Firma digitale: cos’è, come funziona e migliori provider per richiederla

• La firma digitale è un sistema informatico con cui potrai autenticare, in modo certo, un documento elettronico, come un contratto, un atto o una fattura.
• È una tecnologia che ha valore legale, come nel caso della firma autografa presente sui documenti cartacei.
• Dovrai richiederla presso uno dei provider riconosciuti dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) previo versamento di una quota di attivazione una tantum.

Con oltre 22 milioni di utenti che utilizzando ogni giorno in Italia la firma digitale, registrarsi a questo sistema può essere un qualcosa da valutare se sei un professionista, hai una ditta individuale o hai aperto una SRL o una società di persone.

Infatti, con la diffusione del web e la digitalizzazione delle attività commerciali, la firma digitale è diventata importante come strumento che semplifica la gestione della tue attività d’impresa, sostituendo legalmente la firma autografa.

Non dovrai più stampare documenti, contrassegnarli, scansionarli e poi inviarli. Il procedimento si effettua tutto online, risparmiando tempo e con la sicurezza che gli atti saranno autenticati, non soggetti a modifiche e unici.

Nella nostra guida scoprirai tutto ciò che c’è da sapere sulla firma digitale, dalle tipologie presenti ai costi. Infine, avrai a disposizione delle recensioni dettagliate di tutti i provider riconosciti dall’AgID con le soluzioni offerte.

Firma digitale: cos’è

Con il termine firma digitale si identifica una procedura informatica attraverso cui è possibile generare una valida autenticazione di un documento digitale. Ciò significa che sarà possibile verificare l’autenticità e l’integrità di un documento informatico, impedendo una successiva modifica o eventuale manomissione da parte di soggetti terzi.

La particolarità della firma digitale è quella di sostituire quella autografa, che ha valore di legge come accettazione di un contratto, un documento legale o un atto specifico. La definizione di firma digitale è presente nell’art 24 del Decreto-legge 82/2005, normativa che è andata a costituire il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).

In questo testo viene specificato che la firma elettronica deve riferirsi in maniera univoca a un solo soggetto e a un documento. Inoltre, il suo utilizzo integra e sostituisce l’opposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi.   

Firma digitale ed elettronica: differenze

Spesso si crea una certa confusione sul concetto di firma digitale ed elettronica. Ciò è dovuto al fatto che la firma digitale rientra nelle categorie dei sistemi di autenticazione delle firme elettroniche. Infatti, quest’ultima nasce come strumento per identificare il soggetto che ha emesso un atto e un determinato documento. Si suddivide in tre livelli:

• firma semplice (FES);
• firma avanzata (FEA);
• firma elettronica qualificata (FEQ).

La prima è la versione più debole che non prevede eventuale integrità del documento. Invece, la firma elettronica avanzata viene considerata più sicura, grazie al fatto che tutela l’integrità di un atto oltre all’autenticità dell’autore. Tuttavia, in Italia viene accettata come sostituzione a quella autografa solo in alcuni casi.

Questo ci porta ad analizzare la terza tipologia di firma elettronica, ovvero quella qualificata. Viene considerata come l’unica forma accettata dalla normativa italiana in sostituzione della versione autografa. A questa categoria appartiene la firma digitale.  

Firma digitale e SPID

Altra distinzione da chiarire è quella tra SPID e firma digitale. La confusione nasce, dato che alcuni provider permettono di semplificare il rilascio di quest’ultima attraverso lo SPID. La differenza principale è strettamente connessa alla scopo di questi due sistemi di identificazione elettronica.

Infatti, lo SPID nasce per accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione, semplificando il rapporto con il cittadino e rendendo più semplice il rilascio di documenti, di certificati e di verifiche.

Invece, la firma digitale è un sistema che va a sostituire la firma autografa cartacea per convalidare in modo certo e legale uno specifico atto. Leggi anche la nostra guida su come fare lo SPID in pochi minuti.

Firma digitale: come funziona

Il meccanismo alla base della firma digitale prevede delle tecniche crittografiche, basate su principi matematici, che permettono di collegare un soggetto a un preciso documento elettronico emesso. Per fare ciò vengono utilizzare una coppia di chiavi di accesso:

• pubblica;
• privata.

Questo termine identifica un codice che ti verrà assegnato nel momento in cui sottoscrivi un contratto di firma digitale con una società autorizzata alla sua emissione dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

La chiave pubblica è quella che ti identifica in quanto soggetto ed è visibile a tutti gli utenti. Invece, la chiave privata è riservata e potrà essere attivata solo attraverso l’utilizzo di un particolare dispositivo, oppure con l’immissione di un pin di sicurezza o di una password.

Per verificare la firma verrà utilizzato un software installato sul computer oppure online, che permette quindi la convalida e la creazione di un documento crittografato con la firma digitale. Una volta completata l’operazione, l’atto non potrà essere più modificato e avrà valore di legge.

Quindi, per utilizzare la firma digitale, sarà necessario possedere appositi strumenti elettronici, che abbiamo riassunto nella tabella seguente.

Tipologia di sistemi	Descrizione
Smart card	Prevede una scheda con chip e un lettore da collegare al computer
Chiavetta USB	il software e la chiave privata sono contenuti all’interno di questo dispositivo
Firma digitale remota	Si prevede un sistema di autenticazione attraverso soluzioni in cloud (online)

A cosa serve la firma digitale?

La nascita della firma digitale è strettamente connessa alla rivoluzione tecnologica collegata al web. Prima della sua introduzione molti atti e contratti tra aziende o privati dovevano essere per forza stampati e firmati a mano.

Ciò comportava una mole di lavoro aggiuntiva, oltre al consumo di carta, inchiostro e spazi in cui conservare i documenti. Con la firma digitale il processo è semplificato. Basta considerare che nel 2020, prima della pandemia, erano più di 20 milioni gli utenti che possedevano un sistema di firma digitale.

Oggi, sono più dell’85% i contratti B2B (business ti business) e B2C (business to customer) che vengono svolti attraverso la firma digitale. Ciò è stato possibile grazie al fatto che questo sistema permette di rendere un documento informatico:

• autentico;
• integro;
• unico.

Infatti, il documento viene considerato come sostitutivo di quello cartaceo con forma autografa, dato che il sistema di crittografia utilizzato nella firma elettronica permette di renderlo autentico, convalidando la paternità del soggetto.

Inoltre, non potrà essere modificato o alterato, dato che sarà associato a una specifica chiave di rete. La firma digitale ha permesso quindi di dare impulso allo sviluppo di attività online semplificando di molto le operazioni.

Cosa si può fare con la firma elettronica

Ecco quali sono le principali attività che richiedono la firma elettronica qualificata:

• atti giudiziari telematici;
• bilanci aziendali;
• atti amministrativi della Pubblica Amministrazione;
• gestione dei documenti dei privati;
• firma dei documenti bancari;
• sottoscrizione di contratti tra privati e aziende;
• autenticazione delle visure camerali;
• richieste di contributi;
• autocertificazioni;
• fatture elettroniche;
• certificazione per altri documenti;
• invio di documenti in pdf autenticati.

Inoltre, con la firma digitale vengono facilitate anche alcune delle attività telematiche. Ad esempio, puoi utilizzarla per accedere al servizio dell’Agenzia delle Entrate, per l’invio delle dichiarazioni fiscali e sul sito dell’INPS.

Perché è importante avere la firma digitale

Oggi la firma elettronica qualificata è obbligatoria in diversi settori amministrativi. Ad esempio, è richiesta per emettere fatture elettroniche verso la PA. Inoltre, è necessario possederla per alcune categorie di professionisti come avvocati e commercialisti, mentre è facoltativa per i privati.

Basta considerare che in base alle stime dell’AgID del 2021, il 70% degli utenti che utilizza questo sistema di autenticazione sono liberi professionisti, mentre il 20% sono privati cittadini e un 10/15% sono aziende.

Firma digitale: come fare per ottenerla

Come si ottiene la firma digitale? Dovrai rivolgerti a un fornitore di servizi, definito provider, abilitato al rilascio di questo strumento elettronico dall’AgID. Puoi trovare l’elenco sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.

Ogni fornitore prevede un proprio sistema per convalidare la chiave privata con smart card, chiave in remoto oppure hardware USB. Tuttavia, in linea di massima, per utilizzare la firma digitale devi seguire questi step:

• scegli il provider più adatto alle tue esigenze;
• sottoscrivi il contratto;
• attiva il kit o il sistema online previsto;
• effettua la firma digitale.

Per applicare la firma elettronica nel tuo documento, ti basterà inserire il file all’interno del software e scegliere il formato che vuoi creare. Ad esempio, puoi realizzare un file PDF che prevede la firma elettronica. A questo punto, dovrai seguire i passaggi previsti dal provider. Quindi, se hai un lettore smart card dovrai inserire la scheda e avviare la convalida con il relativo PIN di accesso.

Lo stesso vale per il sistema USB. Invece, se hai optato per la versione remota online, ti basterà entrare al programma sul web con le tue credenziali e inserire il documento su cui apporre la firma digitale. A questo punto ti verrà richiesto di confermare l’operazione attraverso un apposito pin di sicurezza o un codice inviato sul tuo cellulare.

Come scegliere il provider per la firma digitale

La registrazione a un provider è il primo passo per ottenere la firma digitale. Al fine di diffonderne l’utilizzo, sono diverse le aziende che offrono le tre opzioni di firma elettronica qualificata.

A questo punto è utile soffermarsi sui costi. Infatti, alcuni provider prevedono il versamento di un canone mensile, mentre in altri casi viene richiesto un investimento inziale per l’acquisto del kit.

In linea di massima per avere una firma digitale devi valutare una spesa di 40-80€ per l’utilizzo di una smart card o di un sistema USB. Invece, l’accesso da remoto prevede un costo tra i 30€ e i 60€. Quali sono considerati i provider migliori? Di seguito potrai trovare le recensioni di quelli riconosciuti dall’AgID e più utilizzati.

Firma digitale Poste Italiane

Poste Italiane ti permette di possedere una firma elettronica qualificata che sarà accettata per qualunque documento. Potrai anche utilizzarla per usufruire dei vari servizi sul sito delle Poste che la richiedono.

Il sistema previsto è quello da remoto e quindi senza l’utilizzo di una smart card. Puoi ottenere una firma digitale intestata a tuo nome come privato, se sei un professionista oppure svolgi la funzione di amministratore di una società di persone o di capitali. La domanda può essere fatta:

• online;
• presso un ufficio postale.

Nel primo caso devi essere registrato al sito di Poste italiane e possedere un account verificato privato, oppure essere cliente BancoPosta o avere una Postepay. In alternativa puoi eseguire la procedura direttamente presso un ufficio postale.

Il costo del servizio varia in base alla tipologia di richiesta. Infatti, come privato, puoi chiedere la firma digitale remota al prezzo di 45,75€, mentre da professionista o come rappresentate di un’impresa, l’importo è di 37,50€. In ambedue i casi la validità è per 3 anni. Infine, la firma è riconosciuta anche in Europa in base alla normativa eIDAS.

Firma digitale Aruba

La società Aruba è sempre attenta alle innovazioni tecnologiche, e offre soluzioni utili per semplificare le tue attività quotidiane, sia come privato sia come professionista o impresa. Ad esempio, questo provider ti offre uno dei migliori software di fatturazione elettronica sia per l’invio e la ricezione delle fatture, sia per la semplice lettura.

Inoltre, è stato tra i primi servizi a offrire il sistema di casella PEC e quello di Identità Digitale (SPID). Oggi puoi richiedere direttamente online la tua firma digitale. Sono previste due opzioni:

• firma digitale remota con OTP mobile;
• kit di firma digitale.

Il primo sistema ti permette di ottenere una firma elettronica senza installare un apposito software di riconoscimento, ma accedendo al portale online di Aruba o dall’app mobile. Per inserire la chiave privata e rendere autenticato un documento, ti basterà convalidare la procedura attraverso un apposito codice OTP inviato sul tuo smartphone.

Questo servizio prevede un costo di 36,90€ a cui dovrai aggiungere l’imposta sul valore aggiunto, ed è valido per 3 anni. L’altra opportunità è quella di utilizzare il kit di firma digitale composto da una chiave USB che dovrai inserire nel PC al momento, per firmare digitalmente il documento.

Con questa opzione otterrai anche il certificato di autenticazione CNS (Carta nazionale dei servizi) utile per accedere ai servizi sul sito della Pubblica Amministrazione, dell’Agenzia delle Entrate e dell’INPS. Il costo è di 29,90€ più IVA.

Ambedue i due sistemi hanno validità per 3 anni. Inoltre, se possiedi lo SPID, puoi richiederli online in pochi minuti e senza necessità di effettuare la registrazione al sito e la convalida di identità via web. Infine, sono riconosciuti dalla normativa europea eIDAS.

Firma digitale InfoCert

Tra i migliori sistemi per ottenere la firma digitale come privato, libero professionista o azienda, puoi considerare di registrati al servizio InfoCert.

Otterrai un sistema per autenticare i tuoi documenti direttamente online, compatibile con qualunque dispositivo sia se possiedi un computer Windows, Mac o Linux. Le soluzioni previste sono tre:

1. firma remota: 59,78€ + IVA;
2. business key: 48,80€ + IVA;
3. smart card: 23,18€ a cui devi aggiungere l’IVA.

Le prime due opzioni prevedono un sistema che non richiede la presenza di una scheda per la verifica. Riceverai un codice OTP sul tuo cellulare da inserire per completare l’operazione. Invece, la versione con smart card necessita della convalida attraverso un apposito software da installare sul computer e relativa scheda con microchip.

Tutte e tre le tipologie di sistemi permettono l’autenticazione dei documenti, oltre alla posisbiltà di accedere ai servizi della Pubblica Amministrazione.

Firma digitale Namiral

Il sito Namiral ti offre diverse soluzioni come privato o se hai aperto partita IVA come professionista, ditta individuale o società. Infatti, avrai accesso a tre diversi sistemi di firma digitale con prezzi convenienti.

La versione di base è quello con smart card e lettore, con un costo di 49€ in cui sono comprese anche le spese di invio del dispositivo. È vantaggioso per le postazioni fisse, ad esempio di uno studio professionale, e permette anche l’abilitazione come carta dei servizi, con cui puoi accedere al sito della PA, dell’Agenzia delle Entrate e dell’INPS.

Se hai bisogno di uno strumento più flessibile, allo stesso prezzo puoi optare per la versione firma digitale remota. In questo caso non si prevede un dispositivo da collegare al computer, ma tutte le operazioni vengono effettuate attraverso il tuo smartphone.

Infine, puoi richiedere anche la versione con token USB. In questo caso viene utilizzata la pen drive per verificare la tua firma attraverso un apposito software. Se scegli questa opzione devi considerare il costo di 69€.

Firma digitale Buffetti

Con la doppia opzione di acquisto sul sito oppure recandoti in uno dei negozi presenti sul territorio, la firma digitale Buffetti può essere attivata in meno di 24 ore. Puoi richiederla come persona fisica, professionista o impresa. Inoltre, hai accesso a quattro diverse tipologie di sistemi di firma:

1. Firma Facile smart card: prevede software di firma digitale e necessita di un lettore di smart card per l’utilizzo;
2. Firma Facile Pen Drive: si compone di una chiavetta USB, da inserire nel computer e con un software incluso nel pacchetto;
3. Versione Pen Drive Pro: sistema simile al precedente, ma non dovrai inserire la chiavetta USB nel tuo computer, ma potrai collegarla a qualunque dispositivo tramite il sistema Bluetooth;
4. Firma Facile Mobile: è la versione in cloud che ti permette di eseguire le operazioni di autenticazione attraverso una pratica app installata sul tuo cellulare.

Il costo parte dal prezzo di 54€ + IVA per la versione con smart card fino ad arrivare a 120€ più IVA per la Firma Facile Pen Drive Pro. Anche in questo caso come negli altri provider la validità della firma digitale è di tre anni. Successivamente è previsto un solo rinnovo.

Firma digitale Yousign

Tra le soluzioni online per avere una firma digitale attiva subito e con costi che si adattano alla tua attività professionale o quella imprenditoriale puoi considerare il provider Yousign.

È previsto solo un sistema di firma digitale da remoto, utilizzando una verifica attraverso il tuo smartphone. Tuttavia, hai accesso a diversi pacchetti abbonamenti che potrai pagare mensilmente:

• One: 9€ per professionisti;
• Plus: 25€ per le PMI;
• Pro: 40€ per imprese di medie e grandi dimensioni;
• Scale: prezzo su richiesta.

Tutti i piani prevedono il riconoscimento della firma elettronica qualificata e riconosciuta dal sistema europeo eIDAS e in pieno rispetto delle normative sulle privacy del GDPR, con la verifica tramite codice OTP. Il prezzo varia in base alla tipologia di utente e alle diverse funzionalità opzionali presenti.

Firma digitale Telecom

Se sei cliente TIM e hai già un account attivo sul portale Digital Store, puoi valutare di aderire al servizio di firma digitale di questo provider. La soluzione proposta è quella di un sistema elettronico riconosciuto anche a livello europeo e con i più alti standard di sicurezza.

Il vantaggio è quello di non dover istallare un software sul tuo computer o utilizzare un dispositivo come un lettore smart card, ma viene prevista sola la versione remota.

Ti basterà scaricare l’apposita app e potrai accedere dal tuo cellulare ovunque ti trovi inviando i tuoi documenti e convalidandolo in modo univoco. In questo modo avrai la sicurezza che non potranno essere alterati o rigettati.

Il sistema di firma digitale Telecom Italia combina un elevato rapporto prezzo-qualità del servizio. Infatti, puoi accedere al pacchetto:

• Firma Sicura Mobile FSM1: al costo di 38€ una tantum valido per 1 anno;
• Firma sicura FSM3: con un costo di 65€ più IVA una tantum, valido per tre anni.

Firma digitale Zucchetti

L’azienda Zucchetti si è sempre distinta per offrire soluzioni alle società per semplificare lo svolgimento delle attività d’impresa. In questa prospettiva si colloca anche l’offerta della firma digitale. Le opzioni sono due;

1. Business Key;
2. Firma remota.

Puoi richiederla se sei un professionista oppure come ditta individuale o amministratore di una società di capitali o di persone. Il costo della versione Business Key è di 60€ più IVA mentre quello con sistema remoto è pari a 45€ più IVA. Ambedue prevedono la validità in tre anni. Inoltre, potrai anche richiedere in contemporanea l’attivazione dello SPID se non lo possiedi già.

Come si rinnova la firma digitale

Coma noti quasi tutti i servizi di provider prevedono una durata del contratto di firma digitale di 3 anni. Cosa succede una volta trascorso questo termine? È previsto il cosiddetto rinnovo.

Ciò significa che, previo versamento di una quota ridotta, variabile in base ai provider, hai la possibiltà di ottenere per altri tre anni l’abilitazione alla firma digitale.

A conclusione di questo tempo, dovrai sottoscrivere un nuovo contratto. Il sistema del rinnovo è molto vantaggioso ed è stato uno dei mezzi che ha contribuito a diffondere in Italia l’utilizzo di questo sistema di convalida dei documenti, permettendo di ammortizzare i costi del servizio.

Firma digitale: tutti i vantaggi

Oggi, la firma digitale non è più una semplice opzione. Infatti, anche se non rientri tra le categorie di professionisti per cui è obbligatoria, diventa indispensabile se vuoi lavorare con la PA, ma anche per tutti i benefici che il sistema di firma elettronica qualificata presenta per un privato o un’impresa. Ecco i principali vantaggi da ricordare:

• sicurezza: è considerata più sicura di quella autografata, dato che non può essere modificata, inoltre, attesta l’integrità del documento e non potrà essere ripudiata dal sottoscrittore.
• praticità: puoi autenticare un atto che avrà valore legale direttamente dal tuo PC;
• rinnovo: puoi rinnovare il servizio una volta trascorso il periodo di tre anni previsto;
• facilmente accessibile: oggi grazie allo SPID puoi richiedere la firma digitale senza necessità di effettuare l’autenticazione;
• archiviazione: i documenti digitali firmati sono più facili da archiviare con un risparmio di tempo e di spazio;
• gestione delle risorse: avrai la possibilità di ridurre il lavoro per l’invio dei documenti, dato che non dovrai stampare e scansionare le copie firmate, ma potrai fare tutto online.

Firma digitale – Domande frequenti