Fatturazione elettronica internazionale: come funziona per imprese e autonomi

• Con l’arrivo della fatturazione elettronica, alcuni processi burocratici vengono snelliti dagli strumenti digitali, tuttavia sorgono anche diversi dubbi, come quelli sulla fatturazione internazionale.
• Imprese e autonomi, salvo alcune eccezioni, ad oggi sono obbligati ad utilizzare la fatturazione elettronica.
• Ad oggi non c’è una normativa unica europea o internazionale sulla fatturazione elettronica, tuttavia ci sono delle indicazioni fornite dall’Agenzia delle Entrate per le fatture con l’estero.

L’arrivo della digitalizzazione negli ultimi anni ha permesso di innovare molte procedure e adempimenti burocratici di Partite Iva e imprese. In particolare la fatturazione elettronica ha snellito e dato un’indicazione comune per procedere con la creazione e l’invio delle fatture.

Questo strumento ha consentito anche ad introdurre una maggiore trasparenza fiscale tra cittadini e Agenzia delle Entrate, tramite l’utilizzo del sistema di interscambio. In questo modo le fatture inviate ai clienti vengono anche corrisposte subito al fisco.

Va evidenziato che ad oggi a livello europeo e internazionale non esiste un’unica norma intorno alla fatturazione elettronica, per cui ogni paese si sta adattando alle necessità di innovazione in questo senso. Tuttavia esistono alcune linee guida sulla gestione delle fatture da inviare all’estero.

Fatturazione elettronica internazionale: le norme

Come abbiamo visto, non esiste un’unica normativa europea intorno alla fatturazione elettronica. Ogni stato si sta poco alla volta adeguando agli obiettivi generali di digitalizzazione, introducendo particolari mezzi per l’emissione delle fatture per via digitale.

L’Italia è stato uno dei primi paesi a promuovere questo cambiamento, introducendo la proposta dell’obbligo della fattura elettronica B2B già nel 2019.

I diversi paesi europei poco alla volta stanno adottando sistemi per l’emissione del documento in formato digitale, e tra questi troviamo la Germania, per cui la fattura elettronica è obbligatoria solamente verso la pubblica amministrazione.

Ad aver optato per l’obbligo della fatturazione elettronica per il momento sono un numero ristretto di paesi, per cui si attende che altri seguano questa direzione nei prossimi anni. Per fare un esempio, Francia, Slovacchia, Finlandia, Danimarca e Spagna prevedono l’obbligo di fatturazione elettronica B2B, ovvero business to business, entro il periodo 2024 – 2025.

Al momento mancano però direzioni tecniche universali, ovvero valide a livello europeo o internazionale, per cui si assiste a parecchie differenze tra i sistemi adottati dai vari paesi. I sistemi informatici adottati dai diversi stati rispondono direttamente alle autorità fiscali di ciascun paese, e al momento non ci sono regole standardizzate.

Anche alcuni paesi extra UE stanno procedendo con dei propri sistemi di fatturazione elettronica: si tratta per esempio di alcuni paesi in Asia, Turchia e Egitto.

Fatturazione elettronica europea

L’utilizzo di diversi sistemi per trasmettere, ma anche per conservare, le fatture elettroniche, porta a non pochi problemi e dubbi per chi lavora in autonomia o per le imprese che si rivolgono ad un mercato più esteso, internazionale. Tuttavia è recente l’ipotesi dell’arrivo di una fatturazione elettronica europea.

La fatturazione elettronica europea, per il B2B, potrebbe arrivare in modo obbligatorio per tutti gli stati a partire dal 2028. Sarebbe questa quindi la data di riferimento per un’ulteriore evoluzione di questi strumenti digitali.

Le norme sulla fatturazione verrebbero introdotte a livello europeo non solo per facilitare la gestione burocratica delle fatture, ma anche con l’obiettivo di limitare l’evasione fiscale, che nel continente segna dei picchi decisamente elevati.

Si prospetta in questo modo la creazione di un mercato digitale unico, in grado di livellare le attuali differenze normative tra stati. Tuttavia per il momento ancora un sistema di questo tipo non esiste, e la sua realizzazione si prospetta piuttosto complessa.

Attualmente, nel momento in cui una attività di impresa in Italia si rivolge all’estero, può essere opportuno conoscere i sistemi e le regole presenti nel paese con cui si va a collaborare.

Fatturazione elettronica in Italia

L’obbligo di fatturazione elettronica B2C e B2B ha iniziato il suo iter in Italia nel 2019, e attualmente gli autonomi e le imprese utilizzano il sistema SDI, sistema di interscambio con l’Agenzia delle Entrate, insieme agli strumenti forniti dagli appositi provider.

In Italia le regole prevedono che la fatturazione elettronica sia obbligatoria per tutte le Partite Iva, ad eccezione dei casi di esonero:

• chi rientra nel regime fiscale forfettario e ha ricavi inferiori a 25.000 euro. Chi supera la soglia è obbligato alla fatturazione elettronica dal 2024;
• piccoli imprenditori agricoli esonerati;
• professionisti in ambito sanitario per prestazioni relative ai pazienti.

Come anticipato, l’Italia è uno dei primi paesi ad aver introdotto la fatturazione elettronica obbligatoria. Le normative in Italia prevedono l’utilizzo del formato XML, per cui è necessario utilizzare un software apposito per la gestione delle fatture, per l’invio e la conservazione.

Il sistema di interscambio SDI si colloca tra il soggetto che invia la fattura e il soggetto che la riceve, verificandone la completezza. Il codice destinatario e l’indirizzo PEC aziendale sono importanti informazioni per poter inviare una fattura digitale. L’iter per l’invio e la conservazione è quindi in Italia il seguente:

• creazione e compilazione della fattura in formato XML;
• verifica del documento e firma digitale;
• trasmissione al Sistema di Interscambio;
• invio della fattura dal Sistema di Interscambio al destinatario;
• archiviazione digitale;
• conservazione digitale secondo le norme.

La conservazione quindi è altrettanto importante, come specifica anche l’Agenzia delle Entrate:

“Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet; tuttavia, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio.”

Come funziona la fatturazione elettronica con l’estero

I dubbi sorgono quando un’impresa o un autonomo devono procedere a inviare una fattura elettronica ad un cliente estero, o nel caso di fornitore estero. La normativa vuole che dal giorno 1 luglio 2022, le operazioni svolte da soggetti che risiedono in Italia verso soggetti esteri, sia che si tratti di soggetti UE o extra UE, devono avvenire tramite fattura elettronica, da inviare al sistema SDI in formato XML.

La regola quindi non è molto diversa dalle norme presenti a livello nazionale. Si va quindi a compilare il campo dedicato al codice destinatario con il valore “XXXXXXX”, e si procede all’invio come accade normalmente. Tra le informazioni da inserire, c’è anche quella che riguarda l’Id del paese estero, il Cap, con valore “00000”, la partita Iva e il codice fiscale:

• partita Iva: si inserisce quella comunitaria se il soggetto risiede in UE, oppure con il codice “OO99999999999” per soggetti extra UE, mentre se la Partita Iva è assente si usa il codice “0000000”;
• codice fiscale: si può inserire un valore alfanumerico fino a 26 caratteri, su cui non vengono effettuati controlli.

Tuttavia questa operazione non consente che il destinatario riceva la fattura, che viene invece ricevuta dal fisco italiano ed è valida a livello di contabilità.

Le imprese e le Partite Iva che inviano fatture a soggetti esteri devono infatti ricordarsi di inviare il documento anche tramite altre modalità, secondo un accordo con il cliente, come l’invio del Pdf via e-mail.

Va ricordato che le tempistiche per la trasmissione possono variare da 12 a 15 giorni, a seconda se si tratta di una fattura immediata o di una fattura differita.

Fatturazione elettronica con l’estero e IVA

Come si applica l’IVA tramite fatturazione elettronica in caso di collaboratori, fornitori o clienti all’estero? In questi casi la compilazione della fattura elettronica avviene tramite il campo “Natura Iva” in questo modo:

• N3.1: non imponibili, per le esportazioni;
• N3.2: non imponibili, per le cessioni intracomunitarie;
• N3.3: non imponibili, limitato alle cessioni verso San Marino.

In ogni caso per ogni dubbio in merito all’applicazione dell’IVA è sempre consigliato affidarsi ad un commercialista di fiducia.

Quando arriverà lo standard europeo sulle e-fatture

Al momento non esiste ancora uno standard internazionale valido per tutti i paesi UE o extra UE, e sicuramente l’introduzione di un sistema omogeneo permetterebbe maggiore semplicità di gestione della fatturazione per imprese e professionisti che lavorano con l’estero.

Uno degli ostacoli all’introduzione di una fatturazione elettronica internazionale è la differenza tra norme fiscali presenti all’intero di ogni stato. Non solo l’IVA, ma anche altre tasse sono completamente differenti da un paese all’altro, per cui al momento trovare un’indicazione idonea per tutti è piuttosto complesso per l’Unione Europea.

Potrebbe tuttavia essere introdotto un sistema di e-fattura che consenta l’interoperabilità tra professionisti e imprese all’interno del continente europeo, e si tratta ad oggi di uno degli obiettivi europei più difficili da attuare.

Tuttavia il primo step sarà, nel 2028, l’obbligo di fatturazione elettronica per tutti i paesi membri, poiché attualmente tali obblighi sono previsti solo per un numero limitato di stati.

Fatturazione elettronica internazionale – Domande frequenti