Come assumere un dipendente: dal contratto alla comunicazione Unilav

• Se vuoi assumere un dipendente a tempo determinato o indeterminato è necessaria la sottoscrizione di un contratto.
• La compilazione di questo documento deve contenere informazioni sull’azienda, il lavoratore, l’attività svolta e la retribuzione.
• Dovrai comunicare l’avvenuta assunzione all’ufficio del lavoro competente sul territorio attraverso il modello Unilav.

Come amministratore di un’attività d’impresa, assumere un dipendente o più di uno è un passo importante per una crescita aziendale. Il primo step sarà quello di selezionare i giusti candidati che abbiano specifici requisiti. Inoltre, dovrai fare attenzione anche all’aspetto normativo e quindi alla creazione del contratto di lavoro.

Infatti, devi scegliere quale applicare, ad esempio con un tempo determinato, indeterminato o tramite contratto di apprendistato. Ogni passaggio richiede attenzione e una serie di scelte.

Ad esempio, è necessario inserire tutti i dati al fine di renderlo valido e per adempiere agli obblighi di legge, con la comunicazione all’ufficio del lavoro competente, onde evitare eventuali sanzioni. Nella nostra guida troverai tutte le informazioni necessarie su come assumere un lavoratore con i passaggi da compiere.

Come assumere un dipendente

La definizione di lavoratore dipendente è quella di un soggetto che svolge un’attività subordinata, di natura intellettuale o manuale, stabilita in base a un contratto, previo il versamento di una retribuzione. Ciò che distingue questa figura da quella del lavoratore autonomo o libero professionista è la presenza di un’attività subordinata a un soggetto che viene definito datore di lavoro.

Quindi il dipendente dovrà svolgere specifiche mansioni in base a delle direttive prestabilite, in un preciso luogo, ricevendo il compenso in busta paga alla fine del mese. Tutte queste informazioni sono presenti all’interno di una forma documentale che prende il nome di contratto.

Il primo passo per assumere un dipendente è quello di creare proprio questo documento. Precisiamo sin dall’inizio che in teoria il contratto può essere valido anche in forma orale. Tuttavia, in questa circostanza non si potranno far valere eventuali clausole prese dalle parti.

Invece, la forma scritta permette di definire i doveri e gli obblighi del datore di lavoro e del dipendente. Oggi esistono principalmente quattro tipologie di contratto:

1. assunzione di un dipendente a tempo indeterminato;
2. assunzione di dipendente a tempo determinato;
3. contratto di apprendistato;
4. contratto a chiamata.

Conoscere la distinzione tra queste forme contrattuali può essere utile per indicarlo all’interno dell’eventuale annuncio se stai ricercando un lavoratore dipendente. Va ricordato che oltre a queste forme contrattuali, è possibile anche avvalersi di accordi più atipici, come stage e tirocini.

1. Assumere un dipendente con contratto a tempo indeterminato

Questa tipologia di rapporto lavorativo prevede un inizio, ma non viene stabilita una data di fine. Infatti, questa forma contrattuale avrà termine per pensionamento del soggetto, una volta raggiunto il tetto dei contributi, oppure previo licenziamento volontario o per lettera del datore di lavoro.

Può essere considerato come il contratto più ambito da tutti i lavoratori, dato che offre garanzie e stabilità. Spesso le aziende inseriscono un lavoratore stabilmente dopo un percorso che prevede uno stage iniziale, oppure un contratto di apprendistato, a cui segue l’assunzione a tempo indeterminato.

2. Contratto a tempo determinato

Questa versione è molto utilizzata data la presenza di una scadenza predeterminata del rapporto di lavoro. Tuttavia, rispetto a quello indeterminato, l’utilizzo di questa forma contrattuale prevede una serie di limiti:

• temporali;
• numero di soggetti che possono sottoscriverlo all’interno dell’azienda.

La ragione è strettamente connessa al voler incentivare l’utilizzo dei contratti a tempo indeterminato, al fine di favorire una certa stabilità nell’impiego. Infatti, potrai assumere un dipendente con contratto a tempo determinato solo per un massimo di 12 mesi che, in caso eccezionale, possono salire a 24.

In questo caso è necessario il rispetto da parte del datore di lavoro di un limite massimo di lavoratori in base alla tipologia di forma societaria e all’attività svolta. Infine, dovrai anche dare una giustificazione per avere adottato questa forma contrattuale.

3. Apprendistato

Il contratto di apprendistato si rivolge ai soggetti giovani con il fine di far acquisire le competenze necessarie a svolgere una specifica attività. Non deve essere confuso con il contratto di tirocinio.

Quest’ultimo non è un vero e proprio rapporto di lavoro, tanto da essere definito anche come stage formativo, ma è una forma di inserimento al lavoro di un soggetto giovane, ancora studente o che ha concluso da poco il programma di studi. Invece, nel caso dell’apprendistato si avrà una forma contrattuale precisa.

Questo tipo di contratto può essere utilizzato per giovani di età inferiore ai 29 anni, oppure per un disoccupato, percettore di Naspi, o altre indennità similari.

4. Contratto a chiamata

Infine, puoi valutare la versione del contratto a chiamata, o anche definito come lavoro intermittente. In questo caso il lavoratore viene convocato dal datore di lavoro per lo svolgimento di un preciso compito, su richiesta. La caratteristica è quella delle discontinuità della prestazione.

In questo caso quindi sono stabilite delle regole tramite contratto, ma il lavoratore può essere chiamato giornate diverse per svolgere una mansione, o con orari diversi, in modo non continuativo.

Come fare il contratto a un dipendente

Le diverse forme contrattuali hanno il fine di regolarizzare la posizione del dipendente e del datore di lavoro, stabilendo una serie di obblighi e doveri. In questa prospettiva il contratto di lavoro è un documento fondamentale e necessario. Per creare un contratto potrai:

• redigerlo in autonomia;
• affidarti a uno studio commercialisti;
• rivolgerti a un consulente del lavoro.

In tutti i casi è utile comprendere come funziona la sua redazione. Infatti, per essere valido il contratto dovrà contenere i seguenti requisiti:

• consenso delle parti;
• forma;
• oggetto del contratto;
• compenso.

Il consenso delle parti implica la volontà del datore del lavoro e del dipendente di redigere questo documento. Sarà nullo se l’operazione viene eseguita sotto minaccia oppure per errore. Inoltre, per i soggetti minori è richiesta l’età di 16 anni con la necessità del consenso dei genitori.

Per ciò che riguarda la forma contrattuale è prevista:

• quella scritta;
• orale.

Ambedue sono considerate valide, tuttavia la seconda, ovvero quella orale, è poco utilizzata, dato che non potranno essere fatte valere eventuali clausole contrattuali aggiuntive. Altro elemento da considerare è l’oggetto del contratto, ovvero l’attività svolta dal lavoratore che deve essere: lecita, possibile e determinabile.  

Ad esempio, non è accettato un contratto contro il buon costume, oppure che vada a violare delle norme di legge. Inoltre, la prestazione dovrà essere svolta nel rispetto alle attitudini psico-fisiche del soggetto dipendente e ben definita. Infine, devi considerare la presenza di un compenso congruo per l’attività svolta.

Se questi elementi mancano, il contrato sarà considerato non valido. Se una delle condizioni viene meno, mentre l’attività lavorativa è in corso, allora il rapporto potrà essere sospeso o cessare.

Cosa inserire nel contratto di lavoro

All’interno del contratto sarà necessario che gli elementi inseriti vadano a identificare in maniera chiara le parti che sottoscrivono l’accordo, il luogo e la tipologia di prestazione. Nella tabella seguente abbiamo riportato tutti gli elementi che devono essere presenti, onde evitare di creare un contratto irregolare e quindi non valido.

Sezioni	Descrizione
Identità del dipendente	Deve essere specificato nome, cognome, codice fiscale, indirizzo di residenza, numero del documento
Dati dell’azienda	Ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo e sede legale, sede operativa
Luogo di lavoro	Deve essere indicata la sede dove avverrà l’attività lavorativa
Data di inizio e di fine	È necessario inserire una data di inizio del contratto e in caso di quelli a tempo determinato o di apprendistato una di cessazione
Tipologia di contratto	Viene richiesta la specifica del contratto tra le varie tipologie
Qualifica e livello	Indica l’inquadramento contrattuale
Orario di lavoro	Deve essere specificato il numero di ore in base alla tipologia di contratto
Eventuale durata di prova	Se è previsto un periodo iniziale di prova si deve specificare la durata
Recesso	Devono essere indicati i termini di preavviso in caso di recesso
Importo della retribuzione	L’importo netto e lordo che verrà ottenuto dal dipendente
Riferimento al CCNL	Eventuale utilizzo di un contratto collettivo di lavoro nazionale o riferimenti

Soffermiamoci ad analizzare alcuni aspetti che possono generare comfunsione, al momento della compilazione del contratto.

L’inquadramento del contratto

Tra le domande più frequenti vi è quella dell’inquadramento del lavoratore dipendente. Questo è strettamente connesso alla sua esperienza e alle mansioni che svolge. Per identificare i livelli, nei CCNL si farà riferimento ad:

• attività prestata;
• mansioni;
• specifici profili professionali;
• competenze.

È importante precisare che ogni settore lavorativo può fare riferimento ad uno o più Contratti Collettivi Nazionali per il Lavoro, in cui sono incluse tutte le regole per il suo svolgimento.

Come assumere un dipendente in prova

L’altro aspetto da chiarire riguarda il patto di prova previsto dall’art 2096 del c.c. Con questo termine si identifica un periodo di tempo in cui il lavoratore dovrà svolgere i suoi incarichi, come forma di prova, prima di essere inquadrato come dipendente definitivamente.

Questo sistema è utile per valutare se un lavoratore, che vuoi assumere, abbia tutte quelle caratteristiche per una specifica collocazione. Infatti, durante il patto di prova ognuna delle parti può recedere il contratto, salvo che sia trascorso un tempo minimo. Una volta concluso il tempo richiesto per la valutazione, il datore di lavoro potrà passare al contratto vero e proprio.  

In ogni caso, il patto di prova deve essere redatto per iscritto tramite clausola specifica. Tuttavia, non è obbligatorio. Quindi puoi proporre un contratto a un lavoratore anche senza di esso.

Comunicazione dell’assunzione del dipendente

Il contratto dovrà essere stipulato in duplice copia, ambedue autografate da te in quanto datore di lavoro e dal dipendente. Una dovrai consegnarla al lavoratore, mentre l’altra deve essere conservata per successivi controlli. Come prassi, può essere utile firmare un terza copia opzionale da inviare all’ufficio per l’impiego del territorio.

Questa comunicazione è regolata dall’art 9-bis del Decreto-legge n. 510/96. È un’operazione obbligatoria per iniziare l’attività di collaborazione e dovrà avvenire almeno 24 ore prima dell’inizio dell’attività per via telematica, compilando il modello Unilav.

Questo modulo online è disponibile sul sito della regione o della Provincia Autonoma in cui ha la sede legale la tua società. Tieni anche presente che recentemente è stato istituito l’obbligo della comunicazione per il lavoro intermittente, che riguarda il lavoro autonomo occasionale.

Modulo Unilav: composizione e utilizzi

Ecco quali sono le sezioni del modello Unilav.

1. dati del datore di lavoro: verrà richiesto di specificare la denominazione della società, la sede operativa, il codice ATECO, la partita IVA o il codice fiscale;
2. dati del dipendente: nome, cognome, codice fiscale, indirizzo di residenza;
3. dati del rapporto di lavoro: è la sezione in cui saranno inserite tutte le informazioni inerenti all’attività che deve essere svolta, dalla data di assunzione al periodo di prova, dalla tipologia di rapporto all’inquadramento retributivo;
4. sezione invio: si dovranno inserire i dati di chi effettua la compilazione e l’invio.

Come noti, la comunicazione Unilav è indispensabile per l’iniziò dell’attività lavorativa e deve essere fatta entro una tempistica precisa, oltre ad inserire una serie di informazioni obbligatorie.

Per questo può essere utile rivolgersi a uno studio di commercialisti abilitato o a un consulente del lavoro. Inoltre, devi considerare che questo modulo viene impiegato anche per altre comunicazioni. Nella tabella seguente abbiamo riassunto tutti gli utilizzi.

Evento da comunicare	Tempistiche
Assunzione	24 ore prima l’inizio dell’attività lavorativa
Cessazione del contratto	Entro 5 giorni dal verificarsi dell’evento
Proroga del contratto	Entro un massimo di 5 giorni dall’evento
Trasformazione del contratto	Entro 5 giorni dall’evento

Sanzioni in caso di mancata comunicazione

In caso in cui ometti la comunicazione o questa viene effettuata in ritardo rispetto all’inizio dell’attività, come indicato dal contratto di assunzione del dipendente, sarai soggetto a una sanzione che va da un importo minimo di 100€ ai 500€.

Inoltre, devi considerare che la mancata comunicazione, può prevedere anche situazioni più gravi per ciò che riguarda il lavoro in nero, con multe che possono arrivare fino a 5.000€ e in caso di minori o di soggetti senza permesso di soggiorno, anche fino alla somma di 36.000€ e con l’arresto dai tre mesi a un anno.

Si può parlare a questo proposito di reati di evasione fiscale, punibili dalla legge, per cui l’Agenzia delle Entrate può intervenire con specifici controlli e notificare il datore di lavoro.

Come assumere un dipendente senza permesso di soggiorno: è possibile?

Per rispondere a questa domanda devi distinguere tra l’assunzione di un:

• cittadino europeo;
• cittadino extracomunitario residente in Italia;
• soggetto senza permesso di soggiorno.

Nel primo caso il comportamento da seguire è identico a quello di un soggetto dipendente residente in Italia. Quindi, dovrai stipulare il contratto ed effettuare, entro le tempistiche previste, la comunicazione all’ufficio territoriale del lavoro, attraverso il modello Unilav.

Nel caso di soggetti extracomunitari con residenza stabile in Italia, prima di stipulare il contratto, devi verificare se il soggetto che vuoi assumere possiede un permesso di soggiorno adatto al lavoro. Infatti, in base al testo Unico sull’Immigrazione (D.lgs. n. 286/98), sul documento dovrà essere riportata la voce permesso unico lavoro. Invece, non sarà possibile assumere un soggetto presente in Italia per motivi medici, di affari oppure collegati ad eventi giudiziari.

Infine, andiamo a considerare il caso di un cittadino extracomunitario senza permesso di soggiorno. È possibile assumerlo? Sono previsti dei casi in cui questa operazione è autorizzata.

Puoi farlo se il soggetto ha fatto domanda di permesso di soggiorno per lavoro e sia in possesso di regolare ricevuta. Inoltre, vi è un secondo caso in cui ciò è possibile, ovvero quando è in attesa del permesso di soggiorno per ragioni familiari. Negli altri casi è considerato reato assumere un soggetto extracomunitario che non disponga di tale documento.

Come assumere un dipendente per un giorno

Se hai bisogno di assumere in maniera regolare un soggetto per svolgere un’attività che si concluda in un solo giorno, hai due alternative:

• contratto a chiamata;
• voucher o buoni lavoro.

Nel primo caso, il contratto a chiamata può essere a tempo determinato o indeterminato, prevede la possibilità di svolgere un’attività non continuata, ma su richiesta specifica del datore di lavoro.

L’altra alternativa è quella dei voucher o di un buono lavoro. Ricordiamo che in base Decreto-legge 17 marzo 2017, n. 25, dal 31 dicembre 2017 questa tipologia di sistema è stato abolito. Tuttavia, secondo la bozza della Legge di Bilancio 2023 del Governo Meloni verranno reintrodotti i buoni lavoro, destinati a settori come l’agricoltura, la ristorazione e il lavoro domestico.

La vecchia normativa prevede l’utilizzo per importi non superiori ai 5.000€. In base a quanto previsto della bozza di legge, questa somma sarà portata a 10.000€ grazie anche all’aumento del tetto massimo per le prestazioni occasionali.

Quanto costa assumere un dipendente

L’ultimo aspetto da considerare su come assumere un dipendente sono le spese che dovrai affrontare. Devi distinguere tra costi:

• fissi;
• accessori.

Alla prima categoria appartengono i contributi IVS previdenziali che variano in base all’importo della retribuzione e al livello del dipendente. Inoltre, si aggiunge anche l’assicurazione INAIL. Invece, nei costi accessori devi aggiungere eventuali premi, rimborsi per le trasferte e bonus sulla busta paga.

Tuttavia, al fine di incoraggiare il datore di lavoro a nuove assunzioni sono stati previsti degli incentivi, sia per l’emergenza sanitaria da Covid-19, sia nella legge di Bilancio del 2022.

Questi possono essere sotto forma di riduzioni dell’aliquota contributiva oppure composti da bonus economici che potrai richiedere in quanto azienda. Le agevolazioni hanno il fine di incentivare l’assunzione di soggetti che si trovano in una condizione lavorativa svantaggiata. A questa categoria appartengono:

• soggetti over 50;
• disoccupati;
• percettori del reddito di cittadinanza con carta Rdc;
• donne,
• giovani;
• soggetti con disabilità fisiche.

Se rientri nei requisiti previsti, puoi assumere un dipendente a basso costo e in alcuni casi anche con riduzione pari a zero dal punto di vista contributivo nelle fasi iniziali.

Come assumere un dipendente – Domande frequenti