Contabilità semplificata: cos’è, come funziona e chi può adottarla

• La contabilità semplificata è un sistema che rende più facile gestire l’aspetto economico e finanziario di un’impresa.
• Il calcolo del reddito imponibile viene eseguito in base al principio per cassa e non a quello di competenza.
• Con questa contabilità non dovrai compilare tutti i libri contabili, come accade invece nel sistema ordinario, e non sarai tenuto a redigere il bilancio a fine anno.

Tra le tipologie di contabilità presenti nel nostro sistema tributario, a cui puoi accedere dopo l’apertura della partita IVA, quella della contabilità semplificata può essere una valida scelta per un’attività di piccole e medie dimensioni.

Si tratta di un regime contabile più snello, a cui possono accedere alcuni tipi di attività in base a precisi limiti di fatturato, che vedremo nell’articolo.

Non è un regime obbligatorio, e quindi puoi valutare se adottarlo in base alle tue esigenze imprenditoriali e alle caratteristiche dell’attività. Per questo è necessario conoscere come funziona e quali sono i pro e i contro di questa opzione: informazioni che troverai nella nostra guida dettagliata.

Cos’è la contabilità semplificata

Quando si parla di contabilità semplificata si fa riferimento al regime contabile spesso usato dalle imprese di piccola dimensione, da imprese meno strutturate o da professionisti.

A regolare questo tipo di contabilità vi è l’art 18 del DPR n. 600/73 e sue successive modifiche. Il fine di questo sistema è quello di rendere meno articolata la gestione dell’attività, in modo da facilitare l’aspetto contabile.

Possono aderire alla contabilità semplificata i seguenti soggetti:

• persone fisiche con partita IVA;
• società di persone;
• enti non commerciali.

Infine, devi considerare che sono previsti anche dei limiti dal punto di vista del reddito. Puoi rientrare in questo tipo di contabilità se come professionista o impresa hai un ricavo annuo entro i 400.000€ per le prestazioni di servizi e al di sotto dei 700.000€ per le attività di natura commerciale.

Contabilità semplificata e ordinaria

Il regime di contabilità semplificata è considerato un sistema naturale che viene applicato a tutte le società di media grandezza. Per questo potrai richiederlo al momento della prima dichiarazione fiscale. Puoi considerarlo come un regime con alcuni vantaggi rispetto all’ordinario.

Infatti, sono presenti alcune similitudini, e al contempo dei limiti. In particolare, può essere adottato da tutte le tipologie di società, ovvero senza prevedere una specifica forma d’impresa.

Il regime contabile semplificato e quello ordinario prevedono l’applicazione dell’IVA in base alle relative percentuali previste per i singoli prodotti, così come si applicano le detrazioni e le deduzioni fiscali. Tuttavia, sono presenti una serie di differenze in riferimento a:

• sistema del calcolo del reddito imponibile;
• registri contabili;
• redazione del bilancio, che non è previsto per la contabilità semplificata.

Andiamo ad analizzare quali sono le principali caratteristiche del sistema contabile semplificato.

Come funziona la contabilità semplificata: sistema per cassa

La principale differenza con il sistema fiscale ordinario, riguarda il calcolo del reddito imponibile, ovvero l’importo su cui verrà applicata la tassazione in base agli scaglioni IRPEF. Chiariamo questo concetto.

Il calcolo dell’imponibile viene effettuato con riferimento agli incassi fatturati e alle relative spese che possono essere dedotte. Il principio utilizzato per determinare il totale nella contabilità semplificata è quello definito per cassa, che si differenza da quello per competenza previsto dal regime ordinario.

In base al sistema per cassa, vengono considerati i pagamenti nel momento in cui sono eseguiti e contabilizzati e non nel momento in cui viene emessa una fattura elettronica, come nel caso del principio per competenza.

Dovrai quindi valutare l’anno fiscale di riferimento al momento in cui ricevi o esegui il pagamento di un documento fiscale. Questo sistema semplifica molto la gestione contabile. Inoltre, le registrazioni devono avvenire rispettando anche il criterio cronologico. Quindi per ogni transazione che effettui dovrai indicare:

• importo incassato o versato;
• indicazione del cliente o del fornitore;
• estremi della fattura elettronica emessa.

Esempio di contabilità semplificata

Un esempio può essere utile per chiarire questo concetto. Immagina di emettere una fattura a ottobre del 2022, ma quest’ultima ti verrà pagata a 90 giorni e quindi a gennaio 2023. Vediamo nella seguente tabella come funziona in base ai due regimi contabili qui analizzati.

Nel primo caso, in base al sistema per cassa, la fattura viene contabilizzata nel 2023, ovvero quando viene pagata. Invece, nel secondo esempio, valendo la regola della cronologia dei pagamenti, si andrà ad inserire nel reddito del 2022.

Quali sono i registri obbligatori

Tra gli aspetti più evidenti che rendono la gestione di un’attività più intuitiva con il regime semplificato vi è la tenuta dei libri contabili ai fini d’IVA. I registri IVA sono ridotti rispetto al sistema ordinario.

Nella tabella seguente abbiamo riassunto quali sono le tipologie di registri previsti se utilizzi la contabilità semplificata come impresa o professionista.

Inoltre, dal 1° gennaio 2021, con l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica è stata inserita la possibilità di ottenere l’esonero da alcuni dei registri IVA.

Infatti, potrai utilizzare quelli messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate per ciò che riguarda il registro degli acquisti e delle vendite, la liquidazione dell’IVA e la dichiarazione annuale IVA. Ciò vale solo se accetti o integri suddetti registri sul sito dell’Ente. In ogni caso devi comunque compilare quello dei ricavi e delle spese.

Passaggio dalla contabilità semplificata al regime forfettario

È possibile passare dalla contabilità semplificata al regime forfettario? La risposta a questo quesito è affermativa. Infatti, in base alla risoluzione n 64/E/2018 dell’Agenzia delle Entrate, viene meno il principio dell’obbligo triennale.

In base ad esso, la scelta del regime ordinario doveva essere mantenuta per minimo tre anni, e successivamente veniva rinnovata, di anno in anno, se presenti i relativi requisiti.

Invece, come specificato dall’Agenzia delle Entrate, puoi in ogni momento modificare la contabilità semplificata in quella forfettaria, se rientri tra i parametri previsti per legge. Se vuoi conoscere quali sono i limiti di reddito e societari leggi la nostra guida sul regime forfettario.

Passaggio dalla contabilità semplificata al regime ordinario

Altro discorso riguarda il passaggio al regime ordinario da quello semplificato. In questo caso devi distinguere due situazioni. Se la scelta è volontaria, allora dovrà essere rispettato il principio di obbligatorietà dei tre anni. Solo successivamente potrai eseguire il passaggio.

Invece, se hai superato i limiti previsti dalla tua attività d’impresa per quanto riguarda il fatturato o hai trasformato la tua società in una di capitali (non rientranti nel regime semplificato), allora sarai tenuto obbligatoriamente a effettuare il passaggio. In questa circostanza la regola dei tre anni non si applica.

Nel momento del passaggio in ogni caso è necessario redigere un prospetto che riporti tutte le informazioni su attivi e passivi all’inizio del periodo di imposta. Si tratta di dati relativi a: saldi di conti bancari, crediti e debiti, ratei, beni mobili e immobili strumentali posseduti, beni di diverso tipo, materie prime e prodotti, tfr cumulati e così via.

Contabilità semplificata: quando conviene?

La contabilità semplificata è un sistema fiscale che prevede una serie di benefici, ma anche alcuni svantaggi rispetto al regime forfettario e a quello ordinario. Quando può essere conveniente adottarlo? Dal punto di vista societario può essere utile se vuoi suddividere la responsabilità con altri soci, creando una società di persone, non prevista da quello forfettario.

Invece se vuoi limitare la tua responsabilità aprendo un S.R.L, allora non puoi aderire a questo regime, ma sarai obbligato a rientrare in quello ordinario. Altro aspetto riguarda la fatturazione. Il sistema ordinario può essere utile se hai un’attività che emette diverse fatture passive, e quindi con costi che potrai dedurre.

Inoltre, dato che pagherai l’IVA sulle fatture, potrai anche detrarre una certa somma ai fini fiscali. Infine, dal punto di vista della gestione, se ricerchi un sistema più intuitivo, quello semplificato può essere utile.

Tuttavia, vi sono anche diversi lati negativi. Infatti, il calcolo dell’imponibile è fatto in base ai costi e ai ricavi e con riferimento agli scaglioni IRPEF. A questo devi aggiungere che non redigendo un bilancio, avrai una visione non sempre completa della tua attività d’impresa. Per questo prima di scegliere quale regime fiscale adottare per la tua attività, può essere utile rivolgersi a uno studio di commercialisti.

Al fine di valutare tutti i vantaggi di questo sistema contabile, puoi leggere anche la nostra guida dettagliata sul regime semplificato.

Contabilità semplificata – Domande frequenti