WhatsApp Business: cos’è, come funziona e come utilizzarla per la tua attività

• WhatsApp Business è l’app pensata appositamente per professionisti e imprese per comunicare con i propri contatti.
• Rispetto all’applicazione largamente usata WhatsApp, presenta delle caratteristiche peculiari e delle funzioni aggiuntive, specifiche per il business.
• Grazie a quest’app potrai anche personalizzare e rendere noti gli orari di apertura della tua attività.

Nell’ultimo periodo si parla molto di intelligenza artificiale e chatbot, e di come questi strumenti stiano modificando il modo di fare business, e molti li stanno iniziando ad adottare in ambito lavorativo. Tuttavia c’è uno strumento più semplice, di libero accesso, che può essere utilizzato come chat per il business.

Si tratta di WhatsApp Business, l’applicazione dedicata a liberi professionisti e attività imprenditoriali, che consente di dialogare con clienti, fornitori e collaboratori utilizzando un apposito canale. Questa applicazione si può utilizzare facilmente su smartphone, come avviene per l’app tradizionale WhatsApp.

Tuttavia presenta caratteristiche peculiari che la rendono vantaggiosa se utilizzata in ambito professionale. Vediamo nell’articolo di cosa si tratta, come funziona e i vantaggi che può apportare per il business.

Cos’è WhatsApp Business

WhatsApp Business di fatto è un’applicazione gratuita, che si può scaricare liberamente dal proprio app store dello smartphone. Questa app è disponibile sia per Android che per iOS, ed è pensata soprattutto per i liberi professionisti e per i proprietari di piccole attività di impresa.

Vale la pena evidenziare che il funzionamento di base di questa applicazione è lo stesso di WhatsApp, l’app di messaggistica istantanea largamente utilizzata. Il sito ufficiale dell’app spiega brevemente cosa offre in più ai professionisti:

“WhatsApp Business semplifica l’interazione con i clienti grazie a strumenti che permettono di automatizzare, organizzare e rispondere velocemente ai messaggi.”

Questo strumento infatti offre ai professionisti e alle piccole imprese alcune funzioni specifiche per il business, come la possibilità di impostare un profilo dell’attività, con orari di apertura e chiusura, etichette personalizzate per organizzare la chat, strumenti di messaggistica per rispondere ai clienti.

Quest’app è utilizzata da molti liberi professionisti, anche in Italia, per rispondere in modo veloce e semplice alle richieste di clienti, collaboratori e fornitori.

Chi può avere WhatsApp Business

Questa applicazione può essere utilizzata nel suo piano business da qualsiasi freelance, libero professionista, PMI o impresa anche di diverse dimensioni. Lo strumento infatti si adatta a supportare il business di diverse realtà, anche in ambiti molto differenti.

Può essere molto utile ad esempio ad uno psicologo per fissare gli appuntamenti con i pazienti, oppure ad un venditore di prodotti per inviare specifiche comunicazioni ai clienti. Per i commercianti è particolarmente utile questo strumento come collegamento diretto al negozio online.

In generale l’app può essere utilizzata da parte di chiunque abbia una Partita Iva, sia come professionista autonomo che come PMI o impresa, o anche da parte di uno studio associato. I suoi utilizzi possono infatti essere personalizzati in base alle necessità e al settore specifico.

Uno dei vantaggi di questa app è che permette ai clienti, ma anche agli utenti che trovano online i servizi di professionisti e aziende, di rivolgersi, con uno strumento ad oggi comunemente usato, a professionisti tramite un canale apposito.

Per questo motivo molte attività che dispongono di un sito web ufficiale inseriscono un’apposita area per collegare gli utenti direttamente alla chat di WhatsApp Business.

WhatsApp Business, download dell’app

Vediamo brevemente quali sono i primi passi da compiere per avere un account WhatsApp Business. Va considerato che si può utilizzare questa funzione sia se sullo smartphone è già installata WhatsApp, sia se non è ancora presente.

Si comincia andando dall’app store specifico, da iOS o Android, e cercando l’app. Dopo aver accettato i termini e le condizioni per l’utilizzo del servizio, è possibile iniziare la registrazione, inserendo il proprio numero di telefono.

A questo passaggio segue un’operazione di verifica tramite codice inviato via messaggio o chiamata. Si può poi scegliere se importare i contatti dalla rubrica telefonica, e se l’app può accedere a foto e video del dispositivo.

Come creare un account WhatsApp Business

A questo punto c’è la fase di creazione dell’account vera e propria, in cui inserire tutte le informazioni salienti dell’impresa, come il nome, l’immagine, il sito web, l’orario di apertura, l’indirizzo. Da qui è possibile iniziare ad utilizzare l’app per inviare messaggi.

Va tenuto presente che, se già utilizzi l’app WhatsApp, è possibile trasferire l’account esistente, includendo file multimediali, cronologia e altri dati, sul nuovo account WhatsApp Business. Successivamente invece non è possibile operare all’opposto.

Risulta importante sapere che le due applicazioni si possono utilizzare in simultanea se sono presenti due numeri diversi, ovvero con lo stesso numero non si possono usare entrambe le versioni.

Con la funzione “WhatsApp Business per Desktop” è poi possibile utilizzare la chat anche da altri dispositivi rispetto allo smartphone, come computer e tablet, accedendo dal browser.

Qual è la differenza tra WhatsApp Business e WhatsApp

La principale differenza tra le due app, WhatsApp e WhatsApp Business, è che la prima viene utilizzata privatamente, per lo scambio di messaggi tra conoscenti, amici e familiari, mentre la seconda è destinata ad un utilizzo per il business, ovvero è pensata per comunicare con clienti, fornitori e collaboratori.

L’interfaccia è la stessa, ovvero lo strumento si utilizza pressoché allo stesso modo, tuttavia cambiano le funzioni interne: WhatsApp Business infatti contiene diverse funzionalità interne utili a chi svolge una professione o ad un’impresa, che vedremo tra poco.

Va evidenziato che non è possibile utilizzare lo stesso numero per entrambe le app: è necessario infatti avere un numero apposito per la versione business.

Come funziona WhatsApp Business

WhatsApp Business funziona, di base, come l’applicazione WhatsApp utilizzata quotidianamente nel privato. Si possono quindi inviare e ricevere messaggi in forma istantanea, ovvero si basa su una comunicazione in tempo reale.

Per il professionista o l’impresa che intende utilizzarla, è piuttosto semplice avvicinarsi a questo strumento, poiché le caratteristiche di gestione delle chat sono identiche a quelle di WhatsApp. La differenza tra le app sta principalmente nelle funzionalità aggiuntive di cui dispone per il business.

Oltre a messaggi testuali, è possibile ricevere quindi anche qui file, documenti e contenuti multimediali, tra cui immagini e foto.

Dalle impostazioni di WhatsApp Business è possibile accedere alla lista di funzionalità aggiuntive, da personalizzare in base a ciò che serve al professionista o all’attività.

Quali sono le funzionalità di WhatsApp Business

L’applicazione WhatsApp Business presenta numerose funzionalità utili a chi lo utilizza per il lavoro e per mantenere i contatti con clienti e fornitori.

In generale questa applicazione favorisce la comunicazione rapida e professionale ai clienti, tuttavia molte funzioni correlate possono essere altrettanto utili, e le abbiamo elencate di seguito.

1. Creare un profilo aziendale o professionale

Una delle funzioni più utili dell’app è quella di creare un profilo aziendale e professionale con i dettagli sulla tua attività, indicando diverse informazioni utili al cliente o agli utenti del web:

• indirizzo dell’attività, che viene poi registrato su Google Maps;
• indirizzo email dell’attività;
• sito web ufficiale;
• orario di apertura dello studio o del negozio;
• breve messaggio di presentazione;
• l’immagine del profilo dedicata all’attività;
• quali sono i prodotti o servizi offerti;
• collegamento agli account social dell’attività.

Per inserire tutte queste informazioni si può procedere rapidamente al momento della creazione dell’account, tuttavia i dati si possono anche modificare successivamente. Questo ad esclusione del nome dell’attività, che non può essere modificato in un momento seguente.

2. Creazione di messaggi predefiniti

Creare messaggi predefiniti può essere piuttosto utile quando si intende rispondere ai clienti su domande frequenti o inviare messaggi rapidamente. Tramite gli strumenti di messaggistica, WhatsApp Business premette all’utilizzatore di creare messaggi di benvenuto automatici da inviare ai clienti al primo contatto.

Tuttavia è anche possibile creare messaggi automatici da inviare negli orari in cui il professionista è assente, rimandando il cliente agli orari di apertura effettivi dell’attività. Si possono poi creare risposte rapide e standard da inviare nel caso di domande ricorrenti, e questa funzionalità garantisce un risparmio di tempo notevole.

Per inviare una risposta rapida come allegato, si utilizza lo strumento “Allega” con il simbolo della graffetta, andando poi a selezionare la risposta scelta, oppure come messaggio tramite l’utilizzo del simbolo “/”.

Per poter utilizzare al meglio queste funzionalità, si consiglia di completare in un primo momento tutte le informazioni relative all’attività, come l’orario di apertura o altri dati salienti.

3. Utilizzo delle etichette

Utilizzare le etichette può essere utile a diversi scopi, e WhatsApp Business offre la possibilità di personalizzare questo aspetto. Le etichette permettono di mantenere un certo ordine tra le chat, in modo da individuare facilmente in un secondo momento i messaggi importanti.

Le etichette si possono quindi applicare in base alla tipologia di messaggio o richiesta, e visionare poi per categoria in un secondo momento. Si può applicare una etichetta ad ogni singolo messaggio per categorizzarlo correttamente.

Questo strumento consente di creare fino ad un massimo di 20 etichette, e la creazione è piuttosto semplice: è sufficiente accedere alla sezione apposita dal menù “Strumenti“. Le etichette si possono poi modificare in qualsiasi momento.

4. Creazione di link diretti

WhatsApp Business permette di creare link diretti utili a diversi scopi. Si possono condividere link diretti in modo da avviare la conversazione con il cliente.

Questo link viene creato automaticamente nel momento in cui si crea l’account, e il professionista può inviarlo per consentire l’accesso alla chat business a clienti, utenti, fornitori e collaboratori.

Nel caso in cui un utente apre il link su un browser, viene poi indirizzato alla pagina web con le informazioni dell’azienda, del professionista o lo studio, insieme al messaggio predefinito. Su questo punto nelle impostazioni è possibile decidere diversi livelli di privacy (ad esempio non consentendo in questa fase la visualizzazione dell’immagine).

Successivamente l’utente può scegliere di essere indirizzato alla chat. Per conoscere il link diretto dell’account si può andare nella sezione dedicata agli strumenti, e cliccare su “Link diretto“. Ad oggi è anche possibile impostare il codice QR per essere contattati su questa chat.

5. Catalogo di prodotti e servizi

Utilizzando l’applicazione per un negozio o un e-commerce, ma anche per altri tipi di ambiti, può essere particolarmente utile la funzione di catalogo interna all’app. Tramite questo strumento è infatti possibile condividere prodotti o servizi specifici.

Si accede a questa funzionalità sempre dalla sezione dedicata agli strumenti, e successivamente selezionare “Aggiungi nuovo articolo“. In questa sezione è possibile inserire la foto, il nome e la descrizione di un articolo, ma anche aggiungere il link all’articolo o altre informazioni di vendita.

Una volta salvato l’articolo, i clienti possono visionarlo dal catalogo, anche in base alle diverse raccolte proposte. Tenere aggiornate le raccolte e i cataloghi permette di mostrare agli utenti e potenziali clienti le ultime novità, e avvicinarli all’acquisto. Esiste anche una funzione carrello integrata per poter effettuare un ordine con un solo messaggio.

Allo stesso modo è sempre possibile nascondere un articolo, modificarlo o condividerlo. Ogni catalogo può contenere fino a 500 articoli. Questa funzione può anche essere un potente strumento di web marketing, perché gli articoli possono essere facilmente ri-condivisi tramite WhatsApp. Questi collegamenti si possono anche condividere attraverso strumenti social.

Pro e contro di WhatsApp Business

Utilizzare WhatsApp Business può apportare numerosi vantaggi per l’attività professionale, lo studio o l’impresa. Questo strumento è piuttosto semplice da utilizzare, e presenta numerosi pro:

• aumenta la fidelizzazione dei clienti, riducendo le distanze nella comunicazione;
• permette di importare risposte rapide a domande frequenti;
• si tratta di un servizio gratuito e facilmente accessibile;
• si può utilizzare come negozio online grazie alle recenti funzionalità di catalogo;
• l’app può essere utilizzata comodamente da mobile;
• si può utilizzare anche in parallelo all’app WhatsApp per uso privato.

WhatsApp Business può quindi essere utilizzato in modo piuttosto semplice e impostare la chat è un’operazione rapida. Tuttavia vanno segnalate alcune caratteristiche che possono essere considerate svantaggiose:

• non si possono impostare i messaggi automatici con il nome del destinatario;
• l’app si può sincronizzare per un massimo di 5 dispositivi, e non è possibile garantire un accesso specifico per diversi collaboratori;
• non si possono inviare comunicazioni e messaggi puramente promozionali, altrimenti si rischia il blocco dell’app;
• generalmente uno strumento di questo tipo comporta una risposta rapida o immediata al cliente, data la velocità di comunicazione tipica di WhatsApp;
• impostare le risposte rapide non sempre garantisce chiarezza di dettagli alle domande poste al cliente, per cui è comunque necessario in certi casi intervenire di persona.

Come avere WhatsApp Business su PC

WhatsApp Business si può utilizzare, oltre che da smartphone, anche da PC, e questo utilizzo può essere particolarmente vantaggioso per chi abitualmente lavora con questo strumento. Inoltre, utilizzare l’app esclusivamente da cellulare può essere scomodo durante il lavoro.

Risulta possibile utilizzare WhatsApp Business Web, con Windows o iOS. Questa soluzione è particolarmente vantaggiosa anche per utilizzare tutte le funzionalità dell’app, e si può utilizzare anche fino a 4 dispositivi differenti.

Allo stesso modo di WhatsApp Web, WhatsApp Business Web permette di mantenere aperta una finestra sulle chat durante il normale svolgimento del lavoro. Per utilizzare questo strumento ci si può collegare dal browser al sito web.whatsapp.com, da cui si può visualizzare il codice QR per il collegamento.

Poi si può andare sullo smartphone su “Dispositivi collegati” e poi su “collega un dispositivo“, e successivamente scansionare il codice QR sullo schermo del PC. A questo punto l’app sarà automaticamente collegata alla pagina web, e sarà possibile usarla da computer.

In alternativa è possibile scaricare un’app da desktop, utilizzando WhatsApp Business Desktop: è necessario scaricare l’app dallo Store Microsoft, e da qui il procedimento è lo stesso di quanto visto precedentemente. Un procedimento simile è disponibile anche per Mac.

WhatsApp Business API: cos’è e a cosa serve

Un modo particolare di utilizzare WhatsApp Business è riferita alle API (Application Programming Interface), ovvero le interfacce di programmazione di una applicazione. WhatsApp API è sviluppata per rivolgersi alle grandi aziende, e garantisce funzioni di tipo avanzato.

Si tratta di una soluzione non gratuita, e che può essere utilizzata solamente previa autorizzazione da parte di Meta, proprietaria dell’app. Da questa interfaccia è possibile programmare WhatsApp Business in modo da integrarla con altri sistemi usati dall’azienda, come programmi per il marketing o per CRM.

L’API mette a disposizione un numero maggiore di funzioni, per cui è disponibile dopo aver confermato il proprio account tramite verifica, e in base alle tariffe mensili di un provider o fornitore di software. Possono quindi essere previsti costi di installazione e piani di abbonamento.

Questi provider di fatto sono associati a Meta per consentire l’erogazione di strumenti che integrano WhatsApp Business al loro interno: i costi e le funzionalità quindi variano in base al provider. Solo poche aziende di sviluppo hanno accesso a queste API, quindi questo sistema avanzato in Italia è ancora poco usato.

Quanto costa l’account Business di WhatsApp?

L’account non ha alcun costo, infatti l’applicazione è completamente gratuita. Questo è uno dei vantaggi principali di questo strumento, perché garantisce ai professionisti e alle imprese un modo per comunicare in modo immediato con i clienti senza costi aggiuntivi.

L’app si può poi utilizzare anche in simultanea con altri strumenti di comunicazione online, come le chat integrate di Facebook e Instagram. Si può inoltre creare un account gratuito sia con un numero mobile che con un numero fisso.

Le funzionalità interne sono incluse nell’app, per cui il loro utilizzo non prevede alcun costo aggiuntivo per il professionista. Anche passare da WhatsApp a WhatsApp Business è una procedura rapida che non comporta alcun costo.

Arriverà la pubblicità su WhatsApp?

Si ipotizza da diverso tempo l’arrivo di una nuova fonte di business per il colosso Meta: ovvero la pubblicità su WhatsApp. Ad oggi molti dei social gestiti dall’azienda inglobano la pubblicità nelle piattaforme, per cui già dal 2019 si vocifera l’arrivo di questa possibilità anche sulla nota app di messaggistica istantanea.

La prima ipotesi su questo punto è quella di introdurre spot pubblicitari nelle storie, un po’ come accade con altri social noti come Instagram. Oggi moltissime persone utilizzano anche in Italia per comunicare giornalmente, per cui si tratterebbe senza dubbio di un vasto business potenziale.

Tuttavia questa possibilità, come altre ipotesi di introduzione della pubblicità su questa app, è stata smentita: Meta stessa ha negato la possibilità di introdurre piani pubblicitari specifici su WhatsApp, quindi nel prossimo futuro non arriveranno annunci pubblicitari in questo strumento.

WhatsApp Business – Domande frequenti