Il software di base: come sceglierlo per uno studio di commercialisti

• Ad oggi molte operazioni svolte da uno studio di commercialisti vengono effettuate tramite software innovativi.
• La migliore scelta va verso sistemi Cloud, che siano responsive e con alcuni automatismi e controlli.
• Cambiare software di base non è un’operazione immediata, per cui spesso è necessaria la formazione.

L’anima dello studio professionale di commercialisti è il software di contabilità o paghe. La maggior parte degli studi professionali italiani di commercialisti sono focalizzati sulle attività di base o, comunque, hanno un settore che si occupa di queste attività.

Gli strumenti che si utilizzano hanno il pregio di essere integrati in modo da avere due interfacce: una tecnico-contabile e l’altra che comunica con gli enti pubblici, quali Agenzia delle Entrate, Inps, Inail, Camera di Commercio, per assolvere agli adempimenti normativi diversi dagli obblighi del codice civile.

Innovare e cambiare software di gestione non è un processo immediato, per cui talvolta è necessario seguire una formazione. Vediamo nel dettaglio come sceglierlo per uno studio di commercialisti.

Nuovi software di gestione per i professionisti

Nel corso degli anni, l’avvento dell’informatica, e poi lo sviluppo della telematica, hanno creato dei giganti dell’informatica che propongono i loro servizi ai professionisti. Queste aziende software, all’interno di un cartello, hanno gestito il rapporto con gli enti pubblici italiani creando un meccanismo di questo tipo:

• Imprese -> Commercialisti -> Aziende Assosoftware -> AdE/Inps

In questo percorso le imprese italiane, per arrivare al fisco o alla previdenza, devono passare attraverso questa doppia intermediazione pressoché obbligatoria (vista la complessità del fisco italiano). Il sistema paese perde gran parte delle risorse in una fetta importante di quella che comunemente viene definita “burocrazia fiscale”.

Il commercialista, che ha difficoltà a sottrarsi da questo circuito, deve sottostare alle logiche di cartello della software house che propone delle strutture software con piattaforme basate su modelli superati e chiuse all’interazione con altre applicazioni.

Questo limita la possibilità di integrare soluzioni in linea con il mercato internazionale degli ERP per aziende e professionisti e crea un collo di bottiglia nella digitalizzazione delle pmi italiane.

Il software migliore per i commercialisti

Non entro nel merito di quello che accadrà nel prossimo futuro, che sarà argomento di trattazione nell’ultima parte del lavoro, e mi limito a evidenziare quali sono le caratteristiche che dovrà avere il software gestionale per commercialisti ideale, con le premesse cui è già stato fatto cenno:

• in Cloud;
• ben sviluppato nell’interfaccia con l’Agenzia delle Entrate ed enti pubblici in genere;
• con automatismi e controlli efficaci sulla parte fiscale e previdenziale;
• con un servizio di assistenza responsive.

È molto probabile che queste caratteristiche incidano sul costo del software in modo significativo, tuttavia trovare un compromesso su queste caratteristiche e cercare il risparmio a tutti i costi può non essere una buona idea, nel tempo.

Una cosa da evitare, invece, è quella di scegliere moduli aggiuntivi e opzionali che non riguardano la parte fiscale o gli automatismi contabili.

I moduli aggiuntivi di fatturazione, compliance, gestione dei task, ecc., sono di solito approssimativi e non risolvono i problemi dello studio, creando solo la suggestione dell’unicità di gestione che può essere raggiunta, a discapito dei tempi di lavoro e di costi non giustificati dal risultato pratico.

Come scegliere un software innovativo

L’utilizzo di software innovativi è ormai consigliato per tutti gli studi professionali, in particolare per i commercialisti. Diverse aziende software, all’interno di un cartello, gestiscono i rapporti con gli enti pubblici.

Alcuni software gestionali ad oggi più utilizzati dagli studi di commercialisti sono chiusi e arcaici. Per svolgere al meglio tutte le attività, si consiglia di utilizzare uno strumento in Cloud con un’assistenza responsive.

Perché affidare la gestione al commercialista

Non tutti gli studi tradizionali, oggi, trascurano questi aspetti e caratteristiche fondamentali che un software gestionale deve avere, la sensibilità rispetto al tema del Cloud e della qualità del programma di base dello studio è elevata.

Resta alta, tuttavia, la percentuale dei commercialisti che non entrano nelle attività di gestione, affidate ai collaboratori, e trascurano questo aspetto fondamentale. Un’implementazione razionale del prodotto software non sempre viene vista come centrale nello studio tradizionale.

Come cambiare software per lo studio di commercialisti

Cambiare il software gestionale per uno studio è un’impresa titanica e molto costosa, sotto il profilo anche del tempo di formazione delle risorse. L’augurio è quello di essere dentro un prodotto già di fascia alta e che l’aggiornamento si mantenga all’altezza dello sviluppo tecnologico.

Il passaggio al Cloud è una scelta che non può essere trascurata e, di solito, non ha alcuna controindicazione, tranne il costo del prodotto. I software gestionali devono essere ben modulati per avere un prodotto adeguato sotto il profilo degli automatismi e senza parti inutilizzate e costose.