Fattura proforma: come si compila e a cosa serve

• La fattura proforma è un documento che non ha valore fiscale.
• Una fattura proforma può essere emessa da un professionista autonomo con Partita IVA.
• La compilazione di questo tipo di fattura deve includere tutte le informazioni salienti sul lavoro e sull’importo da saldare.

Chi si occupa di amministrazione e contabilità sente spesso parlare di fattura proforma. Ma in che cosa consiste nello specifico e in cosa differisce dalla fattura tradizionale? Brevemente, si può dire che è un documento che non ha valore fiscale.

Esistono diversi tipi di fattura proforma, che può essere redatta per diverse motivazioni. A emettere una fattura proforma solitamente sono i lavoratori autonomi e professionisti con Partita IVA, verso i clienti che acquistano determinati beni o servizi.

La fattura proforma consente numerosi vantaggi sia per chi la emette che per chi la riceve, vediamo in questo articolo quali sono e come funziona nello specifico questo tipo di documento.

Cos’è la fattura proforma

La fattura proforma è un documento del tutto simile alla fattura tradizionale, ma a differenza di quest’ultima, non ha valore fiscale. I motivi per i quali la fattura proforma viene realizzata sono tanti, tutti legati a questioni fiscali e di liquidità.

E’ uno strumento che, negli ultimi tempi, ha visto un netto incremento del suo utilizzo, soprattutto da quando, in seguito alla crisi economica, le aziende hanno iniziato a saldare le proprie fatture con tempi sempre più lunghi.

In questo modo, chi subisce un ritardo nel pagamento, può evitare di iniziare a pagare le imposte su quanto non ancora incassato. Va ricordato che anche in caso di fatture non pagate, le tasse sono sempre a carico di chi emette le fatture.

In pratica, la fattura proforma è un documento che, a tutti gli effetti, permette di incassare il dovuto senza, però, generare effetti e obblighi per la quantificazione dei ricavi né, tanto meno, per la liquidazione dell’iva al momento della sua emissione.

A cosa serve la fattura proforma

La fattura proforma ha diverse finalità. Innanzitutto, come abbiamo precedentemente accennato, la fattura proforma non ha valore fiscale e, quindi, consente all’imprenditore di non assumere obblighi fiscali prima di ricevere effettivamente il pagamento.

Grazie a questo metodo, il possessore di partita IVA può mettere a disposizione del cliente i dati per il pagamento. In effetti, la fattura proforma assomiglia molto, per finalità, a quello che è il preventivo. Tuttavia, mentre il preventivo ha un layout che ricorda una mail o una lettera, la fattura proforma ha l’aspetto di una fattura vera e propria.

Se hai intenzione di presentare al tuo cliente una fattura proforma, devi ricordare che, nel momento in cui riceverai il pagamento, dovrai comunque emettere la fattura fiscale. Ci sono altri due aspetti importanti da tenere a mente nel momento in cui si parla di fattura proforma.

Il primo consiste nella fattura proforma export, la quale, piuttosto che per richiedere un pagamento, è utilizzata per formalizzare l’offerta presentata al cliente o in altri casi come: il calcolo dei costi (come quelli relativi alla merce), licenze d’esportazione, dazi doganali, emissioni di lettere di credito e richieste di finanziamenti.

Il secondo aspetto è relativo alla fattura proforma in inglese. Essa deve essere allegata nel caso in cui si effettuino spedizioni nei paesi extraeuropei di prodotti non commerciali (campioni, omaggi ecc.) e serve per indicare le informazioni utili alle autorità doganali. In questo caso, la fattura proforma in inglese indica dati come: emittente, destinatario, valore, descrizione, peso, causale ecc.

Come compilare una fattura proforma

Non è assolutamente difficile riuscire a realizzare una fattura proforma. Si tratta, infatti, di una fattura assolutamente uguale a quella classica, ma con la dicitura ben visibile “proforma“.

Piuttosto, ci sono alcune accortezze che devono essere messe in capo quando si decide di ricorrere a questo tipo di fattura. Innanzitutto, è necessario che la numerazione della fatturazione proforma sia assolutamente separata da quella classica, così da non confondere le due tipologie.

Inoltre, bisogna ricordare che c’è l’obbligo, per l’azienda che la emette, di sostituirla immediatamente con una fattura ordinaria non appena l’azienda debitrice salda l’importo corrispondente dovuto.

Quali dati inserire

Per compilare una fattura proforma, si possono indicare gli stessi dati presenti nella fattura fiscale. In particolare: 

• dati del cliente e dell’azienda/professionista;
• numero della fattura proforma (slegato dalla fattura fiscale);
• articoli, quantità, costo per unità;
• data di emissione e data di scadenza dell’accettazione;
• percentuale relativa al calcolo IVA;
• importo e totale imponibile.

Quali sono i vantaggi della fattura proforma

I vantaggi dell’utilizzo della fattura proforma sono tanti e tutti molto interessanti. In particolare, il primo vantaggio di chi decide di utilizzare la fattura proforma consiste proprio nell’evitare di iniziare a pagare le tasse, in particolare l’iva, prima ancora di aver incassato il dovuto.

Infatti per il fisco italiano l’iva è esigibile non appena la fattura viene emessa e non è in alcun modo legata all’incasso, tranne il caso di applicazione del regime iva per cassa, per alcune categorie di contribuenti. Un altro vantaggio è quello relativo alla possibilità di emettere la fattura vera e propria esclusivamente quando il saldo viene effettuato.

In questo modo, in caso di errori nell’emissione della fattura proforma, è sempre possibile realizzare delle correzioni senza, però, dover annullare le fatture già emesse, con relativi problemi di contabilità e amministrazione.

La fattura proforma, dunque, è uno strumento che semplifica di molto la gestione della fatturazione delle aziende, e non solo, ed è sempre più utilizzata, ma anche accolta, con estremo favore sia dalle aziende che dagli enti pubblici.

Chi emette la fattura proforma

In realtà, questo documento può essere utilizzato da tutti anche se, di preferenza, viene maggiormente utilizzata dai professionisti (architetti, commercialisti, avvocati, ecc.) poiché il momento di fatturazione è differente.

Infatti, nel caso di prestazione di servizi, il momento “ultimo” di fatturazione, ovvero quando la prestazione si considera effettuata, coincide con il momento del pagamento. In ogni caso, è uno strumento molto amato anche dalle aziende di dimensioni medio piccole (le cosiddette PMI) che lo hanno utilizzato soprattutto per far fronte alla crisi economica.

In generale, è uno strumento molto utile per mantenere un certo livello di professionalità e di trasparenza dei dati con il cliente. Inoltre permette di stabilire un primo accordo con il cliente ed usufruire dei vantaggi correlati.

La fattura proforma può essere utile quindi sia ai clienti, che possono verificare l’esattezza dei dati, che ai fornitori, che nel caso di errori non devono procedere con lo storno delle fatture emesse per errore.

Fattura proforma – Domande frequenti