Capita che uno studio professionale da avviare, o già avviato, debba scegliere su quali sistemi operativi basare l’intera attività del proprio business.
Senza dubbio la lista di soluzioni molti avvocati, commercialisti e altri professionisti comprende uno o più dispositivi MacOS, del noto brand Apple. Un iPhone, un Mac portatile o fisso, oppure un iPad da abbinare a un i Watch per non perdere notifiche o aggiornamenti.
Vale la pena acquistare questi dispositivi per uno studio professionale? Cambiare sistema operativo conviene per la maggior parte di dottori commercialisti e avvocati?
Indice
Sistemi operativi per commercialisti: il quadro italiano
Per chi ha iniziato la professione negli anni 2000 ancora è vivo il ricordo di software per commercialisti che “giravano” in DOS o UNIX. Sistemi operativi che, progressivamente, sono stati sostituiti da piattaforme Windows, con procedure adattate e con una architettura arcaica.
I gestionali software per commercialisti, in Italia, sono sempre un passo indietro alla tecnologia ed approfittano di una posizione tranquilla di rendita garantita dalla arretratezza dei software delle agenzie fiscali e degli istituti di sicurezza sociale.
Non è un caso che Quickbooks, una delle piattaforme gestionali per commercialisti più famose e complete al mondo (lo standard negli USA), non abbia ancora fatto presa sul mercato italiano.
Questa arretratezza di fondo “costringe” molti studi professionali, che lavorano con la contabilità come attività di base, ad utilizzare principalmente dei pc con sistema operativo Windows, più semplice e compatibile con le piattaforme gestionali.
Server e cloud negli studi professionali
In qualche studio professionale di commercialisti e avvocati il centro della rete informatica è quello del “capo”, al quale si collegano i collaboratori in un’area condivisa.
In media, nella maggior parte, si utilizza un server dove accedono tutti e che rappresenta il cuore nevralgico della struttura informatica dello studio professionale.
Un server che, presso la sede o presso società informatiche, è un vulnus dello studio, esposto a rischi di perdita di informazioni e dati vitali, soprattutto se il core è rappresentato dalle attività contabili e fiscali di base.
Gli studi più evoluti hanno completato la migrazione al cloud ed utilizzano software su piattaforme native o, più probabilmente, su server farm proprietarie del fornitore software, con un grado di attenzione alla gestione del dato, conservazione e ridondanza, maggiore rispetto allo studio professionale medio.
Il problema di evolvere
In questo contesto di sviluppo tecnologico lento il commercialista è costretto, il più delle volte, a stare un passo indietro rispetto ai trend hi tech.
A volte, infatti, il rischio è quello di essere troppo “avanti” rispetto agli standard dei gestionali per professionisti, e di sprecare risorse economiche senza riuscire a migliorare il contesto evolutivo del sistema operativo di studio.
Come in tutte le strategie, anche quella di sviluppo dello studio in senso di adeguamento tecnologico richiede equilibrio e senso pratico, oltre a diversi gradi di analisi:
- risorse hardware;
- risorse software;
- competenze delle risorse umane;
- caratteristiche del software gestionale;
- analisi delle attività operative e tempo dedicato alle attività contabili e di base;
- costi per l’acquisto di attrezzatura informatica;
- costi per acquisto di software.
MacOS negli studi professionali: ha senso?
Dopo queste valutazioni, utilizzare il sistema operativo MacOS e, in genere, la tecnologia MAC per uno studio professionale di commercialisti è una scelta sensata?
Partiamo da un presupposto diverso e da alcuni capisaldi della organizzazione di uno studio professionale moderno e funzionale.
- utilizzo del cloud;
- utilizzo di dispositivi portatili.
Se si organizza lo studio professionale con l’utilizzo di sistemi in cloud e di device portatili non sarà necessaria una condivisione di studio. Ogni dispositivo si interfaccia con il cloud e il problema del sistema operativo viene messo in secondo piano.
Utilizzando dispositivi portatili è sufficiente solo scegliere la tecnologia di un notebook, secondo le specifiche competenze dell’operatore, e il dispositivo si collega allo studio in modo autonomo e indipendente.
In questi tempi di intermodalità tecnologica, dove soprattutto l’interazione tra smartphone e notebook potrebbe essere fondamentale, la scelta cade sul sistema più utile, per ogni operatore, in funzione delle attività che vengono svolte.
Un elemento da prendere in considerazione è il costo dei dispositivi e dei software che funzionano con sistemi operativi MacOS, di solito più elevati rispetto ai dispositivi e software Windows.
Alla base di questa differenza di prezzo c’è, senza alcun dubbio, una differenza di qualità che, non necessariamente si traduce in una migliore user experience, soprattutto se le risorse umane non sono molto abituate ad utilizzare questa tecnologia.
In uno studio professionale con risorse umane che non sono state formate per svolgere le loro attività in modo evoluto, dove probabilmente ancora si utilizza la carta o registri manuali, è inutile inserire una iniezione di tecnologia.
La mela morsicata costa, è un brand cool, ma inserire MacOS in uno studio può nascondere delle insidie se non si hanno le idee chiare.
Non solo disagi e ritardi nella gestione delle attività ordinarie, anche costi maggiori di investimento in dispositivi hardware e formazione.
In conclusione: MacOS in uno studio professionale
Riepilogando, i passaggi consigliati sono i seguenti:
- eliminare l’uso di documenti cartacei con l’utilizzo di specifici software per lo smart working;
- passare in cloud tutti i software a partire dal gestionale;
- utilizzare dispositivi portatili e, eventualmente, docking station;
- distribuire i portatili allo staff in base alle funzioni ed alle competenze;
- per le risorse umane poco avvezze alla tecnologia, continuare a utilizzare Windows e dispositivi di costo contenuto. Ad esempio per gli operatori di contabilità;
- per le risorse umane con una predisposizione più elevata alla tecnologia, utilizzare dispositivi e software più evoluti. Ad esempio per i professionisti che si occupano di attività di comunicazione, web e social.
In questo modo si riesce a ottimizzare l’investimento in tecnologia allocando le risorse nel modo migliore, mettere in sicurezza lo studio e creare le premesse per una gestione moderna, efficiente ed ibrida delle risorse umane.
Introdurre MacOS in uno studio professionale di commercialisti e avvocati è una scelta che deve essere ponderata, a fronte di un investimento economico significativo che potrebbe rivelarsi poco utile, addirittura dannoso, se lo studio (e il suo titolare in primis) sono ancora troppo legati al passato.
Giovanni Emmi
Dottore Commercialista