Contabilità interna o esterna nelle Srl e nelle PMI: una scelta strategica per il 2024

• Scegliere una contabilità interna piuttosto che una esterna all’azienda significa calibrare bene e in autonomia costi, pro e contro.
• Quello della contabilità è un ambito oggi importantissimo per Srl, PMI ma anche per startup innovative.
• Le S.r.l. sono obbligate alla contabilità ordinaria, mentre altri tipi di imprese possono accedere a forme di contabilità semplificata.

Nel panorama aziendale attuale, le piccole e micro imprese si trovano spesso di fronte a una scelta cruciale: gestire la contabilità internamente o affidarla a un commercialista esterno? Questa decisione non è solo una questione di costi, ma implica una serie di considerazioni strategiche che possono influenzare in modo significativo l’efficienza operativa e le opportunità di crescita dell’impresa.

Secondo i criteri che entrano in vigore dal 2024, le imprese vengono classificate in micro, piccole, medie e grandi, in base a parametri come il totale dello stato patrimoniale, i ricavi netti e il numero medio dei dipendenti. Nel contesto delle piccole e micro imprese, con limiti specifici in termini di dimensioni e ricavi, la scelta tra contabilità interna ed esterna assume un’importanza ancora maggiore.

In questo articolo, esploreremo i vari aspetti di questa scelta, analizzando i vantaggi e gli svantaggi di entrambe le opzioni e fornendo consigli pratici per le piccole e micro imprese che cercano di navigare in questo complesso scenario.

Definizione di piccola e micro impresa

Prima di approfondire la tematica della contabilità, è fondamentale chiarire come vengono classificate le piccole e micro imprese. La definizione si basa su tre criteri principali: il totale dello stato patrimoniale, i ricavi netti e il numero medio dei dipendenti. Dal 2024 la classificazione è stata modificata negli importi.

Le microimprese alla chiusura del bilancio non superano almeno due dei seguenti limiti:

• stato patrimoniale totale inferiore a 450.000 euro;
• ricavi netti sotto i 900.000 euro;
• meno di 10 dipendenti in media.

Le piccole imprese, invece, si posizionano in una fascia leggermente superiore, con limiti di 5 milioni di euro per lo stato patrimoniale, 10 milioni per i ricavi netti e 50 dipendenti.

Questi parametri permettono di comprendere meglio la dimensione e le potenzialità di un’impresa, influenzando direttamente la scelta sulla gestione contabile. Le dimensioni ridotte di queste imprese spesso significano risorse limitate, sia in termini economici che di personale, rendendo la decisione sulla gestione contabile particolarmente strategica.

La contabilità nelle piccole imprese: una valutazione complessa

La gestione della contabilità interna in una piccola o micro impresa presenta vantaggi significativi, come la tempestività nell’aggiornamento dei dati, il controllo diretto su tutti gli adempimenti e una maggiore facilità nel monitorare la tesoreria e le attività aziendali.

Avere situazioni contabili aggiornate è cruciale per relazioni efficaci con banche e investitori, oltre a consentire una maggiore precisione nell’imputazione di costi e ricavi.

Tuttavia, la contabilità interna comporta anche degli svantaggi. Il costo del personale qualificato può essere significativo e trovare le risorse umane adatte può essere una sfida, soprattutto in periodi di difficoltà nel mercato del lavoro. Inoltre, l’occuparsi internamente della contabilità può distogliere l’attenzione dell’imprenditore da altre aree centrali dell’attività.

D’altra parte, l’affidamento a un commercialista esterno offre il vantaggio di un risparmio di tempo e risorse, consentendo all’imprenditore di concentrarsi sul core business. In alcuni casi, questo può anche risultare economicamente più vantaggioso, grazie all’expertise e all’efficienza del servizio esterno.

La scelta della contabilità in base al regime fiscale

La scelta tra contabilità interna ed esterna può variare anche in base al regime fiscale adottato dall’impresa. Per esempio, per le imprese in regime forfettario, che non richiedono una contabilità formale, la gestione interna può essere più semplice e meno onerosa.

Al contrario, per quelle in regime semplificato, l’opzione di una contabilità esterna potrebbe rivelarsi più conveniente e sicura. 

Le S.r.l. sono obbligate alla contabilità ordinaria, come le cooperative e le società per azioni: ecco che quando si costituisce una s.r.l. o una startup innovativa, la scelta tra contabilità interna o esterna è sempre più complicata.

L’Impatto economico della scelta contabile

Quando si tratta di contabilità per le piccole e micro imprese, l’aspetto economico gioca un ruolo cruciale. È importante considerare che la contabilità non è solo una spesa, ma un vero e proprio investimento per l’azienda. Una gestione contabile efficiente può effettivamente creare opportunità di business e contribuire alla crescita dell’impresa.

Nel caso della contabilità interna, i costi includono la spesa per il personale contabile, l’acquisto e la manutenzione di software specifici, oltre al tempo dedicato alla gestione degli aspetti contabili, che potrebbe essere impiegato in altre attività aziendali. Sebbene ciò possa garantire un controllo più diretto e una maggiore tempestività, potrebbe rivelarsi oneroso per piccole imprese con risorse limitate.

In confronto, la contabilità esterna, pur rappresentando un costo diretto per l’acquisto del servizio, può risultare più conveniente in termini di risparmio di tempo e di accesso a competenze specialistiche, specialmente per aziende che non hanno le risorse o le competenze per gestire efficacemente la contabilità interna.

Organizzazione ideale della contabilità per le Srl

Per le società a responsabilità limitata con un fatturato tra 500.000 e 10.000.000 di euro, l’organizzazione ottimale della contabilità potrebbe includere l’uso di un software di contabilità, possibilmente in collaborazione con il commercialista. Questo software dovrebbe essere intuitivo, economico e facilmente integrabile con altri sistemi aziendali.

L’investimento più significativo dovrebbe essere rivolto alle competenze: selezionare personale qualificato o investire in formazione può essere cruciale. Stabilire procedure operative chiare e definire responsabilità specifiche aiuta a garantire che tutti i processi contabili siano gestiti in modo efficiente.

Un aspetto fondamentale è l’automazione dei flussi di lavoro, come l’integrazione del software con il Sistema di Interscambio (SDI) per la gestione delle fatture elettroniche e l’acquisizione automatica degli estratti conto. Ciò minimizza gli errori e aumenta l’efficienza.

Formazione e automazione

In un contesto aziendale in rapida evoluzione, investire nelle competenze e nella formazione del personale contabile è più importante che mai. Le competenze richieste vanno oltre la mera conoscenza contabile, includendo aspetti giuridici, economici e digitali. La formazione continua è essenziale per rimanere aggiornati sulle ultime normative fiscali e le innovazioni tecnologiche nel campo della contabilità.

L’utilizzo di strumenti digitali avanzati e di intelligenza artificiale può offrire alle piccole e micro imprese un vantaggio competitivo, consentendo loro di gestire la contabilità in modo più efficiente e strategico.

Per questo motivo la scelta del gestionale contabile va di pari passo rispetto alla necessità di investire in formazione e crescita delle competenze digitali del personale impiegato nella attività amministrativa in genere, non solo in quella contabile.

L’adozione di procedure operative efficienti e l’integrazione con la tecnologia digitale sono fondamentali per una gestione contabile efficace. L’automazione gioca un ruolo chiave, permettendo alle piccole e micro imprese di ridurre il carico di lavoro manuale e di minimizzare il rischio di errori.

Ad esempio, collegare il software contabile con il Sistema di Interscambio per la gestione automatica delle fatture e l’integrazione con i sistemi bancari per l’importazione degli estratti conto possono semplificare notevolmente i processi contabili. Questi sistemi possono anche essere connessi con il software di gestione delle buste paga, assicurando un flusso di lavoro coerente e integrato.

L’uso di tecnologie avanzate permette inoltre di accedere a dati in tempo reale, fornendo una visione chiara e aggiornata della situazione finanziaria dell’impresa. Questo aspetto è particolarmente utile per la pianificazione strategica e la presa di decisioni informate.

La collaborazione con il commercialista e i flussi di lavoro

La collaborazione con un commercialista esterno è un aspetto fondamentale nella gestione della contabilità, specialmente per le imprese che scelgono di esternalizzare questa funzione. Il commercialista può occuparsi di aspetti complessi come le liquidazioni IVA, le ritenute, la trasmissione telematica e il controllo generale dei flussi di contabilità.

Questa collaborazione dovrebbe essere strutturata in modo da garantire che tutte le esigenze contabili siano soddisfatte in modo tempestivo ed efficiente. Ad esempio, l’elaborazione delle dichiarazioni fiscali e la gestione delle comunicazioni con l’Agenzia delle Entrate possono essere gestite dal commercialista, liberando risorse interne per altre attività.

La frequenza e la modalità di interazione tra l’impresa e il commercialista dovrebbero essere chiaramente definite, con incontri regolari (mensili o trimestrali) per rivedere e aggiornare la situazione contabile.

Ottimizzare l’investimento in contabilità per il successo aziendale

Infine, è essenziale per le piccole e micro imprese ottimizzare l’investimento nella contabilità. Una gestione contabile ben organizzata non solo garantisce la conformità con le normative fiscali, ma può anche contribuire significativamente al successo dell’azienda.

Investire in consulenza direzionale e organizzativa, innovazione, strategie di marketing, miglioramento della compliance e riorganizzazione societaria può generare un valore aggiunto significativo. Queste attività possono aiutare l’impresa a porre le basi per una crescita futura, sfruttando al meglio le risorse destinate alla contabilità.

In conclusione, la scelta tra contabilità interna ed esterna nelle piccole e micro imprese non è solo una questione di costi, ma una decisione strategica che può influenzare profondamente il futuro dell’azienda. Valutare attentamente tutte le opzioni e scegliere la soluzione più adatta alle specifiche esigenze dell’impresa è essenziale per garantire la sua crescita e stabilità a lungo termine.

Contabilità per Startup e PMI innovative

La scelta della gestione contabile è una decisione che diventa ancora più significativa nel contesto delle startup e delle PMI innovative, dove l’organizzazione contabile assume un ruolo strategico fondamentale.

Per queste realtà imprenditoriali, spesso coinvolte in round di investimenti e aumenti di capitale, una contabilità ben organizzata e gestita è indispensabile.

Le startup e le PMI innovative necessitano di professionisti contabili che non solo comprendano le peculiarità del loro modello di business, ma che siano anche abituati a gestire una crescita rapida, sia del fatturato che dell’area amministrativa e contabile.

La capacità di fornire report finanziari dettagliati e affidabili è essenziale per attrarre investitori e per muoversi con successo in un ambiente di business dinamico e in rapida evoluzione.

Last but not least, la presenza di una contabilità organizzata e efficiente contribuisce a creare un’immagine di professionalità e affidabilità dell’azienda, elementi chiave per guadagnare la fiducia di partner, investitori e istituzioni finanziarie.

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Contabilità interna o esterna – Domande frequenti