- Le carte per dipendenti sono strumenti di pagamento da affidare ai collaboratori per gli acquisti aziendali.
- Con la nuova Legge di Bilancio 2025, diventano indispensabili per rispettare la normativa sui pagamenti aziendali e dedurre una serie di costi.
- È possibile impostare limiti e modalità di pagamento per ogni carta e controllare le singole operazioni, semplificando così la contabilità.
Le spese dei collaboratori, come quelle per le trasferte, sono costi da inserire nella contabilità di un’impresa. Vitto, alloggio, rifornimento di carburante, pagamento dei pedaggi autostradali, sono esempi di uscite che richiedono del tempo per essere registrate nel bilancio mensile aziendale.
Dare ai propri dipendenti una o più carte è una soluzione. Sono tessere di debito, di credito o prepagate con cui dimostrare l’avvenuto pagamento, evitando errori o dimenticando di registrare contabilmente una spesa. Non solo semplificano la contabilità aziendale, ma in base alla nuova Legge di Bilancio 2025 sono indispensabili per dedurre alcuni dei costi aziendali.
Carte business per dipendenti 2025
Indice
Wallester Business
Wallester Business è una piattaforma di servizi fintech attraverso cui, tra le varie funzionalità, creare in completa autonomia un certo numero di carte di debito, prepagate o di credito virtuali e fisiche.
Il pacchetto base non ha un costo mensile ed include 300 carte virtuali e un numero illimitato di carte fisiche. Se hai bisogno di un numero maggiore c’è il pacchetto da 3.000 carte virtuali, con un costo di 199€ al mese, e quello fino a 15.000 carte virtuali.
Le carte virtuali sono emesse in maniera istantanea, mentre per quelle fisiche è necessario attendere dai 5 ai 7 giorni lavorativi per la consegna. Ognuna è gestibile dall’account amministratore della piattaforma, attraverso cui impostare limiti di spesa e di prelievo.
Revolut Business
Revolut Business è una banca online che offre diverse carte di debito per dipendenti:
- virtuali: sono disponibili dall’app e puoi emetterle all’istante;
- fisiche: in plastica, disponibili in 5-7 giorni lavorativi;
- Metal: carte in acciaio inossidabile disponibili solo per i piani business a pagamento (Scale, Grow ed Enterprise).
Hai un massimo di 3 carte fisiche e 200 carte virtuali per dipendente, incluse nei costi dei piani di abbonamento:
- Basic: 10€ al mese;
- Grow: 30€ al mese;
- Scale: 90€ al mese;
- Enterprise: personalizzato.
Per il dipendente è possibile effettuare pagamenti con Google Pay o Apple Pay, online o nei negozi in più di 150 valute differenti. Il denaro è prelevato direttamente nella valuta selezionata o convertito in tempo reale con un tasso conveniente. Potrai inviare in tempo reale il giustificativo tramite l’app.
Con la funzionalità Spese di Revolut Business, l’amministratore ha l’opzione di impostare i limiti di ogni carta e stabilire se approvare o meno una spesa. Infine la registrazione delle spese è semplificata grazie al software di contabilità o di gestione HR, in partnership con Revolut.
Soldo
Soldo è una piattaforma completa per gestire la tua attività, con un conto, strumenti contabili e un certo numero di carte prepagate, tra cui:
- Mastercard personale monoutente (fisica e virtuale): intestata al singolo dipendente;
- Mastercard multiutente (fisica e virtuale): è una versione che puoi trasferire da un utente di un team a un altro;
- Carta virtuale temporanea: è una versione usa e getta dato che scadrà una volta utilizzato il credito disponibile;
- Carta abbonamento: da utilizzare per gestire gli abbonamenti ricorrenti;
- Carta per pubblicità online: dedicata agli acquisti su Google, Facebook e LinkedIn;
- Carta Soldo Carburante: finalizzata al rifornimento di carburante e ai pagamenti del pedaggio.
Ogni piano di abbonamento Soldo include un certo numero di carte:
- Standard, con un costo di 21€ al mese: fino a 20 carte fisiche o virtuali, 20 carte temporanee e 20 carte per abbonamenti;
- Plus, con un costo di 33€ al mese: 30 carte Soldo fisiche o virtuali, 30 carte per abbonamenti o annunci online e 30 carte temporanee;
- Unlimited: piano personalizzabile con un numero di carte illimitato.
Per ogni carta aggiuntiva al piano di abbonamento si applica un costo di 5€ per quelle fisiche e 1€ per quelle virtuali.
Come amministratore, hai la possibilità di impostare limiti di spesa, categorie merceologiche e l’area geografica in cui abilitare i pagamenti e scegliere di abilitare o disabilitare la funzione dei prelievi.
Vivid Money
Vivid Money è un conto per liberi professionisti, PMI e aziende con cui emettere:
- carte fisiche e virtuali per tutti i conti: liberi professionisti, PMI e Corporate;
- carte fisiche Metal: disponibili solo per gli account PMI e Corporate.
Le carte fisiche e virtuali sono comprese nei costi di abbonamento dei conti Vivid Money Business. Invece, per la versione Metal, devi aggiungere un costo di 19,90€ per ogni tessera.
Sono carte di debito Visa da collegare al conto principale o a uno dei sotto-conti Vivid Money con cui acquistare ovunque in modalità smart, aggiungendo la carta ad Apple Pay o Google Pay, oppure online. Hanno tutte la funzionalità di cashback per ogni acquisto, con una percentuale variabile in base al tipo di account: azienda o libero professionista.
Per le aziende, gli importi di cashback sono:
- 1% per tutti gli acquisti;
- 3,5% per servizi commerciali;
- 4% per acquisti di biglietti aerei;
- 5% per acquisti in negozi di software o di programmi per contabilità e ufficio;
- 6% per gli acquisti presso i supermercati Lidl, i parcheggi e i garage;
- 10% per acquisti su Amazon e per pubblicità su Google e Facebook.
Per i liberi professionisti il cashback è:
- 1% per tutti gli acquisti;
- 4% per pagamenti di taxi, NCC, ristoranti, farmacie e servizi di formazione;
- 6% per acquisti presso Lidl;
- 7% per pubblicità su Facebook;
- 10% per acquisti su Amazon.
Finom
Finom è un conto business dedicato a freelance, professionisti e imprese che mette a disposizione carte di debito virtuali e fisiche Visa/Mastercard, da collegare all’account principale o a quelli degli utenti secondari.
Le carte virtuali sono gratuite mentre quelle fisiche hanno un costo che, solo per il piano base dei conti per freelance, è di 3€. Per gli altri abbonamenti l’emissione è a costo zero.
È possibile generare un numero illimitato di carte. Su qualunque acquisto si applica un cashback dello 0,5%, 2% o 3% in base alla tipologia di piano di abbonamento.
Tutte le carte sono facilmente gestibili dal dipendente tramite l’app Finom in cui è presente il saldo ed è possibile effettuare i pagamenti aggiungendo la carta Finom virtuale.
Dall’account amministratore è possibile:
- assegnare le carte in tempo reale inserendo il nominativo del dipendente;
- stabilire limiti e tipologie di spesa;
- tracciare i pagamenti in tempo reale;
- bloccare la carta in ogni momento.
Tot
Il conto aziendale Tot include una carta di credito Visa per il titolare del conto e una serie di carte di debito virtuali e fisiche per i collaboratori, una novità degli ultimi mesi.
L’opzione è disponibile però solo per il piano Tot Plus (15€ al mese) o Tot Premium (35€ al mese), mentre non è prevista per il piano di base Essentials (7€ al mese).
Per gli account abilitati alle carte per dipendenti, il numero di tessere è illimitato con un costo di emissioni di 1€ al mese se virtuali e di 5€ se fisiche. Sono versioni di debito, collegate all’account principale o a uno secondario, su cui impostare importi di spesa e tipologie di funzionalità. Attraverso l’app, possono essere affidate a un dipendente, impostando un PIN di sicurezza personalizzato.
Una banca che prevede la possibilità di emettere carte prepagate per i dipendenti è Intesa Sanpaolo.
La Carta Prepaid di banca Intesa Sanpaolo è una carta prepagata aziendale che permette di controllare le spese e semplificarne la gestione ai dipendenti.
Le carte si possono ricaricare online e prevedono limiti di spesa elevati. Possono, inoltre, ricevere bonifici e hanno accesso a polizze assicurative dedicate.
In più, con la Carta Prepaid si può razionalizzare la gestione delle spese aziendali e scegliere se consentire il prelievo contanti alle casse veloci automatiche della banca.
I costi e le condizioni della Carta Prepaid di Intesa Sanpaolo sono i seguenti:
- canone annuo: 18 euro;
- limite massimo di spesa: 60.000 euro;
- prima ricarica della carta: gratuita;
- ricariche da ATM della banca: 1€;
- ricarica da altre banche: 2€;
- prelievi da ATM della banca: gratuiti;
- prelievi da ATM di altre banche: 2€.
Carte per dipendenti e deducibilità
Le carte aziendali sono utili per adeguarsi alle nuove norme previste dalla Legge di Bilancio 2025 sui pagamenti digitali e sulla deducibilità dei costi aziendali. Dal 1° gennaio 2025 vi è l’obbligo di utilizzare strumenti di pagamento tracciabili per i professionisti e le imprese per le spese di:
- vitto e alloggio dei dipendenti;
- costi di un viaggio;
- spese di trasporto;
- spese di rappresentanza.
Se l’acquisto è avvenuto con uno strumento tracciabile tra cui le carte di credito, di debito e prepagate aziendali, il costo potrà essere dedotto ai fini fiscali.
Come funzionano le carte per dipendenti
Il collaboratore effettua i pagamenti più facilmente, e grazie all’app collegata alla piattaforma aziendale registra immediatamente la ricevuta o la fattura del pagamento. Il funzionamento è identico a quello di una carta di pagamento personale, dato che le carte per dipendenti sono utilizzate:
- per pagamenti online;
- nei negozi;
- alle stazioni di servizio e ai caselli;
- per i prelievi (solo in alcuni casi).
Includono alcune funzionalità aggiuntive come limiti di spesa, monitoraggio delle operazioni e aggiornamento della contabilità.
Altra funzionalità utile per la gestione aziendale è quella di controllare i movimenti, consultare l’estratto conto ed eventualmente chiedere subito chiarimenti su un acquisto o un prelievo di contanti al dipendente.
Tutte le versioni permettono l’invio in tempo reale dei giustificativi di spesa. Il dipendente potrà scattare una foto dal cellulare e inviarla tramite l’app della carta. Avrai così le ricevute e fatture da inserire subito in contabilità.
Tipologia di carte
Ogni piattaforma business offre diverse tipologie di carte. Una prima distinzione è tra carte:
- di debito: sono collegate a un conto corrente dell’azienda, da cui è prelevato il denaro per completare la transazione;
- prepagate: la tessera deve essere ricaricata dal conto aziendale, con un versamento diretto o tramite bonifico nelle versioni di carte prepagate per dipendenti con IBAN;
- di credito: sono versioni meno diffuse che hanno un plafond di spesa indipendente dal conto corrente collegato a una sorta di fido bancario.
Un’altra distinzione è tra:
- carta prepagata con IBAN: può essere alimentata tramite bonifico poiché dotata di coordinate bancarie;
- carta prepagata senza IBAN: può essere alimentata solamente dal conto da una specifica impostazione presente nell’home banking.
Si distinguono, poi, tra:
- carte aziendali non nominative: sono carte intestate alla società e non al singolo dipendente e quindi possono essere utilizzate da diversi impiegati, soggetti e collaboratori;
- carte aziendali nominative: sono carte intestate al singolo dipendente.
Infine esistono:
- carte fisiche: disponibili fisicamente e dotate di un chip per poter effettuare i pagamenti online e in negozio;
- carte virtuali: disponibile solamente su dispositivi come smartphone o smartwatch per pagare dall’app della carta o associandola a strumenti come Apple Pay o Google Pay.
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Carte per dipendenti: domande frequenti
Sì, le spese delle carte aziendali sono deducibili per legge al 100% nel caso delle aziende e al 70% per i professionisti.
Una carta aziendale nominativa per dipendenti è una versione che riporta il nome del soggetto a cui è affidata. Ne consegue che potrà essere utilizzata solo da quest’ultimo.
I mezzi tracciabili di pagamento sono bonifici, assegni bancari, carte di debito, carte di credito e carte prepagate.
Gennaro Ottaviano
Esperto di economia aziendale e gestionale