PandaDoc recensione: cos’è, come funziona, costi e vantaggi

• PandaDoc è un software di gestione dei documenti basato su cloud che supporta gli utenti a creare proposte, preventivi, documenti, contratti e altro ancora.
• PandaDoc ha quattro diversi piani tariffari, con piani mensili o annuali. Gli abbonamenti annuali ti permettono di risparmiare fino al 34%.
• Con PandaDoc è anche possibile apporre la firma elettronica ai documenti e poterli archiviare e organizzare.

Le aziende quotidianamente hanno a che fare con documenti di vario tipo: dai preventivi ai contratti e tanto altro ancora. Ad oggi esiste un software per tutto, e per la gestione dei documenti c’è PandaDoc, un software basato su cloud che permette di creare, personalizzare e gestire i documenti.

Il software è disponibile in quattro diversi piani tariffari, con la possibilità di pagare mensilmente, o con un risparmio fino al 34%, annualmente.

Il programma offre anche diverse integrazioni con altri software come PayPal, Google Drive e Zapier per ottimizzare il processo di lavoro. Continua a leggere la nostra recensione per conoscere quali sono le funzionalità incluse, i prezzi, i vantaggi e gli svantaggi della piattaforma. 

Cos’è e come funziona PandaDoc

PandaDoc è definito come un software per la gestione dei documenti basato sul cloud. Il programma supporta gli utenti nella creazione, personalizzazione, gestione e archiviazione dei documenti.

Si tratta di un software pensato per i team di vendita e di marketing, ma anche per i dirigenti d’azienda. È, infatti, possibile creare preventivi, proposte, ma anche stipulare contratti e firmarli con la firma elettronica.

L’obiettivo di questa piattaforma è quello di ottimizzare il flusso di lavoro e la gestione aziendale anche attraverso le integrazioni con altri software. Grazie alle funzionalità incluse nel software, l’utente può:

• semplificare la creazione delle proposte;
• creare preventivi personalizzati;
• stipulare contratti;
• utilizzare le firme elettroniche integrate;
• raccogliere informazioni e documenti;
• effettuare i pagamenti online conseguenti alla firma di un contratto.
• creare tabelle di prezzo per soddisfare le esigenze specifiche dell’azienda.

Il software è disponibile anche per smartphone e tablet scaricando l’app da Google Play o dall’Apple Store. Per inviare documenti a destinatari italiani e non, il software permette di modificare la lingua di visualizzazione del destinatario. Le lingue disponibili ad oggi sono:

• olandese;
• inglese;
• francese;
• tedesco;
• polacco;
• spagnolo;
• svedese.

Tuttavia, non è disponibile la lingua italiana per l’interfaccia del tool.

PandaDoc: funzionalità

Una volta completata la registrazione a PandaDoc, l’utente personalizza l’account in base alle specifiche esigenze aziendali. Si può procedere, poi, a caricare proposte precedenti o scegliere uno dei modelli di PandaDoc per personalizzare i documenti.

I modelli di PandaDoc sono suddivisi in categorie, che vanno dal marketing fino alle risorse umane. È, inoltre, possibile tenere traccia di tutti i documenti nella scheda Documenti, che tiene memoria dello stato delle proposte, e quindi se sono in corso, inviate, scadute o visualizzate.

Con una libreria di contenuti si possono conservare le proposte già create per un utilizzo futuro, in modo da avere una maggiore coerenza del marchio.

Con la funzione Catalogo si automatizza la determinazione del prezzo dei preventivi e delle proposte. La tabella dei prezzi preconfigura articoli e prezzi durante la digitazione dei documenti.

Il software invia anche avvisi in tempo reale per avvertire l’utente ogni volta che si accede a un documento o quando è stata apposta una firma. PandaDoc include anche numerose integrazioni con applicazioni di terze parti come:

• Pipedrive;
• PayPal;
• Soho;
• Stripe;
• Google Drive;
• HubSpot;
• Quickbooks Payments.

Tra le varie integrazioni c’è anche quella con Zapier, per ottimizzare il tuo flusso di lavoro, accedendo ad applicazioni come:

• Google Sheets;
• Slack;
• Microsoft OneDrive;
• Freshbooks;
• Monday.com.

Con l’API PandaDoc l’utente raccoglie e archivia in modo sicuro le firme e personalizza i documenti di proposta. Ma vediamo nel dettaglio come funzionano due delle principali funzionalità incluse nel software: la firma elettronica e la creazione di preventivi digitali.

Firma elettronica

Tra le funzionalità che caratterizzano questo software c’è la firma elettronica. Ciò offre agli utenti la possibilità di firmare contratti elettronicamente da qualsiasi parte del mondo in modo semplice e sicuro.

In più, l’audit trail integrato offre un ulteriore livello di sicurezza della firma elettronica, fornendo la prova di chi ha firmato il documento e quando.

La tecnologia software di firma elettronica di PandaDoc è legalmente vincolante, ESIGN e  conforme a UETA. Inoltre, il software fornisce un certificato elettronico con ogni firma elettronica che verifica la legittimità di un documento.

I file su cui è possibile apporre la firma elettronica con il software sono:

• file Excel;
• file PDF;
• PNG;
• JPG;
• PowerPoint;
• Documenti Word.

Preventivi digitali

Un’altra funzionalità molto interessante del tool è la creazione di preventivi digitali. Il software mette a disposizione numerosi modelli da personalizzare.

Inoltre, per personalizzare i preventivi, gli utenti possono utilizzare il catalogo prodotti o estrarre automaticamente i dati dal CRM.

Con questo strumento è possibile risparmiare tempo per la creazione di questo tipo di documento, ma mantenere comunque un alto grado di personalizzazione.

Quanto costa PandaDoc: i piani tariffari

I piani tariffari di PandaDoc sono quattro e hanno costi diversi:

• Free eSign: gratuito;
• Essentials: da 19$ al mese con pagamento annuale (o 29$ con pagamento mensile);
• Business: da 49$ al mese per utente con pagamento annuale (o 59$ con pagamento mensile);
• Enterprise: prezzo su richiesta.

Il piano più economico è indubbiamente quello gratuito, il Free eSign, che consente di caricare, inviare e riscuotere pagamenti per tutti i documenti. Include l’upload di documenti illimitati e firme elettroniche legalmente vincolanti. È possibile, quindi, riscuotere i pagamenti tramite il piano gratuito e utilizzare l’app mobile.

Con il piano Essentials, invece, l’abbonato ha accesso a tutte le funzionalità del piano gratuito con i modelli di proposta di PandaDoc e le funzioni dell’editor drag-and-drop. In questo piano è inclusa anche l’analisi dei documenti, per tenere traccia di tutte le proposte.

Il piano Business include tutte le funzionalità del piano Essentials più l’accesso alle integrazioni CRM, una libreria di contenuti e un marchio personalizzato. Gli utenti del piano Business hanno a disposizione anche integrazioni Zapier e possono inviare in blocco le loro proposte.

Per il piano Enterprise, gli utenti dovranno contattare PandaDoc per negoziare un prezzo. Questo piano include ruoli utente personalizzati e supporto SSO con Enterprise, oltre ad un numero illimitato di aree di lavoro e API del team.

Tutti i piani sono disponibili con una prova gratuita di 14 giorni e supporto via email e chat 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

PandaDoc è sicuro?

Per quanto concerne la sicurezza dei dati, PandaDoc è conforme a SOC 2 Tipo 2. In più, il software esegue regolarmente controlli esterni per garantire che la sicurezza sia ai massimi livelli.

Tutti i dati degli utenti vengono crittografati come in transito e inattivi, e quindi archiviati in un cloud conforme a SOC, FISMA e PCI DSS di livello 1.

Questo programma è ideale per chi deve conservare e modificare documenti a livello aziendale, sia perché ne semplifica i passaggi sia per la sua sicurezza.

PandaDoc: vantaggi e svantaggi

I vantaggi di PandaDoc sono:

• ha un’interfaccia utente intuitiva e una dashboard pulita facile da navigare anche per i principianti;
• prevede un piano gratuito con funzionalità utili come le firme elettroniche gratuite;
• offre ottime funzionalità di trascinamento della selezione che semplificano il processo di creazione della proposta;
• propone centinaia di modelli già pronti per creare proposte in pochi minuti;
• offre una funzione del catalogo che aiuta i team a trovare il prezzo giusto per le proposte da inviare;
• la funzione di firma elettronica può essere aggiunta a proposte e contratti;
• le funzionalità di analisi e tracciamento che ottimizzano il flusso di lavoro;
• si possono inviare documenti in altre lingue come olandese, inglese, francese, tedesco, italiano, polacco, portoghese, spagnolo e svedese.

Tuttavia, la piattaforma presenta anche alcuni svantaggi, come:

• è previsto il pagamento di un abbonamento separato per ogni utente, di conseguenza gli account non possono essere condivisi tra i membri del team;
• l’app mobile è limitata al momento in termini di creazione di proposte;
• non è possibile modificare un documento dopo averlo inviato;
• alcune proposte tendono a finire nella posta indesiderata, prolungando il processo di firma del documento;
• al momento il software non è disponibile in lingua italiana.

PandaDoc – Domande frequenti