primari.

Tra questi vi è ad esempio l’approvvigionamento, ricerca e sviluppo, organizzazione delle risorse umane, attività di amministrazioni finanziarie.

La piramide di Anthony

Secondo la classificazione di Anthony i processi aziendali sono distinti in base all’obiettivo per cui sono stati creati e alla tempistica con cui sono realizzati. Si distinguono quindi tre processi:

1. direzionali;
2. gestionali;
3. operativi.

I processi direzionali sono quelli posizionati in alto alla piramide e riguardano le funzioni in ambito strategico, come la pianificazione. I processi gestionali si trovano un gradino più in basso alla piramide, e sono necessari per raggiungere l’obiettivo.

I processi operativi si trovano alla base della piramide e prevedono tutte quelle attività necessarie a mettere in atto l’obiettivo, come la vendita, la produzione, la logistica, l’organizzazione delle risorse umane e l’approvvigionamento.

Mappatura dei processi aziendali

Una volta tenuto conto dei processi aziendali, è opportuno capire come poter mappare tali procedure per ottimizzare l’azienda. Per mappare i processi è necessario creare un diagramma di flusso che definisca in modo chiaro, anche tramite mappa visiva, eventi consequenziali nei flussi operativi che formano l’insieme del processo da mappare.

A cosa serve la mappatura? Aiuta l’imprenditore a comprendere in modo chiaro un processo, offrendo una visualizzazione relativa all’intero percorso da osservare, e una che consente di individuare eventuali criticità di singole procedure operative.

La mappatura consente di migliorare le fasi del processo aziendale, permettendo di individuare quali sono le attività che generano dei rallentamenti, oppure che sono di ostacolo al flusso della trasformazione. Si potrà così intervenire con modifiche mirate al fine di ottenere una maggiore produttività ed efficienza in ogni singola attività. Qui vediamo un esempio di mappatura di un processo.

Digitalizzazione delle imprese: cos’è e perché è importante per un’azienda

Come già detto, la digitalizzazione aziendale è un processo di trasformazione che coinvolge tutte le aree e i livelli di un’impresa, richiede un’attenta pianificazione a livello strategico e consiste nell’implementazione di strumenti e tecnologie digitali in grado di rendere più efficienti i flussi di lavoro.

Questa non si limita solo all’impiego delle nuove tecnologie e alla dematerializzazione documentale, ma implica anche nuove modalità partecipative e spazi di lavoro aperti e condivisi anche a distanza. Basti pensare alle riunioni organizzate in videoconferenza, alla possibilità di fornire assistenza ai propri clienti attraverso i chatbot o alle interazioni che nascono sui Social Media e influenzano la Brand Experience.

La digitalizzazione dei processi aziendali ha l’obiettivo di ottimizzare l’efficacia di ogni attività e coinvolgere il consumatore, rendendo l’azienda capace di evolversi e rimanere competitiva sul mercato.

Oggi nelle aziende il concetto di “digitalizzazione dei processi” viene molto spesso associato a quello di automazione. Quando si sente dire “abbiamo digitalizzato”, significa che l’azienda è passata dalla carta alla gestione dei dati in digitale e dalla gestione dei documenti cartacei ai flussi di lavoro automatizzati. Pensiamo ad esempio ai software di fatturazione elettronica, che velocizzano l’emissione delle fatture e l’invio al fisco.

Se i processi non sono automatizzati, comunque non si può parlare di trasformazione digitale. L’automazione richiede l’utilizzo di determinati software per la gestione dei processi strategici e quotidiani. La riduzione della quantità di carta, del lavoro manuale e degli errori umani è una parte importante.

Tuttavia, la trasformazione digitale non si ferma alla mera automazione. Quando si digitalizza un processo, è necessario automatizzare il flusso di lavoro esistente e al contempo migliorarlo.

Quali sono i vantaggi della digitalizzazione di un processo

Digitalizzare un processo può portare a numerosi vantaggi, purché venga introdotta in azienda anche la formazione necessaria ad adottare i nuovi strumenti. I principali vantaggi riguardano:

• riduzione delle operazioni manuali;
• riduzione degli errori;
• più tempo a disposizione per altre attività;
• riduzione della carta e abbattimento dei costi legati ad essa;
• maggiore sicurezza e tracciabilità dei dati;
• fluidità e condivisione delle informazioni;
• miglior servizio per il cliente.

In altre parole, la trasformazione digitale di un’impresa passa dalla capacità di saper sfruttare le opportunità offerte dalle nuove tecnologie allo scopo di automatizzare le attività e rendere i processi aziendali più fluidi e veloci al fine di ottimizzare il business. Banalmente, si può ritenere che la digitalizzazione aziendale consiste solo nel ricorso a strumenti tecnologici, ma in realtà non è così.

Il processo di digitalizzazione delle imprese mette in discussione i vecchi modelli operativi e abbraccia un cambiamento non solo tecnologico, ma anche culturale e sociale, che crea nuove connessioni tra persone, luoghi e cose, incentivando la trasparenza, la condivisione e l’inclusione di tutto l’ecosistema aziendale.

Quali sono i passi per digitalizzare un processo

E’ anzitutto necessario analizzare i processi di business e definire quali di questi digitalizzare. Inoltre, è essenziale scegliere i professionisti qualificati che si occupano della trasformazione digitale della tua impresa.

Si può iniziare a digitalizzare e automatizzare i processi partendo da quelli più semplici, proseguendo poi con quelli chiave. Vediamo infine alcuni esempi di imprese che hanno effettuato la trasformazione digitale.

Inoltre, è opportuno verificare quali sostegni economici, agevolazioni e contributi a fondo perduto lo stato può garantire alle aziende che procedono con innovazioni di tipo digitale, perché ad oggi è possibile accedere a diversi sgravi sulle spese, e per migliorare i servizi connessi al digitale.

NISSAN e servizio Cloud

Tra gli esempi di digital transformation si può citare quello della Nissan, che ha iniziato il suo cambiamento già prima della crisi economica dovuta alla pandemia, improntando un sistema di lavoro che si integri perfettamente in maniera digitale.

La strategia è stata quella di incrementare le potenzialità dei singoli settori, impiegando il software di Microsoft Office 365 con la condivisione in Cloud. Questa applicazione integra al suo interno una serie di programmi, da Word a Power Point, che permettono al singolo dipendente di lavorare su diverse postazioni e inoltre condividere ogni singolo cambiamento attraverso il sistema Cloud.

In questo modo tutti i soggetti che sono interessati allo sviluppo di un processo aziendale possono accedere ai dati in tempo reale, aggiornali e inoltre comunicare tra di loro, impiegando altre applicazioni come Skype.

La trasformazione digitale si è avuta anche con lo sviluppo di chatbot da applicare sia al livello della produzione dell’azienda, migliorando l’automatizzazione, sia per offrire ai clienti un servizio aggiuntivo che risponda a tutti i loro quesiti e domande.

DHL e gli occhiali smart

DHL è tra le compagnie che hanno adottato una trasformazione digitale al fine di migliorare i propri servizi e competere con altre aziende nell’ambito del settore delle consegne. La trasformazione digitale si è avuta applicando strumenti utili per velocizzare e automatizzare alcuni processi che richiedono del tempo e che ancora prevedevano l’utilizzo di strumenti per la registrazione.

Basta considerare che una volta che un pacco raggiunge la destinazione, è necessario effettuare la scansione del codice a barre e la registrazione sul pad o sul registro di carta delle consegne.

Per rendere più efficiente questo processo si è voluto utilizzare uno strumento di nuova generazione come gli occhiali smart, dotati di un mini scanner che permette al dipendete di effettuare la registrazione della consegna in maniera più rapida, limitando gli errori e soprattutto senza ricorrere ad altri strumenti oppure al registro delle consegne.

Mappare e digitalizzare i processi aziendali: le agevolazioni

La digitalizzazione dei processi aziendali è necessaria ad evolvere e aggiornare i vecchi sistemi di organizzazione del lavoro, e per garantire nuovi e migliorati servizi ai clienti delle aziende. Mappare e digitalizzare i processi aziendali ad oggi è un processo sostenuto anche da diverse iniziative e agevolazioni introdotte dallo stato.

Il MISE ha messo a disposizione delle imprese negli ultimi anni diversi fondi per avviare processi di digitalizzazione strutturati all’interno delle aziende, che possono richiederne facilmente l’accesso. Un importante sostegno in questo senso è il bonus internet, che garantisce alle imprese, e alle Partite Iva in generale, di accedere ad uno sgravio fino a 2.500 euro per il miglioramento della rete internet nelle aziende.

A questo bonus si aggiungono i diversi contributi a fondo perduto disponibili sia per startup che per imprese già avviate, soprattutto se si muovono nel settore tecnologico. Per conoscere quali sostegni sono disponibili, si può consultare il sito ufficiale di Inviatalia, ovvero l’Agenzia nazionale per lo sviluppo di proprietà del Ministero dell’Economia.

Mappare e digitalizzare i processi aziendali – Domande frequenti