Come firmare un PDF: guida completa step by step

• Firmare un PDF è oggi possibile sia online, al PC o utilizzando un cellulare.
• Un documento in PDF con firma digitale qualificata è considerato un atto equiparato a quelli sottoscritti con firma autografa.
• Sono presenti diverse soluzioni sul web che ti permettono di sottoscrivere un PDF in modo gratuito, ma senza riconoscimento giuridico.

Con l’entrata in vigore delle nuove direttive AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) sulla gestione e creazione dei documenti digitali, lo Stato italiano ha cercato di chiarire alcuni aspetti riguardanti la conservazione dei formati elettronici e la loro gestione.

Tuttavia, ancora oggi vi è spesso confusione su questa materia, in particolare per la firma di un PDF. Infatti, tra le domande più frequenti vi sono quelle riguardanti su come ottenere la sua validità giuridica. Ecco tutti i chiarimenti.

Come firmare un documento in PDF: cosa sapere

L’acronimo PDF identifica il Portable Document Format, una tipologia di file digitale realizzata dalla società Adobe Incorporated. Il suo primo impiego risale già al 1990.

Tuttavia, grazie allo sviluppo dei sistemi informatici e l’utilizzo del web, oggi è diventato tra i formati elettronici più utilizzati per l’invio di documenti. L’esempio più tipico è quello della copia di una fattura elettronica, che in alcuni casi può essere inviata proprio in questo formato. Quindi Il PDF è definito come una forma di documento digitale.

Oggi, in un sistema in cui gran parte delle transazioni commerciali e legali avvengono attraverso il web, diventa essenziale avere una tecnologia che permetta di autenticare il PDF che viene inviato, e definirlo come unico, evitando che venga modificato o manomesso.

In questo contesto si deve distinguere l’invio del PDF in due modalità:

• come documento che ha valore giuridico;
• come documento collegabile al mittente, ma senza valore legale.

Nel primo caso si richiede la necessità della firma digitale, attraverso un particolare sistema di convalida. Con la seconda opzione si andrà ad identificare un meccanismo che il più delle volte è gratuito, attraverso cui puoi sovrapporre digitalmente la tua firma sotto un documento e identificarti come il legittimo creatore dello stesso.

Documento digitale e firma digitale

Per comprendere come firmare digitalmente un PDF e ottenere valore giuridico del file, è necessario soffermarsi su due concetti:

1. documento digitale;
2. firma digitale.

La definizione di documento digitale è stata introdotta dal CAD, ovvero il Codice dell’Amministrazione Digitale, uno strumento normativo istituito con il decreto-legge del 7 marzo 2005. Al suo interno sono presenti le regole e i principi per la digitalizzazione delle attività della pubblica amministrazione.

All’art 1 lettera p, viene definito il concetto di documento digitale come la rappresentazione informatica di atti e fatti che sono giuridicamente rilevanti. Questa tipologia di atto si contrappone a quello analogico a sua volta definito come una rappresentazione non informatica di atti giuridicamente rilevanti.

Per chiarire questo concetto, con questo termine si considera qualunque tipologia di documento che occupa uno spazio fisico ben definito, come un foglio di carta. Quest’ultimo per essere autenticato deve contenere una serie di dati, tra i quali una firma autografa.

La creazione di un documento informatico digitale avviene secondo una serie di modalità che sono stabilite dall’AgID e in base alle regole sul rispetto della privacy previste dal GDPR. Il meccanismo prevede l’utilizzo di un software che va a generare il documento.

Ad esempio, nel caso del PDF, tra i programmi più utilizzati vi è Adobe Reader. Un documento informatico, secondo l’art 20 del CAD avrà la stessa efficacia di una scrittura privata nel momento in cui ha forma scritta e viene utilizzata una firma digitale per la sua autenticazione. Ciò ci porta ad analizzare l’altro concetto.

Cos’è la firma digitale?

La definizione di firma digitale è riportata sempre nel CAD, identificata come la procedura attraverso cui si ottiene l’autenticazione di un documento legale. Quindi, ha lo stesso valore di quella autografata che applichi in calce a un documento cartaceo. Oggi sono previsti tre livelli di firme elettroniche:

• FES: firma semplice;
• FEA: firma avanzata;
• FEQ: firma qualificata.

Se vuoi approfondire questa tematica, ti rimandiamo alla nostra guida completa su cos’è la firma digitale. Qui di seguito andiamo a riassumere i principali concetti.

La firma semplice è quella che viene apposta su un documento, collegandolo a un preciso soggetto ma che non prevede una certificazione.

Se vuoi avere una maggiore sicurezza potrai utilizzare la firma avanzata, applicata direttamente dal firmatario, attraverso appositi strumenti. L’esempio tipico è quello della sottoscrizione di un documento attraverso un tablet. Tuttavia, anche questa non ha valore legale.

L’unica ad avere caratteristica di firma probante per la legge italiana è quella FEQ, ovvero firma elettronica qualificata. Ciò è possibile dato che viene generata attraverso un particolare processo che permette di autenticare un atto, dal punto di vista temporale, del contenuto e del soggetto che l’ha inviato.

Come firmare un documento in PDF con firma digitale

Vediamo come sottoscrivere un PDF attraverso la firma digitale, con valore giuridico. Il primo passo è quello di munirsi di un sistema che ti permetta di effettuare la firma digitale qualificata. Le opportunità sono diverse:

1. kit di autenticazione;
2. chiavetta USB;
3. firma digitale remota.

Precisiamo sin da subito che il rilascio delle diverse tecnologie viene effettuato solo da appositi enti che sono autenticati dall’AgID. L’elenco completo dei provider è presente sul sito dell’Agenzia Digitale per l’Italia. Tra quelli più utilizzati puoi considerare Aruba, Poste italiane, InfoCert, Buffetti, Tim e Yousign.

1. Kit di autenticazione

Con la prima opzione dovrai munirti di un lettore apposito in cui inserire una smart card che puoi ordinare online, oppure presso uno dei negozi preposti alla vendita di tale strumento. Ad esempio, consideriamo come firmare un documento PDF con Aruba.

Ti basterà accedere al sito Aruba.it e scegliere l’opzione tra quelle previste con il kit lettore smart card.  A questo punto per effettuare la firma di un PDF devi collegare l’apparecchio al computer e installare il software specifico.

Per sottoscrivere il documento, il passo successivo è quello di inserire la smart card prevista nel kit e selezionare il PDF che vuoi autenticare caricandolo nell’apposita schermata. Una volta confermata l’operazione, il documento verrà sottoscritto e non sarà più modificabile. A questo punto, potrai inviarlo al cliente.

2. Chiavetta USB

Altra opzione è quella di acquistare una firma digitale presente all’interno di una chiavetta USB. In questo caso non hai bisogno di un lettore o di una smart card, ma tutto il processo viene eseguito attraverso l’hardware presente nel dispositivo. L’unico passaggio è quello di istallare sul tuo computer l’applicazione collegata. A questo punto, la procedura è simile:

• inserisci la chiavetta USB;
• apri il software;
• scegli il PDF da firmare;
• conferma l’operazione.

3. Firma digitale remota

Con l’ultima opzione hai la possibilità di firmare il tuo documento PDF dal telefonino sia se possiedi un iPhone, sia un sistema Android. Inoltre, questa tecnologia può essere utilizzata anche dal tablet o da un PC.  Il sistema di autenticazione viene posizionato su una piattaforma cloud.

Ciò significa che nel momento in cui vuoi firmare un documento, ti viene inviato un messaggio con un codice OTP univoco da inserire per verificare l’operazione. Il sistema è simile a quello di accesso ai conti correnti online o per le operazioni di acquisto. Questa tecnologia ti permette di:

• firmare i tuoi documenti ovunque ti trovi;
• avere la certezza che sei solo tu ad autorizzare la firma digitale.

Firmare un documento in PDF in formato PAdES

L’acronimo PAdES identifica il PDF Advanced Electronic Signatures ovvero un formato di PDF che permette di creare un file da associare al documento, attraverso cui viene applicata la firma. È una versione innovativa che prevede una visione grafica della firma rendendo il documento immutabile.

Infatti, nei PDF firmati digitalmente, la sottoscrizione viene allegata al codice stesso del documento. Utilizzando l’apposito software, potrai modificare successivamente l’atto con una nuova firma.

Invece, il sistema PAdES prevede di posizionare all’interno del documento, in modo grafico, la tua firma. Una volta applicata, non sarà più possibile modificare il PDF.

Come firmare un documento in PDF gratis

La firma digitale di un PDF, eseguita attraverso un apposito provider, prevede un costo. Come nel caso della richiesta della PEC o dello SPID, la spesa è collegata alla tipologia di sistema di autenticazione utilizzato.

Oggi esistono soluzioni che non prevedono un investimento inziale. Tuttavia, devi considerare che i sistemi di firma dei documenti gratuiti non ti fanno accedere alla firma digitale qualificata, ma a quella elettronica di base.

Quindi, avrai la possibilità di applicare la tua firma olografa come in un documento analogico, ma senza necessità di doverlo stampare, sottoscriverlo e poi scannerizzarlo. Tuttavia, il tuo documento non ha valore legale, dato che non vi è una forma di autenticazione qualificata. In ogni caso, può essere comunque una soluzione al fine di identificare chi ha inviato l’atto.

Ad esempio, puoi utilizzare una firma elettronica se hai una partita IVA come freelance e devi trasmettere una comunicazione al cliente con allegato un file, oppure se devi fare una specifica richiesta presso un ente in cui non è necessario lo SPID, ma basta un documento con firma. Hai due opportunità di eseguire questa operazione:

1. firma da PC o cellulare;
2. firma online.

Per firmare un PDF da PC o da cellulare in modo gratuito, devi scaricare uno dei software appositi come Adobe Reader DC. Questo programma prevede una versione gratuita, accessibile a tutti e una a pagamento, attraverso cui puoi attivare altre tipologie di firme digitali.

Per utilizzarlo è necessario scaricarlo sul tuo computer e installarlo. Inoltre, è prevista la versione app per cellulare sia se hai un iPhone, sia se possiedi una versione Android.

Firmare un documento in PDF online

Se non vuoi scaricare un programma ed effettuare la firma elettronica da qualunque dispositivo, l’altra opzione è quella di utilizzare un servizio di creazione del file in PDF online con integrata la firma elettronica. Tra i nomi più conosciuti vi è:

• iLovePDF: un software online che ti permette di firmare i tuoi documenti in PDF e al contempo accedere a una serie di opzioni, come modificare i file, comprimerli o convertirli in altri formati;
• PDF24: molto simile a quello precedente, ma con delle limitazioni aggiuntive al numero di file che puoi firmare e alle loro dimensioni;
• PDFCandy: un sistema di firma online, innovativo dato che ti permette di caricare i file direttamente da Google Drive oppure da Dropbox.

Firmare un documento in PDF – Domande frequenti