Certificato di malattia: come funziona, come inviarlo e specificità

• Il certificato di malattia è un documento medico-legale fondamentale nel mondo del lavoro italiano, rilasciato da un medico per legittimare l’assenza di un lavoratore dipendente dal posto di lavoro per ragioni di salute.
• Esso viene generalmente inviato in via telematica dal medico all’INPS e contiene specifici dettagli come diagnosi, prognosi, e indirizzo di reperibilità.
• Esistono anche situazioni particolari, in cui potrebbe essere necessaria la retrodatazione del certificato, l’emissione durante un ricovero ospedaliero o quando un lavoratore si ammala fuori regione o all’estero.

Il certificato di malattia è un documento fondamentale nel mondo del lavoro, sia per i lavoratori dipendenti sia per i datori di lavoro, poiché legittima l’assenza del dipendente per ragioni di salute e innesca specifici protocolli di tutela a cui beneficiano sia l’individuo che l’organizzazione per la quale lavora.

Negli ultimi anni è stata introdotta una semplificazione sul certificato di malattia, che viene inviato direttamente dal medico all’INPS. Che tu sia un lavoratore, un datore di lavoro o semplicemente una persona interessata a saperne di più, prosegui nella lettura per scoprire tutte le informazioni essenziali in merito.

Cos’è il certificato di malattia

Il certificato di malattia è un documento medico-legale rilasciato da un medico, che attesta lo stato di malattia di un lavoratore dipendente. Esso è indispensabile per giustificare l’assenza dal lavoro e per attivare le indennità di malattia previste dalla legge.

In Italia, il certificato è generalmente inviato in via telematica direttamente dall’operatore sanitario all’INPS, l’ente preposto alla gestione delle indennità di malattia, grazie ad alcune recenti semplificazioni, e contiene:

• diagnosi: indica la natura della malattia, anche se questa informazione non è generalmente visibile al datore di lavoro per motivi di privacy;
• prognosi: specifica il periodo previsto di assenza dal lavoro;
• numero di protocollo univoco (PUC): serve per identificare il certificato e per eventuali controlli;
• indirizzo di reperibilità: indica dove il lavoratore può essere trovato per eventuali controlli durante il periodo di malattia, se diverso dal domicilio abituale;
• la firma del medico curante.

Il lavoratore è tenuto a comunicare tempestivamente al datore di lavoro la propria assenza e a fornire il certificato di malattia secondo le modalità previste dal contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL) applicato in azienda o dalle direttive aziendali.

Come inviare il certificato di malattia all’INPS

L’invio del certificato di malattia all’INPS è una procedura fondamentale per la regolarizzazione dell’assenza del lavoratore e per la fruizione delle indennità di malattia. Di norma, è il medico che rilascia il certificato e lo invia direttamente all’INPS attraverso un sistema telematico.

L’invio telematico permette all’Istituto di venire a conoscenza della patologia e di riconoscere l’indennità di malattia in maniera quasi immediata.

È fondamentale che il certificato venga però inviato tempestivamente, entro due giorni lavorativi dalla data del rilascio. Questo termine può variare in base a specifiche disposizioni contrattuali o aziendali.

Se per qualche motivo il medico non è in grado di effettuare l’invio telematico, il lavoratore ha l’onere di inviare il certificato al proprio datore di lavoro e all’INPS. In questo caso, è possibile utilizzare la modalità cartacea, inviando il documento tramite raccomandata con ricevuta di ritorno entro i due giorni lavorativi previsti. È importante conservare la ricevuta di ritorno come prova dell’avvenuto invio.

Una volta che il certificato è stato inviato e ricevuto dall’INPS, il lavoratore e il datore di lavoro possono verificare la sua ricezione e lo stato dell’indennità attraverso la sezione dedicata sul sito istituzionale dell’INPS. In alcuni casi, l’INPS può richiedere ulteriori verifiche o visite mediche di controllo.

Certificato di malattia retroattivo

In generale, la data di inizio della malattia coincide con il giorno in cui viene effettuata la visita medica. Tuttavia, esiste una circostanza particolare che permette la retrodatazione del certificato di malattia: la visita medica domiciliare.

In questo caso specifico, il medico ha la possibilità di emettere il certificato entro 24 ore dalla visita, indicando come data di inizio della malattia anche il giorno precedente. Questa opzione è prevista dalla circolare INPS del 15 luglio 1996, n.147, e si applica esclusivamente nei giorni feriali.

È obbligatorio però fornire una spiegazione dettagliata per la quale il certificato è stato emesso il giorno successivo alla visita.

Certificato di ricovero rilasciato dall’ospedale

È noto che l’INPS fornisce un’indennità di ricovero ospedaliero ai lavoratori subordinati e parasubordinati in luogo della classica indennità di malattia. Per ottenere tale indennità, il lavoratore deve presentare un certificato medico rilasciato dal medico curante, dalla struttura ospedaliera dove è stato ricoverato o dalla guardia medica.

L’INPS ha evidenziato che molti ospedali dispongono di aree di Osservazione Breve Intensiva (OBI) e Degenza Breve (DB) e che i reparti di pronto soccorso sono obbligati alla trasmissione telematica dei certificati di malattia e ricovero. Due sono le circostanze previste:

• in caso di permanenza notturna del paziente presso l’ospedale, si deve ottenere un certificato di ricovero;
• se il paziente viene dimesso senza aver passato la notte in ospedale, il certificato necessario sarà quello di malattia.

L’INPS specifica che, se per qualche motivo la struttura non può procedere con la trasmissione telematica del certificato, è possibile rilasciarlo in formato cartaceo, a patto che contenga comunque tutti gli elementi obbligatori.

Con il messaggio n. 1094 del 9 marzo 2018, l’INPS fornisce inoltre ulteriori dettagli per i casi in cui il paziente viene trattenuto in pronto soccorso senza un vero e proprio ricovero. Ciò può accadere principalmente per due ragioni:

• necessità di eseguire accertamenti prolungati prima di procedere con il ricovero nella struttura più adatta;
• mancanza di posti letto disponibili.

In questi casi, l’INPS consiglia al lavoratore di ottenere un certificato che dettagli la permanenza notturna per poter accedere all’indennità di ricovero. È necessario prestare particolare attenzione a queste specificità, perché se il certificato non menziona la permanenza notturna a causa di problemi organizzativi, il lavoratore è tenuto a fornire ulteriori prove all’INPS e al proprio datore di lavoro.

Certificato di malattia fuori regione

Nel caso in cui un lavoratore si ammali mentre è lontano dalla sua residenza, perché si trova in ferie, è cruciale conoscere le procedure per ottenere un certificato medico di malattia.

In ambito nazionale, se una persona si ammala durante una vacanza di breve durata, ovvero meno di 90 giorni, non è necessario effettuare un cambiamento del proprio medico di base. Si può semplicemente consultare la guardia medica turistica o il pronto soccorso degli ospedali locali per ottenere il certificato necessario.

Se la permanenza lontano dalla residenza è destinata a durare più di 90 giorni, può rendersi necessario selezionare un nuovo medico in modo temporaneo, fornendo una documentazione adeguata in base al motivo del prolungato soggiorno (vacanze, lavoro, studio o ragioni di salute).

Nel caso di malattia contratta all’estero, è consigliabile consultare un medico locale e trasmettere il certificato medico all’INPS e al datore di lavoro entro un periodo di 2 giorni dalla sua emissione.

Se la persona si trova in un Paese membro dell’Unione Europea o in uno Stato che ha stipulato accordi con l’Italia, il certificato avrà validità senza necessità di ulteriori adempimenti. In tutti gli altri casi, il certificato dovrà essere legalizzato e tradotto in italiano.

Certificato di malattia – Domande frequenti