- La gestione delle spese aziendali è un punto critico per molte attività: dalla difficile raccolta dei costi sostenuti dai dipendenti durante le trasferte alla gestione delle carte di pagamento.
- Una soluzione per snellire le procedure e risparmiare tempo è quella di affidarsi a software che raccolgono le note spese o sistemi completi per la gestione di tutte le uscite economiche dell’azienda.
- Mooncard offre un sistema di gestione delle note spesa digitale e flessibile, specifico per rispondere alle esigenze di grandi e medie aziende.
La gestione delle spese aziendali, che rientra nelle competenze del reparto contabilità, spesso risulta complessa per alcune criticità: dal reperimento di tutte le fatture e degli scontrini fino all’assegnazione di determinati costi in base al personale impiegato.
In particolare l‘organizzazione delle note spesa può comportare un dispendio di tempo e risorse non indifferente, con il rischio di perdere dati importanti e di non saper collocare esattamente ogni costo alla data corretta oppure collegarlo alla persona che l’ha sostenuto. Senza contare che effettuare un riscontro attraverso il controllo di tutti i documenti cartacei non sempre assicura la correttezza dei dati.
Una soluzione che le aziende hanno a disposizione oggi è quella di utilizzare strumenti digitali e appoggiarsi a servizi interessanti per la gestione dei costi. Uno di questi è Mooncard, che propone un applicativo in grado di tracciare e comunicare in tempo reale tutte le spese effettuate durante viaggi e trasferte di lavoro.
Indice
Cos’è Mooncard e cosa propone alle aziende
Mooncard è una soluzione che propone la gestione digitale delle note spesa: solitamente le aziende infatti utilizzano programmi di calcolo come Microsoft Excel per tutto ciò che riguarda l’aspetto contabile e di gestione delle transazioni effettuate da lavoratori, collaboratori e dirigenti durante viaggi o trasferte, ma anche nel normale svolgimento del lavoro.
Valerio Gay, Direttore del Team Italia di Mooncard, descrive un modus operandi molto comune in Italia, mettendolo a confronto con altri paesi europei:
“In Italia diversi studi hanno dimostrato che oltre il 50% delle aziende non gestisce le note spese in maniera efficace e lo fa principalmente tramite Excel. Purtroppo questo trend è negativo rispetto al resto dell’Europa: paesi come Germania e Francia sono molto più digitalizzati e lo stesso vale per il Regno Unito.”
Tramite sistemi come Excel infatti si rischia di non avere controllo effettivo sulle spese dei dipendenti, inoltre si perde molto tempo nella compilazione e nel controllo dei dati che riguardano i pagamenti effettuati, ad esempio tramite conservazione degli scontrini. Dal punto di vista della contabilità, le aziende rischiano spesso di perdere informazioni e quindi il processo risulta piuttosto complesso e non efficace.
La digitalizzazione di queste procedure permette di risparmiare tempo e risorse, migliorando l’efficienza generale. Mooncard offre un sistema specifico per la gestione delle note spesa, tramite carte aziendali, un’applicazione apposita e un software per la contabilità.
Quali servizi offre Mooncard per le aziende
La soluzione digitale proposta da Mooncard per la gestione delle note spesa si basa su tre servizi:
- carte Visa debit collegate ad un conto corrente principale: si possono organizzare con diversi parametri in base al loro uso, ad esempio abilitando o disabilitando alcune categorie di spesa, stabilendo un limite massimo spendibile al giorno, decidendo quali giorni o orari renderle attive per i pagamenti;
- applicazione, web app o mobile: per il dipendente è sufficiente fotografare subito lo scontrino a seguito di un pagamento (avvenuto tramite carta visa) tramite app e immediatamente questo viene inviato all’impresa. Se ciò non avviene, la carta può essere bloccata in base alle policy dell’azienda. I contabili accedono a tutte le informazioni in tempo reale, con indicazioni sul luogo del pagamento, la causa, importo e con dati specifici sul contesto. Si può quindi stabilire una catena di validazione per i controlli;
- software di contabilità: con questo software si può creare una scrittura in base ai parametri aziendali specifici, a partire dai dati registrati sulle spese. Si possono quindi personalizzare gli export e riportare i conti contabili, economici e bancari secondo le richieste, in modo flessibile.
Le grandi aziende quindi possono tenere facilmente il controllo di tutte le spese tramite informazioni riportate in tempo reale dall’applicazione e risalire a dati importanti sui costi nel momento stesso in cui vengono sostenuti. Inoltre l’azienda può impostare una catena di validazione a più livelli, dal reparto contabile fino al CFO.
Mooncard garantisce sviluppi ad Hoc del sistema se le aziende hanno richieste specifiche tramite la propria equipe di sviluppatori interna. Questa opzione è particolarmente utile per le imprese di grandi dimensioni.
Vantaggi di Mooncard per le aziende e i liberi professionisti
Il principale vantaggio di questo servizio è quello di digitalizzare la gestione delle note spese, anche in base alle abitudini pregresse dell’azienda, risparmiando tempo e risorse nella gestione dei costi sostenuti in viaggio.
L’azienda può quindi scegliere quali sono gli step di controllo intorno a queste spese, a partire dai parametri con cui vengono impostate le carte, fino alla catena di validazione. L’applicazione su smartphone registra i dati più importanti intorno alla singola spesa, per inviarli in automatico alla contabilità, ovvero tiene in memoria:
- chi ha effettuato la spesa;
- dove è avvenuto il pagamento;
- l’importo del pagamento;
- quando la spesa è stata sostenuta.
Il principale vantaggio per le aziende di poter attingere a queste informazioni è quello di non doverle poi ricercare in un secondo momento, inoltre i lavoratori dopo aver comunicato la nota spesa possono dimenticarsi della stessa.
Si va quindi a risparmiare tempo sia per ciò che riguarda la comunicazione dei dipendenti sia per la gestione della contabilità in seguito. La perdita di informazioni qui è molto limitata rispetto all’uso di programmi come Excel, con conseguente riduzione degli errori.
Quanto costa Mooncard
Per ciò che riguarda il prezzo del servizio, ogni carta visa ha un costo di 5 euro al mese, mentre software e applicazione hanno un costo variabile in base alla dimensione dell’azienda e al numero di utenze richieste. Il costo del software varia invece in base al numero di dipendenti che utilizzano Mooncard.
Per le aziende di grandi dimensioni, è disponibile un cashback sul transato che può garantire un ritorno economico sul prezzo del software. Questa opzione è particolarmente interessante per le imprese che effettuano molte transazioni mensili.
Accumulo miglia con Mooncard
Mooncard propone un servizio di accumulo miglia tramite un costo di commissione dedicato. Mentre per un’azienda questa opzione può essere vantaggiosa solamente come benefit per i dipendenti, per i lavoratori autonomi o professionisti può essere particolarmente indicata:
“Per le partite Iva è molto interessante perché con le carte c’è un rapporto tra euro speso e miglia cumulate: per ogni euro che spendo guadagno 1,5 miglia con il gruppo Flying Blue, che comprende KLM, Air France e Transavia.”
Per una partita Iva che opera come ditta individuale o per un freelance quindi, acquistando esclusivamente le carte e pagando una commissione si possono cumulare miglia in base alle spese effettuate. Questo si applica su tutte le tipologie di spesa, ad esclusione del prelievo dei contanti.
Le miglia con Mooncard vengono cumulate in un apposito salvadanaio interno e si possono trasferire solo in un momento successivo a Flying Blue. In questo modo è possibile slittare in avanti la scadenza delle stesse.
Un altro vantaggio è quello di accumulare le miglia anche per le somme pagate per le tasse: questo si può fare esclusivamente versando gli importi con la carta Visa Mooncard presso un ufficio postale.
Valeria Oggero
Giornalista