Come creare autofatture con l’Intelligenza Artificiale

Quando riceviamo una fattura dall’estero è necessario creare una autofattura. È un problema molto sentito nelle aree contabili delle aziende, perché aumenta la burocrazia e blocca delle risorse umane che potrebbero essere impiegate in attività a maggiore valore aggiunto.

Per fortuna esiste un modo per velocizzare la procedura di autofatturazione sfruttando l’intelligenza artificiale. In questa guida andiamo a vedere una possibile soluzione AI all’obbligo di legge sviluppata da Autofattura in Cloud, un’applicazione che si collega a Fatture in Cloud ed elabora le autofatture in automatico.

Cos’è una fattura?

Anche se possono sembrare simili, hanno scopi e regole di emissione molto differenti.

La fattura è un documento fiscale che certifica la vendita di beni o la prestazione di servizi tra due soggetti. Viene emessa dal fornitore (cedente o prestatore) nei confronti del cliente (cessionario o committente) e deve contenere alcuni elementi obbligatori:

• dati del cedente/prestatore (nome, partita IVA, indirizzo)
• dati del cessionario/committente
• descrizione dei beni o servizi ceduti
• importo imponibile
• aliquota IVA e imposta applicata
• data e numero progressivo della fattura

Le fatture possono essere elettroniche (obbligatorie per la maggior parte dei soggetti IVA in Italia) e devono essere trasmesse tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate.

Cos’è un’autofattura?

L’autofattura è un documento emesso dal soggetto che riceve il bene o il servizio, anziché dal fornitore. Si tratta di un’eccezione al principio generale secondo cui la fattura è emessa dal venditore. L’autofattura è necessaria in specifiche circostanze previste dalla normativa, tra cui:

• mancata emissione della fattura da parte del fornitore (art. 6, D.Lgs. 471/1997)
• acquisti di beni e servizi da soggetti esteri (UE ed extra-UE) (reverse charge)
• operazioni soggette a inversione contabile (reverse charge interno)
• autoconsumo o cessione gratuita di beni aziendali

Anche l’autofattura deve essere trasmessa in formato elettronico tramite SDI, utilizzando i corretti codici identificativi (TD16, TD17, TD18, TD20, ecc.).

Principali differenze tra fattura e autofattura

Esempi pratici

Un’azienda di consulenza emette una fattura per una prestazione di servizi a un cliente per un importo di 5.000 euro + IVA 22%. La fattura è trasmessa tramite SDI e registrata nel registro vendite dell’azienda.

Uno studio professionale acquista un servizio di hosting da un fornitore tedesco per 3.000 euro. Poiché il fornitore non applica l’IVA italiana, lo studio deve emettere un’autofattura con codice TD17 per assolvere l’IVA del 22% (660 euro) tramite il meccanismo del reverse charge.

Problemi nella gestione delle autofatture in formato pdf

Uno dei principali problemi nella gestione delle autofatture riguarda il loro invio in formato PDF. Questo comporta per le aziende e per i commercialisti la necessità di ricopiare manualmente i dati nel gestionale contabile, con un enorme spreco di tempo e un alto rischio di errori.

Un’azienda che riceve molte autofatture al mese deve:

• Scaricare il file PDF e aprirlo manualmente.
• Copiare i dati del fornitore, del cliente e degli importi.
• Inserire l’aliquota IVA e calcolare l’imposta.
• Trascrivere tutte queste informazioni nel gestionale contabile.

Questa attività, apparentemente semplice, diventa estremamente onerosa quando il numero di autofatture è elevato.

Stima del tempo per la gestione manuale

Supponiamo che un’azienda riceva 100 autofatture al mese e che per ciascuna autofattura si impieghino circa 3 minuti per la lettura e la trascrizione manuale dei dati, incluso eventuale cambio. Il calcolo del tempo perso mensilmente è il seguente:

• Tempo per ogni autofattura: 3 minuti
• Numero di autofatture mensili: 100
• Tempo totale al mese: 3 min x 100 = 300 minuti (5 ore)
• Tempo totale all’anno: 5 ore x 12 mesi = 60 ore/anno

Se consideriamo anche l’elevato rischio di errori nella trascrizione e le specifiche difficoltà del cambio si può facilmente ipotizzare un tempo di circa 2 settimane per anno di lavoro, di un impiegato amministrativo, dedicato a questa attività.

Automatizzare le autofatture con l’intelligenza artificiale

La gestione manuale delle autofatture può essere complessa e dispendiosa in termini di tempo. Tuttavia, grazie all’intelligenza artificiale e all’automazione, è possibile semplificare l’intero processo, riducendo errori e tempi di elaborazione.

Flusso di automazione con autofatturacloud.it

Tra le soluzioni che permettono di automatizzare l’intero processo di gestione delle autofatture, è disponibile una piattaforma che utilizza l’intelligenza artificiale per semplificare la creazione, l’invio e il controllo delle autofatture elettroniche.

La procedura prevede:

• caricamento del PDF della fattura estera
• analisi automatica dei dati
• generazione dell’autofattura in formato XML
• integrazione con il proprio gestionale e invio tramite SDI

Sono inclusi anche la verifica VIES automatica e il cambio valuta applicato alla data della fattura, in conformità con le normative vigenti.

Vantaggi dell’automazione

• Risparmio di tempo: riduzione del tempo di elaborazione delle autofatture fino al 90%.
• Minore rischio di errori: l’IA estrapola e valida i dati direttamente dai PDF.
• Maggiore efficienza: le autofatture vengono generate automaticamente e archiviate nei sistemi contabili.

Integrazione con software contabili

L’automazione può essere ulteriormente migliorata integrando il flusso con fattureincloud o con aruba in modo da avere una gestione automatizzata e completa. L’adozione di soluzioni digitali per l’elaborazione automatica delle autofatture può portare a una maggiore efficienza operativa e riduzione dei costi amministrativi.