- Utilizzare i corretti strumenti e metodi di comunicazione con l’esterno è importante per uno studio professionale.
- Una comunicazione efficace con l’esterno prevede l’utilizzo di diversi strumenti, digitali o cartacei.
- L’utilizzo di app come WhatsApp a livello di studio professionale nel rapporto con il cliente può generare alcuni svantaggi.
La comunicazione con l’esterno riguarda tutte le attività di scambio di informazioni e documenti che devono essere gestite in modo razionale dallo studio professionale per essere puntuali, precisi e rapidi nella trasmissione.
Una comunicazione con l’esterno efficace richiede un’analisi della struttura e uno studio dei possibili canali informativi che possono essere attivati per un’interazione efficace e senza sprechi di tempo.
Il rischio è un altro elemento di valutazione significativo per uno studio professionale, che deve essere ben ponderato, quindi la trasmissione oltre che puntuale deve essere, soprattutto, precisa.
Indice
Comunicazione efficace con l’esterno
La base di tutta l’attività di comunicazione con l’esterno è il tracciamento, oltre al controllo, anche successivo. La segmentazione delle informazioni secondo la loro importanza, rappresenta un modo per ottimizzare il flusso e concentrarsi sulle attività importanti.
Come per la comunicazione interna, anche per quella esterna la trasmissione delle informazioni può avvenire sostanzialmente in quattro modi:
- orale;
- cartacea;
- informatica;
- digitale.
Lo strumento di comunicazione può essere determinante per la trattazione della consulenza del professionista al cliente, sotto diversi profili: precisa, rapida, efficace, efficiente.
Una comunicazione precisa evita rischi e problemi futuri; rapida fornisce una buona impressione al cliente; efficace raggiunge l’obiettivo di soddisfare il cliente; efficiente perché riguarda il rapporto tra tempo dedicato e margine per lo studio professionale.
Gli strumenti per una comunicazione efficace
Di seguito vediamo, in base agli strumenti utilizzati, quali sono le loro principali caratteristiche apportate alla comunicazione:
- telefono cellulare: comunicazione rapida;
- WhatsApp: rapida;
- telefono fisso: efficace e rapida;
- mail: precisa e efficace, diventa efficiente se si riesce a valorizzare con la conversione di un’attività in consulenza;
- video call: rapida, efficace ed efficiente;
- riunione: efficace, quasi mai efficiente;
- Slack o altri strumenti professionali di comunicazione digitale: rapida, efficace ed efficiente;
- Cloud condivisi: efficiente e precisa;
- gestori di ticket di assistenza: efficace, precisa ed efficiente se si riesce a valorizzare con la conversione in un’attività di consulenza.
La comunicazione con WhatsApp o con telefono cellulare è il peggior nemico dello studio professionale; pur essendo rapida e apprezzata dal cliente, espone lo studio a molti rischi e costringe a organizzarsi in funzione della clientela.
La sfida è la gestione di una comunicazione rapida attraverso strumenti di comunicazione che privilegino la precisione, l’efficacia, l’efficienza e la rapidità in quest’ordine. Lo strumento principale deve essere la mail, che garantisce il tracciamento facile delle richieste e delle risposte.
Avere un metodo di risposta veloce e di gestione delle mail, magari con l’apertura di ticket di assistenza, risponde a tutte le esigenze minime richieste da una corretta comunicazione sotto ogni profilo.
Vantaggi e svantaggi degli strumenti digitali di comunicazione
Alcuni strumenti digitali garantiscono oggi una comunicazione precisa, rapida, efficace ed efficiente per lo studio professionale con l’esterno. Tuttavia alcune app, come WhatsApp, possono presentare alcuni svantaggi. Questa app in particolare è il principale nemico dello studio, perché presuppone una reperibilità e una risposta quasi immediate.
Il futuro della comunicazione esterna è quello di gestirla con i ticket di assistenza, e con strumenti avanzati come l’intelligenza artificiale.
Comunicazione errata
Il commercialista è un professionista di fiducia dell’azienda, solitamente il primo professionista, quello al quale l’imprenditore si rivolge per avere una risposta immediata, una soluzione pronta alle sue richieste.
Il rapporto necessariamente personale che si viene a creare, frutto di una continuità che matura in anni di consulenza al fianco dell’azienda, il più delle volte crea una distorsione nell’attività di consulenza.
Se utilizza il cellulare o WhatsApp in modo frequente, l’imprenditore non visualizza il commercialista come il suo principale professionista, ma come un segretario che gli risolve tutti i problemi spiccioli e, soprattutto, gli consiglia a chi rivolgersi, risparmiando tempo e scaricando il problema sul commercialista.
Alla lunga questo rapporto personale porta a un deterioramento del rapporto professionale o a una marginalizzazione dello studio professionale.
Comunicazione corretta
L’utilizzo di strumenti più evoluti di comunicazione, ma anche della semplice mail per le questioni più articolate che comportano l’elemento del rischio professionale, è la migliore soluzione per un mantenimento del rapporto tra azienda e studio entro i giusti parametri.
La mancanza di un protocollo chiaro di comunicazione abbassa la qualità del rapporto di consulenza e crea degli equivoci che aumentano il rischio per lo studio e per l’azienda.
Segmentare le richieste in basso-medio-alto, sotto il profilo dell’urgenza e del rischio, aiuta a definire lo strumento di comunicazione da utilizzare. Istruire la struttura del cliente attraverso un modello di onboarding potrà essere un modo per risparmiare tempo e standardizzare l’approccio.
Giovanni Emmi
Dottore Commercialista