Fattura quietanzata: significato, valore probatorio, modello

• La fattura quietanzata rappresenta una prova di pagamento. 
• Il termine viene utilizzato per indicare che una data fattura è stata pagata dal debitore e che il pagamento è stato riconosciuto dal soggetto creditore con la quietanza. 
• Risulta molto utile soprattutto nei casi in cui i pagamenti avvengono in contanti. 

Potrebbe essere necessario voler certificare il pagamento di un bene o di un servizio, in modo tale da poter essere tutelati rispetto a future pretese economiche: sono proprio questi i casi in cui si ricorre a quella che prende il nome di fattura quietanzata. 

Quest’ultima si differenzia dalla normale fattura in quanto ha valore probatorio: vediamo di seguito cosa vuol dire quietanza e quali sono gli elementi che dovranno essere contenuti in una fattura quietanzata per poterla considerare al 100% valida. 

Cos’è una fattura quietanzata

Una fattura si definisce quietanzata se il venditore vi appone la sua firma e alcuni elementi probatori, i quali serviranno a comprovarne l’avvenuto pagamento e a tutelarsi da eventuali richieste non legittime. 

Nella pratica, una fattura quietanzata fa sì che il debitore possa liberarsi da qualsiasi forma di pretesa da parte dei creditori. La quietanza è, dunque, una prova documentale precostituita che dovrà, pertanto, essere conservata con cura. 

Oltre che come tutela nei confronti dei creditori, la si potrà utilizzare nel caso di merce difettosa: in tale ipotesi, sarà garantito qualsiasi diritto di rivalsa. 

Dicitura e Validità 

Una fattura quietanzata è valida se presenta i seguenti elementi:

• la descrizione e la quantità di merci acquistate, o la natura della prestazione;
• la dicitura “per quietanza”, che si potrà apporre a penna o con un timbro, la dicitura “pagato” non è considerata quietanza dalla giurisprudenza;
• l’esatta somma che è stata pagata;
• la data del pagamento;
• la firma del soggetto al quale è stata rivolta. 

Esempio di fattura quietanzata: facsimile

La fattura quietanzata dovrà essere rilasciata in forma scritta. In pratica, si dovrà richiedere al soggetto creditore, subito dopo aver effettuato un pagamento: la fattura conterrà una dichiarazione esplicita di aver ottenuto un determinato importo e di non poter pretendere più nulla dal soggetto che lo ha pagato. 

La dicitura per quietanza può essere fatta:

• a margine della fattura;
• in alto alla fattura;
• sul retro della fattura. 

Si suggerisce, inoltre, di pagare sempre con l’utilizzo di metodi di pagamento tracciabili, quali un bonifico o un assegno, e non in contanti, in modo tale da riuscire a dimostrare che ci sia effettivamente stato un trasferimento di denaro. 

Riportiamo di seguito un modello facsimile che permette di capire meglio com’è fatta una fattura quietanzata e quali sono gli elementi indispensabili dai quali deve essere costituita: il modo più semplice per crearne una, consiste infatti nello scaricare un modello vuoto da stampare e compilare. 

Quietanzare una fattura in contanti

Cosa succede quando si paga qualcuno in contanti? Dato che il pagamento non è tracciabile, chi lo ha ricevuto potrebbe dire di non averlo mai ricevuto. Come si quietanza in questo caso una fattura? 

In tale ipotesi, si dovrà prima verificare che l’importo non superi le soglie di tracciabilità per i pagamenti in contanti previste dalla legge, che per tutto il 2022 resterà pari a 1.999.99 euro (grazie a un emendamento approvato in sede di conversione del decreto Milleproroghe). 

La procedura è la stessa descritta in precedenza, quindi si dovrà chiedere a chi ha ricevuto il pagamento in contanti di emettere la relativa fattura quietanzata: per importi superiori a 2.000 euro, si dovranno obbligatoriamente utilizzare mezzi di pagamento tracciabili, quali carte di credito, carte di debito, assegni non trasferibili, bonifici bancari o postali.

Fattura quietanzata: valore probatorio

Abbiamo detto che la fattura quietanzata ha valore probatorio: questo significa che rappresenta a tutti gli effetti una tutela nei confronti di eventuali creditori, in particolare nei casi in cui un pagamento sia stato effettuato in contanti. 

La fattura quietanzata potrà essere utilizzata anche:

• per far valere i propri diritti nel caso in cui un prodotto sia difettoso o un servizio non venga fornito in modo efficiente;
• rendicontare le spese effettivamente sostenute nel caso di interventi finanziati da avvisi pubblici, per i quali si vorrebbe poi richiedere un rimborso, o per ricevere un incentivo statale (come per esempio il bonus asilo nido).

Nel caso della quietanza per un assegno, la validità scatta soltanto nel momento in cui l’assegno viene incassato. Nell’ipotesi di assegno scoperto, invece, la quietanza emessa non avrà alcun effetto. 

Quando la fattura quietanzata non è valida

Come ribadito dalla Corte di Cassazione Sezione Unite, con la sentenza n. 6877 del 13/05/2002 e la n. 19888 del 22/09/2014, la fattura quietanzata non ha valore nel caso in cui sia presente soltanto la dicitura “pagato”. 

In aggiunta, tra i casi in cui è possibile contestarla si annoverano:

1. il dimostrare che la fattura quietanzata sia stata sottoscritta con l’uso della violenza, quindi sotto minaccia;
2. nel caso in cui sia stata emessa per errore.

Differenza tra fattura quietanzata e quietanza di pagamento

L’alternativa alla fattura quietanzata è la quietanza liberatoria, chiamata comunemente quietanza di pagamento. Vi si ricorre, in genere, quando le fatture da quietanzare sono molte. 

La sua funzione è esattamente la stessa: la quietanza di pagamento dichiara in modo esplicito che è stato ricevuto un determinato importo da un debitore, nei confronti del quale non si potranno avere ulteriori pretese. 

Per essere valida, dovrà contenere i seguenti elementi:

• gli estremi di ogni fattura, quindi numero e data;
• gli importi relativi a imponibile, IVA e totale;
• la data di pagamento e le modalità attraverso le quali è stata saldata (bonifico, assegno, contanti, ecc.);
• la dicitura con la quale si dichiara che le fatture “sono state integralmente pagate e pertanto si rilascia la più ampia quietanza, non avendo null’altro a pretendere”.

Si potrebbero poi aggiungere ulteriori specifiche, come per esempio che non sono state emesse note di accredito o effettuate permute, oppure concessi sconti in seguito alla fatturazione. 

Fattura elettronica quietanzata e pagamento F24

A partire dal 2008, nel momento in cui viene pagato un F24 online, si riceve una quietanza telematica con la quale si accerta l’avvenuto pagamento. Tale documento viene conservato elettronicamente nel cassetto fiscale dell’Agenzia delle Entrate. 

Qualora ci dovesse essere un accertamento o un sollecito di pagamento, si avrà dunque a propria disposizione la quietanza relativa al pagamento del modello F24. 

Lo scontrino fiscale è una fattura quietanzata?

Quando un cittadino privato effettua un acquisto, si riceve sempre un documento, ovvero lo scontrino fiscale elettronico. Questi ultimi hanno il valore di:

• ricevuta di pagamento;
• documento di trasporto. 

In altri termini certificano che chi ha comprato un determinato prodotto lo abbia effettivamente ricevuto e pagato. Il documento può essere considerato l’equivalente di una fattura quietanzata?

In realtà no, in quanto se il consumatore finale fosse, per esempio, un privato con partita IVA, ci vorrebbe una fattura e per certificare che il pagamento sia avvenuto, si dovrebbe richiedere una quietanza di pagamento. 

La differenza tra fattura quietanzata e scontrino elettrico fiscale consiste anche nel fatto che la prima contenga in più la firma del creditore e tutti i dati relativi sia al soggetto che ha pagato, sia a quello che ha ricevuto i soldi. 

La fattura quietanzata è obbligatoria?

Abbiamo detto che la quietanza di pagamento è molto utile per i debitori in quanto rappresenta una salvaguardia rispetto a richieste di pagamenti non dovuti che potrebbero arrivare in un momento successivo. 

Nel momento in cui riceve una richiesta, il creditore è sempre obbligato a emettere la fattura quietanzata. L’unico caso in cui potrebbe non essere davvero necessario è quello il cui il pagamento sia avvenuto con uno strumento tracciabile, il quale permette di risalire facilmente alla data in cui è avvenuto e all’importo saldato. 

Fattura quietanzata – Domande frequenti