Airtable: un database versatile e completo sin dal primo utilizzo

• Airtable è una piattaforma utilizzabile come database relazionale adatto a tutte le esigenze.
• Airtable può essere usato come database per la creazione di calendari editoriali, per le pianificazioni di marketing e per il monitoraggio dell’avanzamento dei lavori, per la pianificazione di eventi e molte altre esigenze.
• Airtable prevede la creazione di un account tramite applicazione mobile scaricabile, che lo rende utile a tutti i professionisti e/o manager anche senza avere un pc od un laptop a portata di mano.

In rete è possibile trovare moltissimi tipi di strumenti collaborativi e di Project Management, gratuiti e a pagamento, con canoni molto accessibili, oppure adatti ai budget di grandi aziende. Molti di questi però sono utilizzabili, per le loro caratteristiche, solo per determinate tipologie di business, di grandi o piccole dimensioni.

Come fare a scegliere il tool più adatto alle tue esigenze? Scegli il più economico, oppure non badi a spese e opti subito per quello più completo, purché, sin dalla prima prova, faccia esattamente ciò che ti serve?

Oggi per rispondere a tutte queste domande in modo esauriente, parliamo di un tool che può accontentare tutte le necessità, uno strumento che si adatta bene alle esigenze di chiunque e di qualsiasi progetto.

Parliamo di Airtable, una piattaforma definibile come database relazionale, molto conosciuta sul web, che presenta caratteristiche vicine alle esigenze di tutti professionisti e di tutte le aziende.

Airtable: cos’è e a cosa serve

Airtable è un tool che può essere usato in tantissimi modi, perché è un database relazionale di facile utilizzo. Ha un’interfaccia molto intuitiva perché ricorda parecchio un foglio excel (o in generale, un foglio di calcolo), per la sua struttura a schede, anche se il suo funzionamento si discosta leggermente.

Prima di capire come funziona Airtable, vediamo quello che permette di fare e quali sono le sue caratteristiche.

La prima cosa da capire, quando si incontra per la prima volta questo tool, è che si tratta di uno strumento che può avere moltissimi utilizzi, dal calendario editoriale, alla progettazione di un’intera campagna di comunicazione, al project management più classico, fino alla pianificazione di un evento, grazie ai tantissimi template disponibili.

Tutte queste funzionalità possono essere arricchite grazie alla possibilità di dialogo con tantissimi software di più larga diffusione, ad esempio Excel, Google Sheet, file XML, Trello, Dropbox, Access, Asana, Coda, Apple Numbers e tantissimi altri.

Tutto il lavoro può essere concentrato dentro il tuo workspace e contemporaneamente puoi interagire con altre piattaforme, come Integromat o anche i bot di Telegram.

Quali sono le caratteristiche di Airtable

Airtable è una piattaforma multiutente, che può essere usata da tutto il tuo team per condividere ogni tipologia di progetto in corso. Ecco alcune delle sue caratteristiche:

• puoi scegliere e personalizzare l’interfaccia più funzionale per il tuo team, con pochi click e senza avere una conoscenza di codici particolari;
• puoi modificare il modo di visualizzare i tuoi progetti in pochi click, utilizzando la vista che preferisci (griglia, calendario, GANTT) ed evidenziando così il dato che ti serve;
• nella tua dashboard puoi condividere il lavoro con i tuoi colleghi e lo stesso possono fare anche loro, ad esempio con il materiale proveniente anche da altri tool di project management. Tutto il workflow del progetto è interamente visibile e puoi rimanere al corrente dei suoi progressi impostando notifiche oppure alert specifici;
• puoi visualizzare e condividere contemporaneamente dati, anche da fonti diverse, che possono venire aggregati in visualizzazioni uniche;
• inoltre è possibile creare grafici e flowchart per realizzare report da condividere con tutto il tuo team.

Con queste caratteristiche il tool diventa uno strumento indispensabile per facilitare e snellire il lavoro all’interno del tuo gruppo.

Come funziona Airtable

Dopo avere visto cosa è possibile fare con Airtable, vediamo come usarlo. Nei prossimi paragrafi cercheremo di rendere l’utilizzo di questo strumento semplice da comprendere per apprezzarne appieno le potenzialità.

In particolare vedremo come usarlo per la realizzazione di un calendario editoriale, anche se, essendo uno strumento molto versatile, la modalità di utilizzo è applicabile a tutte le altre funzioni in modo analogo.

Airtable è uno strumento molto interessante perché anche con il suo utilizzo gratuito è possibile realizzare quasi tutte le operazioni possibili. Subito dopo avere creato un account si viene indirizzati verso la propria dashboard.

Da qui è possibile scegliere come iniziare il proprio lavoro, se da una bozza libera, caricando un file preesistente, oppure scegliere un template adeguato al proprio lavoro, ed in quest’ultimo caso è possibile decidere fra:

• Contenuti generici (piani di marketing, indicazioni su campagne e – mail ed altro);
• Contenuti editoriali;
• Template per il tracciamento di campagne;
• La pianificazione di eventi.

Nel nostro caso andremo a scegliere la creazione di un calendario editoriale, inserendo tutte le indicazioni possibili che ci permette il sistema.

Questa schermata rappresenta il nostro database, in questo caso specifico il calendario editoriale. Essendo un Database è possibile andare a rinominare i singoli campi per come ci è più comodo. La procedura è molto simile a quella che possiamo usare nel classico Access, quindi indicando il nome, tipo di campo ed il formato del contenuto (data, testo, formula, e così via).

Una volta creati i campi, nelle singole righe possiamo andare ad inserire gli elementi del database, quindi seguendo sempre il nostro esempio, gli articoli da creare, cioè i titolo, la data di pubblicazione, la categoria, i Tags tutte le informazioni che ci interessa tracciare.

È anche possibile creare due tabelle nello stesso database per poter effettuare dei collegamenti fra le stesse. Così, nel nostro esempio, accanto alla tabella del calendario editoriale possiamo andare a creare una tabella autori, o una tabella articoli, e così via, in modo da potervi inserire quelle informazioni più specifiche che occorre sapere.

In questo modo, ad esempio, cliccando sul titolo dell’articolo si viene rimandati all’altra tabella che dà informazioni più specifiche.

Lo spazio di lavoro

Nella visualizzazione dello spazio di lavoro troviamo poi, nella sezione in basso a sinistra, le tipologie di visualizzazioni. Questo significa che la tabella appena creata può essere visualizzata in diversi modi.

Questa è la visualizzazione in forma di calendario, ma allo stesso modo, il progetto può essere guardato in forma di griglia (come l’abbiamo visto prima), nella modalità form, in forma di timeline e così via.

In qualsiasi visualizzazione puoi anche nascondere i campi, puoi filtrare gli elementi, ordinarli in base ai diversi campi (per data, per nome) o raggrupparli.

Nell’immagine in alto, viene poi mostrata un’altra possibilità: puoi sincronizzare il calendario creato con il tuo Google Calendar o con il calendario di outlook, e puoi anche condividerlo con il tuo team.

Un aspetto importante da considerare riguarda il fatto che a qualunque fase di creazione si sta lavorando è possibile condividerla dal livello stesso ai livelli inferiori (non superiori). Ad esempio, se stai lavorando ad una tabella, questa può essere condivisa con i suoi campi; se invece stai lavorando alla creazione del database intero, questo potrà essere condiviso per intero.

SI tratta di una scelta che puoi fare all’inizio, ma che è sempre modificabile in qualunque momento. Uno dei plus di Airtable è la possibilità di aggiungere, nelle versioni gratuite, oppure nelle versioni a pagamento, dei plug in esterni, ad esempio schede di Miro, oppure immagini di Pexels, dei grafici, etc. Nel workspace che abbiamo visto all’inizio, si tratta di un’opzione presente in alto a destra.

Creazione di automazioni

Risulta anche possibile creare delle automazioni che possono essere:

• automazioni personalizzate;
• riassunti settimanali dell’attività (weekly digest);
• pubblicazioni direttamente su Twitter;
• messaggi in Slack;
• creazione ed aggiornamento dei record, al verificarsi di determinate condizioni.

Anche se non è il tema di questo articolo, può essere importante ricordarti che tutte queste automazioni possono essere attivate anche con l’integrazione di Airtable con Integromat, altro tool no-code utilissimo per le attività di un libero professionista, e con i bot di Telegram.

Airtable fungerà da Database, mentre Integromat permetterà al bot di Telegram di svolgere le attività necessarie. È ovvio che l’uso di un databse è molto più efficace se associato ad un’altra applicazione che permette di finalizzare le attività. Così esempio, è altrettanto utile il plug – in di Twitter perché permette la pubblicazione dei contenuti dal calendario editoriale.

L’applicazione per mobile

Di Airtable è possibile anche fare il download della relativa app, come succede per moltissimi strumenti di questo genere.

Tutti gli strumenti e le utilità presenti nella versione desktop sono presenti anche nell’applicazione, che quindi ti permetterà di lavorare tranquillamente senza avere un pc o un laptop a portata di mano.

Anche se la visualizzazione è leggermente diversa, per ovvi motivi di spazio, il meccanismo di funzionamento è praticamente lo stesso.

Quanto costa Airtable

Di airtable sono previste quattro fasce di utilizzo:

1. Free: la prima è già molto completa; scegliendo questa si può avere:
   • database illimitati;
   • ospitare fino a 5 creators o editors;
   • commenti e lettori illimitati;
   • integrazione con 1 app per database;
   • 1 automazione;
   • 1.200 records per database;
   • per ogni database fino a 2 GB di allegati.
     
2. La seconda fascia PLUS, su base annua costa 10 dollari al mese, mentre se si opta per un pagamento mensile, il canone sarà di 12 dollari. Questa fascia prevede:
   • tutto ciò che è già previsto nella prima, con in più l’integrazione con tre app per database;
   • 3 automazioni;
   • 5.000 record per database;
   • 5 GB disponibili per allegato;
   • Form personalizzabili.

1. La terza fascia PRO ha un costo annuo di 20 dollari su base mensile, mentre con il canone mensile diventa 24 dollari. Comprende:
   • 10 app per ogni database;
   • 7 integrazioni plug – in con incluso JIRA Cloud;
   • 50.000 record per database;
   • 20 GB di dimensione per gli allegati;
   • visualizzazione in formato diagramma di GANTT e timeline;
   • visualizzazione personale bloccabile;
   • possibilità di concedere permessi di uso ed editing.
     
2. La quarta fascia ENTERPRISE ha un costo che può essere personalizzato, come le funzioni d’uso. Ciò che è previsto di base è:
   • workspace illimitati;
   • app illimitate;
   • integrazioni con Salesforce e Jira;
   • 100.000 records per databse;
   • 1.000 GB di allegati;
   • pannello di amministrazione completo;
   • Add-On di servizi professionali.

Si tratta quindi di un’ampia scelta di fasce di prezzo e tutte, compresa la prima gratuita, con ampie possibilità di scelta delle opzioni più adeguate alle diverse esigenze.

Pur avendo presentato come esempio solo la realizzazione di un calendario editoriale, Airtable può essere usato per moltissime altre cose.

È sicuramente un tool molto completo ed utile per l’attività aziendale ed anche per un libero professionista, e per imprese di piccole, grandi o medie dimensioni.

L’estrema facilità di utilizzo permette anche a chi non ha specifiche conoscenze informatiche di trarne grande utilità per il proprio lavoro.