- Emburse offre servizi di digitalizzazione delle note spese e gestione dei viaggi aziendali personalizzabili in base alle esigenze delle imprese.
- I servizi disponibili vanno dalla gestione e analisi dei costi aziendali al controllo delle spese tramite carte erogate ai dipendenti, con precisi limiti e regole di utilizzo.
- Ad oggi sono oltre 18.000 le imprese che hanno semplificato la gestione delle spese aziendali, eliminando i processi manuali e ottimizzando il lavoro dei dipendenti.
I professionisti e le aziende possono affidarsi alle soluzioni di Emburse per automatizzare i processi manuali, in particolare riducendo la documentazione cartacea e favorendo la digitalizzazione delle note spesa. Il software, inoltre, permette di organizzare e gestire in modo efficace i viaggi aziendali dalla loro pianificazione al loro svolgimento.
La gestione dei costi aziendali diventa semplice, digitale e ottimizzata grazie a una serie di strumenti a disposizione dell’azienda in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
Da un lato, i lavoratori possono accedere alle carte prepagate tramite le quali effettuare acquisti aziendali che rientrano nella politica di spesa dell’organizzazione; dall’altro lato, le aziende possono controllare in tempo reale tali acquisti, limitando il margine di uscita o gli ambiti di riferimento nel rispetto delle politiche aziendali.
Per una gestione finanziaria più semplice, rapida ed efficace di questi processi vengono proposti anche strumenti di approvazione dei pagamenti, documentazione di supporto e analisi delle spese in un unico pannello.
Indice
Cos’è Emburse
Emburse è leader globale nell’automazione delle fatture dei fornitori e nelle soluzioni di gestione delle spese, a cui si affidano oltre 12 milioni di utenti in più di 120 paesi.
Grazie alla professionalità e all’esperienza di tutto il team, Emburse permette a professionisti e imprese di eliminare i processi manuali di gestione delle spese, prendere decisioni più rapide e intelligenti e contribuisce a migliorare la quotidianità degli utenti nelle loro attività.
La mission del gruppo non è solo semplificare e automatizzare dei processi aziendali, ma anche rendere il lavoro più umano sviluppando nuovi strumenti efficienti in grado di liberare tempo ai lavoratori, che possono così dedicarsi ad altri aspetti.
Per concretizzare questi obiettivi, Emburse mette a disposizione dei propri clienti, aziende e dipendenti, una serie di servizi e strumenti personalizzati in base alle esigenze personali e collettive: le soluzioni principali sono Emburse Captio per la gestione delle spese aziendali ed Emburse Go per la pianificazione e gestione dei viaggi d’affari.
Emburse Captio per la gestione delle spese aziendali
Captio è la soluzione ideale per le società con un elevato numero di dipendenti e un grande volume di note spese: questo servizio offre gli strumenti necessari per la gestione dei costi aziendali con la digitalizzazione delle note spesa, con possibilità di personalizzazione del software in base alle esigenze e alle priorità aziendali.
Grazie a una tecnologia avanzata per il controllo dei costi aziendali, Captio permette una gestione più semplice e un’archiviazione digitale dei documenti, eliminando le lunghe procedure manuali. Il servizio facilita anche gli scambi internazionali (cambio di valuta, indennità multivaluta, ecc) in conformità alle normative locali, garantendo sicurezza e qualità.
Emburse Captio ti consente di integrare il servizio di gestione delle spese dei dipendenti direttamente nel tuo sistema contabile o ERP in modo semplice, affidabile e sicuro; inoltre permette di aggiungere ulteriori integrazioni con agenzie di viaggio, trasporti e parcheggio, reparti per le risorse umane e altre piattaforme di riferimento.
L’integrazione avviene in modo personalizzato e in base alle esigenze dell’azienda, per garantire ottimizzazione dei tempi, affidabilità del servizio e semplificazione dei processi.
Sono numerosi i servizi offerti da Emburse Captio, a partire dalla gestione delle spese aziendali tramite software in grado di automatizzare, semplificare e digitalizzare i processi manuali per i dipendenti e per l’azienda stessa; fino alla realizzazione di grafici e analisi per tenere sotto controllo le uscite.
I principali prodotti aggiuntivi a disposizione di imprese e liberi professionisti includono:
- Gestione delle spese,
- Carte Aziendali;
- Analisi delle Spese.
1. Gestione delle spese
Sono tre le fasi da seguire per una corretta gestione delle spese con i software di Emburse:
- Inserimento delle spese attraverso l’apposita applicazione per il rimborso spese ai dipendenti;
- Creazione delle note spese in pochi click per un progetto o per un viaggio;
- Rimborso delle spese più semplice collegando Captio al tuo sistema di gestione spese aziendali.
Grazie a una serie di strumenti messi a disposizione di professionisti, imprese e lavoratori è possibile migliorare e ottimizzare il controllo e la gestione delle spese, sfruttando:
- l’attivazione di avvisi automatici per centralizzare le richieste;
- il recupero dell’IVA internazionale;
- la riconciliazione bancaria;
- i gruppi di chilometraggio in base ai percorsi abituali;
- la sincronizzazione delle richieste di viaggio.
2. Carte aziendali
Con Emburse Captio puoi emettere carte aziendali prepagate per i tuoi dipendenti, virtuali o fisiche, per realizzare un controllo delle spese prima e dopo la realizzazione delle stesse.
Puoi decidere di fissare un limite di spesa giornaliero, settimanale o mensile, nonché delle limitazioni in relazione al calendario per l’utilizzo di ciascuna carta. Puoi persino fissare un limite di categorie commerciali, eliminando le spese al di fuori della politica aziendale.
In questo modo i lavoratori potranno effettuare prenotazioni per i viaggi aziendali o sostenere altri costi che rientrano nella politica aziendale senza dover spendere il proprio denaro e tenendo sempre sotto controllo le singole uscite.
Le carte Emburse facilitano e ottimizzano il controllo delle uscite per l’azienda, in quanto prevedono una serie di regole per il loro utilizzo inclusi il tipo di fornitore, la data e l’importo della spesa. Ciò significa che l’azienda non dovrà eseguire un controllo successivo in fase di approvazione, ma potrà gestire il processo a monte.
3. Analisi delle spese
Il pannello Emburse mette a disposizione degli utenti una visione completa e diverse tipologie di grafici per un’analisi delle spese sostenute dai lavoratori e dall’azienda, ancora prima che vengano effettuate.
Per esempio, il servizio confronta i costi sostenuti nel tempo andando a evidenziare quali sono i fornitori più convenienti o i contratti migliori. Si possono analizzare le uscite filtrando i dati per ciascun dipendente per verificare quali sono le violazioni delle politiche di spesa più frequenti e come si possono contrastare.
L’impatto ecologico e ambientale è un altro aspetto interessante per l’impresa: il pannello Emburse, a tale riguardo, è in grado di calcolare le emissioni di CO2 delle trasferte aziendali sulla base delle prenotazioni e delle spese effettuate (per esempio per gli spostamenti).
I prezzi del software Captio
| Caratteristiche piano | Professional | Corporate | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Costo | 6 euro al mese | 7 euro al mese | su misura |
| Utenti minimi | 10 utenti | 10 utenti | da 50 utenti |
| Funzionalità | Acquisizione illimitata Avvisi di controllo di base Categoria di spesa massima autolimitata Spese di chilometraggio | Gestione di anticipi Riconciliazione bancaria Tariffe di chilometraggio e percorsi predefiniti Avvisi di controllo antifrode | Diverse sedi Campi di processo di approvazione personalizzati Avvisi di integrità avanzati Processo di approvazione di più fasi e avvisi per ogni fase. |
Ad oggi oltre 18.000 aziende hanno già scelto le soluzioni di Emburse Captio, eliminando i processi manuali e garantendo politiche di spesa efficienti. Pensata per adattarsi a diversi settori produttivi, l’azienda offre ai propri clienti diversi piani di abbonamento mensile da personalizzare in base alle proprie esigenze.
Emburse Go Premier per la gestione dei viaggi aziendali
Emburse Go Premier è un’applicazione che aiuta i professionisti nella gestione dei viaggi aziendali, unendo in un’unica piattaforma una serie di servizi e opzioni di viaggio scelte dai lavoratori (dall’hotel al volo, fino agli spostamenti e agli eventi in programma).
In questo modo l’azienda potrà dimenticare la documentazione cartacea necessaria per il rimborso delle spese e, al contempo, avrà sotto controllo tutte le prenotazioni effettuate dai dipendenti.
Il sistema è personalizzabile in base alle proprie esigenze ed è incentrato sul viaggiatore che, grazie a un assistente di viaggio digitale, può avere a portata di mano diverse informazioni utili: dagli orari di partenza o arrivo alle prenotazioni alberghiere, fino agli appuntamenti di lavoro.
Una volta terminata la trasferta, le spese sostenute dal lavoratore vengono trasmesse automaticamente alla piattaforma Emburse Captio e devono essere approvate dall’utente.
Emburse Go Premier: i vantaggi
I vantaggi del software Emburse Go sono parecchi, per esempio:
- semplificazione dei processi e aumento della soddisfazione dei dipendenti raggruppando tutti i fornitori in un’unica piattaforma;
- personalizzazione in base alle linee guida e alle politiche della propria azienda;
- coinvolgimento dei dipendenti grazie alle funzionalità di messaggistica che permettono una comunicazione diretta;
- accesso a informazioni utili sui dati di viaggio, il programma e gli appuntamenti aziendali.
Con Emburse Go Premier è possibile aumentare la soddisfazione di viaggiatori e utenti, ottenendo anche un certo risparmio sui costi per organizzare i viaggi.
Laura Pellegrini
Giornalista e content editor