Fatturazione attiva e passiva: cosa significa e quali sono le differenze

• La principale differenza tra fatturazione attiva e passiva riguarda i soggetti che emettono il documento: l’azienda nel primo caso, il fornitore nel secondo.
• La fatturazione attiva genera un credito per l’azienda che la emette, mentre quella passiva genera un debito da pagare a un fornitore.
• La corretta emissione, la gestione e l’archiviazione delle fatture attive e passive permettono all’azienda di evitare sanzioni e controlli da parte del Fisco.

Con l’estensione dell’obbligo di emissione di fattura elettronica a tutti i professionisti titolari di partita Iva ordinaria o forfettaria (a partire dal 1° gennaio 2024) cresce l’attenzione di molti autonomi verso l’aspetto fiscale e contabile della propria attività. Spesso si utilizzano concetti come la fatturazione attiva o quella passiva, ma non sempre si conoscono le differenze.

In linea generale, la fattura attiva è quella emessa dall’azienda o dal professionista verso i propri clienti; mentre quella passiva viene emessa da un fornitore verso il cliente finale (professionista o azienda).

Dal 2019, inoltre, l’emissione della fattura elettronica è diventata obbligatoria entro i 12 giorni successivi all’operazione di vendita (per le fatture attive) o di acquisto (per quelle passive).

Cos’è e come funziona la fatturazione attiva

Con il concetto di fatturazione attiva si intende quel procedimento che prevede l’emissione di un documento contabile da parte dell’azienda verso un cliente (che può essere un professionista o un privato) nel momento della vendita di un bene o l’erogazione di un servizio per cui è richiesto un corrispettivo.

L’azienda che emette la fattura attiva, quindi, genera un credito e può fissare una data di scadenza per il pagamento della fattura: solitamente i termini sono di 30, 60 o 90 giorni dall’emissione a seconda del settore in cui si opera. In caso di fattura non pagata ci si può rivalere in termini legali.

Per fare un esempio, un professionista che eroga una consulenza su uno specifico argomento o prodotto a un cliente privato dovrà emettere fattura specificando le prestazioni e i servizi erogati nel dettaglio, oltre a definire una scadenza a breve termine per il pagamento. Questo procedimento, soprattutto nelle grandi aziende, viene svolto dagli esperti del settore contabile.

Cos’è e come funziona la fatturazione passiva

La fatturazione passiva riguarda invece i beni e i servizi acquistati dall’azienda presso un fornitore: questo documento viene quindi emesso da terzi nei confronti dell’azienda e genera un debito nei confronti del fornitore (fino a quando non viene saldata).

Questo ciclo di fatturazione passiva potrebbe sembrare più semplice del precedente, in quanto per l’azienda si tratta semplicemente di verificare i dati inseriti e, nel caso siano corretti, archiviare la fattura. In realtà, non è sempre così facile.

Il controllo dei dati è un’operazione fondamentale, in quanto una fattura emessa e pagata è molto più difficile da impugnare: meglio dunque accorgersi prima di eventuali errori o difformità. Conservare una copia della fattura può tornare utile nel caso di controlli fiscali.

Fatturazione attiva e passiva: quali sono le differenze

Una volta chiarito cosa si intende per fatturazione attiva e passiva, diviene più semplice comprendere le differenze che intercorrono tra le due tipologie di fattura: mentre quelle attive risultano in entrata (credito), quelle passive risultano invece in uscita (debito).

Entrambe le tipologie, sia la fattura attiva sia quella passiva, solitamente precedono la fase di erogazione del servizio. Per avere la certezza di compilare correttamente le fatture attive, puoi affidarti a un commercialista esperto che possa fornirti consigli e dritte per una compilazione ottimale.

Caratteristiche delle fatture attive o passive

Una fattura, che sia attiva o passiva, deve riportare una serie di informazioni necessarie per poter essere definita tale. In particolare, l’azienda, il professionista o il fornitore devono:

• inserire tutti i riferimenti relativi all’altro soggetto (nome e cognome, indirizzo, numero di partita Iva o codice fiscale, coordinate bancarie per il pagamento);
• rispettare tutti i criteri previsti dalla legge (data e numero progressivo della fattura, descrizione del prodotto o servizio, prezzo, totale della fattura ed eventuale rivalsa).

In alcuni casi la fattura deve riportare anche la marca da bollo da due euro qualora sia esente dall’IVA e, contemporaneamente, di importo superiore a 77,74 euro (come previsto dall’Agenzia delle Entrate).

Se hai aderito alla fatturazione elettronica, inoltre, dovrai inserire anche:

• il codice destinatario, che identifica la piattaforma su cui il soggetto andrà a ricevere le fatture;
• indirizzo PEC, al quale verranno inviate le eventuali comunicazioni aventi carattere legale.

Gestione della fatturazione attiva e passiva

L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica ha agevolato anche la gestione dei cicli attivi e passivi: mentre le fatture emesse (attive) devo essere inviate tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’azienda, quelle ricevute (passive) devono essere correttamente conservate per evitare ritardi nei pagamenti e per garantire la registrazione delle imposte.

Per gestire la fatturazione attiva e passiva si può utilizzare il programma a disposizione sul sito web dell’Agenzia delle Entrate oppure, soprattutto per le aziende con grandi volumi di fatturato, è possibile affidarsi a un software gestionale esterno per ottimizzare i tempi di lavoro e armonizzare l’amministrazione contabile.

Fatturazione attiva e passiva – Domande frequenti