Registri Iva: cosa sono, come gestirli e quanto conservarli

• I registri Iva sono dei documenti obbligatori per i titolari di partita Iva e per le imprese ai fini di tracciare le fatture, i corrispettivi e gli acquisti effettuati in un periodo di imposta.
• Esistono precise norme per l’istituzione e la conservazione dei registri Iva, che vanno mantenuti ai fini fiscali fino ai 10 anni successivi dall’ultima registrazione.
• I registri devono essere numerati in modo progressivo, sono esenti da imposte di bollo e sono fondamentali per il calcolo dell’Iva al termine del periodo fiscale considerato.

Aziende e liberi professionisti titolari di partita Iva sono tenuti ad annotare i movimenti attivi e passivi della propria attività in specifici registri Iva che riguardano le fatture emesse, i corrispettivi e gli acquisti effettuati in un determinato periodo. A fini della liquidazione Iva è obbligatoria la tenuta e conservazione di questa documentazione fiscale, che può essere cartacea o elettronica.

Le regole per la corretta conservazione dei registri sono previste dal Codice Civile e prevedono una scrittura chiara e organizzata, una numerazione progressiva e l’obbligo di mantenimento dei registri fino al termine del periodo necessario per effettuare gli accertamenti fiscali.

Il Decreto Fiscale del 1° luglio 2020, che ha introdotto la fatturazione elettronica, ha previsto anche dei cambiamenti per quanto riguarda i registri Iva, con l’introduzione della precompilata: scopriamo le regole e gli obblighi in questa guida.

Cosa sono i registri IVA

I registri Iva sono dei documenti obbligatori per i titolari di partita Iva e per le aziende, in quanto tengono traccia delle fatture, dei corrispettivi e degli acquisti effettuati in un determinato periodo di imposta. Istituiti per la prima volta con il DPR n. 633/1972¹, questi registri consentono di effettuare il calcolo della liquidazione dell’Iva nel suddetto periodo di riferimento.

Imprenditori e ditte individuali sono tenuti alla conservazione dei registri Iva per un determinato periodo (solitamente fino a 10 anni) e all’eventuale presentazione della documentazione obbligatoria in caso di controllo fiscale.

Secondo quanto previsto dagli articoli 23, 24 e 25 del DPR 633, ci sono precise norme per la tenuta e la conservazione di tali registri che devono essere numerati in modo progressivo con scritture a partita doppia, sono esenti da imposte di bollo e vanno conservati senza abrasioni, cancellature o spazi bianchi.

L’introduzione della fatturazione elettronica ha modificato alcuni obblighi per imprese e partite Iva, che tuttavia sono tenute a istituire e conservare i registri Iva.

Registri Iva: sono obbligatori?

I registri Iva sono dei documenti contabili obbligatori ai fini di adempiere alla normativa fiscale, secondo le disposizioni specifiche previste in materia di imposta sul valore aggiunto dal DPR n. 633/1972. Ogni imprenditore o qualsiasi titolare di partita Iva, quindi, è tenuto a rispettare gli obblighi in materia di libri, scritture sociali e contabili.

Grazie ai registri Iva, infatti, è possibile tenere traccia dei movimenti attivi e passivi di un’attività, ai fini del corretto assolvimento degli obblighi e adempimenti Iva.

Tali registri risultano obbligatori per imprese, lavoratori autonomi e liberi professionisti che effettuano operazioni imponibili e, quindi, sono considerati soggetti passivi Iva. Sono esclusi quindi i lavoratori con regime fiscale forfettario.

Tipologie di registri Iva: fatture, corrispettivi e acquisti

Ai sensi del DPR n. 633/72, sono tre le principali tipologie di registri Iva che ad aggi risultano obbligatori per i titolari di partita Iva e per le imprese al fine di tracciare i movimenti attivi e passivi della propria azienda:

1. registro delle fatture;
2. registro dei corrispettivi;
3. registro degli acquisti.

1. Registro delle fatture

Il registro delle fatture emesse, chiamato anche registro delle vendite, contiene un elenco completo e numerato delle fatture emesse (in ordine cronologico) per le vendite di beni o servizi entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Per ciascuna fattura occorre indicare le seguenti informazioni:

• numero progressivo;
• data di emissione;
• generalità del cliente;
• ammontare imponibile dell’operazione;
• IVA divisa per aliquote o norma di esenzione.

Gli unici soggetti esentati dall’obbligo di tenuta del registro delle fatture sono coloro che aderiscono al regime forfettario, oppure chi opera nel regime di esenzione Iva.

2. Registro dei corrispettivi

Il registro dei corrispettivi contiene invece l’elenco degli scontrini fiscali effettuati nell’arco della giornata lavorativa, da annotare entro il giorno non festivo successivo. Andranno indicati, a tal fine:

• importi imponibili;
• importi non imponibili;
• importi esenti.

Con l’introduzione dello scontrino elettronico, è decaduto l’obbligo di tenuta del registro dei corrispettivi in quanto le transazioni diventano elettroniche e quindi vengono trasmesse direttamente all’Agenzia delle Entrate.

3. Registro degli acquisti

Infine, esiste anche il registro degli acquisti dove annotare tutte le fatture, le bollette doganali e le autofatture per acquisto di beni e servizi da utilizzare nell’esercizio di attività commerciale o aziendale.

Per ciascun documento andranno inseriti:

• la data di fatturazione;
• il numero progressivo della fattura;
• i dati del fornitore del bene o del servizio;
• il valore totale delle operazioni, con gli importi imponibili, non imponibili ed esenti;
• il valore dell’Iva secondo l’aliquota applicabile.

Regole per la conservazione dei registri Iva

La tenuta dei registri Iva deve rispettare quanto previsto dall’articolo 2219 del Codice Civile, secondo il quale “tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di una ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti di margini. Non vi si possono fare abrasioni, se è necessario effettuare delle cancellazioni, queste devono eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili“.

Inoltre, i registri Iva sono esenti dall’imposta di bollo e non vanno vidimati. Possono essere sia in formato cartaceo sia in formato digitale, purché compilati debitamente e conservati per tutto il periodo necessario ai fini dei controlli fiscali.

Tale scelta (tra registro cartaceo o elettronico) influisce anche sulla stampa e conservazione dei documenti: la regola generale prevede che i registri contabili vengano conservati per un periodo minimo di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.

Per i registri Iva in formato elettronico non è previsto l’obbligo di stampa, ma è necessaria la conservazione della documentazione in vista di possibili controlli fiscali.

Dove trovare i registri Iva

Con la pubblicazione del Decreto Fiscale del 1° luglio 2020, sono state modificate le regole di tenuta e conservazione dei registri contabili con l’introduzione della Precompilata Iva.

A tal fine, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione i registri Iva per tutti i contribuenti che devono assolvere gli obblighi fiscali: per reperirli basta accedere al portale nell’area Fatture e Corrispettivi, nella sezione Precompilata Iva, dove sono disponibili le bozze dei registri Iva. Queste ultime vengono compilate sulla base dei dati relativi alle fatture elettroniche emesse e ricevute e delle operazioni transfrontaliere effettuate da un’azienda.

La documentazione è consultabile, scaricabile e modificabile solo dai soggetti o intermediari autorizzati e consente di ottenere l’esonero dalla tenuta dei registri.

Registri Iva – Domande frequenti

1. Decreto del Presidente della Repubblica, 26 ottobre 1972, n.633, Gazzetta Ufficiale ↩︎