Pleo: cos’è, come funziona e quanto costa

• Pleo è una soluzione per la gestione delle spese aziendali che include carte per i dipendenti, la gestione di costi, rimborsi e integrazioni contabili.
• Sono disponibili tre piani tariffari: Starter, Essential e Advanced. Il primo è gratuito, il secondo parte da 39 euro al mese, mentre il terzo parte da 79 euro al mese.
• Le aziende possono scegliere di attivare carte fisiche e carte virtuali per i collaboratori e dipendenti, ma anche soluzioni dedicate ai viaggi.

L’istituto di moneta elettronica Pleo Financial Services, con sede in Danimarca, ha sviluppato un prodotto pensato per soddisfare le esigenze delle aziende. Più in particolare, si tratta di uno strumento che permette di semplificare la gestione delle spese aziendali. Stiamo parlando di una soluzione centralizzata di gestione delle spese.

Questo strumento consente alle aziende di monitorare al meglio i flussi di denaro e di dare ai dipendenti e ai collaboratori la possibilità di effettuare spese a carico dell’azienda in modo semplice e veloce.

In questa guida vedremo cos’è esattamente Pleo, e quali sono le funzionalità che lo rendono un prodotto ideale per le aziende e i costi.

Cos’è Pleo

Pleo offre una soluzione centralizzata per la gestione delle spese aziendali. Il prodotto è pensato per team aziendali che devono affrontare spese quotidiane, con l’obiettivo di agevolare la contabilizzazione e i rimborsi spettanti.

Questa soluzione permette, infatti, ai dipendenti di acquistare ciò di cui necessitano per lavoro e alle aziende di mantenere il pieno controllo delle spese.

Con Pleo è, quindi, possibile eliminare i report delle spese, ridurre la complessità amministrativa e semplificare la contabilità. Non si tratta di una semplice carta aziendale, ma di un sistema tecnologico all’avanguardia completo ed efficiente.

Come funziona Pleo

Utilizzando Pleo, i dipendenti possono pagare con le carte aziendali le proprie spese, e caricare le ricevute nell’app Pleo, per mantenere la contabilità in ordine.

È anche disponibile la funzione per impostare limiti della carta, creare soglie di revisione spesa e ottenere delle analisi in tempo reale sulle spese.

Con questo strumento è anche più semplice gestire rimborsi e chilometraggio grazie alle carte carburante, ma le vedremo nel dettaglio di seguito.

Quindi, ogni volta che un membro del team effettua un acquisto con la sua carta Pleo, gli verrà chiesto di aggiungere la ricevuta nell’app. La funzionalità Fetch, poi, abbina automaticamente la spesa con la ricevuta dell’acquisto online. Tali dati si possono sincronizzare agli strumenti di contabilità utilizzati dall’azienda.

Uno dei vantaggi di Pleo è il cashback sulle spese. Infatti, iscrivendo l’azienda a uno dei piani annuali disponibili si può guadagnare fino all’1% di cashback ogni volta che si usa la carta per fare un acquisto. Ma vediamo nel dettaglio le funzionalità e le caratteristiche di Pleo.

1. Pagamenti da Smartphone

Con Pleo si possono fare acquisti direttamente da smartphone con Apple Pay e Google Pay. Si tratta di un metodo sicuro, semplice e contactless.

Nel caso di Apple Pay, lo smartphone utilizza un numero specifico per il dispositivo e un codice di transazione univoco. Il numero completo della carta non viene memorizzato sul dispositivo e non può essere condiviso con i commercianti.

Per utilizzarlo bisogna andare su Le mie carte nell’app Pleo, toccare “Aggiungi al Wallet di Apple” e seguire le istruzioni. In alternativa, aprendo l’app Wallet di Apple sull’iPhone e toccando il simbolo “+” nell’angolo in alto a destra basterà selezionare la carta.

È anche possibile pagare da Apple Watch aprendo l’app Watch di Apple e selezionando “Wallet e Apple Pay”, quindi bisogna cliccare “Aggiungi carta di credito o debito”.

Per aggiungere la carta Pleo a Google Pay, invece, bisogna andare su “Le mie carte” nell’app Pleo, toccare “Aggiungi a Google Pay” e seguire le istruzioni. Oppure bisogna andare sull’app di Google Pay, scorrere verso destra e selezionare “Aggiungi un metodo di pagamento”.

2. Chilometraggio

Con Pleo è ancora più semplice calcolare le spese per un viaggio. Per calcolare le spese del combustibile bisogna semplicemente impostare il punto di partenza e di arrivo di un viaggio direttamente dall’app.

Per gli acquisti si può utilizzare la carta Pleo, poi l’azienda riceverà una notifica istantanea sull’app. A questo punto occorre scattare una fotografia della ricevuta e aggiungere eventuali dettagli rilevanti tramite l’app.

La funzionalità di rimborso spese Pocket, inoltre, calcola, per i viaggi di lavoro, la distanza e il costo del carburante. L’app permette anche di rimborsare i membri del team dalle spese di carburante che hanno anticipato attraverso rimborsi rapidi e conformi alle normative.

Per utilizzare la procedura di rimborso bisogna seguire i seguenti passaggi:

• aggiungi un viaggio: accedi all’app e tocca il pulsante + sulla pagina delle “Spese“. Qui appare, tra gli indirizzi suggeriti, la sede della tua azienda;
• modifiche a un viaggio: si possono modificare la data, la distanza, addirittura la tariffa per chilometraggio e così tutti i membri dell’azienda visualizzeranno la stessa tariffa;
• creazione di una ricevuta: inseriti i dettagli, sull’app si crea una ricevuta che indica la data, gli indirizzi di partenza e destinazione, la distanza, la tipologia di veicolo, la tariffa e l’importo;
• classificazione del rimborso: il saldo Pocket indica l’importo a debito tra il dipendente e l’azienda. Questo si aggiorna ogni volta che verrà aggiunta una spesa di chilometraggio.

3. Controllo delle spese

L’app consente di impostare i limiti di spesa personalizzati, di approvare le spese a fasi multiple e di gestire il budget aziendale.

Gli strumenti per il controllo delle spese sono i seguenti:

• autorizzazioni: con le autorizzazioni flessibili si evitano le spese indesiderate impostando limiti di spesa su base mensile, individuale o per singolo acquisto e scegliendo anche in che modo rimborsare i dipendenti, in modo da mantenere il pieno controllo sul flusso di cassa;
• approvazioni: si possono creare flussi di approvazione trasparenti che garantiscono la corretta rendicontazione delle spese;
• correzioni: in caso di errori vi sono alcune misure di sicurezza che permettono di bloccare (o sbloccare) facilmente le carte, in modo da impedire eventuali acquisti sospetti;
• visibilità: l’app fornisce tutti i dati e tutte le informazioni sugli acquisti in tempo reale.

Ma oltre a questi strumenti, per organizzare al meglio la contabilità ci sono anche altri strumenti utili, come tag e budget.

4. Tag e budget

Altri strumenti che facilitano la gestione delle spese sono i budget e i tag. Infatti, con i budget si possono mantenere le spese aziendali ordinate. Creando un tag inoltre, si può assegnare un budget specifico per le spese. L’app informerà l’azienda quando si sarà raggiunto il 75% e il 100% del budget, oppure se il budget viene superato, in modo da limitare le spese del team.

Gli strumenti sono i seguenti:

• tag e categorie: i dipendenti aggiungono tag e categorie alle spese per fornire al team finanziario maggiori dettagli sulle spese;
• budget: per evitare cattive sorprese, è possibile destinare un certo budget a un determinato progetto o evento;
• esportazioni: si possono asportare facilmente i dati direttamente al sistema contabile;
• analisi: con questo strumento si possono monitorare il numero di utenti Pleo attivi e le spese effettuate.

Carte di pagamento Pleo

Le carte di pagamento che si possono richiedere per il team sono sia virtuali che fisiche. Quelle virtuali vengono emesse in pochi secondi, in modo da permettere ai membri del team di iniziare a utilizzarle da subito.

Le carte aziendali si possono usare per pagare qualsiasi acquisto regolarmente effettuato dal dipendente. Ogni volta che un membro del team effettua un acquisto, riceve un promemoria che gli ricorda di scansionare la ricevuta e inserire i dettagli di spesa necessari. In questo modo l’azienda può tracciare facilmente l’acquisto e registrarlo nelle scritture contabili.

Le caratteristiche delle carte Pleo sono:

• fino all’1% di cashback per ogni pagamento con le carte aziendali;
• limiti di spesa individuali: l’azienda imposta limiti di spesa per dipendente o per singolo acquisto;
• gestione delle carte: dall’app l’azienda può richiedere, bloccare o annullare le carte dei membri del team in pochi click;
• circuito Mastercard per pagare in oltre 30 milioni di esercizi commerciali e ottenere la tutela offerta dalla politica Zero Liability di Mastercard;
• sicurezza: I servizi offerti hanno la certificazione Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) che garantisce la sicurezza del denaro e dei dati.

Quanto costa Pleo

I piani tariffari Pleo sono 3, e presentano costi e funzionalità differenti.

Il piano Starter è gratuito fino a tre utenti, ed è pensato per imprenditori e micro imprese che vogliono automatizzare la gestione delle spese. Incluse nel piano ci sono:

• carte aziendali Pleo (fisiche/virtuali);
• monitoraggio in tempo reale delle spese;
• note spese automatizzate;
• integrazioni con diversi sistemi contabili;
• Apple Pay e Google Pay.

Il piano Essential parte da 39 euro al mese (45 euro con fatturazione mensile) e include tre utenti e fino a 11,5 € per utente aggiuntivo al mese. I vantaggi inclusi sono i seguenti:

• cashback dello 0,5%;
• limiti di spesa per utente o per acquisto;
• dashboard con analisi delle spese;
• revisione delle spese per team;
• rimborso dei dipendenti con o senza carte Pleo;
• rimborso delle spese in contanti e di quelle relative al chilometraggio;
• gestione degli abbonamenti aziendali;
• supporto in tempo reale via chat.

Infine, l’ultimo piano tariffario è il piano Advanced, a partire da 79 euro al mese (89 euro con fatturazione mensile) con tre utenti inclusi, fino a 13,5 € per utente aggiuntivo al mese. Il piano include i seguenti vantaggi:

• cashback dell’1%;
• accesso all’Open API;
• Single Sign-On basato su SAML;
• supporto telefonico, via chat e via e-mail;
• sessione di inserimento assistito;
• customer success manager dedicato.

Pleo – Domande frequenti