Obbligo di collegamento tra POS e registratore telematico dal 2026: la novità

• Con la Legge di Bilancio 2025 viene disposto l’obbligo di collegamento tra il POS e il registratore telematico per tutti gli esercenti.
• La novità prevede un nuovo collegamento tecnico che va a garantire la correttezza fiscale delle transazioni, con l’obiettivo di limitare l’evasione fiscale in Italia.
• Nonostante il recupero di 24,7 miliardi di euro nel 2023, il gap tra le somme da corrispondere allo Stato e ad altri enti pubblici e le imposte effettivamente pagate nel nostro paese è ancora molto elevato.

Con la Legge di Bilancio 2025 arriva una nuova disposizione volta a limitare l’evasione fiscale presente in Italia: oltre all’obbligo del POS, presto sarà necessario per tutti gli esercenti collegare questo strumento in modo diretto al registratore telematico.

Tale sistema garantirà una trasparenza maggiore intorno ai pagamenti, o almeno questa è l’intenzione del governo. La novità non diventerà subito operativa, ma l’obbligo di legge sarà attivo dal 2026. Questo provvedimento arriva in un momento in cui l’evasione fiscale che riguarda le partite IVA è ancora molto alta, nonostante il recupero degli ultimi anni.

POS e registratore di cassa collegati: l’obbligo

Dal 2026 gli esercenti avranno, oltre all’obbligo di garantire la possibilità di effettuare pagamenti elettronici ai clienti, anche la necessità di collegare il POS al registratore di cassa. A sancire questa regola è la manovra 2025, che ha l’obiettivo di rendere le operazioni ancora più tracciabili.

Come funzionerà il nuovo sistema? Di fatto i registratori telematici andranno a memorizzare nel dettaglio tutti i dati che riguardano i pagamenti, per trasmetterli in modo diretto all’Agenzia delle Entrate. Tali informazioni riguarderanno gli incassi effettuati e quindi gli importi pagati dai clienti nel dettaglio, ma saranno esclusi eventuali dati sensibili.

Gli esercenti quindi dovranno necessariamente emettere lo scontrino elettronico, con gli importi corrispondenti agli effettivi pagamenti sostenuti dai clienti. Il tutto verrà subito trasmesso al fisco senza ulteriori passaggi. In questo modo il governo intende incentivare la trasparenza fiscale limitando le situazioni di evasione che coinvolgono negozi ed esercenti in generale.

Questa nuova operazione sarà quindi separata dalla registrazione dei corrispettivi giornalieri, ovvero verranno tracciati i singoli pagamenti, tramite un collegamento tecnico specifico tra POS e registratori telematici.

La stretta comporterà anche una nuova fase di aggiornamento da parte degli esercenti, che dovranno adoperare sistemi tecnici appositi per garantire il collegamento. Sulle modalità con cui applicare la regola ancora si attendono chiarimenti, anche perché la novità non vedrà luce prima di gennaio 2026.

POS con collegamento al registratore telematico: gli obiettivi

Il governo porta avanti diverse misure, con la Legge di Bilancio 2025, da un lato volte a condonare debiti pregressi, dall’altro lato per limitare l’evasione fiscale. Una strategia che si muove su due direzioni differenti per incentivare la trasparenza fiscale generale dei cittadini.

Nonostante negli ultimi anni siano stati riscontrati alcuni miglioramenti in termini di evasione fiscale complessiva, rimane elevata quella a carico delle partite IVA. Rientrano in questa categoria tutti gli esercenti che vendono prodotti, ma anche professionisti e freelance impegnati in vari ambiti.

La norma prevede di contro anche nuove sanzioni per i trasgressori: chi non seguirà le disposizioni e non aggiornerà i propri sistemi tecnici affronterà una multa variabile tra 1.000 e 4.000 euro. Sanzioni severe per chi non favorisce la trasparenza fiscale. Per chi aggiorna i sistemi, ma non trasmette le informazioni, verranno applicate multe di diverse centinaia di euro a giornata.

Di fatto la novità renderà diretta la comunicazione delle operazioni al fisco, per cui si andranno a limitare le situazioni di errore e ad aumentare l’affidabilità fiscale degli esercenti. Di contro, questi ultimi dovranno affrontare un nuovo processo di aggiornamento dei propri sistemi: ricordiamo che gli stessi soggetti hanno dovuto già adeguarsi alla stretta degli ultimi anni con l’obbligo del POS.

Evasione fiscale in Italia: cosa dicono i dati

Nonostante le varie misure del governo per limitare l’evasione fiscale, questa è ancora elevata nel nostro paese e coinvolge soprattutto i lavoratori autonomi. Si parla di tax gap quando ci si riferisce alla differenza tra le imposte che le amministrazioni dello Stato ricevono effettivamente e quelle che dovrebbero percepire se tutti pagassero in modo spontaneo.

Ricordiamo che in queste somme rientrano sia le imposte applicate sui redditi che i contributi che bisogna versare regolarmente alle casse previdenziali.

Il 5 febbraio 2024 l’Agenzia delle Entrate ha evidenziato tramite dati relativi all’anno precedente il raggiungimento di buoni risultati per ciò che riguarda la lotta all’evasione. Si parla del recupero di 24,7 miliardi di euro¹, cifra superiore del 22% rispetto alle tasse riassorbite nel 2022.

La lotta all’evasione fiscale procede quindi su stretti binari che coinvolgono principalmente gli esercenti e gli autonomi, che di fatto presentano un tax gap molto più elevato rispetto alle altre categorie di lavoratori. I dipendenti infatti, dato che non versano in autonomia le tasse, hanno molta meno propensione all’evasione per il fatto stesso che a versarle per conto loro sono i sostituti di imposta.

Di contro il governo attuale ha introdotto diverse misure di condono sui debiti pregressi dei cittadini: pensiamo alle diverse opzioni di pace fiscale presentate negli ultimi anni e al concordato preventivo biennale, che secondo le ultime ipotesi potrebbe ripresentarsi in una seconda edizione entro la fine di dicembre 2024.

Nuovo obbligo dal 2026 per gli esercenti: come adeguarsi

Gli esercenti saranno coinvolti dal nuovo obbligo dal 2026, per cui c’è ancora tempo per aggiornare i propri sistemi. Senza contare che si attende la conferma definitiva della Legge di Bilancio 2025 per conoscere eventuali emendamenti e modifiche intorno alla decisione.

Di fatto gli esercenti dovranno portare avanti un adeguamento dei propri sistemi integrando dal punto di vista tecnico soluzioni volte a collegare i POS al registratore di cassa, in modo che i dati vengano inviati in modo diretto. Bisognerà quindi molto probabilmente controllare che i sistemi in possesso possano essere aggiornati con la nuova tecnologia e successivamente modernizzare i propri strumenti.

Questo passaggio comporterà sicuramente dei costi, ma ancora non si sa se dovranno essere sostenuti dagli esercenti oppure se ci saranno contributi specifici da parte dello Stato. Per conoscere questi dettagli bisogna in ogni caso attendere provvedimenti specifici intorno alla novità.

1. Lotta all’evasione fiscale e attività di riscossione, Camera dei Deputati ↩︎