Nota spese: cos’è, come si compila e conservazione digitale

• I lavoratori dipendenti e i liberi professionisti possono presentare una nota spese alla propria azienda per ottenere un rimborso sulle somme anticipate per motivi aziendali.
• Nella nota spese si possono inserire le somme anticipate per un viaggio, una trasferta, un pernottamento in hotel o qualsiasi altra spesa sostenuta per svolgere impegni lavorativi.
• L’amministrazione, una volta verificate le informazioni e le spese inserite nella nota, effettua un rimborso al lavoratore nel limite del budget pattuito.

Un’azienda che collabora con un libero professionista o un collaboratore esterno potrebbe avvalersi di servizi aggiuntivi anche durante viaggi e trasferte di lavoro: in questi casi, grazie alla compilazione della nota spese, i lavoratori possono richiedere all’azienda un rimborso delle somme anticipate ai fini lavorativi.

Il rimborso spese consiste in un’entrata accessoria per il collaboratore, professionista o dipendente di azienda e prevede delle modalità di erogazione differenti in base alla tipologia di accordo, oltre a specifiche regole fiscali e di deducibilità.

Scopriamo cos’è e come funziona la nota spese, come si compila e cosa deve essere inserito all’interno, quali sono le regole, i limiti e gli obblighi per professionisti e collaboratori.

Cos’è la nota spese e a cosa serve

La nota di rimborso spese per dipendenti o professionisti è un documento redatto in forma cartacea o digitale che consente ai lavoratori di recuperare le somme anticipate, per esempio, per viaggi e trasferte aziendali.

La nota spese può riguardare somme anticipate dal libero professionista o dal lavoratore dipendente per la prenotazione del viaggio, dell’hotel, del trasporto e di qualsiasi altra spesa sostenuta per portare a termine un incarico aziendale. Liberi professionisti e lavoratori dipendenti devono conservare fatture e scontrini che possano confermare l’ammontare delle spese sostenute per poter ottenere il rimborso.

L’amministrazione aziendale, una volta verificata la correttezza delle informazioni inserite nella nota, procede con il rimborso nel limite del budget.

La presentazione della nota non è sempre necessaria: talvolta si preferisce effettuare un rimborso forfettario che prevede il pagamento da parte dell’azienda di un importo forfait stabilito in anticipo.

Nota spese professionista: quando è dovuto il rimborso

Per quanto riguarda un libero professionista, la nota di rimborso spese può riguardare una serie di costi sostenuti anticipatamente dal lavoratore per svolgere il proprio incarico professionale. In questi casi, l’azienda può agire in due modi:

• anticipare direttamente le somme necessarie al lavoratore;
• rimborsare successivamente le spese sostenute entro un certo budget.

Nel secondo caso, quindi, il libero professionista potrebbe essere chiamato a sostenere la spesa “in nome e per conto del cliente”, oppure richiedere un rimborso forfettario in fattura una volta terminata la prestazione.

In linea generale, si possono identificare tre differenti tipologie di rimborso spese per professionisti:

1. costi prepagati dal cliente, ovvero è il committente ad anticipare i fondi;
2. pagamenti effettuati “in nome e per conto del cliente”, cioè quando è il professionista a farsi carico dei costi e ad anticiparli;
3. spese sostenute dal professionista senza dichiarare che sono effettuate “in nome e per conto del cliente”.

La nota spese è necessaria, quindi, nel momento in cui è il professionista ad anticipare i costi per il committente o per il cliente.

Quali spese sono incluse nel rimborso

Come abbiamo visto, sono diverse le voci di spesa che un professionista può inserire nella nota di rimborso: si va dalle spese per il viaggio a quelle per l’alloggio, fino al trasporto pubblico, ove previsto dal contratto di collaborazione.

Un caso particolare riguarda gli spostamenti in automobile, il cui esborso si calcola sfruttando il rimborso spese chilometriche: se il lavoratore utilizza la propria vettura per spostarsi e il contratto di collaborazione prevede un rimborso in base ai chilometri percorsi, l’importo dello stesso viene calcolato facendo riferimento alle tabelle predisposte dall’ACI, l’Automobile Club d’Italia.

Non sono incluse nel rimborso, invece, le spese ordinarie sostenute dal professionista, che possono però essere oggetto di detrazione se previsto dalla propria posizione fiscale.

Per alcuni regimi fiscali, per esempio, è possibile ottenere una detrazione del 75% dell’importo anticipato per le spese di vitto e alloggio, ma solo se quest’ultimo non supera il 2% dei compensi percepiti durante l’anno.

Come si compila una nota spese: modello ed esempi

Non esiste un modello standardizzato per la compilazione della nota spese, ma spesso sono i datori di lavoro a fornire un modello Word o Excel per la richiesta di rimborso: in questi casi basta semplicemente compilare il documento avendo cura di specificare alcune informazioni essenziali.

Nel prospetto vanno inseriti i seguenti dati:

• dati dell’azienda, ovvero la ragione sociale e l’indirizzo dell’impresa alla quale si richiedo il rimborso delle spese;
• dati anagrafici del lavoratore, come nome, cognome, tipologia di rapporto (dipendente, consulente, collaboratore e così via);
• la data nella quale si sono sostenute le spese e luogo dove si è svolta la trasferta;
• tipologia e entità delle spese, cioè un elenco dettagliato di tutti i costi sostenuti e delle loro motivazioni (alloggio, pasti, spese di viaggio, ecc.);
• eventuali note aggiuntive, informazioni o chiarimenti in più sulle spese.

Alla nota spese vanno poi allegati gli scontrini e le ricevute delle spese sostenute affinché si possa fornire una prova concreta. Per la compilazione della nota spese è possibile utilizzare diversi strumenti che elenchiamo di seguito.

1. Rimborso spese scritto a mano

Probabilmente è il sistema meno conveniente, sia per il lavoratore sia per l’azienda, ma ci sono ancora alcuni liberi professionisti che preferiscono compilare il rimborso spese a mano.

Oltre che essere dispendioso in termini temporali, questo metodo è rischioso: in caso di errori nella compilazione o archiviazione, si possono ricevere multe salate dal Fisco.

2. Rimborso spese con Excel

Excel è il programma di Microsoft più utilizzato per la compilazione della nota spese, in quanto consente di automatizzare i calcoli e velocizzare il procedimento. Al contempo è semplicissimo da inviare all’amministrazione.

Se non hai tempo o voglia di creare un tuo “modello nota spese” su Excel, ne puoi scaricare uno online, ma dovrai comunque prestare attenzione nell’inserire le voci di spesa, in quanto solo i calcoli sono automatizzati, mentre tutta la procedura di compilazione e amministrazione è a discrezione del lavoratore e dell’amministrazione.

3. Rimborso spese con software dedicato

Se hai intenzione di rendere più veloce e semplice (e anche meno rischioso) il procedimento di compilazione e invio della nota spese, puoi affidarti ai numerosi software a disposizione dei professionisti.

Questi programmi, oltre a mettere a disposizione un modello nota spese ben preciso, ti agevolano anche nell’inserimento degli scontrini e delle fatture, andando a calcolare automaticamente il totale dei rimborsi a cui hai diritto a fronte delle spese anticipate.

Grazie ai software dedicati potrai anche consentire l’accesso del commercialista ai documenti digitalizzati e sfruttare numerose funzionalità aggiuntive.

Come vengono effettuati i rimborsi

L’iter della nota spese si compone di diversi momenti: la compilazione è solo la prima fase, ovvero quando il lavoratore compila la nota e la consegna all’amministrazione.

Successivamente sarà l’amministrazione a effettuare una revisione delle spese elencate nella nota, avendo cura di calcolare il totale dei rimborsi, che devono rientrare nel budget massimo previsto dall’azienda.

Una volta verificati i dati e le informazioni inserite, si procede con la registrazione della nota spese nella contabilità dell’azienda: l’ultima fase è quella del rimborso, che può avvenire in busta paga (per i dipendenti) oppure in fattura (per i lavoratori autonomi).

Dematerializzazione delle note spese: quando è possibile

Con il passaggio ai sistemi di conservazione digitale, le aziende oggi hanno diversi modi per dematerializzare le note spese. L’Agenzia delle Entrate recentemente è intervenuta sulla questione, precisando che ogni documento informatico importante a livello tributario deve essere conservato secondo criteri di immodificabilità, autenticità e integrità.

L’Agenzia con la risposta n. 142 del 2024¹ ha spiegato che le note spese possono essere dematerializzate nel rispetto delle norme di legge secondo il Codice dell’amministrazione digitale. Di fatto la procedura che permette di digitalizzare tutte le note spese è consentita dal fisco e permette di passare da una gestione cartacea delle spese aziendali ad una informatica.

Tuttavia questo passaggio deve mantenere immutate le caratteristiche del documento, consentendo anche l’applicazione di deduzioni e detrazioni quando sono previste per legge.

Nota spese – Domande frequenti

1. Risposta n. 142/2024, Agenzia delle Entrate ↩︎