Conservazione delle buste paga da parte dei datori di lavoro: è obbligatoria?

• La conservazione delle buste paga da parte del datore di lavoro è consigliata anche se non è obbligatoria per legge.
• Conservare in archivio le buste paga è comunque consigliato per affrontare in modo tranquillo un’eventuale ispezione, oppure una vertenza lavorativa.
• L’archiviazione può avvenire in maniera cartacea o digitale, ed è utile conservare i documenti per almeno 5 anni.

Se hai aperto una partita IVA, tra i vari oneri fiscali e gestionali, devi valutare anche quelli riguardante l’archiviazione dei documenti elettronici e non. Ad esempio, la conservazione delle buste paga se hai dipendenti può essere una prassi vantaggiosa per contestare un’eventuale vertenza lavorativa o superare indenni un controllo da parte dell’ispettorato del lavoro.

Si tratta di un procedimento che oggi puoi fare in piena autonomia sia in modo tradizionale con archivio cartaceo, sia utilizzando i sistemi digitali.

In questa guida scoprirai quali sono i principali motivi per cui può essere utile conservare le buste paga. Inoltre, avrai le informazioni su come fare e per quanto tempo mantenere un documento in archivio.

Conservazione della busta paga: è obbligatoria?

La busta paga è il documento attraverso cui si attesta che, in quanto datore di lavoro, hai versato al dipendente la retribuzione con riferimento al mese in corso. Non esiste una legge che prevede l’obbligo di conservazione della busta paga da parte del datore di lavoro.

Tuttavia, può essere utile mantenerle nel tuo archivio digitale o cartaceo per un arco temporale variabile. Infatti, la copia di una busta paga può essere richiesta dal dipendente anche a distanza di anni, al fine di ottenere un finanziamento oppure come garanzia per un contratto di affitto.

In altri casi può essere un documento utile per dimostrare l’avvenuto versamento della retribuzione spettante al lavoratore. In base alla legge, l’unico obbligo è quello di consegnare una copia al collaboratore.

Questa operazione può essere fatta a mano, tramite PEC aziendale, oppure utilizzando il sito web, inserendola nella sezione riservata al singolo lavoratore.

Perché conservare la busta paga

Una copia al dipendente è dovuta, ma perché conservarla successivamente? Infatti, se si hanno diversi collaboratori, ciò richiede una forma di archiviazione organizzata, oltre a un certo tempo e spazio fisico da dedicare.

Tuttavia, la conservazione delle busta paga da parte del datore di lavoro, in quanto sostituto di imposta, è qualcosa che ti consigliamo, per diverse ragioni. Andiamo a esaminarle:

• verifica delle autorità;
• gestione dell’impresa;
• richiesta di un dipendente;
• contestazione;
• rispetto della privacy.

La copia della busta paga ti può venire richiesta in caso di un’ispezione da parte delle autorità. Consegnarla in modo tempestivo è utile al fine di concludere il controllo nel tempo più breve e quindi accertare l’esistenza di una regolare assunzione del dipendente.

Inoltre, è necessario conservare la busta paga per registrarla come uscita economica nel bilancio mensile e annuale della tua attività d’impresa, in modo da andare a definire il reddito imponibile su cui verrà calcolata l’aliquota fiscale.

Quindi, una copia della busta paga deve essere inviata al tuo commercialista. In questo modo i costi dei collaboratori, per alcune tipologie di regimi fiscali, potranno essere dedotti, ottenendo un netto risparmio nella gestione imprenditoriale. Leggi anche la nostra guida sulla partita IVA e quali costi posso essere scaricati

Busta paga e richiesta e contestazione del dipendente

Un altro aspetto riguarda la richiesta del dipendente, per una sua operazione finanziaria, come la domanda di un prestito, il noleggio di un’auto oppure la pratica di mutuo.

In questo caso il lavoratore potrebbe richiederti il cedolino degli ultimi mesi, ma anche di diversi anni precedenti. Inoltre, può capitare che vi sia una contestazione da parte del lavoratore che può essere collegata a:

• differenze retributive;
• mancato pagamento della retribuzione.

Nel primo caso con la busta paga puoi dimostrare che il dipendente ha ricevuto quanto stabilito dal contratto in base al livello di inquadramento previsto. Nel secondo, ti può essere contestato il versamento di una mensilità, oppure il mancato adempimento di straordinari o del versamento del rimborso spese per le trasferte.

Con la busta paga hai un documento probante. A questo proposito può essere utile specificare che la firma da parte del dipendente sulla copia consegnata, ha valore di quietanza di pagamento, indipendentemente dal successivo o contestuale versamento economico tramite bonifico.

Conservazione busta paga e privacy

Un altro motivo per cui è consigliabile adottare delle misure per un’idonea conservazione della busta paga è quello di rispettare il Regolamento UE 2016/679 sulla privacy. In esso sono contenute le indicazioni necessarie per l’emissione, protezione e tutela dei dati sensibili.

Si considerano in questo caso le informazioni che vanno a indentificare in modo univoco un singolo soggetto. Ovviamente la busta paga contiene tutti quegli elementi rilevati come dati sensibili.

Se vuoi conoscere come rispettare la normativa sulla privacy, specialmente se utilizzi portali web o strumenti digitali per l’invio e la conservazione dei dati, ti invitiamo a leggere la nostra guida sul GDPR. Di seguito andremo a soffermarci su alcuni principi basilari che si applicano anche alla busta paga:

• finalità: i documenti saranno conservati al fine di dimostrare l’avvenuto pagamento della prestazione lavorativa;
• limitazione dei dati: verranno eleminate quelle informazioni che non sono utili allo scopo;
• conservazione: in questo caso potrai conservare i documenti per i 5 anni successivi in modo da tutelare sempre le informazioni riguardanti il singolo soggetto.

Quindi, archiviare le buste paga è un processo molto utile per tutelare la tua impresa anche dopo diversi anni che un rapporto di lavoro si è concluso, sia per mutuo consenso, sia per licenziamento. Come fare a conservare le busta paga? Hai due opzioni:

• maniera cartacea;
• utilizzando la conservazione digitale.

Il documento cartaceo è la forma classica, che dovrai andare a organizzare in appositi archivi. Quindi nel momento in cui hai emesso la busta paga, dopo averla fatta firmare dal dipendente, potrai conservarla in fascicoli. Un consiglio può essere quello di creare un raccoglitore con la cronistoria di ogni dipendente, soprattutto se di lunga data.

In questo modo avrai subito a disposizione ciò che ti serve in caso di richiesta del lavoratore o di un’ispezione. Se hai diversi collaboratori, può essere utile anche dividere le buste paga in base alle mensilità. Ovviamente l’archiviazione cartacea richiede, oltre a una certa organizzazione, anche uno spazio necessario per riporre questi documenti, creando quindi un apposito archivio.

L’altra opzione è quella di utilizzare un sistema di archiviazione digitale. Ad esempio, puoi salvare tutte le buste paga online, inviandole al lavoratore via e-mail in pdf e utilizzando il sistema di firma digitale per certificare il documento.

In alternativa, oggi sono disponibili diversi software per la gestione dei dipendenti che ti permettono di creare, inviare e archiviare le buste paga, il tutto online. Questa soluzione può essere molto utile soprattutto se crei un archivio digitale ben strutturato che ti permetterà in pochi click di recuperare il documento richiesto anche a distanza di diversi anni.

Per quanto tempo conviene conservare la busta paga?

Un altro quesito riguarda la tempistica della conservazione della busta paga da parte del datore di lavoro. Infatti, un dipendente potrebbe richiederti una copia anche dopo diversi anni, così come procedere a una contestazione legale per la mancata retribuzione.

Quindi, può essere utile andare a verificare quali sono i termini di prescrizione per un’eventuale causa di lavoro. In linea di massima una vertenza di lavoro può essere effettuata entro 5 anni dalla conclusione del rapporto lavorativo.

Come data non viene presa in considerazione quella del mancato pagamento contestato, ma quella in cui è avvenuto il licenziamento del dipendente da parte del datore di lavoro, eventuali sue dimissioni, oppure per pensionamento. Pe questo può essere utile mantenere i documenti in archivio per un tempo che va dai 5 ai 10 anni.

Conservazione busta paga: – Domande frequenti