Nota di credito per annullamento fattura: cos’è, come si compila e quando serve

• La nota di credito per l’annullamento della fattura è un documento contabile attraverso cui effettuare la rettifica di una fattura.
• Puoi utilizzare questo documento nel caso in cui hai commesso un errore, hai omesso uno sconto o devi restituire l’importo ricevuto per un reso.
• Come per le fatture elettroniche, la nota di credito deve essere effettuata in modo digitale utilizzando il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Correggere gli errori ed effettuare eventuali modifiche in un documento fiscale, sono azioni possibili grazie all’impiego di uno strumento che prende il nome di nota di credito per annullamento fattura. Puoi con questa soluzione rettificare l’importo da pagare, e annullare il documento fiscale, mantenendo la contabilità in maniera precisa e senza incorrere in sanzioni.

Inoltre, in questo modo eviterai di pagare più tasse rispetto al reale guadagno che hai ottenuto. Se hai aperto una Partita IVA sia come libero professionista, sia come impresa, potrai trovarti a compilare questo documento. Non sai come fare? In questa guida abbiamo inserito tutti le informazioni per creare una nota di credito con esempi pratici.

Nota di credito per annullamento fattura: cos’è

Il termine nota di credito per annullamento fattura fa riferimento a un documento contabile attraverso cui potrai modificarne uno già emesso in precedenza. È uno strumento a vantaggio del venditore, rispetto all’acquirente, inserito dal D.P.R 633/72.

Potrai utilizzarlo per correggere uno o più errori commessi nella compilazione della fattura o annullarla. Infatti, quando si parla di nota di credito, si fa riferimento ad un nuovo documento che andrà a correggere una variazione in negativo compiuta in quello precedente.

Ad esempio, immagina di aver compilato una fattura pari a 1.500€, mentre in base al contratto sottoscritto avresti dovuto ricevere un importo inferiore di 1450€. Grazie alla nota di credito potrai correggere l’errore, mantenendo la fattura di 1.500€ oppure annullandola.

Nota di credito, nota di debito e fattura: differenze

La nota di credito rientra nei sistemi delle note di variazioni, strumenti che ti permettono di effettuare delle modifiche anche minime in una fattura. Infatti,  in base alla normativa di legge, quando hai emesso questo documento fiscale non potrai modificarla.

Ciò vale per le fatture cartacee, ma anche per quelle elettroniche, obbligatorie dal 1° luglio 2022 per quasi tutte le Partite IVA. Al fine di evitare confusione devi distinguere tra due tipologie di variazioni:

• nota di debito;
• nota di credito.

Nel primo caso la variazione è in aumento. Ciò significa che hai emesso una fattura con un importo inferiore rispetto a quello concordato. Invece, nel caso della nota di credito, la variazione da effettuare è in diminuzione, quindi hai compilato un documento con un importo superiore a quello che dovevi ricevere dal compratore.

Qual è la differenza rispetto a una fattura ordinaria? Quest’ultima è un documento che attesta il tuo diritto a ricevere un importo di denaro per una prestazione avvenuta. Le note di credito vengono emesse solo se esiste già una fattura che deve essere modificata.

Quando emettere una nota di credito

La nota di credito non è obbligatoria. Però puoi emetterla solo se si presentano determinate circostanze. Ecco quali sono i casi in cui è prevista la sua compilazione:

• errore in fattura;
• mancata applicazione di uno sconto;
• rimborso di un prodotto;
• annullamento di un contratto.

L’errore in fattura è una cosa comune. Può essere di tipo formale o sostanziale. Nel primo caso immagina di disporre di una Partita IVA come freelance e di emettere una fattura sbagliando il nome della società o del cliente che ha richiesto i tuoi servizi, oppure il codice IVA. Questo è un semplice errore formale.

Invece l’errore sostanziale fa riferimento a elementi che andranno a definire l’importo da pagare e il calcolo dell’imponibile, ovvero vanno a variare anche la tassazione effettiva. È il caso in cui hai sbagliato ad applicare l’IVA oppure a indicare il totale corretto della fattura.

Potrai utilizzare la nota di credito anche se hai dimenticato di applicare uno sconto previsto dal contratto di vendita. Inoltre, questa variazione contabile può essere impiegata per i rimborsi. L’esempio tipico è se disponi di un e-commerce e devi restituire la somma per un prodotto difettoso, oppure con riferimento al diritto di recesso. Infine, potrai applicare la nota in fattura nel caso in cui vi è un rescissione di un contratto o per un annullamento.

Caratteristiche della nota di credito

Dal punto di vista formale, la nota di credito presenta caratteristiche molto simili ad una fattura ordinaria. Devi però indicare sul documento la voce “nota di credito“, che sin da subito la distingue rispetto al documento fiscale ordinario. Come compilarla? Risulta necessario inserire:

• data di emissione;
• numero progressivo;
• dati dell’emittente;
• dati del destinatario;
• tipologia di pagamento.

Inoltre, viene anche richiesta la descrizione della prestazione, per cui va specificato l’intero importo in caso di annullamento della fattura, oppure quello che dovrà essere rettificato, se effettui una modifica alla fattura precedente. Altri dati che dovrai inserire sono la modifica dell’IVA, della rivalsa e della ritenuta d’acconto:

• modifica della rivalsa INPS: la rivalsa INPS è una maggiorazione fino al 4% che puoi inserire in fattura, in quanto professionista iscritto alla Gestione Separata INPS, al fine di accantonare del denaro da utilizzare per versare i contributi IVS di fine anno. Devi quindi sottrarre l’importo pari al 4% indicandolo all’interno della nota di credito;
• rettifica IVA: lo stesso comportamento si deve tenere sull’importo IVA. Ciò vale ovviamente solo per quei regimi fiscali in cui è necessario indicare in fattura l’imponibile. Questo dovrà essere inserito in negativo nella nota di credito;
• ritenuta di acconto: in caso di presenza di una ritenuta d’acconto, quando indichi questa voce in fattura il valore è in negativo, dato che devi sottrarre l’importo al totale della prestazione effettuata. Quindi, nel momento in cui compili una nota di credito, in questo documento la ritenuta d’acconto deve essere invece indicata in positivo.

Come compilare una nota di credito

Ecco un fac-simile di una nota di credito per annullamento fattura emessa in regime ordinario. Per comprendere come funziona, partiamo dalla fattura emessa.

Immagina di dover annullare il documento con una nota di credito. Nella tabella abbiamo riportato l’esempio di come fare.

Andiamo a considerare anche il caso in cui emetti una nota di credito per rettificare una fattura. Immagina di aver venduto uno stock di 10 scrivanie al prezzo di 800€ senza applicare lo sconto di 267€. Partiamo dalla fattura sbagliata:

• importo prestazione: 800€;
• IVA: 176€;
• totale da pagare: 976€.

Ecco come compilare la nota di credito relativa allo sconto:

• importo prestazione: -267€;
• IVA: -60,72€;
• totale da pagare: -327,72€.

In ambedue i casi, ricorda di inserire sempre la voce “nota di credito” all’interno del documento.

Nota di credito: entro quando emetterla

L’art 26 al comma 3 del D.P.R 633/72 specifica la tempistica entro cui potrai effettuare una rettifica di un documento fiscale. Potrai emettere una nota di credito per annullamento fattura entro l’anno in corso dell’operazione imponibile.

Trascorso questo periodo, non avrai più la possibilità di correggere l’errore compiuto. Vi sono però delle deroghe. Ecco quali sono i casi in cui avrai la possibilità di compilare una variazione anche se è trascorsa una tempistica maggiore:

• annullamento o risoluzione di un contratto;
• mancato pagamento, parziale o totale, della fattura, anche a seguito di solleciti e azioni giudiziarie;
• errore collegato a un mancato inserimento di sconti previsti dal contratto.

Nota di credito e eliminazione fattura

Quali sono le differenze tra una nota di credito e l’eliminazione della fattura? L’aspetto principale riguarda la tipologia di documento fiscale. Infatti, con la nota di credito puoi intervenire andando a crearne un documento aggiuntivo simile che rettifica quello precedente, il quale rimarrà però valido.

Nel caso dell’eliminazione, vai a cancellare la fattura emessa e puoi crearne un’altra identica e con lo stesso numero progressivo. Un altro aspetto da considerare è quello temporale.

La nota di credito può essere effettuata entro un anno dall’emissione del documento. Invece, l’eliminazione ha una tempistica molto breve, pari a 5 giorni dalla consegna al cliente. Questa regola vale però solo per quanto riguarda quelle Partite IVA che hanno ancora la possibilità di emettere fattura cartacea. Infatti, con l’obbligo di quella elettronica, non potrai eliminare la fattura e quindi dovrai utilizzare l’emissione delle nota di credito digitale.

Come creare una nota di credito per una fattura elettronica

La fattura elettronica è uno strumento nato per semplificarne l’emissione di questo documento fiscale, oltre a fornirti una serie di vantaggi. Ad esempio, hai la certezza di una consegna immediata, con data certa, oltre alla possibilità di archiviare le fatture nel tuo cassetto fiscale online.

Ciò è possibile grazie al formato digitale, definito XML, e al Sistema di Interscambio con codice SDI dell’Agenzia delle Entrate. Questo protocollo di consegna può essere paragonato a una sorta di indirizzo e-mail attraverso cui viene identificato il soggetto che dovrà ricevere la tua fattura.

Se utilizzi uno dei software di fatturazione elettronica, dovrai emettere una nota di credito per l’annullamento digitale. Il procedimento varia in base alla tipologia di piattaforma che impieghi, ma in tutti i casi la nota di variazione deve essere consegnata attraverso il sistema SDI.

Come procedere? Ti basta accedere al software di fatturazione elettronica e inserire il codice “TD04“, che andrà a definire la creazione di una nota di credito. All’interno del documento devi indicare l’importo oggetto di modifica, e la relativa causale. Ecco cosa scrivere, in base ai casi che abbiamo indicato prima:

• fattura rettificata/stornata, in caso di errore formale o sostanziale;
• resa del bollo per nota di credito;
• reclamo e reso del documento se non hai applicato uno sconto o ti è stato restituito un prodotto venduto.

Per i clienti che non dispongono di un codice SDI, puoi inviare una copia via PEC. In ogni caso l’utente ha la possibilità di scaricare la nota di credito all’interno del cassetto fiscale presente sul sito dell’Agenzia delle Entrate accedendo con lo SPID.

Nota di credito e regime forfettario

Come comportarsi se hai aderito al regime forfettario? Questo sistema fiscale agevolato prevede diverse differenze rispetto a quello ordinario. Ad esempio, sei esentato dall’IVA, e puoi avere una tassazione molto ridotta. Inoltre, non devi applicare la ritenuta d’acconto. Devi considerare che è possibile avere la doppia opzione per creare la nota di credito:

• in maniera cartacea: per le Partite IVA con un fatturato al di sotto dei 25.000€ fino al 2024;
• in modo elettronico: obbligatorio per quelle attività con un fatturato superiore ai 25.000€ e opzionale per le altre.

La compilazione è identica, l’unico aspetto che dovrai considerare è l’applicazione della marca da bollo di 2 euro sulla nota di credito. Questa è obbligatoria quando la differenza tra l’importo rettificato della nota di credito e quello della fattura è superiore ai 77,47€.

Nota di credito e fatturazione elettronica – Domande frequenti