Come fatturare alla pubblica amministrazione: guida completa

• Per fatturare alla pubblica amministrazione è necessario utilizzare la fattura elettronica.
• La trasmissione della fattura elettronica avviene attraverso il sistema di intermediazione dell’Agenzia delle Entrate.
• Per chi dispone di una Partita IVA con regime forfettario, per l’emissione di fatture alla PA è obbligatorio utilizzare il sistema di intermediazione.

Conoscere come fatturare alla pubblica amministrazione è importante per chi ha relazioni commerciali e professionali con un ente pubblico. Infatti, dal 2019 è entrato in vigore l’obbligo della fatturazione elettronica per le imprese, un sistema che ha portato a una serie di vantaggi, ma che ha generato anche  un po’ di confusione su come comportarsi.

Basta considerare che ancora oggi vi sono attività esenti IVA che non sono obbligate a emettere la fattura elettronica. Inoltre, gli strumenti che potrai utilizzare sono diversi, dato che avrai la possibilità di affidarti al sito dell’Agenzia delle Entrate oppure a software terzi.

L’attenzione alla fatturazione elettronica e i controlli fiscali, rendono indispensabile sapere come effettuare una fattura verso la pubblica amministrazione. Nell’articolo abbiamo analizzato le nuove normative e raggruppato tutto quello che è utile sapere.

Come fatturare alla pubblica amministrazione

Partiamo dalle basi: come emettere una fattura alla pubblica amministrazione? La risposta è abbastanza semplice, dato che oggi è possibile farlo solo in un modo: con la fattura elettronica. Questo sistema è presente nel settore pubblico già da 10 anni, dato che il riferimento normativo è la legge n.244 del 24 dicembre del 2007.

In particolare, all’art 1, viene stabilito il passaggio dal tradizionale sistema di fatturazione cartaceo all’utilizzo della posta elettronica, alla versione  XML (EXtensible Markup Language). Questo acronimo identifica il formato di file utilizzato generalmente per l’invio dei documenti digitali.

Cos’è esattamente una fattura elettronica? È un documento fiscale che ha caratteristiche simili a quelle delle versione cartacea, ma sarà trasmesso in modo telematico offrendo una serie di vantaggi in fatto di data certa, velocità della consegna e sicurezza dei dati. Si tratta di un sistema nato per evitare eventuali tentativi di evasione fiscale in materia d’IVA, oltre a fornire un controllo più facile per il fisco.

La Legge di Bilancio 2018 ha esteso l’obbligatorietà di utilizzare la fatturazione elettronica a tutte le attività con Partita IVA, salvo alcune eccezioni. Questo ci porta a considerare il passaggio successivo: quali sono gli strumenti per inviare questo documento sul web.

Come inviare una fattura alla pubblica amministrazione

Il sistema di fatturazione elettronica ha determinato un netto cambiamento nella trasmissione di questo documento. Infatti, non ci si deve più preoccupare di consegnarlo, ad esempio, attraverso raccomandata A.R o per posta elettronica, ma si può trasmettere online con data certa.

Inoltre, la compilazione avviene completamente per via telematica, e questo permette di limitare gli errori. In particolare, vediamo come fare se si vuole inviare una fattura alla pubblica amministrazione. Diventa fondamentale conoscere quali sono gli strumenti che caratterizzano il sistema digitale:

• software per generare la fattura;
• sistema di trasmissione;
• servizio online di verifica.

Il primo passo è quello di disporre di un computer o di un tablet per compilare la fattura elettronica. Per farlo sarà necessario utilizzare un software che preveda la creazione del documento nel formato XML. Questi due elementi non bastano, dato che sarà necessario predisporre un sistema di interscambio attraverso cui sarà possibile inviare la fattura.

Questa tecnologia rende unico l’invio del documento. Infine, si disporrà di un programma di archiviazione che potrà essere online o installato sul proprio PC. Andiamo ad analizzare nel dettaglio i passaggi necessari.

Come inviare una fattura alla PA con l’Agenzia delle Entrate

La compilazione di una fattura elettronica può essere fatta utilizzando diversi software presenti in circolazione, ognuno con caratteristiche differenti. Inoltre, la stessa Agenzia delle Entrate prevede un sistema interno chiamato  Fattura PA, gratuito, che potrà essere utilizzato per la compilazione.

Qualunque sia lo strumento impiegato, l’invio del documento XML dovrà avvenire utilizzando il sistema di trasmissione, chiamato interscambio. Cerchiamo di chiarire questo concetto. Una volta compilata in ogni sua parte, la fattura dovrà essere inviata sulla rete al destinatario. Per trasferirla al sistema di interscambio si potrà usufruire di:

• servizi web service: si tratta di piattaforme terze che hanno sottoscritto delle partnership con l’Agenzia delle Entrate e che sono abilitate a utilizzare il sistema di interscambio;
• posta certificata: sarà possibile inviare il documento tramite una PEC;
• sistema SFTP: il secure file transfer protocol prevede una tecnologia che offre massima sicurezza alla trasmissione del documento XML.

Una volta inserito il documento, il sistema di interscambio lo trasferirà al destinatario, individuandolo grazie al cosiddetto codice univoco. Questo viene rilasciato nel momento in cui ci si registra a un servizio di fatturazione elettronica. In un certo modo è una sorta di indirizzo virtuale che identifica dove dovrà essere consegnata la fattura.

Quindi il sistema di interscambio è una sorta di postino digitale che permette di mettere in contatto il mittente e il destinatario della fattura. La ricezione della fattura avviene in tempo reale. Inoltre, si otterrà una ricevuta di consegna con data certa.

Una precisazione è importante. La fattura elettronica è un sistema semplificato, ma richiede comunque una compilazione del documento, come nel caso delle versioni tradizionali. Anche se questa operazione avviene in modo guidato, potrà essere utile farsi affiancare da un consulente al fine di non commettere errori. Infine, si deve distinguere tra l’invio di un  fattura elettronica alla pubblica amministrazione con  l’IVA da quella senza IVA. Vediamo quali sono le differenze tra queste due formule.

Come inviare fattura alla pubblica amministrazione: split payment

Se si è aperta una Partita IVA e si decide di svolgere un’attività economica nei confronti della PA, sarà necessario predisporre la propria gestione contabile in maniera moderna e nel rispetto della normativa di legge. Ciò vale, in linea di massima, per tutte le attività professionali e d’impresa. Vediamo come compilare una fattura alla pubblica amministrazione che preveda la presenza di IVA. Il termine utilizzato è quello di split payment.

Questa parola può essere tradotta come scissione dei pagamenti e fa riferimento a una tipologia di fattura emessa verso la PA in cui l’IVA non viene incassata. Infatti, la split payment è una versione di fattura elettronica in cui è divisa l’IVA dall’importo finale, e sarà identificata dalla dicitura scissione dei pagamenti.

In questo modo l’ente pubblico riceve un documento in cui saprà esattamente quanta IVA deve essere versata all’erario con un suo pagamento diretto. Chi emette la fattura split payment non incasserà l’importo comprensivo d’IVA, ma solo quello al netto.

Chi è obbligato a rilasciare questa tipologia di fattura? In linea di massima tutti i soggetti passivi d’IVA, ovvero imprese, lavoratori autonomi e liberi professionisti che vendono servizi e beni alla pubblica amministrazione. Salvo alcune eccezioni.

Chi è esentato dallo split payment

Il D.L. n. 87/2018, conosciuto anche come Decreto Dignità, ha portato una serie di modifiche nell’ambito delle fatture split payment. In particolare, fino al 2018 erano esentati da questa tipologia di documento i seguenti soggetti :

• enti privati;
• aziende con statuto speciale;
• enti pubblici;
• istituti di ricerca;
• agenzie fiscali;
• gli ordini professionali;
• autorità amministrative indipendenti.

Oggi si aggiungono anche quei soggetti che devono emettere fattura alla PA con ritenuta d’acconto e le attività che rientrano nei sistemi agevolati e che prevedono l’esenzione d’IVA. L’esempio più tipico è quello delle Partite IVA con regime forfettario.

Fattura alla pubblica amministrazione con regime forfettario

Il regime forfettario è una tipologia di sistema fiscale che prevede agevolazioni dal punto di vista della tassazione e per ciò che concerne il rilascio delle fatture. Per saperne di più, leggi la nostra guida sul regime forfettario 2022.

In particolare, nell’emissione di questo documento fiscale, non è prevista l’aggiunta dell’IVA e inoltre, fino al 1° luglio 2022, non vi è l’obbligo della fatturazione elettronica. Da questa data, si dovrà distinguere tra:

• Partita IVA con reddito superiore ai 25.000€;
• attività con regime forfettario inferiore ai 25.000€

Nel primo caso scatta l’obbligo della fattura elettronica anche per i forfettari. Nel secondo rimarrà in vigore la possibilità di inviare la fattura attraverso posta elettronica tradizionale e solo con l’aggiunta della marca da bollo di 2€.

Quindi se la propria attività supera i 25.000€ annuali di guadagno, e si rientra nel tetto dei 65.000€, sarà necessario rispettare gli step che abbiamo indicato e utilizzare il sistema di intermediazione dell’Agenzia delle Entrate. Invece, come comportarsi per chi è esente dalla fatturazione elettronica? Chiariamo subito questo aspetto, il quale ha generato un po’ di confusione.

Il riferimento è sempre la normativa di legge n. 244 del 2007. Ciò comporta che anche chi è esentato dall’utilizzo delle fattura elettronica, sarà tenuto a utilizzarla se vuole fatturare alla pubblica amministrazione.

Ben diversa è la situazione riguardante l’IVA. Per il regime forfettario non si applicherà l’emissione della fattura split payment. Quindi quando si compilerà la fattura elettronica, sarà necessario segnare il totale della prestazione o delle vendita, ottenendo il pagamento per intero.

Fattura alla pubblica amministrazione rifiutata: quali sono i casi

Talvolta può accadere di ricevere un avviso di una fattura inviata alla pubblica amministrazione rifiutata. Quando si può verificare questa evenienza?  Per rispondere a questa domanda si deve considerare che se fino a pochi anni addietro erano tollerati i documenti cartacei, dal 2018, si è avuto un drastico cambiamento in ambito  pubblico.

Infatti, oggi vi è il divieto assoluto da parte degli enti di accettare una fattura trasmessa in modo differente dalla modalità elettronica. Quindi, se si vuole ottenere il pagamento del servizio o della vendita effettuata, sarà necessario procedere solo ed esclusivamente compilando nel modo adatto quella elettronica.

Infine, si dovrà fare attenzione ai casi in cui è richiesta la versione split payment da quella in cui invece non è presente l’IVA. Una fattura alla pubblica amministrazione inviata tramite modalità diverse da quelle della fattura elettronica, verrà rifiutata automaticamente e considerata nulla.

Fatturare alla pubblica amministrazione: i vantaggi

Il sistema di fatturazione elettronica alla pubblica amministrazione è ormai da più di 10 anni in funzione, portando enormi benefici nei pagamenti e nel contrastare la lotta all’evasione fiscale. Infatti, permette all’Agenzia delle Entrate di avere dei controlli diretti sugli importi d’IVA, oltre a offrire una data certa per le singole transazioni.

Inoltre, l’estensione al sistema al regime forfettario dal luglio 2022 rientra in quelle forme di adeguamento previste anche in ambito europeo, verso una completa digitalizzazione fiscale e verso la completa trasparenza delle attività di imprese sia all’interno, sia al di fuori dei confini nazionali.

Nei prossimi anni, probabilmente  l’utilizzo della fatturazione elettronica sarà estesa a tutti coloro che dispongono di Partita IVA, senza eccezioni. In questa prospettiva, scegliere un servizio di fatturazione elettronica e imparare ad utilizzarlo sono due passaggi necessari per disporre di un’impresa moderna in regola con la normativa fiscale.

Come fatturare alla pubblica amministrazione – Domande frequenti