Fatture in Cloud: come funziona, prezzi, opinioni. Recensione completa

• Fatture in Cloud è un software per la gestione della contabilità e della fatturazione di lavoratori autonomi, professionisti e imprese.
• Con Fatture in Cloud è possibile scegliere tra diversi piani di prezzo in base alle esigenze.
• Risulta possibile integrare Fatture in Cloud con altri gestionali simili e interagire all’interno della piattaforma garantendo l’accesso anche al commercialista.

Sembrano ormai lontanissimi i tempi in cui per fare una fattura era sufficiente avere un blocchetto cartaceo e scrivere a penna gli estremi: in realtà si tratta soltanto di 10/15 anni fa.

Oggi è cambiato (quasi) tutto, le fatture vanno sempre compilate e consegnate ai clienti, ma il sistema per alcuni professionisti si è rinnovato, perché la fattura non è più solo un documento cartaceo, e spesso per avere valore legale deve essere emessa in formato elettronico.

Ormai i sistemi per l’emissione di una fattura sono diversi, e tutti hanno le proprie complessità e difficoltà d’uso. In questo articolo vogliamo mostrarti il funzionamento di una piattaforma fra le più usate per questo scopo: Fatture in Cloud di Teamsystem.

Se pensi che emettere una fattura con sistema elettronico sia qualcosa di complicato, niente paura, in questo articolo cercheremo di spiegarti semplicemente il funzionamento di questo tool per permetterti di conoscerlo meglio e se vuoi, di usarlo per il tuo business.

Come funziona Fatture in Cloud

Fatture in Cloud è uno dei software più usati per l’emissione di fatture elettroniche, ma è anche uno dei sistemi più versatili di gestione della contabilità aziendale, perché, a dispetto del nome, non permette solo la compilazione dei documenti di vendita e l’invio al sistema di interscambio, ma consente di effettuare tantissime operazioni utili a professionisti ed aziende.

Questa versatilità è riscontrabile anche nell’integrazione con il Database di CERVED, che permette di rintracciare tutte le aziende iscritte (che rientrano quindi nel sistema delle Camere di Commercio nazionali), e anche di monitorare tantissimi aspetti del business aziendale, come ad esempio il fatturato complessivo ed i centri di costo.

Impostazioni per il primo accesso

Al momento del primo accesso, dopo avere creato un account, il primo passo da compiere è quello di configurare il proprio profilo, e quindi compilare la scheda con i propri dati e quelli della propria azienda: ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, email aziendale.

Il sistema prevede tre fasce di abbonamento, ed un’interessante caratteristica per gli utenti premium Plus (la fascia con più funzionalità) è quella di poter aggiungere la propria email associata al conto Paypal, con la quale diventa possibile ricevere i pagamenti dai clienti.

Sempre nell’ambito della prima configurazione della piattaforma è anche possibile caricare il logo della propria azienda (in diversi formati Jpg, Png etc.), perché poi possa comparire nei file pdf delle fatture emesse.

Dopo aver configurato correttamente il proprio account, con tutte le altre schede richieste (utenti, conti di saldo, metodi di pagamento, configurazioni SMTP, aliquote e notifiche), è possibile iniziare ad usare le diverse funzionalità della piattaforma.

Caratteristiche

Prima di tutto è possibile trasferire, all’interno del database disponibile, tutte le anagrafiche di clienti e fornitori, salvandoli singolarmente, oppure attraverso il caricamento di un semplice file excel (con un massimo di 500 record). Identica cosa è possibile fare anche per i prodotti o servizi che, in quanto azienda o libero professionista, si offrono.

Per i prodotti che vengono inseriti in magazzino è anche possibile avere un’analisi dell’andamento dello stesso, sia come video che esportabile.

Per rendere l’uso del programma più fruttuoso è anche possibile garantire l’accesso al proprio commercialista, che sia già registrato in Fatture in Cloud oppure no (in questo caso riceverà una mail d’invito), in modo da non dovere necessariamente inviargli file o comunicazioni tramite altri canali.

Nel caso in cui non si disponga di un commercialista, la piattaforma offre la possibilità di reperire un commercialista esperto del sistema che sia già iscritto e che si trovi nelle immediate vicinanze.

Entrando più nel dettaglio tecnico, la prima voce di menù da considerare è “fatture e documenti” che comprende tutti i documenti che è possibile emettere (preventivi, ordini, fatture pro-forma, fatture, note di credito o di debito etc.).

Per il primo uso si può effettuare la compilazione a mano, oppure ricercare il cliente, o il fornitore, all’interno del Data Base CERVED.

Per gli usi successivi, per evitare di dover riscrivere ogni volta il documento da emettere, l’anagrafica sarà richiamata in modo automatico e, se si tratta di un documento periodico, è possibile, con il menù “ricorrenze”, impostare un promemoria che ne ricordi l’emissione.

Tutti i documenti, oltre ad essere trasmessi in automatico al sistema di interscambio, possono essere inviati anche al relativo destinatario tramite e-mail.

Ovviamente, di queste informazioni rimarrà traccia nella specifica sezione delle comunicazioni inviate unitamente al relativo tracciamento (solo per le licenze d’uso premium e premium plus).

Così come avviene per i documenti emessi, esiste anche una sezione relativa alle fatture per gli acquisti ricevute, tramite un archivio apposito.

Altre caratteristiche della piattaforma, da ricordare sono:

1. Riconciliazione Estratti conto: caricando un file excel di estratto conto dalla propria banca, si visualizzano i relativi movimenti; Questi potranno poi essere associati ai singoli documenti inseriti nelle sezioni relative ad acquisti e vendite;
2. Prima nota: è una sezione riepilogativa di tutto ciò che è stato compilato nella sezione documenti (si tratta di una schermata esportabile in formato excel) oppure, se si tratta di movimenti non riscontrabili da quella sezione, è possibile inserirli a mano;
3. Scadenziario: un calendario con tutte le scadenze, in modo da averle tutte in un’unica pagina. Si tratta di una sezione sincronizzabile con il Google Calendar;
4. Importa/esporta: consente di fare ed esportare il backup dei documenti periodicamente.

Compilazione delle fatture

La compilazione delle fatture di vendita non presenta particolari difficoltà. Possiamo seguirla in 6 semplici passaggi:

1. Dal menù impostazioni si può andare alla voce fatturazione inserendo tutti i dati richiesti;
2. Cliccando sulla voce fatture, sempre nel menù si aprirà il relativo spazio;
3. Si possono inserire i campi dell’anagrafica cliente manualmente, oppure richiamarli dal data base CERVED; poi si passa alla compilazione completa di tutti gli altri campi;
4. Tutti i calcoli da effettuare sugli importi sono fatti in modo automatico;
5. Cliccando su finalizza viene visualizzato un fac-simile di fattura. Da qui si può cliccare su firma per inviarla al sistema di interscambio.

Attenzione però, c’è un sesto passaggio da fare: bisogna cliccare su “verifica formale” con il quale verrà fatta una verifica automatica sulla corretta compilazione del documento.

Se tutto è stato eseguito correttamente, a questo punto si può inviare il documento.

Come fare una nota di credito

Una delle situazioni più frequenti in azienda è quella relativa allo storno di una fattura per resi o altro; in questo caso è possibile procedere facilmente anche con Fatture in Cloud tramite l’apposita funzione.

È sufficiente tornare nell’area di emissione della fattura, aprirne l’anteprima e cliccare su duplica; a questo punto si aprirà una finestra, in cui occorrerà modificare il tipo di documento in nota di credito.

In questo modo la nota di credito che si dovrà emettere avrà già tutti i dati richiesti, senza dover compilare altro, salvo che si abbia intenzione di fare delle aggiunte e/o modifiche che saranno sempre possibili, compreso anche il numero d’ordine e la data della fattura duplicata.

Come annullare una fattura

Sempre in tema di modifiche ai documenti emessi, o di correzione di errori commessi nella compilazione, è possibile rimediare utilizzando lo stesso procedimento visto: si può emettere una nota di credito a correzione/modifica dell’errore.

Come allegare un documento

Se per caso nasce la necessità di inviare un file da allegare al documento che si sta compilando, è possibile farlo solo con la scelta di abbonarsi con la licenza Premium.

È possibile aggiungere un documento solo se serve in aggiunta a fatture, preventivi, ordini a clienti ed a fornitori, ricevute e note di credito. Ma come si procede in questi casi?

Nella sezione delle note al documento, in fondo alla pagina, si trova l’icona con la nuvoletta, sotto la scritta allegato; basta cliccarci di sopra.

Attenzione però, bisogna rispettare due requisiti:

1. La dimensione dell’allegato deve essere massimo di 5Mb;
2. Il formato può essere: Pdf, PNG, GIF, JPG, ZIP, doc, docx, docm, XLS, XLSX, XLSM.

 Nel caso si tratti di documenti elettronici, il peso complessivo del messaggio e dell’allegato deve essere di 5 Mb.

Fatture in Cloud App

In un epoca in cui qualsiasi attività può essere gestita comodamente con il proprio device digitale, non avendo con sé un pc portatile, l’app di Fatture in Cloud non poteva mancare, perché si tratta di una vera e propria necessità per imprenditori e liberi professionisti.

Quindi, nel caso in cui tu abbia dimenticato a casa il pc, oppure non hai con te carta e penna per compilare una fattura, ecco che ti viene in soccorso questa comoda applicazione che replica in tutto, con pochi e semplici clic, la versione desktop della piattaforma.

Potrai così creare un nuovo documento o modificare un documento già esistente. Ovviamente all’interno della stessa App sono previste altre funzionalità utili. Dall’applicazione mobile puoi:

• inserire e modificare anagrafiche di clienti o fornitori;
• verificare quali F24 hai pagato;
• accedere alla prima nota ed agli archivi;
• scaricare tutti i documenti che ti servono dall’archivio.

Insomma tutto ciò che è disponibile su desktop lo è anche dall’app.

I sistemi operativi su cui può funzionare la piattaforma sono Android, Ios ed AppGallery.

Assistenza Fatture in Cloud

Trattandosi di un tool con diverse sfaccettature, per l’utilizzo è stata prevista una sezione dedicata all’assistenza clienti molto vasta.

Oltre alla tradizionale sezione delle guide e delle FAQ sui diversi argomenti, è prevista una parte relativa alla formazione completa sull’uso.

Sono presenti degli interessanti tutorial ed anche mini guide, da consultare attentamente sin dalla prima configurazione dell’account.

Oltre alla Community su Facebook in cui gli utenti possono chiedere consigli d’uso e scambiare pareri sull’utilizzo, è presente anche un blog in cui si trovano aggiornamenti su temi di attualità (guida alla fatturazione elettronica, al regime forfettario, per freelance, per l’apertura di nuove attività), nonché studi e ricerche di mercato di grande utilità per un business.

Collegare Fatture in Cloud con Agyo

Andando poi alla sezione del menù “importa/Esporta”, il tool offre la possibilità, non solo di importare l’elenco dei documenti prodotti in formato xls o xlsx, ma consente anche di scaricare documenti creati in altre piattaforme. Per questo offre due opzioni:

1. Importazione da Agyo, od altri programmi della famiglia teamsystem: in questo caso è possibile importare file excel;
2. Importazione da programmi che non siano Teamsystem: in questo caso è possibile fare limportazione di file XLM attraverso file compressi (Zip).

L’agevolazione è notevole perché consente di avere in un’unica posizione la situazione amministrativa storica. Ciò che non è possibile fare è invece l’esportazione di questi file al sistema di interscambio.

Quanto costa Fatture in Cloud

Nella sezione “versioni e prezzi” è possibile poi farsi un’idea delle funzioni disponibili per ogni tipologia di abbonamento. Gli abbonamenti previsti sono tre:

• La versione Standard che prevede un canone annuo di 96 €+IVA, che diventa 8 € nel caso di pagamento mensile;
• La versione Premium che ha un costo di 192 € + IVA, o di 16 € se si sceglie un frazionamento mensile;
• La versione Premium Plus che costa 264 € l’anno + IVA, che con il pagamento mensile ha un importo di 22 €.

Per fare la migliore scelta della versione da sottoscrivere per le proprie caratteristiche, è importante considerare tutte le funzionalità previste da ogni singola fascia.

In più occorre prendere in considerazione tre elementi che possono far propendere per una o l’altra fascia:

• Nella fascia standard è previsto un limite di 400 documenti annui che è possibile emettere, nella fascia premium questo limite si alza a 800, mentre nella fascia premium Plus il limite diventa 3.000;
• Per quanto riguarda Il numero di clienti, fornitori e listino prodotti, nella fascia Standard c’è un limite di item registrabili di 1.000 per ogni voce, nella fascia Premium 2.500 per voce e nella fascia Premium plus 5.000;
• Il limite temporale per il possibile recupero di documenti cestinati è di 15 giorni nella versione Standard, 3 mesi nella versione Premium e 1 anno nella versione Premium Plus.

Indubbiamente siamo di fronte ad un tool dalle molteplici sfaccettature, ma comunque completo ed in grado di gestire moltissimi aspetti dell’attività di un’azienda.

Le fasce di prezzo sono poi molto comode ed adeguate alle esigenze sia di professionisti che di aziende medio/grandi alla ricerca di soluzioni efficaci ed economiche per la gestione della propria contabilità.