Domicilio digitale: cos’è e come funziona, quando è obbligatorio e come ottenerlo

• Il domicilio digitale è l’indirizzo virtuale di un’azienda, di un libero professionista o di un cittadino privato e favorisce una comunicazione più rapida con la Pubblica Amministrazione.
• La PA può inviare comunicazioni ufficiali, come notifiche o atti, in tempo reale a cittadini e imprese tramite il loro domicilio digitale.
• Il domicilio digitale è eleggibile gratuitamente così come l’iscrizione all’INAD e per alcuni soggetti è obbligatorio per legge.

La legge Semplificazioni ha introdotto l’obbligo di domicilio digitale per aziende e professionisti, fissando anche delle sanzioni per i soggetti che non rispetteranno la normativa: di fatto, questo domicilio virtuale corrisponde all’indirizzo di posta elettronica certificata e permette l’invio di comunicazioni formali da parte della Pubblica Amministrazione.

Grazie al domicilio virtuale, quindi, la Pubblica Amministrazione può inviare le comunicazioni aventi valore legale (come multe, atti e notifiche) in modo diretto e in tempo reale a cittadini e imprese, utilizzando un canale di comunicazione che rispetta le norme di legge.

Cos’è il domicilio digitale e come funziona

Il decreto numero 217/2018¹ ha introdotto il domicilio digitale, ovvero un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) o un “domicilio virtuale” tramite il quale i cittadini e le imprese possono ricevere delle comunicazioni formali in tempo reale dalla Pubblica Amministrazione: per esempio atti, notifiche o multe che solitamente vengono spediti tramite posta ordinaria.

Dal punto di vista normativo, il domicilio digitale è “l’indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato“.

Grazie a questo strumento si possono gradualmente superare le raccomandate A/R a favore di un sistema di interscambio di comunicazioni formali, con valore legale. Questa innovazione potrebbe aiutare a ridurre gli archivi cartacei pubblici e privati, rendendo la comunicazione con la PA più semplice e immediata.

La principale differenza tra un indirizzo di posta elettronica tradizionale e un recapito elettronico certificato riguarda principalmente il metodo di comunicazione tra le amministrazioni pubbliche (mittente) e il cittadino o l’azienda (destinatario). Tali comunicazioni passano per piattaforme digitali che rispondono a specifici requisiti di legge e hanno valore legale.

Domicilio digitale: quando e per chi è obbligatorio

Il domicilio digitale non è obbligatorio per tutti i cittadini, ma solo per alcune categorie di soggetti, che non possono costituire un’organizzazione senza prima attivare un indirizzo di posta elettronica certificata. Questo non è che il primo passo per la digitalizzazione delle amministrazioni pubbliche: il domicilio virtuale potrebbe essere esteso nei prossimi anni anche ad altri soggetti.

L’obbligo di eleggere il domicilio digitale, attualmente, è previsto per queste categorie di soggetti:

• liberi professionisti organizzati in Ordini Professionali;
• imprese e ditte individuali;
• Enti del Terzo Settore;
• enti pubblici.

Anche se non è obbligatorio per gli altri soggetti, questi possono comunque scegliere di avere un proprio domicilio digitale per le comunicazioni.

Chi sono gli esclusi

Sono ancora esclusi dall’obbligo di registrazione di un domicilio digitale, invece, gli Enti non commerciali atipici, per esempio le associazioni che non devono essere iscritte al RUNTS (Registro Unico del Terzo Settore), così come i condomini (eccetto l’amministratore che deve possedere la PEC) e i titolari di società ed enti che non hanno rappresentanza legale.

Anche i privati cittadini non sono obbligati ad attivare il domicilio digitale, ma possono comunque eleggere il proprio indirizzo digitale in modo totalmente gratuito.

Domicilio digitale per aziende: come ottenerlo

Quello che inizialmente veniva chiamato indirizzo di posta elettronica, ad oggi, si definisce “domicilio digitale / PEC dell’impresa” e va a sostituirsi all’indirizzo fisico per le comunicazioni ufficiali della Pubblica Amministrazione.

Dal 1° ottobre 2020 è entrato in vigore l’obbligo di iscrizione della PEC nel Registro delle Imprese, valida come domicilio digitale ufficiale dell’impresa: la comunicazione si può effettuare gratuitamente tramite il modulo di Comunicazione Unica.

L’iscrizione è gratuita, ma per effettuarla occorre la firma digitale, un indirizzo PEC attivo e l’iscrizione al servizio Telemaco, lo sportello telematico sviluppato da InfoCamere. Per iscrivere la Pec al Registro delle imprese si possono sfruttare diverse modalità:

• il titolare di un’impresa individuale o il legale rappresentante di una società, in possesso di un dispositivo di firma digitale, può utilizzare la procedura “Pratica semplice”;
• gli utenti di registroimprese.it /Telemaco, possono utilizzare il servizio DIRE per la compilazione e l’invio della pratica;
• in alternativa puoi rivolgerti a un intermediario per completare la procedura.

A partire dal 6 luglio 2023 è possibile eleggere il proprio domicilio digitale su INAD, l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali: per farlo occorre inserire i propri dati personali e il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) sul portale. A questo punto basterà attendere la conferma della registrazione, che avviene tramite e-mail entro i 5 giorni successivi alla richiesta.

INAD: come funziona e come eleggere il domicilio digitale

L’INAD è l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali, ovvero un registro nel quale indicare gli indirizzi elettronici delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel Registro delle Imprese.

INAD è nato dalla collaborazione fra Agid (Agenzia per l’Italia Digitale), il Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio e Infocamere: grazie a questo nuovo registro, i soggetti iscritti potranno ricevere le comunicazioni formali della PA in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento grazie al loro indirizzo di posta elettronica certificata.

Possono eleggere il proprio domicilio digitale su INAD i seguenti soggetti:

• le persone fisiche che abbiano compiuto il diciottesimo anno di età e che abbiano la capacità di agire;
• i professionisti che svolgono una professione non organizzata in ordini, albi o collegi ai sensi della legge n. 4/2013;
• gli enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione nell’INI-PEC.

Per poter eleggere il proprio domicilio digitale occorre possedere un indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) e l’identità digitale (SPID, CIE o CNS), oltre ad allegare alla richiesta anche un documento di identità in corso di validità. L’attivazione è gratuita e può avvenire interamente online tramite il sito web domiciliodigitale.gov.it.

Ad oggi sono oltre 2.486.000 i domini digitali pubblicati per le persone fisiche e oltre 7.400 quelli pubblicati per professionisti non organizzati in albi e collegi².

Comunicazione del domicilio digitale e sanzioni

Le imprese, le società commerciali e i professionisti che hanno registrato il proprio domicilio presso l’INAD hanno l’obbligo di comunicarlo al registro di appartenenza, ovvero:

• al Registro delle Imprese gestito dalle Camere di Commercio per le imprese e le società commerciali;
• al proprio Albo di riferimento per i professionisti, qualora non sia lo stesso Albo ad assegnare l’indirizzo Pec al momento dell’iscrizione.

Le sanzioni per coloro che non rispettano l’obbligo di dotazione del domicilio digitale sono previste dall’art. 2630 c.c: la sanzione amministrativa può variare da 103 euro a 1.032 euro. Il decreto Semplificazioni del 2020 ha poi raddoppiato tali importi, estendendoli anche agli albi e/o ordini professionali che non provvedono.

I vantaggi e gli svantaggi del domicilio digitale

Una volta compreso come eleggere il proprio domicilio digitale all’INAD e come utilizzarlo, non resta che scoprire quali sono i vantaggi di questa soluzione. In primis, la possibilità di ricevere le comunicazioni e le notifiche dalla Pubblica Amministrazione in formato digitale, in tempo reale e da qualsiasi luogo.

Questo nuovo metodo di comunicazione, inoltre, permette di:

• velocizzare lo scambio di comunicazioni tra PA e cittadini o tra PA e imprese;
• risparmiare sulle spese di spedizione della raccomandata A/R;
• ridurre l’emissione di documenti cartacei;
• avere la certezza della ricezione delle notifiche senza rischiare di andare in mora.

Un possibile svantaggio riguarda invece le sanzioni per tutte le imprese e i professionisti che non rispetteranno gli obblighi di legge. Intorno all’uso delle piattaforme informatiche è necessario prestare attenzione e responsabilità, per non incorrere in errori.

Nell’ottica di digitalizzazione dei servizi della Pubblica Amministrazione, il domicilio digitale non è che uno dei tanti tasselli necessari per rendere la macchina pubblica più efficiente, diretta e organizzata.

Domicilio digitale – Domande frequenti

1. Decreto Legislativo 13 dicembre 2017 n.217, Gazzetta Ufficiale, gazzettaufficiale.it ↩︎
2. Domicilio digitale, INAD, domiciliodigitale.gov.it ↩︎