- Il mansionario è importante anche per uno studio professionale, perché definisce responsabilità e ruoli.
- Il mansionario può essere costruito con ripartizione verticale o orizzontale.
- Anche la gestione del cliente può essere definita dal mansionario.
Il passaggio successivo alla definizione della struttura attraverso l’organigramma di uno studio professionale, è la definizione delle mansioni di ogni risorsa umana.
Le mansioni sono distribuite essenzialmente sulla base delle competenze e delle necessità dello studio professionale e, anche in questo caso, si può procedere in modi diversi a seconda dell’impostazione che si vuole dare.
La gestione di uno studio che mira alla crescita rapida attraverso l’innovazione, e quella di uno studio tradizionale, che intende crescere con il passaparola e le referenze attive, determinano una diversa rete di comunicazione tra i vari settori e risorse, e l’attribuzione di mansioni con una ripartizione differente.
Indice
Come funziona il mansionario di uno studio professionale
È difficile fare una generalizzazione che prescinda dalla pratica di studio, e dal settore specifico. Nel caso di uno studio di commercialisti che svolge contemporaneamente attività di consulenza fiscale e consulenza del lavoro, potremmo individuare due modi sostanzialmente diversi di ripartire le mansioni tra i collaboratori:
- ripartizione verticale o per cliente;
- ripartizione orizzontale o per funzione.
La ripartizione per cliente è una classica distribuzione del lavoro secondo la struttura del dominus. Ogni collaboratore ha in carico un numero di clienti definiti ai quali svolge l’attività di esecuzione e prima consulenza. Le uniche due funzioni ulteriori con cui il cliente si incrocia sono la segreteria e la consulenza decisiva del dominus.
In questo caso il mansionario è presto redatto:
- segretaria: mansioni di smistamento chiamate, consegna e firma documenti, in entrata e in uscita;
- contabile: mansioni di esecuzione per elaborazione dati e prima consulenza su esigenze del cliente primarie, non strategiche o di medio periodo;
- dominus: mansioni di pubbliche relazioni e consulenza strategica.
La gestione del cliente secondo il mansionario
Per tutte le attività di consulenza non effettuabili internamente, il cliente viene dirottato presso un altro studio (legale, finanza, contenzioso, ecc.).
La ripartizione orizzontale o per funzione è più facile da implementare man mano che lo studio cresce, ed è più adatta alle strutture che sono vocate all’innovazione.
In questo caso il mansionario può prevedere:
- amministrazione e marketing: contatto con i clienti potenziali e con i clienti per il coordinamento delle attività di consulenza e per le attività di comunicazione;
- consulenti junior: assistenza per le attività ordinarie e per la consulenza di base;
- consulenti senior specialisti: assistenza per le attività di consulenza specialistica;
- consulenza strategica e manageriale: assistenza per le attività di sviluppo del business;
- consulenza per innovazione: introduzione di strumenti per la transizione digitale e per la trasformazione del business.
La definizione delle mansioni, all’interno del perimetro che è stato definito sopra, è necessaria per stabilire le responsabilità in modo chiaro e puntuale.
Sarà indispensabile chiarire chi deve svolgere le mansioni esecutive, curare adempimenti e scadenze, chi è responsabile del raggiungimento degli obiettivi fissati con il cliente, della determinazione dei compensi, criteri di pagamento e incassi, e così via.
L’aspetto importante, non sempre curato negli studi professionali, è quello di avere delle procedure scritte che vengano studiate e applicate nella quotidianità. Non è sempre scontato che vi siano delle procedure scritte e, se vi sono, che siano fatte rispettare.
Avere il quadro chiaro dei ruoli e delle mansioni contribuisce a ridurre il rischio di errori e di responsabilizzare le risorse umane, ognuna nel proprio ruolo, e motivare a fare bene.
Come strutturare un mansionario
Per strutturare un mansionario per organizzare le risorse umane, è possibile scegliere tra una ripartizione dei compiti in modo verticale o orizzontale. Risulta possibile scegliere come organizzare il lavoro in base a specifiche funzioni o per clienti.
Nella versione tradizionale del mansionario, si ha una suddivisione per ruoli e funzioni. Stabilire le responsabilità e i ruoli del personale è possibile in modo semplice con il mansionario.
Mansionario aziendale tradizionale
In un’organizzazione di tipo tradizionale, le competenze della struttura sono limitate a quello che riesce a trasferire il dominus. Ogni risorsa agisce in un’autonomia organizzativa che rende più complicato standardizzare e digitalizzare le procedure.
Il rapporto che si crea con il cliente è molto personale e l’interfaccia è sempre la stessa. Le mansioni vengono attribuite in modo personalizzato sulla base delle competenze della risorsa.
La gestione delle funzioni è molto semplice e non è prevista alcuna attività di formazione che non sia legata ad attività prettamente esecutive.
Mansionario in una organizzazione innovativa
La struttura orientata all’innovazione e alla crescita è organizzata sugli obiettivi e sulla domanda. Le mansioni sono definite per i ruoli e le risorse assegnate sulla base di competenze, costruite o acquisite secondo il modello di sviluppo dello studio.
Le attività che fanno parte del core sono sviluppate in modo scientifico, le consulenze non significative non rappresentano un’esigenza dello studio.
Il rapporto è con la struttura e non con la risorsa, che può anche essere cambiata con frequenza per agevolare la creazione di competenze trasversali e un distacco con il cliente, il che valorizza il rapporto professionale.
Giovanni Emmi
Dottore Commercialista