Aprire una PEC, la guida: costi e procedura

• La PEC è la Posta Elettronica Certificata, un domicilio digitale in cui ricevere e da cui inviare comunicazioni aventi lo stesso valore legale delle raccomandate con ricevuta di ritorno.
• Per aprire una PEC bisogna scegliere il gestore più adatto alle proprie esigenze e seguire la procedura di registrazione.
• I gestori PEC propongono diversi abbonamenti con prezzi differenti, ma ci sono anche gestori che offrono il servizio gratuitamente.

Oggi sia le aziende che i privati hanno a che fare con le PEC, ma cosa sono e come fare per aprire una PEC? L’acronimo indica la Posta Elettronica Certificata, una casella di posta elettronica che consente ai privati e alle aziende di inviare comunicazioni aventi valore legale.

Ciò significa che tali comunicazioni inviate e ricevute via PEC hanno pari valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno, anche nota come raccomandata A/R. Ottenere una PEC è molto semplice, e sia le aziende che i privati cittadini possono ottenerne una semplicemente seguendo una procedura di registrazione.

Tuttavia, la maggior parte delle PEC disponibili hanno un costo, anche se contenuto. Ma ci sono alcuni gestori che la offrono gratuitamente, e in questa guida vedremo quali. Continua a leggere per sapere a cosa serve la PEC, come aprirne una e le migliori soluzioni per ogni esigenza.

Cos’è la PEC e a cosa serve?

La PEC è la Posta Elettronica Certificata, ed è definita certificata per i seguenti motivi:

• il gestore del servizio rilascia al mittente la ricevuta che funge da prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati, oltre a rilasciare la ricevuta di avvenuta consegna che attesta l’orario della spedizione;
• la comunicazione inviata o ricevuta ha valore legale;
• è garantita l’inalterabilità del contenuto della comunicazione, rendendo impossibile la modifica dei messaggi e degli allegati grazie ai protocolli di sicurezza avanzati.

La Posta Elettronica Certificata è uno strumento utile per tutti i soggetti, cittadini privati e aziende, che hanno la necessità di inviare e ricevere documenti e comunicazioni con valore legale.

La casella di Posta Elettronica Certificata è molto semplice da utilizzare, proprio come una normale casella di posta elettronica, e non richiede particolari conoscenze tecniche o software da installare.

Attraverso la PEC, cittadini e aziende possono, quindi, comunicare in via ufficiale con enti pubblici, aziende e privati cittadini per qualsiasi tipo di comunicazione con valore legale.

I privati possono utilizzarla per inviare raccomandate, certificazioni e atti, e avere un canale di comunicazione diretto con gli uffici della Pubblica Amministrazione. Inoltre, oggi la PEC è lo strumento con cui le aziende, professionisti e privati inviano e ricevono le fatture.

Le comunicazioni inviate e ricevute via PEC rappresentano documenti digitali con valore legale e per renderli una corrispondenza con rilevanza giuridica devono essere conservati per 10 anni.

A differenza della posta elettronica ordinaria, la PEC presenta delle caratteristiche aggiuntive che garantiscono il valore legale della comunicazione. Infatti, ha lo stesso valore legale di una raccomandata A/R e attesta l’orario esatto di spedizione.

Domicilio Digitale

Con la PEC l’utente ha un Domicilio Digitale, vale a dire un indirizzo virtuale che va a sostituire il recapito fisico per l’invio delle comunicazioni ufficiali da parte della Pubblica Amministrazione.

Il Domicilio Digitale, secondo quanto stabilito dal Decreto Semplificazioni (D.L. 16 luglio 2020, n. 76), è obbligatorio per le imprese e per i professionisti.

Con la PEC, quindi, i professionisti e le imprese attivano il Domicilio Digitale. In alternativa, per averne uno è necessario ricorrere ad un servizio elettronico di recapito certificato qualificato.

PEC per privati cittadini

I privati cittadini possono dotarsi di un indirizzo PEC, ma non è obbligatorio. Tuttavia, sono sempre di più i vantaggi dell’averne una, ed è per questo motivo che sempre più persone stanno scegliendo di aprire una casella di Posta Elettronica Certificata.

I cittadini possono scegliere di creare indirizzi PEC gratis con dominio neutro, ad esempio [email protected] o [email protected].  

La casella di posta, poi, può essere consultata da dispositivi mobili, come smartphone e tablet, dal sito del gestore della PEC o dall’app dello stesso gestore.

Quando è obbligatorio aprire la PEC

Al contrario dei privati cittadini, in campo professionale la Posta Elettronica Certificata è obbligatoria.

Di conseguenza, i soggetti obbligati ad aprire una PEC sono:

• le società;
• le Pubbliche Amministrazioni;
• i professionisti iscritti all’albo;
• gli imprenditori con partita IVA;
• le ditte individuali.

La Posta Elettronica Certificata per questi soggetti è obbligatoria dal 2009 in maniera graduale. Infatti, il primo obbligo è arrivato per i professionisti iscritti all’albo, pena la sospensione.

Le società, gli imprenditori e le ditte individuali hanno l’obbligo di dichiarare il proprio indirizzo PEC al Registro delle Imprese.

Inoltre, le comunicazioni tra aziende e Pubblica Amministrazione da diversi anni possono svolgersi solamente via PEC, essendo stata abolita la comunicazione in forma cartacea. Di conseguenza, non è solo obbligatoria, ma anche utile per avere un dialogo con la PA.

Aprire una PEC: la procedura

Aprire una PEC richiede un procedimento piuttosto semplice. Anche se i gestori delle PEC sono tanti, il processo di iscrizione e di apertura non presenta particolari differenze.

La PEC si utilizza in maniera molto simile alle caselle email ordinarie, e non è necessario disporre di software o applicazioni specifiche.

Prima di tutto è necessario scegliere il gestore dove aprire la casella di Posta Elettronica Certificata. Per fare questo bisogna valutare le offerte e scegliere quella che soddisfa le esigenze personali o aziendali.

Andando, quindi, sul sito del gestore scelto, si inizia la procedura di registrazione. Se il gestore offre più pacchetti o più piani tariffari, si seleziona quello più adatto e si procede con l’attivazione.

La procedura da seguire prevede:

• scelta del nome da assegnare alla pec e del dominio (associandolo al proprio dominio o selezionando ad esempio il dominio @pec.net);
• invio dei documenti d’identità fronte e retro;
• attivazione della PEC con ricevuta del Certificato PEC.

Aprire una PEC: le migliori alternative

Tra le migliori alternative di gestori per aprire la PEC ci sono:

• Aruba;
• Infocert;
• Poste Italiane.

Ma vediamo nel dettaglio le singole offerte.

Aruba

Aruba PEC S.p.A. è un gestore di Posta Certificata ed Autorità di Certificazione, ed è iscritta nell’Elenco Pubblico dei Gestori di Posta Elettronica Certificata Agid (Agenzia per l’Italia Digitale).

La PEC proposta da Aruba è una delle più economiche e convenienti del mercato, grazie al piano Standard che comprende l’acquisto di un indirizzo di posta certificata e offre il massimo della sicurezza. Sia il piano Standard che il piano Pro, si adattano perfettamente alle esigenze dei privati. Aruba PEC Standard include:

• 1 GB di spazio di archiviazione;
• notifiche via email;
• servizio Leggi fatture;
• App Aruba PEC;
• verifica in due passaggi;
• antivirus;
• antispam.

L’iscrizione ha un costo di 5 euro all’anno + IVA, mentre il costo di rinnovo annuale è di 9,90€ + IVA.

Invece, il servizio PEC Pro di Aruba include, a 25 euro all’anno + IVA:

• 2 GB di spazio di archiviazione;
• 3 GB di archivio;
• notifiche SMS;
• App Aruba PEC;
• verifica in due passaggi;
• antivirus;
• antispam.

Infine, il pacchetto più completo è PEC Premium che al prezzo di 40 euro annui + IVA include:

• 2 GB di spazio;
• 8 GB di archivio;
• notifiche SMS;
• App Aruba PEC;
• verifica in due passaggi;
• antivirus;
• servizio Leggi Fatture;
• antispam.

Legalmail di InfoCert

Il servizio Legalmail di InfoCert del pacchetto Silver prevede una prova gratuita di 6 mesi, e poi il prezzo è di 37,70 euro l’anno + IVA. L’abbonamento PEC include:

• 8 GB di dimensione casella;
• invio e Ricezione Fatture Elettroniche B2B e B2C tramite SdI;
• gestione e Visualizzazione Semplificata Fatture Elettroniche;
• gestione degli ordini NSO elettronici;
• notifica SMS per i nuovi messaggi certificati in casella;
• ricezione/rifiuto dei messaggi non PEC (configurabile da webmail);
• inoltro automatico dei messaggi in entrata ad altra casella;
• antivirus e antispam ad alte prestazioni;
• opzione Strong Authentication (doppia password, con Codice OTP);
• integrazione con i più diffusi client di posta elettronica.

È anche disponibile anche un pacchetto più economico, il Bronze, a 23,70 euro annui + IVA, e prevede:

• 5 GB di dimensione casella;
• invio e Ricezione Fatture Elettroniche B2B e B2C tramite SdI;
• notifica SMS per i nuovi messaggi certificati in caselle;
• ricezione/rifiuto dei messaggi non PEC configurabile da webmail;
• inoltro automatico dei messaggi in entrata ad altra casella;
• antivirus e antispam ad alte prestazioni;
• ricevuta di Invio e Consegna Messaggio PEC;
• opzione Strong Authentication (doppia password, con Codice OTP);
• servizio di Conservazione a norma su richiesta;
• integrazione con i più diffusi client di posta elettronica.

Infine, c’è un terzo piano tariffario, Gold, a 73,70 euro all’anno + IVA, che include:

• 18 GB di dimensione casella;
• invio e Ricezione Fatture Elettroniche B2B e B2C tramite SdI;
• gestione e Visualizzazione Semplificata Fatture Elettroniche;
• notifica SMS per i nuovi messaggi certificati in casella;
• gestione degli ordini elettronici NSO;
• ricezione/rifiuto dei messaggi non PEC (configurabile da webmail);
• inoltro automatico dei messaggi in entrata ad altra casella;
• password Protection;
• antivirus e antispam ad alte prestazioni;
• Phishing Protection;
• ricevuta di Invio e Consegna Messaggio PEC;
• opzione Strong Authentication (doppia password, con Codice OTP);
• integrazione con i più diffusi client di posta elettronica.

Per chi vuole risparmiare e avere accesso ai servizi di base, è sempre possibile accedere alla Pec Legalmail standard con 2 GB di archivio, al prezzo di 13,70 euro + Iva all’anno.

Tuttavia, con il conto aziendale Qonto è disponibile un servizio che offre anche una casella di posta certificata. Si tratta di uno Starter Pack con tutti gli strumenti digitali necessari per l’attività al costo di €80,65. Il kit include:

• PEC InfoCert a €25,35 annui;
• firma digitale remota di InfoCert a €55,30 per 3 anni;
• conto business e fatturazione elettronica gratuito per 2 mesi.

Poste Italiane

Anche le Poste Italiane offrono un servizio di Posta Elettronica Certificata per cittadini e aziende. Per i privati cittadini il costo è di 5,50 euro annui + Iva e include:

• durata di 1, 2 o 3 anni;
• spazio casella di 100 Mb, espandibile fino ad 1 GB;
• dominio @postecert.it;
• accesso tramite webmail, consultabile anche dai dispositivi mobili, o da client di posta elettronica sul pc.

Invece, i piani previsti per le aziende sono due. La PEC Base Business include:

• 1 GB di spazio minimo;
• 5 caselle per una durata da 1 a 3 anni;
• 200 invii giornalieri (numero massimo);
• dominio @postecert.it.

Infine, il piano PEC Avanzata Business include:

• 1 GB di spazio per ciascuna casella;
• minimo 5 caselle per una durata da 1 a 3 anni;
• 200 invii giornalieri (numero massimo);
• dominio @nomeazienda.postecert.it oppure @pec.miodominio.it.

Aprire una PEC – Domande frequenti