Come correggere una fattura elettronica: guida e casi pratici

• Correggere una fattura elettronica, inviata attraverso il sistema SDI, è possibile seguendo alcune regole previste dall’Agenzia delle Entrate.
• Puoi modificare una fattura rifiutata, una scartata oppure quelle accettate dal sistema SDI, ma che presentano errori.
• La correzione di una fattura già inviata può avvenire attraverso l’emissione di una nota di variazione come quella di debito o di credito.

La fattura elettronica ha permesso di rendere più sicuro e veloce il processo di fatturazione, ma al contempo ha inserito anche nuove regole per la compilazione, molto diverse rispetto a quelle della versione cartacea.

Tra i dubbi più frequenti vi è quello di come correggere la fattura elettronica. Infatti, una volta inserita nel Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate e consegnata, non sarà possibile effettuare modifiche anche se di poca rilevanza.

Tuttavia, correggere una fattura è essenziale soprattutto per incongruenze riguardanti l’IVA e gli importi imponibili, che possono essere soggette a sanzioni anche fino a 2.000€. In questa prospettiva, nella nostra guida avrai accesso a tutto ciò che devi sapere su come modificare una fattura, con un’analisi dettagliata di quali sono i singoli casi di errore.

Correggere una fattura elettronica: come fare?

L’errore nel compilare una fattura è qualcosa che può capitare anche a chi ha maggiore dimestichezza con questo documento fiscale.

Per questo i migliori software di fatturazione elettronica e il sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate prevedono una serie di meccanismi finalizzati a semplificare la compilazione, con informazioni obbligatorie, menù a tendina e la presenza di indicazioni per ogni campo. Eppure, anche con questo supporto tecnologico, potrebbe capitare di commettere un errore.

Come comportarti in questo caso? Con le fatture cartacee il problema si risolveva subito. Bastava eleminare materialmente la fattura compilata e crearne una nuova. Se l’avevi già consegnata al cliente, non dovevi fra altro che contattarlo e fartela restituire, procedendo con l’emissione di un altro documento fiscale.

Oggi, questa procedura di correzione non è più applicabile alla fattura elettronica. In quanto documento digitale inviato attraverso un sistema telematico, finalizzato a rendere la fattura unica e immodificabile, non puoi semplicemente cancellare il file. Dovrai procedere con l’emissione di un nuovo documento. Tuttavia, questo deve avere delle caratteristiche particolari che variano in base all’errore che hai fatto.

Quali sono gli errori più comuni

Gli errori di una fattura possono essere di natura:

• formale;
• sostanziale.

Con il primo termine ci si riferisce al mancato o errato inserimento di un dato necessario a permettere al Sistema SDI di inoltrare la fattura nel modo corretto al destinatario.

Rientrano in questo gruppo l’inserimento di un codice Univoco o SDI non conforme, dati degli utenti sbagliati, descrizione delle quantità dei beni presenti non rispettante le reali quantità o il DDT (Documento di trasporto). Inoltre, si considera anche l’emissione di una fattura con data sbagliata.

Invece, nel gruppo degli errori sostanziali si includono quelli che riguardano gli importi economici in fattura e quelli con riferimento all’IVA, sia se viene omessa, sia nel caso in cui è inserito un valore non conforme.

Come correggere una fattura elettronica

Per correggere una fattura elettronica, non è prevista solo una soluzione, ma l’operazione varia in base alla tipologia di errore. Ecco quali sono i 4 casi in cui diventa necessario intervenire:

1. fattura non ancora inviata;
2. fattura elettronica scartata;
3. fattura elettronica emessa;
4. fattura elettronica alla PA rifiutata.

La correzione è uguale per tutte le tipologie di software di fatturazione a pagamento, o se impieghi quello gratuito dell’Agenzia delle Entrate.

Il primo caso di errore è quello più semplice, dato che si verifica nella fase preliminare della compilazione della fattura. In questa situazione, prima di inviare il documento, tutti i programmi di fatturazione elettronica richiedono una conferma.

Se rileggendo il documento fiscale, cosa che è consigliabile sempre prima di effettuare l’inserimento sul sistema SDI, evidenzi la presenza dell’errore, ti basterà tornare indietro nella procedura e modificarlo.

Nell’eventualità in cui hai salvato la fattura sul database, potrai comunque modificarla. Precisiamo che ciò è possibile solo fin quando non hai confermato l’invio attraverso il sistema SDI. In questo caso dovrai valutare le altre opzioni.

Correggere fattura elettronica scartata

Uno degli errori più comuni è quello di presumere che l’accettazione della fattura nel Sistema di Interscambio voglia dire che il documento sia stato accettato, e come tale non sarà più necessario effettuare altre operazioni.

Invece, spesso può capitare di evidenziare la dicitura “Scartata” nello stato di riepilogo della fattura. Ciò può avvenire entro un massimo di 5 giorni dall’invio del documento tramite il Sistema di Interscambio.

Questo evento si può verificare nel momento in cui è stato rilevato un errore dal sistema, il quale può riguardare la compilazione obbligatoria di alcuni campi, oppure un’informazione che risulta sbagliata o incongruente.

Nel primo gruppo si includono eventuali sbagli che vengono effettuati nell’inserire gli elementi descrittivi della fattura e che abbiamo riassunto nella tabella seguente.

Altre volte l’errore è collegato a un’incongruenza di un’informazione inserita, ad esempio con un eventuale sbaglio nell’importo dell’IVA nelle situazioni in cui cui si deve applicare il reverse charge, o nel regime split payment.

Come comportarsi in caso di fattura scartata

Se ti trovi con uno dei codice errori indicati nelle tabelle precedenti avrai due possibiltà:

1. emettere una fattura con la stessa numerazione e data di quella originaria;
2. creare una nuova fattura.

La prima opzione è quella consigliabile, come specificato anche dal regolamento dell’Agenzia delle Entrate 13/E/2018.

Tuttavia, può avvenire che il sistema SDI non accetti il nuovo documento, andando a evidenziare l’errore di fattura doppia. Per questo si potrà seguire la procedura prevista dall’AdE al fine di aggiungere una numerazione che vada ad indicare che si sta inviando una fattura rettificata.

In alternativa, sarà possibile emettere un nuovo documento che abbia una data nuova e anche un numero diverso progressivo e con i medesimi importi di quella precedente.

In ogni caso la fattura scartata viene considerata come un documento non inviato, anche se è già passata nel sistema SDI. Ciò comporta che avrai solo 5 giorni per emettertene una nuova, scaduto questo termine si applicheranno una serie di sanzioni.

Tuttavia, se ti accorgi di aver commesso l’errore subito dopo l’invio, è consigliabile attendere comunque i 5 giorni entro i quali il sistema SDI eventualmente scarterà il documento. Se ciò avviene, allora potrai compilare la nuova fattura. Invece, se il Sistema di Interscambio accetta la fattura, per correggerla devi seguire i passaggi presenti nel prossimo punto.

Come correggere una fattura emessa

Abbiamo più volte precisato che una volta inviata una fattura elettronica con il sistema SDI, e questa viene accettata, non potrà essere cancellata. Il documento rimarrà nel sistema e come tale l’importo IVA e quello imponibile andranno a fare cumulo nel calcolo della dichiarazione dei redditi IRPEF o nel registro fatture e quello IVA per un’impresa con regime ordinario.

Come fare se ti sei accorto che hai commesso un errore? Hai comunque la possibilità di modificarla attraverso l’emissione di un nuovo documento fiscale che prende il nome di nota di variazione. Oggi sono previste due tipologie:

• nota di debito;
• nota di credito.

L’art 26 del D.P.R 633/1972 stabilisce che la nota di debito viene emessa ogni volta che devi apportare una modifica alla fattura che riguardi un importo a tuo favore. L’esempio tipico è se hai emesso una fattura che prevede un imponibile più basso rispetto a quello che deve essere effettivamente pagato dal cliente.

Invece, per correggere un importo più alto, oppure un errore nell’imponibile IVA, allora dovrai utilizzare una nota di credito. Inoltre, servirà anche per effettuare la correzione di una fattura elettronica duplicata.

Infatti, se inserisci un numero già presente nel database, quasi sempre il sistema SDI ti impedirà di inviare la fattura, segnalandoti la presenza di un documento con la stessa numerazione. Tuttavia, può capitare che alcune volte, questa venga inviata. Quindi avrai la possibilità di modificare l’errore solo con una nota di credito.

Ambedue i documenti di variazione non annullano la fattura precedente, che rimane valida, ma la modificano permettendo di correggere l’incongruenza presente.

Quando la nota di variazione non è necessaria

È importante precisare che non sempre è necessario intervenire su tutte le tipologie di errori. Ad esempio, vi sono dei casi in cui si deroga dall’obbligo di correggere la fattura.

Ciò avviene con riferimento a incongruenze che non vanno a incidere sull’importo della fattura o sull’IVA, e quindi con nessuna conseguenza per il calcolo dell’imponibile oppure ai fini della dichiarazione IVA. Ecco quali sono i casi in cui si applica una deroga all’utilizzo di una nota di credito o di debito:

• errore nell’indicazione della PEC del cliente;
• codice IBAN errato su cui far eseguire il pagamento della fattura;
• errore o mancata compilazione di uno dei campi facoltativi;
• fattura che viene rifiutata dalla Pubblica Amministrazione.

Fattura elettronica rifiutata dalla PA

L’invio della fattura alla pubblica amministrazione segue delle regole diverse sia per la compilazione del documento, sia per quanto riguarda l’eventuale correzione.

A questo proposito ti potrebbe interessare la nostra guida su come fatturare alla PA. Per quanto riguarda un errore in fattura, la Pubblica Amministrazione ha la possibiltà di rifiutare un documento fiscale, anche se è stato accettato nel sistema SDI. Il rifiuto della fattura può avvenire in due modi:

1. invio di una notifica di esito negativo,
2. rifiuto dopo l’accettazione.

Nel primo caso, la fattura non viene accettata per la presenza di incongruenze ed errori, e ti verrà comunicato il rifiuto attraverso un apposito messaggio nel software di fatturazione elettronica.

Dovrai emettere un nuovo documento fiscale che abbia lo stesso numero e la data di quello precedente, seguendo la procedura prevista dal software che stai utilizzando o dal sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate.

Invece, se la fattura viene prima accettata e poi successivamente rifiutata per un errore, anche a distanza di 15 giorni, la procedura è più complessa.

Infatti, non puoi emettere un nuovo documento, ma dovrai attendere di essere contattato dalla Pubblica Amministrazione, la quale ti invierà una PEC in cui ti chiederà una nota di credito a storno della fattura errata e successivamente di creare un nuovo documento fiscale.

Come correggere una fattura elettronica – Domande frequenti