PEC obbligatoria a partire dal 6 luglio: ecco come prepararsi

• La PEC è diventata obbligatoria per tutte le imprese in seguito alla conversione del Decreto Legge 179/2012 nella Legge 221/2012.
• La PEC, o Posta Elettronica Certificata, è una posta elettronica che permette di inviare e ricevere messaggi che hanno lo stesso valore legale di una raccomandata A/R.
• A partire dal 6 luglio 2023 la PEC sarà quasi obbligatoria per tutti, per poter ricevere le comunicazioni dalla Pubblica Amministrazione.

La PEC è uno strumento digitale indispensabile e utilissimo per agevolare le comunicazioni tra privati, enti e aziende, ma in alcuni casi è anche obbligatoria. Infatti, a partire dal 2020 sono previste delle vere e proprie sanzioni per quei soggetti obbligati ad avere una PEC, ma che ancora non l’anno aperta.

La PEC è una casella di posta elettronica, chiamata Posta Elettronica Certificata, che permette di inviare messaggi e comunicazioni che hanno lo stesso valore legale delle raccomandate con ricevuta di ritorno, o raccomandate A/R.

A partire dal 6 luglio 2023 la PEC diventa quasi obbligatoria per tutti i cittadini, per ricevere comunicazioni importanti su detrazioni, cartelle esattoriali, multe e così via. In questa guida vedremo da quando e per chi è obbligatoria la PEC e quali sono le sanzioni previste per i soggetti che non rispettano tale obbligo.

PEC: cos’è e come funziona

La PEC, o Posta Elettronica Certificata, è una casella di posta speciale che corrisponde alla raccomandata con ricevuta di ritorno in versione digitale. In più, questo strumento presenta numerosi vantaggi.

Prima di tutto si tratta di un vero e proprio strumento di comunicazione, sicuro e versatile, utilizzato da professionisti, enti della Pubblica Amministrazione, aziende e cittadini privati.

In questo modo è ancora più semplice comunicare con enti, aziende e privati attraverso email che hanno il medesimo valore legale delle tradizionali raccomandate A/R.

Al contrario della posta elettronica ordinaria, la PEC offre il vantaggio di certificare data e ora, sia di spedizione che di consegna. Ciò garantisce sempre l’identità di mittente e destinatario.

In più, questo strumento si avvale di avanzati sistemi di sicurezza antivirus e antispam, in modo da garantire la certezza del contenuto rendendo impossibile alcun tipo di modifica al messaggio o agli allegati durante la trasmissione tra mittente e destinatario.

Come creare una PEC?

Per attivare una nuova casella di Posta Elettronica Certificata bisogna seguire una procedura molto semplice, simile a quella prevista per aprire una tradizionale casella di posta elettronica.

Tuttavia, occorre fare attenzione a creare la nuova PEC scegliendo tra i provider o gestori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Quest’ultimo è l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali come PEC, firma digitale e marca temporale.

Una volta inseriti i dati anagrafici, caricati i documenti di identità e specificato se la casella di PEC è richiesta da un’impresa, una persona giuridica o un privato cittadino, si può infine procedere al pagamento.

Infatti, si tratta di un servizio a pagamento, ma che prevede costi irrisori che variano in base al provider scelto e alle funzionalità richieste. Il prezzo del servizio è economico perché generalmente è pari a circa due raccomandate cartacee.

Quando la PEC è obbligatoria

In Italia il processo verso la digitalizzazione è partito molti anni fa, ma solamente di recente è stato attuato un piano concreto che ha portato all’obbligo di adottare strumenti come la PEC.

Infatti, già dal 2009 alcuni soggetti avevano l’obbligo di dotarsi di PEC ma solamente dal 1° ottobre 2020 non è più consentito fare impresa senza avere una “sede virtuale” sul web.

Le cose sono cambiate, infatti, con l’emanazione dell’articolo 37 del Decreto Semplificazioni (Dl 76/2020, convertito in via definitiva dalla Camera.

Oggi, infatti, nel Registro delle Imprese si trova il campo “domicilio digitale”. Si tratta di un concetto più ampio che va oltre la casella di Posta Elettronica Certificata. Infatti, il domicilio digitale è stato introdotto nel Codice dell’amministrazione digitale con il Dlgs 217/17 e include, oltre alla Pec, anche i servizi elettronici di recapito certificato qualificato (Serc).

Per la legge italiana, l’obbligo di possedere la PEC è stato introdotto per:

• le Pubbliche Amministrazioni a partire dal 2009;
• i professionisti iscritti all’Albo di appartenenza a partire dal 2009;
• le nuove società di persone a partire dal 2009;
• le società di persone già costituite a partire dal 2011;
• le partite IVA e le ditte individuali, compresi gli artigiani a partire dal 2013.

Tra le Partite IVA esenti da tale obbligo sono quelle assoggettate al regime forfettario e non iscritte in albi professionali.

Con gli articoli 16 D.L. n. 185/2008, 5 D.L. n. 179/2012 e 37 D.L. 76/2020, è stato sancito, quindi, che la Posta Elettronica Certificata è obbligatoria per:

• Pubbliche Amministrazioni;
• imprese;
• società;
• ditte individuali;
• liberi professionisti iscritti ad un Albo professionale.

Infatti, la legge 120/2020 “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitali” del Decreto Semplificazioni stabilisce che tutte le imprese individuali e le società che non hanno comunicato al Registro Imprese il proprio indirizzo casella PEC entro il 1° ottobre 2020, sono obbligate a regolarizzare la propria posizione attraverso la comunicazione telematica al Registro Imprese competente per territorio.

1. Ditte individuali e società

Vediamo nel dettaglio in quali casi e perché è obbligatoria la PEC. Nonostante l’obbligo per le nuove società di dichiarare la casella PEC all’atto dell’iscrizione al Registro Imprese fosse stato istituito dal 2009, solamente nel 2020 è entrato ufficialmente il vigore. 

La PEC per imprese e professionisti è necessaria per effettuare numerose operazioni, come:

• partecipare a bandi, gare d’appalto e concorsi;
• comunicare con Enti della Pubblica Amministrazione;
• compilare questionari e indagini ISTAT;
• trasmettere documenti riservati in sicurezza;
• inviare e ricevere fatture elettroniche a e da fornitori e clienti;
• convocare consigli, giunte e assemblee;
• semplificare lo scambio di informazioni tra le sedi operative;
• gestire le comunicazioni ufficiali all’interno di reti di imprese o commerciali;
• inviare gli stipendi ai dipendenti.

2. Partite Iva forfettarie

Come abbiamo anticipato, solamente le Partite IVA in regime forfettario non sono obbligate a possedere una PEC.

Tuttavia, molti dei soggetti appartenenti a queste categorie hanno attivato ugualmente l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata. Questo è dovuto al fatto che si tratta di uno strumento utile che permette di semplificare drasticamente la gestione dell’attività, consentendo di inviare messaggi con valore legale direttamente dal proprio PC.

Ma vi sono anche Partite Iva forfettarie che sono obbligate ad avere la PEC. Infatti, la PEC è obbligatoria per le Partite Iva forfettarie che sono iscritte:

• ad un albo professionale;
• alla Camera di Commercio.

3. Partite Iva iscritte ad un Ordine

A partire dal 2009 è previsto l’obbligo di avere una PEC per i professionisti che sono iscritti ad un Ordine professionale.

Oltre alle sanzioni che vedremo di seguito, i professionisti che non si dotano di indirizzo PEC rischiano la sospensione. Professionisti come avvocati, commercialisti, giornalisti, e così via, devono necessariamente munirsi di un indirizzo PEC e comunicarlo al proprio Ordine.

Alcuni Ordini hanno stipulato convenzioni particolari con i provider che propongono servizi di PEC, per semplificare le procedure per abilitare questo indirizzo mail.

4. Associazioni

Per quanto riguarda le organizzazioni di volontariato e le associazioni di promozione sociale che intendono iscriversi al Registro Unico del Terzo Settore, anche per loro vale l’obbligo di dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC).

Infatti, gli strumenti digitali come PEC, SPID e firma digitale permettono alle organizzazioni non profit per dialogare con il nuovo Registro unico del Terzo settore.

5. Pubbliche Amministrazioni

L’obbligo della PEC vale anche per le pubbliche amministrazioni. Tale obbligo è sancito dalla legge 2/2009.

Infatti, non solo la PEC è obbligatoria per le PA, ma è anche utile per comunicare con il cittadino e le aziende in modo veloce e sicuro.

6. Soggetti privati

Come abbiamo visto, per i privati cittadini la PEC non è obbligatoria, anche se sono sempre di più le persone che decidono di utilizzare questo strumento. Infatti, per i cittadini privati la Posta Elettronica Certificata è uno strumento molto utile nei seguenti casi:

• inviare documenti alla Pubblica Amministrazione;
• disdire contratti fornitura di servizi e polizze assicurative;
• inviare e ricevere documenti di lavoro;
• inviare e ricevere comunicazioni condominiali;
• ricevere e visualizzare fatture elettroniche;
• partecipare a concorsi pubblici;
• registrare atti tra privati.

PEC obbligatoria per tutti dal 6 luglio 2023

Secondo le più recenti misure di digitalizzazione, la PEC potrebbe diventare obbligatoria a partire dal 6 luglio 2023 per tutti, o almeno è consigliata per tutti i cittadini italiani. Questo perché grazie all’introduzione dell’Inad, Indice Nazionale dei Domicili Digitali, tutte le comunicazioni con la PA diventano digitali.

Tutti quindi possono adottare una PEC per ricevere dal fisco diversi tipi di comunicazioni: dalle informazioni su detrazioni e deduzioni alle cartelle esattoriali, e tutto ciò che riguarda il fisco. Di fatto questo sistema allontana le diverse comunicazioni dalla classica raccomandata.

La Posta Elettronica Certificata è infatti uno dei mezzi più sicuri per trasmettere comunicazioni rilevanti ai cittadini, per cui presto la classica raccomandata sarà superata, a favore di questo mezzo digitale.

PEC obbligatoria: le sanzioni

A partire dal 2020 la PEC è diventata obbligatoria per alcuni soggetti, e il mancato rispetto di tale obbligo è sanzionabile.

Secondo quanto stabilito dalla normativa, se i soggetti obbligati ad avere una PEC ancora non hanno attivato il servizio, in tal caso è prevista l’assegnazione d’ufficio di un nuovo e diverso domicilio digitale oltre ad una sanzione amministrativa.

La sanzione amministrativa è prevista dagli articoli 2630 (in misura raddoppiata per la società) e 2194 del codice civile (in misura triplicata per le imprese individuali).

L’importo della sanzione è:

• dai 206 ai 2.064 € per le società;
• dai 30 ai 1.548 € per le imprese individuali.

Come abbiamo visto nel paragrafo dedicato, per i professionisti che non dispongono di PEC il rischio è anche quello della sospensione dall’Ordine.

PEC obbligatoria – Domande frequenti