DDT (Documento di trasporto): guida completa alla compilazione

• Il DDT è un documento commerciale che attesta il trasferimento di un bene dal soggetto venditore all’acquirente.
• Il documento di trasporto deve essere redatto prima della spedizione in duplice copia e in forma libera, ma con alcuni elementi obbligatori previsti dal DPR 472/96.
• In caso di mancata presenza del DDT sarai soggetto a una multa, da un minimo di 400€ a un massimo di 6.000€, oltre al fermo amministrativo del veicolo.

Se hai una partita IVA per un e-commerce o un’altra attività commerciale che prevede la spedizione di articoli, allora tra i diversi adempimenti documentali e fiscali dovrai considerare la creazione del DDT. L’acronimo identifica il documento di trasporto, un atto che seguirà la merce durante la fase di trasferimento con un veicolo e che dovrà essere rilasciato in copia al destinatario.

Non è prevista una forma specifica. Tuttavia, la legge richiede l’inserimento di una serie di dati obbligatori per identificare la tipologia di prodotti, il cedente e il cessionario. In questa guida ci sono tutte le informazioni utili su cos’è il DDT, come crearlo e quando è necessario, con esempi pratici su come compilarlo.

Cos’è il DDT, documento di trasporto

L’acronimo DDT identifica in inglese il trasportation document, tradotto come documento di trasporto. È un documento commerciale emesso dai soggetti passivi di IVA al momento di un trasferimento di una merce, e che ha la funzione di certificare il passaggio del bene dal cedente al cessionario.

Deve essere presente sia nel momento in cui decidi di trasportare un prodotto in proprio, sia se ti affidi a un trasportare terzo, il quale si assumerà la responsabilità della consegna.

Il DDT ha una funzione sia di natura fiscale, sia dal punto di vista civilistico. Infatti, nel primo caso deve essere disponibile per verifiche e controlli, permettendo il riconoscimento della merce e dei soggetti che hanno compiuto la transazione commerciale.

Inoltre, attesta il trasferimento di merci dal venditore all’acquirente. Infine, offre una garanzia in caso di smarrimento della merce, danneggiamento o mancata consegna.

Documento di trasporto: quando è obbligatorio

Il DDT oggi è utilizzato in sostituzione alla bolla di accompagnamento. Dal punto di vista legislativo dovrai fare riferimento al DPR 14 agosto 1996 n. 472.

La norma, oltre a indicare quando è obbligatorio utilizzare questo documento commerciale, prevede alcune direttive su come deve essere inviato, le modalità per compilarlo e le sanzioni in caso di sua mancanza.

Il documento di trasporto deve essere utilizzato obbligatoriamente nei seguenti casi:

• emissione di fattura differita;
• vendita di beni con trasporto;
• trasferimento di beni, anche se non soggetti alla vendita;
• operazioni di vendita all’estero.

Infatti, nel caso di emissione di una fattura con pagamento eseguito in un tempo diverso rispetto a quello della transazione, il DDT attesta dal punto di vista fiscale la conclusione dell’operazione, e il trasferimento del prodotto dal cedente al cessionario.

Inoltre, è necessario nel momento in cui effettui una vendita di articoli con il trasporto, oppure di beni che non prevedono il relativo pagamento, come nel caso di omaggi, reso di prodotti e articoli in conto visione.

Infine, puoi utilizzarlo anche per la vendita di prodotti all’estero. In questo caso il documento di trasporto è impiegato sia per la fatturazione differita, quando consentito, sia come dimostrazione dell’avvenuta consegna o mancato trasporto.

Quando non deve essere emesso il DDT

In alcune situazioni, anche se è prevista una vendita con il trasporto, si deroga all’utilizzo del DDT. Ciò avviene quando il cessionario emette ricevuta fiscale. L’esempio tipico è la cessione dei tabacchi, dei carburanti, dei lubrificanti e dei giornali.

Devi considerare anche il caso di prestazioni per il trasporto di bagagli o le operazioni a bordo di aerei, navi e treni. In tutti questi casi, nella ricevuta fiscale saranno presenti tutti i dati che vanno a creare il DDT e quindi, non è necessario un secondo documento che attesti il trasporto del bene.

Documento di trasporto: come si compone

Andiamo ad analizzare l’aspetto pratico su come compilare il documento di trasporto. Dovrai emetterlo in duplice copia: una da conservare in archivio e l’altra da consegnare al cessionario. Inoltre, può essere redatto in forma libera.

Ciò significa che potrai scegliere di utilizzare uno dei tanti DDT in PDF presenti online, oppure personalizzare il documento di trasporto in Word o in Excel. Inoltre, non è obbligatorio stamparlo, ma potrai anche inviarlo al cessionario in formato digitale.

Tuttavia, è importante che il DDT sia compilato sempre prima dell’inizio del trasporto. Inoltre, nel caso di creazione di un documento digitale, questo dovrà essere facilmente reperibile dal trasportatore in caso di controlli da parte delle forze dell’ordine.

Quindi quasi sempre conviene allegare una copia alla spedizione, che verrà consegnata dal trasportatore all’acquirente. In questo modo si è tutelati anche in caso di controlli.

Cosa deve contenere il documento di trasporto

Se da un lato il DPR 472/96 non prevede una forma precisa di compilazione del DDT, dall’altro nella norma vengono indicati alcuni elementi che dovranno essere necessari ai fini fiscali e civilistici. Nella tabella seguente abbiamo riassunto quali sono quelli richiesti, al fine di rendere valido un documento di trasporto.

Come precisato, l’inserimento di questi dati è obbligatorio per legge, ma la forma è libera. Quindi potrai creare un qualunque schema per il tuo documento di trasporto.

Tipologie di DDT

Il DDT è necessario anche nelle situazioni in cui vi è un trasferimento di un prodotto da un soggetto a un altro, ma senza prevedere un corrispettivo in denaro.

L’esempio più tipico è quello di un reso di un articolo, oppure della mancata consegna per merce danneggiata. In ambedue le situazioni il documento di trasporto attesta che il prodotto è stato restituito facendo decorrere la tempistica per l’emissione di una nota di credito.

Andiamo a vedere quali sono i casi:

• DDT per omaggio: si prevede l’invio di prodotti al cliente a titolo gratuito;
• DDT per conto visione: è il caso in cui invierai degli articoli al cliente che devono essere visonati e successivamente acquistati;
• DDT per reso: verrà emesso quando devi ritirare un prodotto che viene restituito dal cliente per difetti o in base al diritto di recesso;
• DDT per riparazione: invio di articoli che devono essere soggetti a riparazione e poi spediti nuovamente al cliente;
• in conto lavorazione: sono le merci grezze che devono essere inviate a un fornitore per essere completate e poi spedite al cliente.

Trasporto merci senza il DDT: sanzioni

L’emissione del DDT è obbligatoria per il trasferimento delle merci, mentre non lo è la sua presenza. Quindi, non dovrai per forza consegnarlo in formato cartaceo. Tuttavia, anche se utilizzi un DDT digitale, il consiglio è quello di stampare una copia fisica per il trasportatore.

Infatti, in caso in cui hai emesso il documento di trasporto, ma questo non è presente sul camion o altro veicolo utilizzato per il trasferimento o non è reperibile in altro modo, sarai soggetto a una multa che va dai 400€ ai 1.200€, con l’aggiunta del fermo amministrativo del veicolo.

In ogni caso c’è ancora una possibilità da considerare: avrai 60 giorni di tempo per presentare il DDT originale e con data precedente alla spedizione.

Invece, se hai omesso di creare il documento di trasporto, la multa sarà dai 2.000€ ai 6.000€, con il reato di illecito amministrativo, e nei casi più gravi l’applicazione di un fermo amministrativo per un massimo di 3 mesi.

Come conservare il documento di trasporto

Per la conservazione dei documenti devi distinguere tra:

• DDT cartaceo;
• DDT digitale.

Nel primo caso una copia dovrà essere allegata alla fattura che identifica la vendita e conservata in linea di massima per 10 anni.

Invece, se emetti un DDT digitale, devi rispettare le direttive AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) utilizzando appositi sistemi e modalità per l’archiviazione. Se vuoi approfondire questo argomento, leggi la nostra guida su come conservare i documenti elettronici.

Documento di trasporto digitale e fatturazione elettronica

Dal 1° luglio 2022, l’obbligo di fatturazione elettronica per tutte la partita IVA ha portato anche a profondi cambiamenti nell’utilizzo del DDT.

Infatti, sono sempre di più le aziende che hanno deciso di adottare il documento di trasporto digitale, da inviare in concomitanza con quello fiscale. Ciò velocizza i pagamenti, prevede una certezza di consegna e soprattutto permette una maggiore semplicità per organizzare l’attività contabile di un’impresa con un numero elevato di spedizioni. In questo caso dovrai distinguere tra:

• invio a un soggetto con partita IVA;
• DDT a una persona fisica.

Per quanto riguarda le tempistiche dell’invio del documento fiscale, ti potrebbe interessare anche il nostro articolo sulla fattura elettronica tardiva.

Dal punto di vista pratico, nel momento in cui emetti  la fattura elettronica a un soggetto che possiede un codice SDI, inviandola attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate o utilizzando un software di fatturazione elettronica, potrai allegare il DDT all’interno del formato XML.

Invece, nel caso di soggetto sprovvisto di partita IVA o che non ha accesso a un sistema elettronico di fatturazione, è consigliabile creare una versione del documento di trasporto in PDF e inviarla via e-mail come allegato alla fattura.

DDT – Domande frequenti