PEC aziendale: cos’è, chi può richiederla, come aprirla

• La PEC aziendale, o Posta Elettronica Certificata, permette alle aziende di inviare email dallo stesso valore legale di una raccomandata A/R.
• Per ottenere la PEC aziendale bisogna rivolgersi ai gestori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID).
• Aprire una PEC aziendale è obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni, le imprese, le società, le ditte individuali e i liberi professionisti iscritti ad un Albo professionale.

Quando si avvia un’attività, uno dei passaggi cruciali da compiere è quello di aprire la PEC aziendale. La Posta Elettronica Certificata aziendale è uno degli elementi necessari per la digitalizzazione aziendale.

Aprire una PEC è obbligatorio per tantissimi tipi di attività, dalle Pubbliche Amministrazioni alle ditte individuali, ma anche per le società e i liberi professionisti.

Per aprire una PEC dedicata all’azienda, quest’ultima deve scegliere uno tra i gestori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale, anche nota semplicemente come AgID. Ma a cosa serve la PEC aziendale e come si apre? Continua a leggere la nostra guida per scoprirlo.

Cos’è la PEC aziendale

Oggi le aziende sono tenute a dotarsi di alcuni strumenti digitali per rendere più efficienti i processi e i flussi aziendali. Tra questi strumenti c’è la Posta Elettronica Certificata aziendale, anche nota semplicemente come PEC, che rappresenta il cosiddetto domicilio digitale.

Infatti, il domicilio digitale rappresenta un indirizzo virtuale che sostituisce il recapito fisico a cui la Pubblica Amministrazione invia le comunicazioni ufficiali.

La PEC è un particolare tipo di posta elettronica, sicura, economica e veloce, che permette alle aziende e ai privati di inviare email che hanno lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, o raccomandata A/R.

Infatti, proprio come per la raccomandata con ricevuta di ritorno, l’azienda che invia un messaggio di posta elettronica certificata, ha il modo di attestare la data dell’invio della comunicazione e la possibilità di sapere se il suo messaggio è arrivato a destinazione. Ma, a differenza delle classiche raccomandate A/R, i messaggi trasmessi via PEC sono gratuiti in quanto la PEC non prevede costi di invio.

Tuttavia, a differenze delle PEC personali, la PEC aziendale è aperta dalla stessa azienda ed è utilizzata unicamente per le comunicazioni di quest’ultima.

Affinché il messaggio PEC vada a buon fine, è necessario che sia mittente, sia il destinatario siano entrambi in possesso di casella di PEC presso uno dei gestori autorizzati dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Sul portale INI-PEC, del Ministero dello Sviluppo Economico, vengono messi a disposizione degli utenti tutti gli indirizzi PEC dei professionisti e delle imprese italiane. Invece, l’IPA è la banca dati degli indirizzi PEC della Pubblica Amministrazione, e anche questa è di libera consultazione.

PEC aziendale e posta elettronica ordinaria: le differenze

Al contrario della Posta Elettronica ordinaria, la Posta Elettronica Certifica permette di fare ulteriori operazioni attraverso gli avanzati sistemi di sicurezza antivirus e antispam presenti nel sistema.

Infatti, la PEC garantisce la certezza del contenuto rendendo impossibile, in fase di trasmissioni, la modifica al messaggio o degli eventuali allegati.  

La PEC, inoltre, certifica l’invio, l’integrità e l’avvenuta consegna del contenuto della email, e vige in tutti i passaggi un vincolo di segretezza come quello riconosciuto dalla Costituzione per la corrispondenza tradizionale.

Un’altra differenza riguarda, poi, il costo della PEC. Infatti, la posta elettronica tradizionale è sempre gratuita, mentre la maggior parte dei gestori per l’identità digitale prevedono un costo annuo per mantenere attiva la PEC.

A cosa serve la PEC aziendale

La PEC aziendale, quindi, consente alle aziende di inviare una email con lo stesso valore legale di una raccomandata A/R. In questo modo viene garantita così la prova dell’invio e della consegna. In più, utilizzando la PEC, le informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna del messaggio saranno conservate dal gestore per 30 mesi.

La PEC aziendale si può utilizzare per tante casistiche, come:

• la partecipazione a bandi, gare d’appalto e concorsi;
• comunicare con Enti della Pubblica Amministrazione;
• l’invio di documenti riservati;
• l’invio e la ricezione di fatture elettroniche;
• la convocazione di consigli, giunte e assemblee;
• semplifica lo scambio di informazioni nelle realtà aziendali con più di una sede operativa;
• la gestione delle comunicazioni ufficiali all’interno di reti di imprese o commerciali;
• l’invio degli stipendi ai dipendenti.

Come aprire la PEC aziendale

La PEC può essere aperta esclusivamente dai gestori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali. Di questi fanno parte non solo la PEC, ma anche la firma digitale e la marca temporale.

Sul sito ufficiale Agid.gov.it si trova l’elenco aggiornato dei gestori PEC, che sono:

• Actalis S.p.A.;
• Aruba PEC S.p.A.;
• Cedacri S.p.A.;
• Consiglio Nazionale del Notariato;
• IN.TE.S.A. S.p.A.;
• Infocert S.p.A.;
• Intesi Group S.p.A.;
• Irideos S.p.A.;
• ITnet S.r.l.;
• Namiral S.p.A.;
• Notartel S.p.A.;
• Poste Italiane S.p.A.;
• Regione Marche;
• Register S.p.A.;
• Sogei – Società Generale d’Informatica S.p.A.;
• Telecom Italia Trust Technologies S.r.l.;
• TWT S.p.A.;
• Università degli studi di Napoli Federico II.

La procedura per attivare una casella di Posta Elettronica Certificata non è molto diversa da quella prevista per aprire un semplice indirizzo di posta elettronica.

Tuttavia, per poter utilizzare il servizio PEC, bisogna collegarsi al sito di uno dei gestori riconosciuti dall’AgID, inserire i dati anagrafici, caricare un documento di identità e specificare se la casella di PEC è richiesta per conto di un’impresa, una persona giuridica o se invece verrà utilizzata da un privato cittadino.

Una volta completata l’operazione di registrazione e di pagamento sarà possibile accedere alla propria casella PEC, inviare e ricevere messaggi.

Ma conosciamo nel dettaglio due dei più famosi gestori di Identità Digitale.

PEC aziendale Aruba

Aruba PEC S.p.A. è una società nata nel 2006 come Gestore Certificato accreditato presso l’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) e presente nell’elenco pubblico dei gestori di Posta Certificata.

Sono tre le opzioni proposte da Aruba:

• PEC Standard (a partire da €5/anno): una soluzione economica con 1 GB di spazio, l’app Aruba e la verifica in due passaggi;
• PEC Pro (a partire da €25/anno): con funzionalità aggiuntive, maggiore spazio di archiviazione e notifiche SMS;
• PEC Premium (a partire da €40/anno): più costosa ma con oltre 8 GB di spazio e spazio aggiuntivo illimitato.

Per le aziende dedica, inoltre, un’offerta business che comprende Caselle PEC multiutenza, la Newsletter PEC e il PEC supervisore.

PEC aziendale Poste Italiane

Poste Italiane offre un servizio di Posta Elettronica Certificata economica attivabile direttamente online, proprio come Aruba.

Il servizio, pensato per società e professionisti, è accessibile sia tramite webmail che dal pc.

L’offerta, a partire da €5,50/anno, include 2 GB di spazio e il dominio delle Poste.

PEC aziendale: obbligo e sanzioni

Gli articoli 16 D.L. n. 185/2008, 5 D.L. n. 179/2012 e 37 D.L. 76/2020 stabiliscono che è obbligatorio aprire la PEC aziendale per i seguenti soggetti:

• Pubbliche Amministrazioni;
• Imprese;
• Società;
• Ditte individuali;
• Liberi professionisti iscritti ad un Albo professionale.

Le società possono avere anche più di una casella PEC aziendale. Infatti, la Legge non impone un numero massimo di indirizzi PEC che un’azienda può possedere.

L’esistenza di un obbligo presuppone anche una sanzione in caso di violazione. Questo aspetto è disciplinato dal D.L. 16 luglio 2020 n. 76 (Decreto Semplificazioni), convertito con modificazioni dalla legge 11 settembre 2020, n. 120, che prevede le sanzioni a carico dei soggetti che non comunicano il proprio domicilio digitale al Registro Imprese o all’Ordine professionale di appartenenza.

All’articolo 37 del Decreto Semplificazioni si evince che a partire dal 1° ottobre 2020 tutte le imprese individuali e le società che non hanno comunicato al Registro Imprese il proprio indirizzo casella PEC hanno l’obbligo di regolarizzare la propria posizione tramite comunicazione telematica al Registro Imprese competente per territorio.

In caso di mancata comunicazione viene assegnato d’ufficio un nuovo e diverso domicilio digitale e si applicheranno le sanzioni in misura raddoppiata per le società e triplicata per le imprese individuali.

Quindi, le sanzioni consistono in:

• dai 206 ai 2.064 euro per le società;
• dai 30 ai 1548 euro per le imprese individuali.

Per i professionisti iscritti ad un albo, l’Ordine di appartenenza è incaricato a trasmettere una diffida ad adempiere entro 30 giorni dal ricevimento della stessa. In caso di mancata ottemperanza, l’Ordine può sospendere il professionista dall’Albo fino alla comunicazione del domicilio digitale.

Quanto costa la PEC aziendale

In genere il la PEC è sempre a pagamento. Infatti, per aprire una casella di Posta Elettronica Certificata, come nel caso di Aruba o di Poste Italiane, è previsto un costo annuale, una sorta di abbonamento, a partire dai 5 euro annui. Il costo varia in base a diversi fattori, tra cui:

• il gestore;
• il tipo di attività per cui si apre la PEC;
• lo spazio di archiviazione.

In alcuni casi, vi sono gestori che offrono la PEC gratuita per un periodo di tempo limitato, che in genere non supera i sei mesi.

PEC aziendale: i vantaggi

È vero, la PEC è obbligatoria per le aziende e per i professionisti, ma offre una lunga serie di vantaggi. Ecco alcuni esempi:

• è sicura: sfrutta un sistema complesso e sicuro che rispetta le regole e i requisiti imposti dall’AgID;
• è economica: la PEC prevede un pagamento annuo contenuto, mentre la tradizionale raccomandata A/R ha un costo sul singolo invio;
• è ecosostenibile: la digitalizzazione della comunicazione nelle aziende comporta un minor utilizzo di carta stampata e non necessita del trasporto fisico;
• è sempre disponibile: è possibile inviare, ricevere e controllare i messaggi in ogni momento anche da smartphone;
• è semplice da usare: la casella PEC è molto simile alla casella di posta elettronica ordinaria. In pochi click si possono inviare comunicazioni che hanno lo stesso valore legale della raccomandata A/R, basta avere una buona connessione ad internet.

PEC aziendale – Domande frequenti