Come funziona Wallester? Carte, piattaforma, pagamenti: Guida pratica

• Con Wallester Business puoi creare un numero illimitato di carte aziendali, virtuali e fisiche, personalizzando limiti e sistemi di pagamento.
• La creazione avviene direttamente attraverso la piattaforma Wallester, e puoi emettere tessere per dipendenti, ma anche carte busta paga.
• Attraverso la pratica dashboard di Wallester puoi controllare ogni attività legata al tuo business, dai pagamenti ai trasferimenti ai limiti del conto e delle carte.

Wallester Business è un progetto fintech, nato nel 2016 dall’idea di Dmitri Longvineko e Sergei Astafiev, con l’obiettivo di creare una piattaforma multiservizi sicura, intuitiva e completa.

Un istituto di moneta digitale con sede a Tallinn, che si rivolge a diverse tipologie di aziende, dalle PMI alle società Fintech, dalle agenzie di viaggio, agli e-commerce, fino alle grandi imprese.

La sua particolarità è quella di prevede un conto con IBAN europeo, collegato a una piattaforma di servizi, attraverso cui puoi creare in maniera autonoma, con un procedimento guidato, carte di debito, di credito e prepagate.  

Abbiamo già realizzato una recensione dedicata a Wallester Business. Ma per conoscere la piattaforma più da vicino, abbiamo creato una guida dettagliata su come funziona Wallester nel concreto.

Scoprirai il funzionamento dei suoi passaggi salienti, dal creare il tuo account all’emissione delle carte, alla loro gestione.

Come funziona Wallester

Con la piattaforma Wallester hai accesso a un conto aziendale attraverso cui gestire le tue attività di business, con un sistema che ti permette di generare un numero quasi illimitato di carte di pagamento.

Puoi affidarle ai tuoi dipendenti per le spese aziendali, ma hai anche la possibilità di generare tessere busta paga per trasferire lo stipendio o effettuare pagamenti a soggetti terzi, estranei alla tua impresa, per incrementare il tuo business.

Vediamo come fare ad accedere a tutte le potenzialità di Wallester:

• crea un account su business.wallester.com;
• ricarica l’account principale e quelli secondari;
• emetti le carte per il tuo business;
• imposta limiti di spesa e di pagamento;
• gestisci in modo personalizzato la piattaforma.

Crea un account Wallester

Per creare un account devi recarti sul sito web Wallester e selezionare il bottone verde in alto a destra, Crea un account gratis. Nella prima schermata devi inserire il nome della società, il prefisso telefonico del Paese e il tuo numero di telefono. Dopo aver accettato i termini devi:

• inserire il codice OTP inviato sul tuo cellulare;
• confermare il link nell’indirizzo e-mail.

Ti troverai sulla schermata principale della piattaforma in cui  è presente una pratica dashboard laterale con il nome del tuo account, l’importo presente sul tuo conto, inizialmente pari a 0€, e le diverse funzionalità. Alcune sono già attive, mentre altre saranno abilitate una volta che hai eseguito la verifica del tuo account.

Per farlo devi selezionare l’icona Verifica il tuo account e compilare tre form. Nella prima schermata devi inserire le informazioni della tua società: data di creazione, numero di registrazione, codice IVA, settore di attività, eventuale sito internet o profilo e-commerce.

Nella seconda, ti verrà richiesto di inserire i documenti di attribuzione della partita IVA e il certificato di registrazione alla Camera di Commercio.

Una volta confermati i dati, avrai l’accesso all’ultimo step nel quale devi inserire le informazioni del soggetto o dei soggetti che andranno ad utilizzare la piattaforma. Una volta completata questa operazione, per verificare la loro identità, devi inserire un cellulare o un’e-mail: verrà inviato un link di conferma.

Ora nella schermata principale del tuo account Wallester troverai che tutte le fasi di verifica sono in fase di approvazione. Infatti, i dati inseriti verranno verificati, un processo che può richiedere fino a 48 ore.

Nel momento in cui il tuo account verrà attivato, l’ultimo step per iniziare ad utilizzare Wallester è quello di accettare i termini dell’accordo, selezionando l’apposita icona, comparsa al centro della dashboard.

A questo punto dovrai settare le varie impostazioni dell’account stabilendo:

• il piano di spesa;
• personalizzare la dashboard;
• trasferire denaro sul tuo conto;
• creare account secondari.

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Stabilisci il piano di spesa

Wallester ti offre diversi piani di spesa, ognuno con un costo diverso da cui variano una serie di parametri:

• numero di carte che puoi emettere;
• commissioni per le carte addizionali;
• numero di utenti che possono avere accesso alla piattaforma;
• funzionalità della piattaforma.

I piani sono quattro e puoi accedervi direttamente dalla dashboard selezionando l’apposita voce:

• Free: 0€, con 300 tessere;
• Premium: 199€ al mese, fino a 3.000 carte;
• Platinum: 999€ al mese fino a 15.000 tessere;
• Entreprise personalizzato: costo variabile in base alle esigenze di business.

Al momento della registrazione avrai attivo subito il piano di base gratuito, utile se vuoi valutare le funzionalità della piattaforma Wallester. In ogni momento puoi cambiare piano, accedendo alla sezione.

Per attivarlo, basterà cliccare sull’icona di riferimento e confermare l’operazione. Ora non devi fare altro che trasferire i soldi sul tuo account principale Wallester utilizzando il codice IBAN collegato al conto.

Come gestire le impostazioni dell’account

Una volta creato l’account, puoi personalizzare il tuo profilo, cliccando sull’icona collocata sul lato a sinistra della dashboard. Qui, puoi evidenziare:

• impostazioni del tuo profilo;
• profilo della compagnia.

Selezionando le Impostazioni personali, visualizzerai i tuoi dati di registrazione, con la possibilità di personalizzare la grafica della schermata, aggiungere un’immagine, e scegliere la lingua della piattaforma, tra 16 opzioni compreso l’italiano. Invece, nella sezione Profilo della Società, saranno presenti i dati dell’azienda, oltre ai soggetti (user) che possono accedere alla piattaforma. Attraverso l’icona Aggiungi un nuovo Utente, puoi creare un accesso per gli utenti e stabilire quale sia la loro abilitazione tra:

• amministratore: accesso completo alle diverse funzioni;
• responsabile finanziario: prevede la gestione delle varie funzioni tranne che per la possibilità di creare nuovi utenti;
• contabile: è l’user per il commercialista o per l’ufficio finanziario;
• impiegato: permette l’accesso alle funzionalità base per la gestione delle carte di pagamento e nient’altro.

Per ognuno dei profili puoi scegliere una serie di regole e permessi, ovvero quali sono le funzioni che ogni user avrà all’interno del tuo account Wallester.

Come trasferire i soldi sull’account principale

In Wallester avrai un conto di base collegato all’account principale, e la possibilità di creare una serie di account secondari. Ognuno di essi può essere completamente personalizzato e ti aiuterà a gestire al meglio le attività del tuo business.

Prima di procedere devi trasferire denaro sull’account principale. Ti basterà selezionare la scritta Importo presente: in un’apposita icona ti comparirà l’IBAN collegato al tuo conto Wallester.

Ora stabilisci l’importo che vuoi utilizzare per ricaricare l’account principale. Puoi generare anche un PDF per semplificare il processo. A questo punto, una volta che il denaro è presente sul tuo conto aziendale, puoi iniziare a creare uno o più sotto-conti secondari.

Questi sono utili se vuoi organizzare una specifica campagna, oppure se hai diversi settori aziendali da gestire in modo separato generando un certo numero di carte.

Come creare un account secondario

Per creare un account secondario devi selezionare la voce Account presente nella dashboard. Nella schermata che si aprirà troverai i dati del conto principale e di tutti gli account secondari creati, ognuno con le seguenti informazioni: numero di carte, denaro presente, eventuali trasferimenti in pendenza. È presente anche una casella in cui hai accesso ai limiti e una che evidenzia se l’account è attivo o disabilitato.

Per generare un nuovo account secondario devi seguire questi passaggi:

• clicca sull’icona Crea un Account;
• inserisci un nome identificativo del conto secondario;
• seleziona la voce Genera.

In pochi secondi si aprirà una nuova pagina con il nome del nuovo account. Ora puoi personalizzarlo, grazie a una serie di funzioni:

• trasferire: ti permette di accedere al conto principale di Wallester e ricaricarlo;
• crea un pagamento: puoi effettuare pagamenti diretti;
• crea una carta: è la funzionalità che ti permette di creare una o più carte Wallester;
• informazioni: è la sezione con le impostazioni dell’account;
• chiudi: icona che ti permette di chiudere il conto secondario.

Al fine di avere tutti i dati dell’account conservati, puoi generare un file da esportare in PDF, Excel, XLM oppure in CVS, in cui avrai il completo riepilogo delle informazioni.

Per rendere operativo l’account, dovrai trasferire del denaro dal conto principale. Per farlo devi accedere alla sezione Trasferisci soldi, selezionare il conto principale e l’importo che vuoi caricare su quello secondario. Cliccando su Invia, avverrà il trasferimento in tempo reale. Visualizzerai subito l’importo nella home page principale dell’account secondario sotto la voce Bilancio.

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Emetti le carte Wallester per il tuo business

La piattaforma Wallester ti permette di creare un numero di carte di pagamento variabile, aderenti al circuito VISA, in base alla tipologia di piano di abbonamento attivo. Puoi effettuare l’operazione generando una tessera direttamente collegata all’account principale, oppure a uno di quelli secondari.

Dalla dashboard è presente la voce Crea Carta. Una volta selezionata ti verrà richiesto quale tipologia di carte vuoi emettere tra:

• carte per dipendenti e amministratore;
• carte per buste paga.

Nel primo gruppo rientrano le carte fisiche e quelle virtuali necessarie alla tua attività di business. Invece, con il secondo puoi generare tessere di pagamento da far utilizzare ai dipendenti o soggetti terzi come freelance, affiliati o persone fisiche su cui trasferire denaro in modo diretto, come gli stipendi o il pagamento di una prestazione.

Vediamo nel dettaglio come creare una carta fisica o virtuale, e personalizzare le impostazioni di spesa e i limiti di pagamento.

Creare e ordinare le carte per il tuo business

Iniziamo dalla generazione di una carta di debito VISA  per la tua attività di business e che potrai affidare a un dipendente oppure a un soggetto con funzione di dirigente.

Ecco quali sono gli step richiesti:

• seleziona il pulsante verde Crea;
• inserisci l’account a cui collegare la carta;
• immetti un Nickname che vada a identificare la carta, opzionale, ma utile per sapere a chi la affidi;
• scegli la tipologia di carta da generare tra quella fisica o virtuale;
• puoi emettere una carta aziendale generica, mettendo il nome della tua società o una personale, con il nominativo del dipendente;
• stabilisci un PIN di sicurezza e confermalo;
• indica la modalità di invio del codice OTP tra SMS, e-mail o entrambi i sistemi, inserendo il numero di cellulare;
• genera la carta.

Nella sezione spedizione, che si attiva per le carte fisiche, vengono inseriti i dati della società, dove verranno consegnate le carte. In linea di massima la spedizione impiega dai 5 ai 9 giorni lavorativi con una spesa di 5€, ma hai anche l’opzione di una consegna espressa con un costo aggiuntivo di 20€.

Creazione carte busta paga: funzione Payroll

Payroll è il nuovo servizio introdotto da Wallester per semplificare i pagamenti aziendali e le operazioni contabili. Infatti, con il sistema Payroll puoi creare delle carte con un IBAN indipendente su cui poter trasferire denaro, utilizzando l’interfaccia della piattaforma e senza necessità di eseguire un bonifico.

Ciò è possibile grazie al fatto che la piattaforma è abilitata all’emissione di codici bancari BIM.  Sono carte di pagamento adatte per freelance, affiliati o dipendenti.

Vediamo come procedere:

• accedi dalla dashboard alla sezione Payroll Card;
• inserisci numero di cellulare, e-mail e nome del soggetto per cui vuoi creare una carta;
• invia un sms con un link (su e-mail e cellulare) che dovrà essere approvato dall’utente;
• genererai così una carta con un IBAN indipendente.

Ora accedendo alla sezione Pagamenti, troverai la voce Pagamenti Payroll: potrai così trasferire il denaro sulle carte in modo istantaneo, programmando singoli pagamenti, oppure anche diverse operazioni in contemporanea.

Come impostare pagamenti e limiti di spesa delle carte Wallester

Ogni tessera generata può essere personalizzata stabilendo una serie di impostazioni. Puoi stabilire di:

• congelare la carta: ti permette di mettere in stand-by la carta, senza cancellarla;
• aggiungere un utente: avrai l’opportunità di stabilire a chi collegare la carta, tra gli utenti che hai registrato sulla piattaforma;
• 3DS setting: è la sezione che ti permette di personalizzare il codice di accesso;
• cancella: puoi annullare la carta in qualunque momento.

Inoltre, sulla pagina della tessera sono previsti quattro icone in cui puoi scegliere eventuali limiti mensili o giornalieri di pagamento. Infatti, potrai personalizzare gli importi da spendere presso i Pos, quelli agli ATM, gli acquisti online e quelli contactless. Queste ultime tre funzioni possono essere disabilitate o abilitate direttamente da questa pagina.

Inoltre, hai un riepilogativo con tutti i dettagli della carta e, selezionando l’icona della carta stessa, puoi visualizzare il numero e i dati.

Infine, nella parte superiore della pagina riepilogativa, hai la possibilità di controllare le Transazioni effettuate nel corso del mese o in quelli passati, oltre a chi ha Accesso alla Carta, con la possibilità di aggiungere o eliminare uno o più utenti abilitati al suo utilizzo.

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Configura e gestisci in modo personalizzato la piattaforma Wallester

Vediamo quali sono le funzionalità previste per gestire in modo organizzato il tuo business grazie all’interfaccia online e a quella app mobile. Selezionano la voce Dashboard, avrai accesso a tutte le informazioni legate al tuo account principale e a quelli secondari creati, inseriti in un pratico elenco.

Potrai subito sapere il numero di carte generate, l’importo presente su ogni account ed eventuale pendenza di pagamenti. Inoltre, avrai il totale del saldo presente sulla piattaforma Wallester. Utilizzando il bottone Filtra, potrai selezionare uno o più account in modo da avere informazioni solo su di essi. Puoi anche generare un file in PDF, Excel o in CVS in modo da esportare i dati.

Inoltre, dalla pratica barra laterale, hai accesso a un serie di funzioni, ognuna della quali ti riporta a una pagina dedicata con dettagli e informazioni, e con la possibilità di personalizzare le diverse impostazioni. Vediamo nel dettaglio i singoli menu.

1. Carte di pagamento

In questa sezione è presente l’elenco completo delle carte generate, con tutte le informazioni base. Tuttavia, per sicurezza vedrai solo le ultime quattro cifre delle tessere VISA. Se vuoi visualizzare anche il resto, devi selezionare l’icona laterale, Mostra numero di carta. Da questa pagina, puoi anche creare una nuova carta.

Inoltre, selezionando le singole tessere emesse, accederai alla pagina delle impostazioni, in cui puoi personalizzare limiti e pagamenti.

2. Pagamenti

È la sezione che ti permette di effettuare i trasferimenti verso il tuo account principale e dal conto a quelli secondari. Puoi effettuare un singolo trasferimento, oppure abilitare l’opzione per un numero di pagamenti simultanei e periodici

3. Elenco attività

Questa funzione prevede il riepilogativo delle entrate e delle uscite del tuo account principale Wallester. Selezionando il bottone Filtra, puoi evidenziare specifiche voci, in modo da controllare eventuali pagamenti in un particolare settore, come prelievi, ristoranti, divertimento, salute e benessere.

Inoltre, puoi anche selezionare le transazioni in base al loro stato o alla tipologia di attività, ad esempio se effettuate con una specifica carta ecc. Infine, puoi generare un file in PDF, in Excel, XML o in CVS in modo da inviare i dati al CRM (Customer Relationship management) aziendale.

4. API

La piattaforma Wallester prevede un sistema API attraverso cui puoi creare le carte in pochi minuti, ma anche collegare la piattaforma ad altre applicazioni terze, come un CRM, in modo da rendere più semplice la gestione della tua impresa. Per farlo il primo passo è quello ci creare un codice API. Ecco quali sono i passaggi:

• clicca la voce API dalla dashboard;
• seleziona Crea codice API;
• clicca sul pulsante Start;
• inserisci il nome di un account;
• accetta i termini;
• genera il codice.

Nella pagina successiva troverai il codice con la possibilità di copiarlo e inserirlo in un’applicazione di business esterna.

5. Programma di affiliazione

Da questa sezione, puoi organizzare il tuo programma di affiliazione, inviando un’e-mail ai contati con la possibilità di inserire un messaggio. Utile per sponsorizzare la tua attività.

6. Limiti dell’account Wallester

Infine, questa sezione permette di impostare i limiti di operatività mensili e giornalieri del tuo account principale con le seguenti opzioni:

• importo di spesa giornaliero totale;
• Pos;
• prelievi ATM;
• operazioni online;
• pagamenti contactless.

Contatti e supporto di Wallester

In caso di assistenza o di problematiche nella gestione delle carte e delle attività del tuo account Wallester, hai accesso a un servizio assistenza su diversi livelli:

• e-mail: puoi inviare documenti o richieste all’indirizzo [email protected];
• WhatsApp: hai un servizio di messaggi utilizzando il numero +372 5428 0990;
• chiamata diretta: puoi anche contattare il servizio clienti impiegando il numero +372 5428 0990;
• chat online: servizio che prevede una chatbot con l’opzione di rivolgerti anche a un assistente umano.

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Come funziona Wallester: domande frequenti