- La comunicazione interna in uno studio professionale è importante come quella con l’esterno.
- La comunicazione interna può comportare l’uso di metodi orali, cartacei o informatici, con l’utilizzo anche dei più avanzati software digitali.
- Aggiornare i metodi utilizzati dal personale è indispensabile per introdurre un cambiamento nella comunicazione interna.
La comunicazione all’interno di uno studio professionale è fondamentale per la trasmissione delle informazioni e delle comunicazioni.
Non solamente la comunicazione con l’esterno, ma anche quella interna tra professionisti e collaboratori è indispensabile per il funzionamento dello studio. La trasmissione delle informazioni può avvenire in modi diversi, con strumenti differenti e obiettivi specifici.
Ad oggi è importantissimo innovare la comunicazione interna, utilizzando anche nuovi strumenti digitali offerti dal web. Tuttavia è anche necessaria la giusta formazione al personale.
Indice
Comunicazione interna: la trasmissione delle informazioni
La trasmissione delle informazioni può avvenire sostanzialmente in quattro modi:
- orale;
- cartacea;
- informatica;
- digitale.
La trasmissione delle informazioni orale è arcaica, ma può essere piacevole e a volte distensiva. In altri casi crea un collo di bottiglia per il corretto funzionamento della struttura. Ci possono essere fraintendimenti e incomprensioni o ripetizioni che fanno perdere tempo.
La trasmissione cartacea delle informazioni limita questi fenomeni, ma non risolve il problema delle ripetizioni, nel senso che un’informazione cartacea esaurisce, il più delle volte, la sua funzione in un solo processo di scambio informativo, per poi essere “bruciata”.
La trasmissione informatica è un primo approccio a un modello attuale di comunicazione strutturato in modo semi-organizzato. La condivisione di documenti su un server comune o attraverso le mail rappresenta un modo per risparmiare il tempo necessario a trasferire i processi su carta.
La trasmissione informatica, tuttavia, pone il problema della ricerca del documento digitale che, entrato in un circuito virtuale, deve essere poi acquisito alla conoscenza della risorsa umana che lo deve impiegare per la sua attività.
Trasmettere le informazioni in modo digitale è un metodo per standardizzare i processi e avere una comunicazione efficace, a prova di errore, con notevole risparmio di tempo, traducibile in economia di risorse.
Un esempio di comunicazione interna
Prendiamo per esempio la comunicazione in cui un cliente chiede al suo consulente all’interno dello studio il giusto inquadramento di un lavoratore:
- comunicazione orale: il consulente comunica oralmente la richiesta al giuslavorista, che risponde oralmente e la risposta verrà trasmessa al cliente per telefono;
- comunicazione cartacea: il consulente comunica al giuslavorista che prepara una bozza di contratto che stampa a beneficio del consulente che convoca il cliente e gliela consegna;
- comunicazione informatica: il consulente comunica al giuslavorista la richiesta, questi prepara una bozza che gira per mail al consulente che inoltra per mail al cliente;
- comunicazione digitale: se il cliente e il giuslavorista hanno una canale di comunicazione comune con un’applicazione, come per esempio Slack, il cliente chiede al canale e il giuslavorista risponde.
È facile riuscire a comprendere quale possa essere il vantaggio in termini di tempo nella gestione della comunicazione con sistemi evoluti e un’applicazione, come per esempio Slack, che è addirittura gratuita.
Il problema è il mindset del management, oltre alla disponibilità delle risorse umane a cambiare le loro abitudini, per aderire a un modello comunicativo diverso da quello utilizzato in precedenza.
Non si deve sottovalutare questo aspetto, perché le probabilità di successo di un’attività di implementazione di un livello superiore di digitalizzazione è molto bassa, a causa degli ostacoli che possono venire dal cambiamento di abitudini delle risorse umane. Questo è uno dei principali motivi di fallimento delle attività di innovazione.
Comunicazione interna efficace per lo studio professionale
Una comunicazione interna efficace per uno studio professionale può comportare l’uso della comunicazione orale, di quella cartacea, informatica e infine digitale. Ad oggi i processi interni di uno studio professionale sono sempre più veloci, e cambiare comunicazione è un ottimo modo per risparmiare tempo.
Uno degli ostacoli maggiori in questo cambiamento è quello dovuto alle abitudini del personale, per cui non sempre è facile apportare modifiche radicali.
Come migliorare la comunicazione interna
I metodi di comunicazione interna sono i primi fattori da migliorare all’interno di una struttura professionale. Capirsi bene e in modo rapido, senza fraintendimenti, rende più semplice anche la comunicazione verso l’esterno.
In un’attività di consulenza, la precisione e la velocità di transito delle informazioni e dei documenti sono le principali chiavi del successo.
Lo studio tradizionale ha impostato una comunicazione interna basata sull’oralità e, in alcuni casi, sulla carta. Mantenere questo modello comunicativo complica la crescita.
Gli strumenti per la comunicazione interna
Una comunicazione interna efficace passa attraverso la conoscenza di strumenti software che consentano di facilitare le procedure.
L’analisi della struttura nella quale applicare lo strumento software deve tenere in grande considerazione la disponibilità e la curva di apprendimento delle risorse umane ad accogliere queste informazioni.
Anche la scelta del modello di comunicazione e delle applicazioni da utilizzare risponde a questa esigenza. La formazione del personale è una delle variabili del problema, da non sottovalutare, ovvero un investimento dello studio per crescere.
Giovanni Emmi
Dottore Commercialista