Rimborso trasferte negli studi professionali, tutte le regole

• Per le trasferte, negli studi professionali sono previsti rimborsi e diarie in base al tempo trascorso in missione.
• In caso di trasferte che richiedono meno di 8 ore è previsto esclusivamente il rimborso delle spese come vitto e alloggio.
• Per le trasferte di durata maggiore a 8 ore, il CCNL prevede una diaria che parte da 16 euro al giorno e può arrivare anche a 30 euro in caso di missioni da più di 24 ore.

In alcuni lavori può capitare che un dipendente debba viaggiare e recarsi in un’altra città per un periodo di tempo limitato, ma la normativa stabilisce che questi hanno diritto a ricevere un rimborso sulle trasferte negli studi professionali.

Per ogni viaggio, trasferta o missione, il lavoratore non ha solamente diritto al rimborso di tutte le spese, come vitto e alloggio, ma in alcuni casi è anche prevista una diaria.

Tale indennità varia di importo in base al numero di ore o di giorni trascorsi in missione o in trasferta. In questa guida vedremo nel dettaglio come funzionano i rimborsi sulle trasferte negli studi professionali con tutte le regole da rispettare, sia per i datori di lavoro che per gli stessi lavoratori.

Rimborso trasferte negli studi professionali: come funziona

In alcuni studi professionali, così come in alcune aziende, può capitare che i dipendenti debbano partire in missione o fare delle trasferte. In questi casi i datori di lavoro sono obbligati a riconoscere un rimborso spese sulle trasferte. Tale rimborso riguarda:

• spese di viaggio;
• costi di trasporto;
• vitto;
• alloggio;
• diaria da 16 a 30 euro in base al tempo trascorso in trasferta.

Questi sono i rimborsi a cui hanno diritto i dipendenti degli studi professionali in caso di missioni o trasferte per conto del datore di lavoro. Questo è quanto stabilito dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro, o CCNL, degli studi professionali.

Rimborso trasferte negli studi professionali: la diaria

Tipo trasferta	Rimborso
Inferiore alle 8 ore	Rimborso delle spese sostenute (vitto, alloggio, ecc.)
Da 8 a 24 ore	Diaria di 16 euro e rimborso spese effettive (di viaggio, trasporto bagagli, vitto, alloggio, ecc.)
Oltre le 24 ore	Diaria di 30 euro e rimborso spese effettive (di viaggio, trasporto bagagli, vitto, alloggio, ecc.)
Oltre il mese	Diaria di 27 euro e rimborso spese effettive (di viaggio, trasporto bagagli, vitto, alloggio, ecc.)

Il contratto, firmato Confprofessioni e Filcams-Cgil, Fisascat-Cisl, Uiltucs-Uil, stabilisce che l’indennità di trasferta preveda dei rimborsi spese e ad una diaria che va da 16 a 30 euro giornaliere. La diaria è stabilita solamente se la trasferta è superiore alle 8 ore.

Sull’indennità da trasferta è applicata l’esenzione fiscale IRPEF fino a 46,48 euro giornaliere per trasferte nazionali e 77,46 euro per trasferte estere. Sulla cifra eccedente, invece, è prevista la tassazione. La disciplina sulle trasferte e i trasferimenti nel CCNL degli Studi professionali è stabilita dagli articoli 98 e 99 del contratto collettivo degli studi professionali.

Rimborsi spese e diaria nelle trasferte studi professionali

L’articolo 98 il CCNL degli Studi professionali stabilisce che: “Il datore di lavoro ha facoltà di inviare il personale in missione temporanea fuori dal comune della propria residenza e dalla sede di lavoro stabilita nella lettera di assunzione o contratto di lavoro”.

Lo stesso articolo, dedicato alle missioni e alle trasferte, stabilisce che al personale compete:

• il rimborso delle spese effettive documentate di viaggio;
• il rimborso delle spese effettive documentate per il trasporto del bagaglio;
• il rimborso delle spese effettive documentate di vitto e alloggio, postali, telegrafiche ed altre sostenute in esecuzione del mandato e nell’interesse del datore di lavoro;
• una diaria di 16 euro giornaliere per missioni eccedenti le 8 ore e fino alle 24 ore e di 30 euro giornaliere per missioni eccedenti le 24 ore.

Si considera una trasferta la missione che è al di fuori del Comune della residenza e della sede di lavoro che è indicata nella lettera di assunzione o nel contratto di lavoro.

Tuttavia, all’articolo successivo, il contratto collettivo disciplina le trasferte lunghe, e stabilisce che per missioni di durata superiore al mese è corrisposta una diaria ridotta del 10%. Di conseguenza, la diaria per le missioni di durata superiore al mese non è di 30 euro ma di 27 euro al giorno. E lo stesso vale per i dipendenti che svolgono viaggi abituali.

Trasferimento del dipendente degli studi professionali 

L’articolo 100 stabilisce come il datore di lavoro deve comportarsi in caso di trasferimento del dipendente.

Il CCNL prevede, infatti, che i trasferimenti del lavoratore ad altro luogo di lavoro, che hanno come conseguenza anche il cambio di residenza del lavoratore, danno diritto a diversi tipi di indennità, che variano in base al soggetto lavoratore.

Vi è quindi una distinzione tra lavoratore capo di famiglia e non capo di famiglia, secondo le normative attualmente in vigore.

1. Trasferimento del lavoratore non capo di famiglia

Se il lavoratore non è capo di famiglia il contratto prevede:

• il rimborso delle spese effettive documentate di vitto, alloggio, di viaggio (per la via più breve);
• il rimborso delle spese effettive documentate per il trasporto del mobilio e del bagaglio;
• il rimborso dell’eventuale canone pagato senza godimento dell’alloggio qualora non sia stato possibile sciogliere la locazione o procedere al subaffitto. Questo rimborso va corrisposto per un massimo di sei mesi;
• una diaria nella misura fissata per il personale in missione temporanea.

2. Trasferimento del lavoratore capo di famiglia

Invece, al lavoratore capo famiglia e cioè con famiglia propria o convivente con parenti a carico a cui corrisponde alimenti, il CCNL prevede:

• il rimborso delle spese effettive documentate di vitto, alloggio, di viaggio (per la via più breve), sostenute per sé e per ciascun convivente a carico, componente il nucleo famigliare;
• il rimborso delle spese effettive documentate, per il trasporto del mobilio e del bagaglio;
• il rimborso dell’eventuale canone pagato senza godimento dell’alloggio, qualora non sia stato possibile sciogliere la locazione o procedere al subaffitto (rimborso corrisposto per un massimo di sei mesi);
• una diaria nella misura fissata per il personale in missione temporanea, per sé e per ciascun convivente a carico. Per i figli conviventi a carico, la diaria è ridotta a tre quinti.

Tuttavia, il CCNL chiarisce inoltre che le diarie e i rimborsi previsti sono corrisposti per il tempo strettamente necessario al trasloco. Se il trasferimento comprende anche il trasporto del mobilio, il lavoratore ha diritto a percepire le diarie o i rimborsi fino a 8 giorni dopo l’arrivo del mobilio. Il periodo di preavviso è di 8 giorni.

Come richiedere il rimborso sulle trasferte negli studi professionali

I rimborsi riconosciuti dal datore di lavoro in caso di trasferta non concorrono alla determinazione del reddito del dipendente, purché sia fornita adeguata documentazione a giustificazione delle spese sostenute. Nono sono previsti limiti di importo.

Tuttavia, è il lavoratore a dover richiedere il rimborso sulle trasferte presentando una nota spese. Il lavoratore è tenuto, quindi, a presentare un’apposita richiesta in cui sono indicati i dati relativi alla trasferta a cui occorre allegare la documentazione giustificativa delle spese sostenute di vitto, alloggio, viaggio e trasporto oltre che di eventuali altre spese.

Esistono tre sistemi di calcolo del rimborso:

• analitico;
• forfettario;
• misto.

1. Sistema di rimborso analitico

Il sistema di rimborso analitico prevede una documentazione atta a comprovare le trasferte effettuate. Le spese di vitto e alloggio devono essere documentabili attraverso:

• fattura, che se intestata all’azienda permette anche la detrazione dell’IVA;
• ricevuta;
• scontrino fiscale.

Invece, per quanto riguarda le spese di viaggio e trasporto, occorre esibire i documenti di viaggio come biglietti nominativi o ricevute rilasciate dal vettore. Le indennità corrisposte in aggiunta al rimborso analitico concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente.

2. Sistema di rimborso forfettario

Con il sistema di rimborso forfettario le aziende corrispondono al dipendente in trasferta fuori del territorio comunale un’indennità forfettaria In tal caso, l’indennità è esclusa dall’imponibile fino all’importo di:

• euro 46,48 al giorno per le trasferte fuori del territorio comunale ma effettuate in Italia;
• euro 77,46 al giorno per le trasferte all’estero.

L’indennizzo erogato al dipendente è relativo ad eventuali spese per il vitto e per l’alloggio, che non dovranno essere documentate.

Sono esenti da tassazione anche i rimborsi per spese di viaggio e trasporto corrisposti in aggiunta all’indennità forfettaria, purché documentati.

3. Sistema di rimborso misto

Il terzo sistema del rimborso misto rappresenta una soluzione intermedia tra le precedenti. Questo tipo di strumento, infatti, prevede un rimborso analitico delle spese di vitto ed alloggio oltre ad un’indennità di trasferta.

Infatti, se è previsto il rimborso analitico delle spese solo di vitto o solo di alloggio, il datore di lavoro può riconoscere in aggiunta un’indennità di trasferta forfettaria esente da tassazione nel limite di euro 30,99 al giorno per le trasferte in Italia ed euro 51,65 in caso di trasferte all’estero.

Rimborso trasferte negli studi professionali – Domande frequenti