Come compilare il modello 231: chi lo redige, esempio

• Il Modello 231, o Modello organizzativo e di gestione, è documento che contiene una serie di protocolli che regolano e definiscono la struttura aziendale e la gestione dei suoi processi sensibili.
• Questo modello è considerato come lo strumento per liberare una società della propria responsabilità amministrativa da reati compiuti dai singoli dipendenti.
• L’adozione del modello 231 non è obbligatoria, ma è uno strumento utile per le aziende che vogliono tutelarsi dalla commissione di reati limitando, così, la propria responsabilità.

Le aziende tendono sempre di più a adottare il modello 231, ma è obbligatorio, a cosa serve e, soprattutto, come compilare il modello?

Anche noto con il nome di Modello organizzativo e di gestione, questo è uno strumento che permette alle società di disporre di una maggiore tutela in caso di commissione di reati. Infatti, libera la società dalla propria responsabilità amministrativa dipendente da reato.

Mediante l’adozione di questo documento, quindi, l’impresa è dispensata dai reati imputati ai singoli dipendenti. Ma non solo. In questa guida vedremo nel dettaglio le funzioni di questo strumento, la struttura di questo documento e come compilare il modello 231.

Modello 231: cos’è e a cosa serve

Il Modello organizzativo e di gestione, anche noto semplicemente come Modello 231, rappresenta un insieme di protocolli volti a regolare e definire la struttura aziendale e la gestione dei processi sensibili.

Viene adottato dalle società per dispensare le imprese dai reati imputati ai singoli dipendenti. Inoltre, con l’adozione di questo modello, la società può chiedere legittimamente l’esclusione o la limitazione della propria responsabilità derivante da specifici reati stabiliti dalla normativa.

Il D. Lgs 231/2001, infatti, stabilisce che le aziende sono punibili per illeciti commessi da:

• persone che rivestono ruoli di rappresentanza, gestione e amministrazione;
• entità organizzative autonome;
• persone soggette alla direzione e vigilanza, come i dipendenti.

Con la sua entrata in vigore nel 2001, il Decreto introduce la responsabilità penale delle società per reati commessi dai propri membri nell’esercizio delle funzioni aziendali. Per questi reati, oltre ai danni legati alla reputazione, le società rischiano sanzioni amministrative e penali che arrivano anche a superare il milione di euro, oltre al rischio di interdizione dell’esercizio dell’attività e la confisca del profitto.

Ma per ridurre il rischio di illeciti, le aziende hanno deciso di adottare il modello 231, un sistema preventivo con cui si limitano le responsabilità dell’azienda rispetto alle azioni compiute dal singolo membro che la compone, per quanto concerne le norme relative alla responsabilità d’impresa.

Il Modello 231 è obbligatorio?

Prima di capire come si redige il modello è necessario capire chi lo redige. Il modello deve essere approvato dall’organo amministrativo che nomina l’Organismo di vigilanza. Possono redigere il modello le aziende e le imprese di piccole e grandi dimensioni, le società per azioni e le società a responsabilità limitata.

L’adozione del Modello 231è obbligatoria? La risposta è no. Tuttavia, come abbiamo già visto, si tratta di uno strumento che permette all’azienda di prevenire la commissione di reati e di limitare la propria responsabilità, in modo da evitare così le conseguenze che ciò comporterebbe.

Si tratta di un modello di organizzazione e gestione, che permette alle imprese di ridurre il rischio di essere chiamate a rispondere per uno dei reati sanzionati dal Decreto 231, ma è a carattere facoltativo.

Di conseguenza, le aziende esposte al rischio di contestazione delle violazioni citate nel decreto hanno la facoltà di sottoscrivere il modello, e questo vale anche per le piccole e medie imprese.

Tuttavia, vi sono anche legislazioni regionali che prevedono l’adozione di questo modello come requisito necessario per ottenere l’accreditamento in settori specifici.

Come compilare il modello 231

Non vi è un unico modello generico che può essere applicato alle singole casistiche, in quanto ogni azienda deve creare il proprio modello organizzativo in base alle caratteristiche dell’impresa. Questo documento, infatti, varia in base alle attività svolte, agli enti con cui interagisce e ai processi produttivi svolti al suo interno.

Per redigere questo tipo di modello vi sono diversi elementi che costituiscono un sistema preventivo di gestione dei rischi. Tra gli elementi che vanno a comporre questo sistema ci sono:

• le procedure;
• i codici comportamentali;
• le disposizioni organizzative;
• i software;
• la modulistica;
• le commissioni.

Per realizzare il modello, poi, bisogna:

• mappare le aree per individuare e valutare i rischi di reato;
• effettuare un’attività di Risk Assessment per valutare il sistema di controllo interno;
• effettuare un’analisi comparativa e preparazione di un piano di miglioramento;
• redigere il modello 231;
• fornire una formazione tramite Organismo di vigilanza.

Esempio di modello 231

Il Modello 231 non prevede un documento prestabilito da seguire. Tuttavia, generalmente è composto da una serie di parti e sezioni, che sono:

• parte Generale: un documento che illustra i contenuti della Legge 231, l’assetto societario, in che modo è stato redatto il Modello, le informazioni sull’Organismo di Vigilanza e le modalità di erogazione delle attività di formazione e informazione;
• parte Speciale: un documento che descrive i protocolli di comportamento e di controllo;
• analisi dei Processi: una rappresentazione dei processi, delle attività e dei soggetti coinvolti;
• Risk Assessment e Gap Analysis: un documento che contiene al suo interno una rappresentazione grafica della valutazione del rischio-reato in base all’attività svolta;
• codice etico: un documento generico che descrive i valori etici e le norme di comportamento da rispettare;
• sistema disciplinare: un documento che descrive le sanzioni irrogabili a chi commette le violazioni del Modello 231.

Puoi scaricare qui un fac-simile del modello 231. Ma soffermiamoci su alcune componenti del modello.

La Parte Speciale

La Parte Speciale di un sistema organizzativo conforme al D.Lgs. 231/01 serve a definire le regole e i principi di comportamento che i destinatari del modello sono tenuti a rispettare. Seguendo tali principi, quindi, sarà possibile prevenire la commissione di reati previsti dal Decreto. Si assicura, quindi, una condizione di correttezza e trasparenza all’interno delle attività aziendali.

Questa Parte Speciale, inoltre, serve a:

• stabilire in che modo gli esponenti aziendali sono chiamati ad osservare la corretta applicazione del Modello;
• fornire all’organo di vigilanza e alle altre funzioni di controlli gli strumenti necessari per esercitare le attività di monitoraggio, controllo e verifica.

La Parte Speciale deve essere composta da una parte preliminare dedicata alle regole generali di condotta e da una parte dedicata all’individuazione delle aree di attività a rischio. Vi è poi una sezione dedicata alle singole categorie di reati previsti dal Decreto.

Il Codice Etico

All’interno del modello 231 assume una grande importanza il Codice Etico, che rappresenta le linee guida dell’azienda ed è spesso affiancato al modello. Si tratta di un documento che serve a determinare diritti, doveri e responsabilità della società. L’obiettivo di questo documento è quello di promuovere o vietare alcuni comportamenti che non riflettono l’etica e i valori della società.

All’interno del documento sono, inoltre, previsti meccanismi sanzionatori che servono a evitare le trasgressioni alle condotte descritte, in modo tale che non si leda all’immagine aziendale.

Anche in questo caso si tratta di un documento non obbligatorio, ma adottato su base volontaria. In genere, il Codice Etico è strutturato in tre livelli:

• principi etici e sociali in cui vengono elencate le norme che gli esponenti aziendali devono rispettare;
• osservanza del Codice Etico, con l’indicazione dei provvedimenti interni che possono essere attuati in caso di violazione di una norma del codice etico e le modalità di controllo del rispetto del Codice;
• promozione delle norme e dei principi: con la segnalazione delle modalità di applicazione del Codice Etico.

Generalmente, i principi di comportamento di un’azienda riguardano:

• l’integrità di comportamento e il rispetto di Leggi e Regolamenti;
• il ripudio di ogni discriminazione;
• la centralità, lo sviluppo e la valorizzazione delle risorse umane ed equità dell’autorità;
• il radicamento territoriale;
• la trasparenza e l’etica degli affari;
• la qualità;
• la diversità;
• la legalità e il contrasto del terrorismo e della criminalità.

Modello 231 – Domande frequenti