Factorial: il software per la gestione del personale dedicato alle PMI

• La gestione del personale all’interno di un’azienda è sempre un punto centrale per l’attività: spesso vengono predisposti interi reparti o assunti professionisti specializzati in questo ambito.
• Ci sono oggi diversi metodi per gestire il personale, su aspetti che riguardano le assunzioni, l’organizzazione dei turni di lavoro, la formazione e così via. Oltre agli strumenti più tradizionali, oggi sono disponibili anche dei software che digitalizzano il processo.
• Factorial è un software HR che permette di risparmiare tempo e risorse nell’organizzazione del personale, un vero e proprio gestionale che l’azienda può utilizzare in base alle proprie esigenze specifiche.

La gestione del personale per un’azienda di piccole, medie, ma anche grandi dimensioni è una parte fondamentale del processo per far funzionare l’attività. Questo ambito comprende numerose operazioni: dalla ricerca attiva e la selezione dei lavoratori alla formazione delle competenze e all’organizzazione dei team.

Vi rientrano anche la redazione dei contratti di assunzione, la pianificazione dei turni di lavoro e la rotazione tra dipendenti, la gestione degli straordinari e dei periodi di ferie o malattia. Le aziende spesso scelgono di avvalersi di professionisti o reparti specifici per coordinare i diversi aspetti che riguardano i propri dipendenti o collaboratori.

Una soluzione per risparmiare tempo e risorse è quella di avvalersi di strumenti digitali che semplificano ciascuna procedura, garantendo anche una migliore correttezza dei dati conservati. Factorial è uno di questi software per la gestione delle risorse umane che punta sulla digitalizzazione e le potenzialità dell’intelligenza artificiale, rivolto in particolar modo alle piccole e medie imprese.

Cos’è Factorial e cosa propone alle PMI

Factorial, nata nel 2016 a Barcellona, propone un software che digitalizza tutti i processi delle risorse umane normalmente gestiti dalle aziende in modalità cartacee o con altri strumenti frammentati. Tra questi vi rientrano:

• tracking e gestione del personale;
• operazioni di recruiting;
• creazione di report e analytics specifici;
• gestione delle presenze e delle assenze;
• valutazione del clima aziendale e dei dipendenti;
• gestione delle spese;
• gestione e coordinamento dei turni dei lavoratori.

Queste sono solamente alcune delle applicazioni del software Factorial: ogni azienda può infatti utilizzare una piattaforma personalizzata in base alle proprie esigenze, anche in relazione al settore economico in cui si muove. Il sistema è quindi altamente personalizzabile:

“Ogni impresa internamente gestisce i processi in modo completamente personale: quello che fa Factorial è fornire ai clienti una piattaforma che può essere altamente personalizzabile. Nel momento in cui un’azienda si mette in contatto con noi, la prima cosa che facciamo è capire esattamente di cosa ha bisogno, quindi se la parte dove vuole focalizzarsi è più sulla gestione delle assenze o delle presenze, avere un profilo dipendenti o se si è più orientati a gestire la parte di valutazione dei dipendenti, di clima aziendale o della gestione delle spese.”

Laura Costanzo, Direttrice di Account manager per il mercato Italiano, Factorial

Non esiste quindi un modello standard adattabile per tutte le imprese, per cui Factorial propone alle aziende una dimostrazione tecnica del software modulato in base alle richieste specifiche.

Il software è accessibile online dall’Italia, ma anche da diversi paesi d’Europa e nel mondo. Si rivolge quindi a imprese che si trovano negli Stati Uniti, in Spagna, Brasile, Messico, Portogallo, Francia, Germania. Le imprese possono quindi ottenere tutte le informazioni e richiedere una dimostrazione direttamente dal sito ufficiale online.

Quali servizi offre Factorial

Andando nello specifico, il software si concentra sulla digitalizzazione di diverse aree di interesse per le aziende, a partire dalla gestione del tempo. In questo ambito si possono coordinare in modo semplificato le richieste di ferie da parte dei dipendenti, rilevare le presenze e la timbratura del badge aziendale, tenendo sotto controllo gli accessi.

Le presenze si possono verificare sia per chi lavora in azienda che per chi opera in smart working, tramite un semplice click da smartphone. Con il programma è poi possibile creare un report completo con tutti i dati.

Allo stesso modo è possibile gestire i turni dei lavoratori, pianificando gli orari in modo efficiente e tracciando le performance dei dipendenti.

Una parte importante della gestione del personale è il recruiting: Factorial si propone come un supporto per la creazione di una pagina web personalizzata “lavora con noi”, stabilendo un processo specifico per la selezione dei candidati migliori.

La piattaforma supporta gli HR nell’onboarding e nell’offboarding del lavoratore, nella gestione della formazione e delle competenze tramite un sistema specifico volto a monitorare l’apprendimento.

Dal punto di vista della gestione finanziaria, Factorial propone un software per buste paga automatizzato, con report specifici sulle retribuzioni e una gestione semplificata delle spese sostenute da o per i lavoratori, con un programma per le note spese tramite flussi di autorizzazione ben delineati.

Attraverso le carte di credito aziendali infine è possibile verificare, approvare o rifiutare qualsiasi spesa con un semplice click tenendo sotto controllo tutte le transazioni. La gestione dei documenti e l’uso della firma elettronica velocizzano le procedure e limitano la perdita di dati importanti.

Vantaggi di Factorial per aziende e consulenti

Factorial si rivolge a imprese in diversi settori, in particolare alla ristorazione e all’hospitality e in generale alle startup. Attualmente sono coinvolte realtà conosciute come LUISAVIAROMA©, Casavo, Unobravo, Caffeina, Option One.

Molte aziende in Italia ancora oggi coordinano i processi interni, anche di gestione del personale, con metodi tradizionali e cartacei. La digitalizzazione delle procedure comporta una serie di vantaggi che snelliscono l’intero processo:

• velocizzazione dei passaggi, a partire dall’invio di documenti alla gestione degli archivi;
• risparmio di tempo e risorse del team HR in procedure ripetitive e standard;
• tracciamento e valutazione delle presenze dei lavoratori: i report forniti dalla piattaforma permettono di calcolare il tasso di assenteismo, fare sondaggi e valutare il clima aziendale;
• costituire livelli di approvazione che riguardano diversi aspetti del lavoro;
• gestire la turnistica dei lavoratori in base a diverse categorie e ottenere dei report dettagliati;
• offrire ai lavoratori uno spazio che contiene le informazioni precise sulla loro posizione in azienda, la contrattualistica, con accesso alla busta paga o a strumenti di formazione;
• possibilità di apporre la firma digitale sui documenti;
• ottenere report personalizzati supportati dall’utilizzo dell’intelligenza artificiale;
• sicurezza nella conservazione dei dati e riduzione degli errori.

Il software è rivolto in modo particolare alle piccole e medie imprese e presenta funzionalità specifiche per diverse operazioni, tradizionalmente gestite dal reparto HR, in modo personalizzato.

Una delle funzionalità più vantaggiose di questo sistema è quella legata all’accesso da parte dell’azienda a report personalizzati sulla base di dati reali, elaborati anche tramite intelligenza artificiale. Se da un lato l’azienda può facilmente monitorare tutti gli aspetti che riguardano la gestione dei lavoratori, dall’altro lato i dipendenti possono accedere al proprio profilo riservato all’interno della piattaforma, grazie ai diversi livelli di autorizzazione.

Da qui possono visionare tutte le proprie informazioni anagrafiche e i documenti importanti che riguardano il lavoro, come quelli contrattuali e sulla remunerazione, gli straordinari, i periodi di ferie o malattia e così via.

Per i consulenti del lavoro è disponibile Factorial Professional, una piattaforma che li supporta nelle comunicazioni con l’azienda, a partire dal passaggio di dati che riguardano note spese, benefit, straordinari e assenze, dati indispensabili al professionista che va poi ad elaborare la busta paga.

Quanto costa Factorial

Un’azienda che intende investire in questo strumento può accedere a diversi moduli organizzati in base alle proprie necessità. Il costo del software è quindi variabile in base alla tipologia di moduli che l’impresa intende utilizzare. I prezzi partono da 5€ a dipendente ed è possibile richiedere un preventivo direttamente online in base al numero di dipendenti e alle funzionalità.

Factorial propone un piano Business con funzionalità di base e uno Enterprise con funzionalità più estese, elaborate e personalizzazioni superiori. L’azienda può scegliere di procedere all’abbonamento mensile oppure al pagamento annuale del servizio.

Inoltre sul sito ufficiale sono presenti diverse risorse accessibili alle aziende e ai consulenti del lavoro, tra cui e-book e guide specifiche per il settore HR:

“Ci sono risorse libere accessibili compilando il form con i propri dati: ci rivolgiamo alle aziende e in particolare le risorse sono dedicate agli HR, CEO e a chi si occupa della gestione amministrativa o del personale in azienda. Abbiamo lanciato a gennaio 2024 la Guida HR 2024, pensata per il dipartimento delle risorse umane e per la quale abbiamo invitato tantissimi partner e clienti a dare uno spunto sulle risorse umane a 360 gradi, per parlare del ciclo di vita del dipendente con i trend del 2024.”

Isotta Armenise, Content Specialist marketing di Factorial

Risorse umane e intelligenza artificiale

L’AI negli ultimi anni ha avuto una spinta non indifferente, coinvolgendo anche da vicino le aziende. In particolare per le risorse umane Factorial utilizza l’AI dal 2023 nel proprio software sia nella parte che riguarda la reportistica sia per il recruiting dei lavoratori:

“L’intelligenza artificiale può essere molto di aiuto e lo stiamo riscontrando anche personalmente: il sistema di recruiting fa una selezione basata sulle parole chiave che abbiamo messo nelle offerte di lavoro, all’interno dei profili che abbiamo ricevuto che sono più in match con quello che stiamo cercando. Questo ci aiuta nella ricerca del candidato perfetto e fa anche un riassunto di quelle che sono le caratteristiche di questo candidato.”

Laura Costanzo, Direttrice di Account manager per il mercato Italiano, Factorial

Questo innovativo strumento è anche presente nella parte del sistema dedicata ai documenti, per cui viene utilizzato per estrapolare riassunti dei testi molto lunghi evidenziando le parti più rilevanti. L’AI suggerisce anche quali sono le competenze del lavoratore al livello attuale e quali da implementare.

Le applicazioni dell’AI, molteplici e ancora da scoprire per molte aziende, possono velocizzare i processi anche nella gestione del personale, soprattutto per ciò che riguarda il monitoraggio di una grande quantità di dati.