Come fatturare all’estero: procedura e cosa sapere per non fare errori

• Per fatturare all’estero con o senza IVA, devi utilizzare un software di fatturazione elettronica e il sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate.
• Il codice destinatario nella fattura estera è composto da 7 X per le partita IVA, mentre per le persone fisiche è necessario inserire 7 zeri.
• Anche le partite IVA in regime forfettario devono emettere le fatture estere in maniera elettronica.

Se svolgi un’attività di e-commerce o il tuo business prevede diversi fornitori e clienti in UE o internazionali, diventa indispensabile comprendere come fatturare all’estero.

Il dubbio può sorgere dato che il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate è adottato solo all’interno dell’Italia per ciò che riguarda le fatture elettroniche.

Tuttavia, dovrai comunque utilizzarlo per rispettare gli obblighi di fatturazione , seguendo alcune regole e compilando con attenzione i campi necessari. Inoltre, devi inviare la fattura estera in PDF o in formato cartaceo al cliente privato o con partita IVA.

Nel nostro articolo avrai accesso a tutte le informazioni sulla procedura per fatturare all’estero, con esempi pratici e tutte le modalità di invio.

Come fare fattura all’estero: normativa

Dal 1° gennaio 2019 per tutte le attività economiche che emettono fattura verso un cliente finale o un’altra società all’estero è obbligatorio utilizzare il sistema di fatturazione elettronica. Inoltre, con la Legge di Bilancio 2021, dal 1° luglio 2022 è stato esteso quest’obbligo a tutte le partite IVA, comprese quelle che hanno un sistema fiscale agevolato come il regime dei minimi o quello forfettario.

In base alla normativa più recente, è stato abolito l’Esterometro, che non dovrà essere più compilato dai soggetti che emettono fatture all’estero, ma non si escludono i modelli INTRA. Quindi dovrai tenere presente che:

• le fatture devono essere create attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate;
• dovrai inviare copia in PDF o cartacea al cliente estero;
• per le fatture passive ricevute in ambito UE si applica il principio del reverse charge esterno, ai fini IVA.

Fatturazione all’estero e Agenzia delle Entrate

La generazione di una fattura elettronica all’estero segue delle precise regole. Il problema sussiste dato che il sistema con codice SDI dell’Agenzia delle Entrate si applica solo per gli utenti che hanno residenza stabile in Italia con partita IVA, o con riferimento a un utente finale in quanto persona fisica con codice fiscale italiano.

Quindi, da un lato hai l’obbligo di utilizzare un software di fatturazione elettronica  o direttamente quello dell’Agenzia delle Entrate, registrando la tua fattura sul Sistema di Interscambio e nel cassetto fiscale.

Dall’altro dovrai seguire alcune regole precise al fine di evitare errori nella compilazione ed eventuali sanzioni in caso di mancato invio. La fattura elettronica deve contenere tutte le informazioni corrette che riguardano il committente, il cliente, e alcuni dati identificativi.

Come fare fattura all’estero con IVA : esempio

Andiamo ad evidenziare quali sono i passi per effettuare la fatturazione all’estero nel sistema B2B, ovvero business to business, con riferimento a un soggetto che dispone di partita IVA. Il primo passo è quello di avere accesso ai dati del cliente.

Per questo è utile conoscere il codice IVA europeo del destinatario e il suo indirizzo e-mail, e quello della sede legale per l’invio del documento in formato elettronico o cartaceo. A questo punto dovrai seguire questi step e inserire:

1. codice destinatario;
2. IDPaese;
3. partita IVA;
4. cap della località.
5. invio fattura.

1. Codice destinatario

Il codice SDI, ovvero il codice destinatario, è composto da lettere e numeri che vanno ad identificare l’intermediario che impieghi per la fatturazione elettronica. Questo codice è presente solo per gli operatori italiani. Come comportarti per un cliente o fornitore estero?

Una circolare dell’Agenzia delle Entrate ha precisato che in questo caso devi inserire nell’apposito campo una sequenza di 7 “X” (XXXXXXX). Ciò vale sia per le fatture in UE sia per quelle extra UE.

2. ID Paese

Questa sezione identifica la nazionalità del soggetto a cui stai emettendo la fattura. Devi inserire due lettere. Ad esempio, se stai inviando un documento fiscale in Francia, il codice è FR, in Germania è DE, in Spagna sarà ES.

In ogni caso, non devi preoccupati di introdurre altre informazioni come la provincia di riferimento. Se vuoi identificare qual è l’ID Paese, ti basterà controllare il codice IVA: sarà corrispondente alle prime due lettere.

3. Indica la partita IVA

Per completare in modo corretto questo campo devi distinguere tra:

• soggetto con IVA UE;
• fornitore o cliente che ha sede fuori dall’Europa.

Nel primo caso devi inserire il codice IVA comunitario fornito dal cliente e che prevede anche l’identificativo del Paese.

Un valido consiglio è quello di controllare che sia giusto, attraverso il registro intracomunitario VIES. Infatti, in caso di errore, ti troverai a emettere una seconda fattura e con la relativa nota di credito o di debito.

Invece, se la società a cui invii il documento non risiede in Europa, devi inserire un codice composto da due lettre “O” e da 11 volte il numero 9 (OO99999999999).

4. Cap della località

In questa sezione dovrai indicare la località di residenza del cliente. Nel caso di fattura estera, dato che non tutte le nazioni presentano un codice di avviamento postale, devi inserire  5 zeri consecutivi (00000).

Tieni in considerazione che anche questa informazione è importante nella compilazione della fattura, per cui è consigliato informarsi preventivamente su quali siano i dati del cliente specifico.

5. Invio fattura

L’ultimo step è quello di confermare le informazioni inserite. Nella tabella seguente abbiamo ricapitolato gli elementi da introdurre in una fattura elettronica estera con riferimento a un soggetto con partita IVA.

Campo da compilare	Specifica della compilazione
Codice destinatario	XXXXXXX (sette X)
ID Paese	Prime due lettre del codice IVA
Codice IVA comunitario	Quello identificativo del soggetto in ambito comunitario
Codice IVA estero	Dovrai inserire OO99999999999 (due O e 11 numeri 9)
CAP della località	00000 (cinque 0)

Ricorda che l’invio della fattura attraverso il sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate serve per determinare il reddito imponibile su cui si applicherà la relativa tassazione. Tuttavia, dal punto di vista pratico, per inviare correttamente la fattura al cliente e quindi ottenere il pagamento, devi procedere nelle seguenti modalità:

• via posta elettronica allegandola in formato PDF;
• utilizzando una versione cartacea con raccomodata A.R. estera.

Come fatturare all’estero senza IVA

Una situazione diversa è la compilazione di una fattura elettronica estera verso un soggetto che non è residente in Italia ed è senza IVA. In questa particolare circostanza devi distinguere tra:

• fattura a un soggetto privato estero;
• fattura a un soggetto all’estero con codice fiscale italiano.

Se devi emettere una fattura attiva a un cliente estero, come persona fisica, dovrai comunque compilare il documento in maniera elettronica e inviarlo tramite l’Agenzia delle Entrate. I campi a cui dovrai fare attenzione sono il codice destinatario e quello con riferimento al Codice IVA o Codice Fiscale:

• codice destinatario: devi inserire 0000000 (sette 0);
• codice iva/codice fiscale: dovrai indicare il CF del soggetto.

Dal 1° luglio, si è generata un po’ di confusione per ciò che concerne quei soggetti che hanno codice fiscale italiano, ma sono residenti all’estero. Anche in questo caso ti viene in aiuto una direttiva dell’Agenzia delle Entrate.

Il parametro da considerare non è il codice fiscale, ma la residenza. Quindi nel caso di una persona fisica con CF italiano e residente ad esempio a San Marino, si applicano le regole per quanto riguarda la fatturazione elettronica estera.

Fatturazione elettronica all’estero: tempistiche

Con l’abolizione dell’Esterometro sono state stabilite le tempistiche entro cui emettere la fattura elettronica all’estero, con una distinzione tra emissione di un documento attivo e passivo.

• in caso di fattura attiva il tempo di trasmissione è di 12 giorni dall’emissione dei documenti che dimostrino l’avvenuta transazione, oppure entro il 15 del mese successivo in caso di fattura differita;
• per le fatture passive si avrà tempo fino al 15° giorno del mese successivo con l’obbligo di emissione dell’autofattura.

Fatturare all’estero e l’autofattura

Quando si parla di fatture all’estero, spesso questo termine è collegato a quello dell’autofattura. Chiariamo questo concetto. L’autofattura elettronica è un documento che viene emesso dal destinatario della fattura ai fini di regolare la posizione IVA.

In questo caso particolare, il mittente e il destinatario corrispondono. Questa operazione è necessaria quando:

• ricevi una fattura passiva da un fornitore estero, con l’applicazione del sistema reverse charge esterno;
• è previsto se devi emettere una fattura verso un soggetto che è esentato dal pagamento d’IVA, secondo il principio di reverse charge interno.

Nel caso in esame, ci soffermiamo sulla ricezione di una fattura passiva all’estero. Se vuoi conoscere come funziona l’emissione di questo documento, ti invitiamo a leggere la nostra guida su come funziona l’autofattura elettronica. In base al principio del reverse charge esterno, il fornitore che emette fattura passiva, non applicherà l’IVA.

Ciò ti obbliga ai fini fiscali a regolarizzare l’imponibile dovuto: dal 1° luglio 2022 ciò deve avvenire  in modo elettronico con l’emissione di un’autofattura. Quindi, questo documento non influenza la base imponibile, ma è necessario per regolarizzare gli aspetti fiscali legati all’IVA a credito e a debito.

Come fatturare all’estero con il regime forfettario

Un discorso diverso riguarda quelle partite IVA che hanno una partita Iva forfettaria e che esportano beni all’estero. In questo caso dopo il 1° luglio 2022 si applica anche a loro l’obbligo della fatturazione elettronica, ma con alcune eccezioni:

• per le partite IVA con un fatturato superiore ai 25.000€ vi è l’obbligo di emettere fattura elettronica per le attività in UE ed extra UE;
• le partite IVA aperte nel 2022, oppure che hanno un fatturato inferiore ai 25.000€, vi è l’opzione della fatturazione cartacea.

Quindi se hai una partitiva IVA che rientra in questo regime agevolato con un fatturato per l’anno precedente al tetto indicato, allora sei tenuto a rispettare la medesima prassi della fatturazione elettronica del regime ordinario e di quello semplificato.

Viceversa, se rientri nel secondo gruppo, avrai la possibilità di inviare il documento al cliente in formato PDF oppure in modalità cartacea, fino al 1° gennaio 2024.

Fattura all’estero: sanzioni

Inviare una fattura estera non è un procedimento difficile, grazie anche ai programmi come Fatture in Cloud, Aruba o quello gratuito dell’Agenzia delle Entrate, che ti offrono un sistema guidato per evitare eventuali errori. In ogni caso, è un’operazione abbastanza tecnica che richiede una certa dimestichezza con i codici che devi inserire. 

Per questo, se emetti un numero medio-alto di fatture estere attive o ricevi quelle passive può essere vantaggioso far riferimento a un consulente esperto o a uno studio di commercialisti. Il loro contributo è utile anche per la compilazione dell’autofattura.

Infatti, eventuali errori di trasmissione o ritardo nelle tempistiche di rilascio delle fatture elettroniche estere, prevedono le applicazione di sanzioni che variano dai 2€ ai 400€.

Come fatturare all’estero – Domande frequenti