Telefono aziendale: come funziona, detraibilità e deducibilità

• Il telefono aziendale è uno strumento utile e indispensabile per la gestione strategica dell’azienda.
• È possibile dedurre totalmente o in parte le spese sostenute per il telefono aziendale, a seconda dell’uso che se ne fa.
• È fondamentale comprendere le differenze tra l’uso esclusivo e promiscuo del telefono aziendale.

Il telefono aziendale è diventato uno strumento di lavoro indispensabile per molte attività, in quanto consente di stabilire relazioni con clienti e collaboratori in ogni momento e ovunque ci si trovi, senza sforare però nella sfera personale.

Tuttavia, nonostante la sua importanza, la gestione dei telefoni aziendali può rappresentare una componente complessa per molti imprenditori, dando adito a situazioni spiacevoli e a costi inaspettati.

In questo articolo, esploreremo il funzionamento del telefono aziendale e forniremo informazioni sul momento opportuno per acquistarlo e su come gestirlo sia a livello fiscale che pratico.

Telefono aziendale, detrazioni e deduzioni

Uno dei primi aspetti da considerare riguardo al telefono aziendale è il suo funzionamento a livello fiscale. Sia le società soggette a IRES che le ditte individuali o i professionisti soggetti a IRPEF possono beneficiare della detraibilità dell’IVA per l’acquisto e i costi di gestione del telefono.

Tuttavia, per le detrazioni è importante fare dei distinguo in base all’uso esclusivo o promiscuo del telefono per l’attività aziendale:

• nel caso in cui il telefono aziendale venga utilizzato esclusivamente per attività riconducibili al lavoro, è possibile detrarre al 100% l’IVA relativa all’acquisto e ai costi di gestione;
• se il telefono viene utilizzato in modo misto, sia per scopi aziendali che personali, l’IVA detraibile sarà del 50% o in base all’effettivo utilizzo, tenendo conto del principio dell’inerenza. È importante essere in grado di dimostrare il traffico telefonico riconducibile all’esercizio dell’impresa per poter beneficiare della detraibilità dell’IVA in base all’utilizzo effettivo.

Inoltre, è fondamentale tenere presente il principio della deducibilità ai fini dell’IRES e dell’IRPEF. Secondo la legge Finanziaria del 2008, il costo deducibile per il telefono fisso e mobile è dell’80%, comprensivo dell’acquisto, dell’uso e della manutenzione del telefono.

Tuttavia, è importante notare che l’Agenzia delle Entrate potrebbe effettuare accertamenti per verificare che il telefono fisso e mobile siano effettivamente utilizzati in modo esclusivo per l’attività d’impresa.

Pertanto, è consigliabile decidere e dichiarare fin da subito il tipo di utilizzo previsto per evitare inconvenienti futuri.

Come funziona il telefono aziendale

Una decisione importante da prendere riguardo al telefono aziendale è se acquistarlo all’interno di un contratto telefonico aziendale o effettuare un acquisto separato.

Molte compagnie telefoniche offrono la possibilità di includere il telefono all’interno del contratto, ma è necessario valutare attentamente questa opzione.

Acquistare lo smartphone all’interno del contratto telefonico può sembrare conveniente inizialmente, ma bisogna considerare le conseguenze in caso di rescissione anticipata del contratto.

Se si decide di cambiare gestore telefonico prima della scadenza del contratto, potrebbero essere previste penali che vanificheranno i presunti risparmi ottenuti con l’acquisto incluso nel contratto.

Pertanto, se si desidera ridurre i costi aziendali, è consigliabile sottoscrivere un contratto telefonico che non includa il telefono e acquistare gli smartphone separatamente.

In questo modo, si avrà la libertà di cambiare gestore telefonico e beneficiare delle offerte più vantaggiose disponibili senza incorrere in costi aggiuntivi imprevisti.

Gestione del telefono in uso ai dipendenti

Un altro aspetto da considerare è la gestione del telefono aziendale quando viene dato in uso ai dipendenti. Questa situazione può essere delicata sia a livello fiscale che pratico.

Se si decide di fornire il telefono aziendale ai dipendenti, è importante stabilire in anticipo se sarà ammesso anche per uso personale.

Nel caso in cui il telefono sia assegnato solo per uso aziendale, sarà possibile richiedere la detraibilità dell’IVA al 100%, mentre per l’uso promiscuo l’IVA detraibile sarà del 50% o in base all’utilizzo effettivo del telefono. È importante gestire correttamente queste situazioni e prendere accordi chiari con i dipendenti per evitare problemi fiscali e sanzioni.

È possibile adottare diverse modalità di addebito del corrispettivo per l’uso promiscuo del telefono da parte dei dipendenti, come:

• nessun addebito;
• addebito analitico, una modalità di calcolo dei costi in cui si tiene conto in modo dettagliato di tutte le spese associate a un determinato oggetto o servizio;
• addebito forfettario, una modalità semplificata di calcolo dei costi in cui viene applicato un importo fisso predefinito anziché tenere conto dei costi effettivi associati a un determinato oggetto o servizio.

Ogni modalità richiede una gestione specifica per evitare problemi fiscali e per garantire la corretta imputazione dei costi.

Telefono aziendale e fringe benefit

Sebbene in linea teorica la tassazione potrebbe essere applicata solo se il datore di lavoro concede esplicitamente l’uso del telefono per scopi privati, e se è possibile misurare il traffico di chiamate e dati relativi a tali fini personali, è importante approfondire l’argomento per dissipare ogni dubbio e fornire ulteriori chiarimenti.

Nel caso in cui un dipendente utilizzi il telefono aziendale sia per scopi aziendali che personali, diventa rilevante l’esistenza di un sistema di rendicontazione analitico che consenta di tracciare le telefonate personali effettuate.

Se tale sistema è disponibile e in grado di discriminare le chiamate personali, la quota corrispondente a queste ultime sarà tassata come parte del reddito del dipendente, quindi verrà riportata in busta paga come reddito imponibile.

In pratica, l’importo delle telefonate personali sarà soggetto alle normali aliquote fiscali previste per il reddito del dipendente.

Nel caso in cui non sia possibile effettuare un monitoraggio dettagliato delle telefonate personali, è consigliabile adottare una divisione equa del 50% tra chiamate personali e chiamate aziendali. In tal caso, il 50% del canone telefonico dell’azienda sarà considerato un fringe benefit per il dipendente e sarà soggetto a tassazione come parte del reddito imponibile riportato in busta paga.

Telefono aziendale – Domande frequenti