Centralino virtuale per aziende e freelance: cos’è, come funziona e tutti gli operatori

• Il centralino virtuale VoIP è un sistema di telefonia sviluppato in cloud, tramite una tecnologia che si basa sulla comunicazione in remoto.
• Per le attività d’impresa e professionali con più sedi, il centralino in cloud è indispensabile per organizzare e gestire il flusso di telefonate e il lavoro.
• Sono presenti in Italia diversi provider che ti offrono l’attivazione del servizio di centralino elettronico, alcuni gratuiti, altri a pagamento.

Eliminare le barriere dell’ufficio, permettere una comunicazione organizzata e semplice sono alcuni dei principali vantaggi che otterrai installando per la tua azienda un centralino virtuale in cloud. Si tratta di un sistema che rispecchia l’evoluzione della rete fissa e che oggi diventa indispensabile se vuoi disporre di un’attività d’impresa moderna.

Basta considerare che i dati Agcom, l’Autorità per le Garanzie nelle Comunicazioni, hanno sottolineano nell’ultimo anno un calo del 58% delle installazioni delle reti fisse in rame sostituite ormai dalle reti LAN. Con un centralino virtuale avrai a disposizione una linea telefonica, ma anche una serie di servizi molto utili per la tua impresa.

Se stai decidendo di effettuare questo passaggio, continua a leggere per sapere cos’è un centralino in cloud, come funziona, i vantaggi e quali sono i costi da affrontare. Infine, andremo ad analizzare anche gli operatori a cui rivolgersi.

Cos’è un centralino virtuale VoIP

Un centralino virtuale conosciuto anche come PBX, acronimo che identifica il Private Branch Exchange, è un sistema telefonico che utilizza un server cloud, attraverso cui gestire le varie comunicazioni. Funziona come una normale rete telefonica, dato che potrai far transitare le chiamate in entrata e in uscita, ma sfrutta la tecnologia LAN o VoIP (Voice over Internet Protocol).

Ciò vuol dire che le comunicazioni verranno trasmesse attraverso Internet, velocizzandole, rendendole più sicure e soprattutto offrendoti tutte le potenzialità dei servizi cloud. Questa è una tecnologia che già esiste da alcuni anni, ma che ha avuto un forte impulso durante gli ultimi anni.

Questo soprattutto per la necessità da parte delle aziende di offrire un supporto telefonico a chi lavorava da casa in smart working, coordinando le attività con la sede della società. Oggi è un sistema che si adatta a tutte le imprese e anche per i freelance.

Come funziona un centralino virtuale

La differenza sostanziale rispetto a un centralino telefonico tradizionale è nella gestione dei dati telefonici. Infatti, rispetto alle versioni ISDN, che dispongono di un apparecchio istallato all’interno del tuo ufficio, che gestisce le varie chiamate e le diverse attività, questo non esiste nel centralino virtuale. Tutti i dati verranno archiviati in un server remoto.

Ciò ti permette di utilizzare lo stesso numero di telefono e i servizi collegati anche se sei in luoghi differenti, dato che tutte e attività avverranno in cloud. Si tratta di una soluzione indispensabile se disponi di un ufficio con più sedi, ma vuoi coordinare in modo efficiente le varie chiamate. Quindi un centralino virtuale si compone di:

• un sistema di comunicazione: linea internet o VoIP;
• la presenza di un hosting: avrai bisogno di un contratto con un operatore che ti offre questo servizio;
• servizi cloud: non è presente un dispositivo da sistemare nel tuo ufficio, ma tutto sarà gestito in remoto;
• strumenti per la comunicazione: potrai utilizzare un telefono VoIP, il computer o il tuo smartphone.

Un centralino virtuale può utilizzare una rete telefonica tradizionale, oppure essere collegato a un indirizzo IP. Infine, sono previsti sistemi misti di connessone. Questo strumento permette di avere sempre la linea libera, e effettuare telefonate illimitate anche in contemporanea.

Centralino virtuale per piccole e medie imprese

Perché valutare di integrare tra i tuoi servizi anche quelli di un centralino virtuale? Diventa uno strumento indispensabile per uno studio professionale che dispone di diverse sedi distanti tra di loro. Se quindi svolgi l’attività di avvocato, sei un commercialista, oppure un consulente del lavoro, applicando il virtual PBX avrai la possibilità di coordinare tutte le chiamate in entrata e in uscita come se vi fosse un’unica segreteria.

Questo è un fattore determinate che ti permette di gestire al meglio le tue risorse, ottimizzando i dipendenti o collaboratori che dovranno svolgere questa funzione. Ad esempio, senza il centralino, in ogni ufficio dovrai utilizzare del personale per rispondere al telefono, prendere appuntamenti oppure inviare fax e così via. Con il centralino virtuale ti basterà una sola persona in sede, oppure in smart working, per svolgere tutte queste funzioni.

Potrai offrire al cliente anche una certa uniformità per quanto riguarda la tipologia di risposte automatiche o musiche di attesa, oltre a comunicare orari di apertura e di chiusura che saranno uguali per tutti gli uffici.

A questo devi aggiungere che alcune versioni prevedono anche la possibilità di scaricare un’applicazione su smartphone. Se quindi stai lavorando in modo ibrido anche fuori sede, potrai gestire da professionista la tua attività grazie a un centralino virtuale.

Tutti i vantaggi di un centralino VoIP in cloud

Quali sono i servizi di un centralino virtuale

L’innovazione di un centralino virtuale è quella di integrare una serie di servizi aggiuntivi a quelli della telefonia tradizionale. Ecco quali sono i principali vantaggi che come libero professionista, ditta individuale o società potrai disporre:

• coordinamento chiamate: tutte le telefonate potranno essere smistate da un’unica persona verso i diversi uffici;
• IVR: acronimo che identifica l’Interactive Voice Risponse e che ti permette di registrare un sistema di risposta automatica;
• fax: avrai la possibilità di inviare e ricevere fax direttamente dal tuo computer o collegando un apposito apparecchio;
• chat e messaggi istantanei: alcuni centralini ti permettono di gestire anche le funzionalità di una chat e di inviare SMS istantanei;
• deviazione delle chiamate e gestione delle code: avrai a disposizione un sistema automatizzato che in caso di più chiamate invierà la telefonata verso altri interni di segreteria;
• integrazione con un CRM: se nel tuo ufficio utilizzi un CRM (Customer Relationship Management), ad esempio, per l’invio delle fatture elettroniche, oppure per gestire i clienti, potrai collegarlo al centralino.

Infine, disporrai anche di una serie di funzionalità, come ad esempio quella di poter stabilire una black list di chiamate, oppure verificare il traffico telefonico avvenuto durante la giornata o in uno specifico arco temporale.

Centralino virtuale gratis

Per disporre di un centralino dovrai rivolgerti a un servizio di hosting che ti permette di collegarti alla linea internet concedendoti uno spazio in cloud sulla rete. Quasi sempre è previsto un costo. Esistono però delle versioni di centralini gratis che ti offrono servizi di qualità.

Un esempio è il provider 3CX, il quale presenta una versione base che potrai utilizzare senza versare un canone mensile, e che ti permetterà di avere a disposizione un numero piuttosto ampio di servizi. Questo centralino virtuale è molto utile se hai una start-up oppure una Pmi in fase di crescita e non vuoi rinunziare a un servizio di centralino elettronico.

Successivamente potrai aggiungere altre funzionalità, dato che sono presenti dei piani a pagamento con un costo che va dai 150€ ai 270€, con diversi servizi integrati. Inoltre, un sistema virtuale come quello 3CX non prevede dei costi di manutenzione e di installazione. Tutte le attività sono svolte in remoto, anche per ciò che riguarda l’eventuale assistenza.

Come scegliere il migliore centralino virtuale

Per scegliere il centralino telefonico, devi valutare quali sono le necessità della tua azienda. Infatti, valutare il servizio più adatto è indispensabile al fine di avere una tecnologia di qualità. Oggi in Italia vi sono diversi provider che ti offrono questa opportunità.

Tra quelli più utilizzati oltre al sistema 3CX vi sono anche alcune delle principali compagnie di telefonia. Vediamo qui alcuni esempi di operatori che mettono a disposizione un centralino virtuale utile per imprese di piccole, medie e grandi dimensioni.

Centralino virtuale TIM

Telecom Italia è tra i gestori di telefonia fissa e mobile più grandi presenti in Italia, sempre attenta a fornirti servizi al passo con l’evoluzione tecnologica. Negli ultimi anni sono state diverse le offerte riguardante l’ambito digitale rivolte alle aziende. Il centralino virtuale in cloud di Tim è tra i servizi a pagamento più utilizzati.

Per accedervi devi registrati a Tim Business: è qualcosa che puoi fare anche con lo SPID. A questo punto ti basta entrare nel tuo account e attivare il servizio. Il costo parte da 67€ e comprende un centralino VoIP misto, con sistema di call center e la presenza di risposta automatica. Inoltre, puoi disporre di un monitoraggio del traffico e la possibilità di trasferire le telefonate sul tuo smartphone.

Centralino virtuale Vodafone

Un’altra soluzione per disporre di un centralino virtuale di qualità a costi competitivi è quella offerta dal servizio Vodafone One Net. Puoi disporre di un piano di abbonamento da 65€ di base attraverso cui hai la possibilità di collegare fino a 7 interni e gestire tutta l’attività direttamente da remoto.

Questo è un piano che ti offre massima libertà per le tue telefonate con chiamate illimitate in Italia, un’assistenza 24 ore su 24 e la possibilità di utilizzare diversi servizi, tra i quali il fax e il trasferimento di chiamata su smartphone. Potrai effettuare l’attivazione online, previa registrazione al servizio Business di Vodafone.

Centralino virtuale Wind

Puoi considerare anche l’offerta di WindTre. Avrai l’attivazione di una linea Internet e disporrai di un sistema VoIP per l’ufficio a un costo tra i più competitivi, a partire da 6€ al mese, grazie all’applicazione del Voucher connettività pari a un massimo di 2.500€.

Il pacchetto prevede fino 8 linee, con la possibilità di effettuare chiamate illimitate in Italia e all’estero e di disporre di un centralino remoto con IP statistico. Per attivarlo, dovrai cliccare sul pulsante Ti Chiamiamo noi, e inserire il numero di cellulare o quello della rete fissa. Dopo pochi minuti, verrai contattato da un operatore che ti guiderà in tutti i passaggi.

Centralino virtuale Fastweb

Tra le aziende in Italia che offrono soluzioni vantaggiose di centralini virtuali puoi considerare anche la società Fastweb. Sin dalla sua fondazione, avvenuta nel 1999, l’azienda ha improntato il suo successo sull’innovazione e nell’offrire ai suoi utenti l’accesso alle ultime tecnologie in ambito telefonico e mobile. Potrai disporre di un centralino VoIP con 8 linee telefoniche e chiamate illimitate per l’Italia e all’estero.

L’utilizzo di Internet è prevede fino a un giga mensile, con diversi servizi integrati al prezzo di 65€ al mese. Se vuoi attivare questo servizio, basterà verificare la copertura telefonica nella tua zona, inserendo il numero di telefono sul sito ufficiale. Il passo successivo è attendere la chiamata dell’operatore. Potrai eseguire tutta l’operazione in maniera guidata e in pochi minuti.

Centralino virtuale – Domande frequenti